费用管理政策.docx

上海网恒文化传播有限公司费用管理政策1. 目的：本流程旨规定了费用管理的流程，以加强公司对费用的管理、控制不合理费用开支，提高公司经济效益。2. 范围：本流程适用于上海网恒文化传播有限公司（方格子项目组）的所有部门。3. 角色和责任：3.1 申请人：提出费用申请，提供相应合法有效的发票，并取得相关授权人的批准。员工报销费用的所有活动必须以能使公司受益为目的，任何不符合公司政策的费用均不得报销。3.2 部门经理：审核并批准付款和费用报销申请，并负责在预算范围之内控制本部门的费用。3.3 主管会计：审核费用申请内容的真实性、合理性，确保员工所报销的费用全部符合公司的费用政策，并做相应的账务处理。3.4 会计经理：在授权范围内审核并批准报销和付款申请。3.5 总经理：按授权金额审批并批准付款申请。4. 审批权限4.1 部门经理为本部门员工的第一有权审批人。4.2 总经理及项目总监为部门经理的第一有权审批人。如遇总经理或项目总监不在的情况，各部门经理有权互相审批。也可通过邮件的形式得到第一审批人的批准，此批准邮件必须抄送财务部门。5. 可报销费用员工可以报销同工作相关的所有必须和合理的费用，公司不直接替员工支付其所产生的费用。5.1 费用报销总则5.1.1 部门经理对差旅费的正确性、合理性负有责任。5.1.2 员工发生的合理费用只有在得到批准后方可予以报销。5.1.3 公司所有管理人员必须遵循本政策，以确保费用有足够和良好的控制。5.1.4 所有的员工应当确保自己的费用符合公司的费用政策。5.1.5 需要差旅暂借款的员工应当填写“暂借款申请表”。5.1.6 所有的招待费用必须有被招待人员的姓名及其所在公司，本公司员工姓名，以出差报告的形式提交，并必须附有合规的发票。5.1.7 出差结束后5个工作日内差旅暂借款应当结清，财务部每月复核差旅暂借款余额以确保本政策得到执行。对于出差结束后超过一个月尚未结清的差旅暂借款，公司保留从该员工工资中扣除的权利。5.1.8 提交“费用报销表”时，需将未使用的暂借款归还公司出纳人员。5.1.9 所有的费用报销需要有原始且合法的发票，没有明细内容的发票不予报销。如果无法获得发票，必须清楚地说明该费用支出的目的和未能获得发票的原因，并提交付款单据，经过部门经理和财务经理批准后方可报销。公司不接受只有总金额而无明细的发票。5.1.10 员工离职前，必须结清所有的暂借款。如果尚未结清，公司保留从离职员工工资中扣除任何金额暂借款的权利。6. 暂借款预支6.1 总则当差旅需要支出大笔现金费用或者信用卡不能使用时，允许员工预支差旅费。只有以下情况可以预支差旅暂借款：6.1.1 一次差旅只允许预支一次暂借款，除非本次差旅途中新增差旅任务。6.1.2 如遇途中需二次支取暂借款，需上级主管提交申请并批准（可通过邮件形式），在出差结束后必须第一时间补填暂借款申请单。6.1.3 出差结束后5个工作日内或再次申请暂借款之前，必须结清所有差旅暂借款，以两者孰早为原则。6.2 结算和监控6.2.1 任何例外或延迟结清必须得到部门经理和财务经理的批准。上次暂借款未结清之前不得再次申请暂借款。6.2.2 财务部每月将员工的超期暂借款清单发送给其部门经理，要求部门经理予以追踪，催促员工及时结清暂借款。该清单由员工和部门经理签字后返还财务部。对于任何超期一个月的暂借款，公司保留从员工工资中扣除全额暂借款的权利。7. 费用报告员工需要按照本政策的规定来准备和提交详细的费用报销表，本费用报销表适用于员工的一切费用报销。提交费用报销表应当符合以下要求：7.1 费用报销表应附上出差报告，详细说明差旅日期、目的和费用发生地。对于招待费用，应说明被招待人的姓名和所在公司，以及本公司参与人员姓名。7.2 费用报销应当有适当的支持凭据/发票，如信用卡凭条、酒店账单、差旅票券等。任何报销费用必须有适当的原始凭据、发票，小额的杂项费用不允许汇总合并，而且必须要有明细。8. 费用管理8.1 费用报销审核8.1.1 员工报销费用，必须填写费用报销表，需详细填写员工姓名、部门、报销内容，附上出差报告（如有），将发票平整地张贴于报销表后。8.1.2 报销申请必须经过部门经理和财务经理的严格审核与批准。8.1.3 主管会计审核时必须确保做到以下6方面 费用的发生与实际是否相符。 费用是否合理，能否报销。 发票是否真实有效。 报销金额与发票金额