龙岗区物业专项维修资金使用指南 - 龙岗区物业专项维修资金使用.doc

龙岗区物业专项维修资金使用指南（试行）一、专项使用（一）专项使用流程1、物业服务企业制定维修、更新、改造方案，该方案应包含维修项目、预算费用（超过10万元的，表决前须经第三方机构审核）、分摊范围、施工单位的选定方式、组织实施等内容，还应根据需要对施工、监理、验收、结算等事项作出安排。同时，将方案中的相关内容作为表决议题录入维修资金信息管理系统。2、在街道办（物管办）和社区居委会（社区工作站）的监督指导下，业委会组织全体业主或相关业主进行投票表决，表决可采用电子投票或书面投票方式。3、表决通过后，物业服务企业将维修工程中的相关信息录入维修资金信息管理系统。4、物业服务企业持专项使用（首款申请）备案材料到区管理机构申请备案，并核对预分摊信息。5、备案后，物业服务企业持专项使用（首款申请）划款申请资料到市基金中心申请首期划款。6、市基金中心按规定划拨首期款项，专户银行支付款项后由系统根据预分摊信息、核定的首付比例自动分摊至相关户。7、物业服务企业按维修方案组织实施。8、工程竣工验收合格后，物业服务企业持专项使用（尾款申请）备案材料到区管理机构申请尾款备案，并核对尾款分摊信息。9、备案后，物业服务企业持专项使用（尾款申请）划款申请资料到市基金中心申请尾款划款。10、市基金中心划拨尾款（剩余款项），专户银行支付款项后由维修资金信息管理系统根据已核的尾款分摊表自动分摊至相关户。（二）专项使用（首款申请）备案材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件），法定代表人证明书、授权委托书（原件），法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金专项使用备案申请表（原件）。3、维修、更新、改造方案（原件）。4、业委会备案表（复印件、核原件）。5、物业服务合同（复印件、核原件）。6、街道办确认的业主大会决议文件（原件）。7、其他必备资料。维修预算超过10万元的，还需提交以下材料：8、第三方预算单位的营业执照、资质证书（复印件，核原件）。9、预算书（原件）。（三）专项使用（尾款申请）备案材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件），法定代表人证明书、授权委托书（原件），法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金专项使用备案申请表（原件）。3、业委会备案表（复印件、核原件）。4、经业委会确认的工程竣工验收文件（原件）。5、维修合同、质量保证书（复印件，核原件）。6、经业委会审核过的费用结算资料（原件）。7、合法票据（复印件，核原件）。（四）专项使用（首款申请）划款申请资料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件），法定代表人证明书、授权委托书（原件），法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金使用划款首款申请表（原件）。3、区主管机构出具的首款备案证明文件（原件）。（五）专项使用（尾款申请）划款申请资料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件），法定代表人证明书、授权委托书（原件），法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金使用划款尾款申请表（原件）。3、区主管机构出具的尾款备案证明文件（原件）。二、备用金划拨申请及使用核销备案（一）备用金首次申请流程1、在街道办（物管办）和社区居委会（社区工作站）的监督指导下，业委会组织召开业主大会，决定是否设立备用金。对于决定设立备用金的，还需明确申请备用金的额度（不超过日常收取的物业专项维修资金年度应收总额的30%）和授权业委会对备用金使用予以审核。2、经业委会同意申请备用金后，物业服务企业持备用金首次申请材料到市基金中心办理备用金划拨手续。（二）使用核销备案流程1、物业服务企业制定小额维修方案并征得业委会同意。用于部分共有部分维修的，业委会应组织相关业主表决其维修方案。2、物业服务企业按维修方案组织维修。3、备用金用完后，物业服务企业应准确汇总使用情况、分摊情况并在维修资金信息管理系统中录入每次的备用金使用分摊信息。5、经业委会审核后，物业服务企业持备用金核销备案材料到区基金中心，办理备用金核销备案。