零星物资采购办法.doc

零星物资采购暂行办法1.目的规范零星物资采购流程，降低采购成本。2.范围适用于公司正常生产前办公用品类、生活用品类（除食堂的日常食材外）、计算机等数码设备及耗材、生产辅料类、设备的备品备件及劳保用品等且单批金额 元以下的各类零星物资采购管理。3.职责3.1使用部门3.1.1经办人负责填报零星物资需求计划申购单，部门负责人负责审核，部门分管领导审批；经办人负责将审批后的需求计划，分别报送相关的物资管理部门调配或申购；3.1.2对已有发放标准的办公用品和劳保用品，使用部门不再另行提交需求计划，由相关物资管理部门每月按照标准造表申购及发放。无发放标准的，仍需办理物资需求计划申购手续。3.2物资管理部门3.2.1后勤保障部门仓管员负责对审批手续完善的零星办公用品和生活用品类的物资需求计划进行库存核实，统一调配或确认申购需求数量，本部门负责人负责审核；3.2.2 IT管理员负责对审批手续完善的计算机等数码设备及耗材类的物资需求计划进行统一调配或确认申购需求数量，本部门负责人负责审核；3.2.3项目办公室仓管员对审批手续完善的设备备品备件类和零星劳保用品的物资需求计划进行库存核实，统一调配或确认申购需求数量，本部门负责人负责审核；3.2.4生产筹备部文员对审批手续完善的生产辅料类物资需求计划统一申购，本部门负责人负责审核。3.3采购部门3.3.1采购人员依据报批手续完善的申购单执行采购业务；3.3.2采购人员根据物资验收入库单等资料办理物资采购报销报批手续；3.3.3采购人员应建立健全商品价格及合格供应商信息库，并根据市场信息适时调整。4.零星物资需求计划申购单报批流程4.1使用部门经办人填写零星物资需求计划申购单，报本部门负责人审核，然后按照3.2条权限，分别报送相关的物资管理部门统一调配或确认申购需求数量。4.2仓管员或物资管理员核实库存后，有存货的，通知使用部门经办人直接领用；无存货的，在零星物资需求计划申购单签字确认购买数量，经物资管理部门负责人审核后，由使用部门经办人转给采购部门负责人签字，使用部门分管领导签批，再报总经理签批，最后交给采购部门实施。5.采购的实施5.1采购周期：各部门提报审批手续完善的零星物资需求计划申购单后，采购部门在5个工作日应将申购物资采购完毕并入库；对于当天需采购到达的物资，申购部门应在零星物资需求计划申购单上列明理由，并报经总经理批准方可采购。5.2供应商的选择5.2.1选择原则：以从生产厂家、代理公司直接采购为主，选择符合采购需求、质量和服务相当且报价最低的供应商，建立长期、稳定的供货关系；5.2.2评审职责：与产品质量直接相关的物资，由工艺技术部门出具技术标准，并参与供应商评审；关键的零部件及关键的备品备件，由设备技术部门出具图纸和技术要求并参与供应商评审；一般性物资（如低值易耗品、劳保用品、生活用品等），由需求部门提出质量要求，采购部门直接采购；5.2.3选择方式：单价金额达 元或单批金额达 元以上的，即使有长期供货合同，也必须货比三家，优先选择同质价低的供应商；单价金额 元或单批金额 元以下的，可由采购部门选择供应商；5.2.4对量少频率大的采购，可在每年底确定次年供应商，签订一年期合同/半年期合同。5.3实施采购5.3.1单批次采购金额达 元以上的，必须签订书面采购合同，确定采购物资的品种规格、价格、质量验收标准、付款条件、交货日期、交货方式、售后服务等；5.3.2根据市场行情，对长期供货的供应单位必须签订调价协议，并准备好另外2-3家供应商名单以备选择；5.3.3采购人员对每次询价结果要进行比价，初步确定供应商，填写零星物资采购价格审批单并附上供应商报价单，报采购部主管和总经理审批，最终确定供货商和供应价格；特殊情况可电话报告采购部主管和总经理审批后直接进行采购，采购完毕后3天内补办相关手续；5.3.4价格审批权限：单价金额达 元或单批金额达 元以上的，须由采购主管和总经理核实价格批准后采购；单价金额达 元或单批金额达 元以上的，须由采购主管核实价格后批准采购；单价金额 元或单批金额 元以下的由采购员直接采购；5.3.5经采购主管和总经理批准后，下单或签订合同采购；采购员必须追踪，督促交货进度；5.3.6候选供应商及最终选定的供应商的调研考察记录、谈判、询价记录，须附在采购费用报销单后面，方可予以报销。同时将复印件移交公司档案室归档留存。5.4验收入库5.4.1物资到货后，采购员通知质检员、仓管员或物资管理人和申购人对采购的零星物资型号、质量、数量、重量等指标进行检验和验收；并由物资管理人或申购人在入库单上填写验收意见；5.4.2仓管员或物资管理人根据检验报告和零星物资需求计划申购单办理入库手续。5.5异常情况处理 5.5.1如遇供应商送来的物资品质、数量等与合同规定的不相符，采购部门应及时书面通知供应商处理；5.5.2因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。 5.6货款结算 5.6.1一批物资验收完毕，采购部门应及时整理各种单据，办理报销手续。 5.6.2对需要预付款或有购销合同的(含单批次采购金额在1万元以上的)，填写零星物资付款审批单申请，其它按照公司费用报销制度报销。原则上谁询价的物资，由谁跟进。6 附则6.1本办法自发布之日起施行。6.2附件1：零星物资需求计划申购单（ ）6.3附件2：零星物资付款审批单（ ）附件1： 零星物资需求计划申购单 采购单号：JNJKLC申请部门申请人申请时间序号物资名称规 格单位数量批准数需用时间库存数量12345678910用途说明：部门负责人意 见 年 月 日采购部门意 见 年 月 日申购部门分管领导意见 年 月 日总经理意见 年 月 日附件2： 编号：零星物资付款审批单 填报日期： 年 月 日合同内容合同编号合同金额客户名称预付款金额￥开