物业工程资料管理

物业工程资料管理（培训）物业工程资料主要分几部分：一、 前期资料（项目立项、审批等文件）；全部的竣工图纸，（包括建施、结施、水电、消防、人防、通讯等等）；室外管网图纸；设备的图纸（包括配电室、消防控制、楼宇对讲、楼宇自动控制、电梯、供水等等）；各个验收报告（材料进场验收、隐蔽工程验收、分项分部工程验收、单位工程验收等报告、房屋、设施设备的技术资料、保修资料、合同；承接查验记录，整改报告）。二、 接管后的资料：设施设备的台账（由于有部分项目因为各种原因前期资料不全，需要根据现场设施设备的铭牌上的内容）、根据项目现场实际制订年度工作计划、保养计划、巡检计划等各种计划、日常的各种（给水、排水、用电、消防、照明、智能化等设施设备）巡检、维修、保养等记录，按期归档。三、 根据项目现场实际情况，制订各种应急预案（防汛、用电、用水、电梯困人等），并做好应急演练的记录，及时归档。四、 制订工程部员工的各项培训计划（各项管理制度、专业技能、入室维修、礼仪礼节、装修管理、应急处理等），并做好培训记录，及时归档。五、 五、工程部的其他资料，（会议记录、通知、维修通知单、工程联系单、工具及材料的管理表格等）分类归档。六、 资料的填写规范；笔迹端正、字迹清晰，表格内避免出现过多的空白项。空白项建议用横线（或斜线）填写，内容填写简洁明了。七、 工程资料要有专人管理，做好归档资料的分类整理(建好目录、编号等)、集中摆放。 一、工程档案目录管理1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。二、工程档案管理程序1、工程档案管理责任（1）工程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。（2）工程部责任：配合工程部经理进行工作。（3）文秘档案员责任：档案建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工程部各级人员档案工作情况。（4）员工责任：认真进行原始资料的记录；接受各级领导和档案员的工作检查。2、工程档案管理程序（1） 工程档案的建立文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。（2） 工程档案的存档工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。（3） 工程档案的查阅和借阅一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。（4） 工程档案的更改清理和销毁原始档案一般不可修改；工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。（5） 上级档案存档工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。（6） 保密等级设置和更改涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决