6、区基金中心核查备案材料及在维修资金信息管理系统中确认使用、分摊数据，无误后出具备用金核销备案证明。（三）备用金再次申请流程1、需要再次申请备用金的，物业服务企业报业委会同意申请。2、物业服务企业持备用金再次申请材料到市基金中心办理划拨备用金手续。3、备用金划拨前，市基金中心根据区已核的分摊信息将上次使用资金分摊至相关户。（四）备用金首次申请材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金备用金申请表（原件）。3、业委会备案表（复印件、核原件）。4、物业服务合同（复印件、核原件）。5、业主大会关于备用金设立及使用授权的决议文件（复印件，核原件）。6、存量本体基金情况调查表（原件）。（四）使用核销备案材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金备用金使用核销备案申请表（原件）。3、业委会备案表（复印件、核原件）。4、物业服务合同（复印件、核原件）。5、业主大会关于备用金设立及使用授权的决议文件（复印件，核原件）。6、经业委会确认的前次备用金使用汇总表、分摊表及各项目维修方案（原件）。7、用于部分共有部分维修的，提交相关业主同意证明文件。（五）备用金再次申请材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件、核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、 受托人身份证（复印件、核原件）。2、物业专项维修资金备用金申请表（原件）。3、业主大会关于备用金设立及使用授权的决议文件（复印件，核原件）。4、业委会备案表（复印件、核原件）。5、物业服务合同（复印件、核原件）。6、区基金中心出具的备用金核销备案证明（原件）。三、强制使用（一）强制使用流程 当物业出现以下三种情况时：重大安全隐患，经建设、消防、安监、质监等主管部门要求整改的，法律、法规、规章、相关技术标准规定必须维修、更新、改造的项目的，物业天台、外墙等共有部分发生渗漏的，适用强制使用。1、制定维修方案。物业服务企业首先应制定维修方案，该方案应包含维修项目、预算费用、分摊方式、结算等内容，还应根据需要对施工、监理、验收等事项作出安排。2、业主表决。分别有如下三种情况的表决。a、对于第、种情况，物业服务企业提请业主大会或相关业主对维修方案表决。如果经表决同意按维修方案实施的，则按专项使用流程提出申请；如果经业主大会或相关业主表决维修方案不予通过，则提请街道办责成业主大会或相关业主限期实施，逾期不实施的，由物业服务企业代为组织实施。b、对于第种情况，提请业主大会或相关业主表决：如果相关业主同意按维修方案组织维修或对维修方案中的维修费用、维修标准等事项协商后同意维修的，则按专项使用流程提出申请。如果相关业主不明示同意维修也不对维修方案提出异议的或虽同意维修但不同意维修方案中的维修费用、维修标准等事项又无法达成一致意见的，经业委会核准费用后，物业服务企业代为组织实施。c、对于第、种情况出现特别紧急情况的，不需业主表决，物业服务企业应立即告知业委会组织维修，并报街道办与区主管机构备案。3、物业服务企业依照维修方案组织实施强制维修。4、工程竣工后，物业服务企业依照维修方案组织对工程验收、结算。5、物业服务企业将维修工程录入维修资金信息管理系统（本步骤录入强制使用分摊信息）。6、物业服务企业持强制使用备案材料到区管理机构核分摊信息并备案。7、备案后，物业服务企业持强制使用划款材料到市基金中心申请划款。8、市基金中心核定通过后办理划款手续。专户银行支付款项后由维修资金信息管理系统根据已核的分摊信息自动分摊至相关户。（二）强制使用备案材料1、身份证明：物业服务企业营业执照、资质证书（复印件，核原件）；法定代表人证明书、授权委托书（原件）；法定代表人身份证、受托人身份证（复印件，核原件）。2、物业专项维修资金强制使用备案申请表（原件）。3、建设、消防、安监、技监等部门出具的重大安全隐患整改文件（复印件，核原件），或法律、法规、规章、强制性标准规定必须维修、更新、改造的相关规定，（复印件），或者物业天台、外墙等共有部分发生渗漏的证明文件（原件）。4、维修方案（复印件，核原件）。5、维修合同、质量保证书（复印件，核原件）。6、工程竣工验收合格文件（原件）。7、工程费用结算资料（原件）。8、业主大会表决不通过文件及街道办事处责成业主大会限期实施文件（限第、种情况）；或相关业主不明示同意维修也不对维修方案提出异议的或虽同意维修但不同意维修方案中的维修费用、维修标准等事项又无法达成一致