秘书四级考试考前指导.doc

秘书四级考试考前指导项 目时 间考核内容题型与考核方式(1)8:309:00职业道德标准化试卷(2)9:009:40秘书专业标准化试题10:1011：10情景录象笔答11:1012：00工作实务笔答(3)14：0015：30秘书英语（涉外秘书）听力、选择、写作等一、考试时间安排二、职业道德考题分析及答题指导“职业道德”考题考的全都是常识性的内容，复习时不需要死记硬背，答题时凭自己的常识积累和对考题的理解，是秘书职业考试是比较容易通过的部分。道德是讲人的行为“应该”怎么样和“不应该”怎么样的问题。所以这一部分你就应该按照我们在生活中“应该”怎么做来答题，而不是按照你在生活中“实际”怎么做来答题。但也不能过分地美化自己，因为这样显得很不真实，正是“测谎题”要测你的部分。二、业务素质考题分析及答题指导（选择题）“业务素质”考题部分共100题，答题时间是40分钟，几乎是一分钟两道题，所以答题速度很重要。这部分分单项选择题和多项选择题。答题是速度要快，遇到拿不准的题不要耽搁时间，凭感觉先把答案初步定下并作个记号，然后接着往下做，先把自己有把握的题全部做完，如还有剩余时间再来思考拿不准的题目。这是考选择题是最常用的先易后难的方法。答题时头脑要灵活，可以运用排除法等答题方法。“业务素质”的考题内容包括业务知识和业务分析，会考到一些常识性的和程序性的问题，在复习的时候要注意理解并记忆，有些东西要去背一下。复习方法：依据真题，找出考试重点，重点复习记忆。各章内容在“业务素质”考题中所占比例表08年11月文书基础写作和文书处理文书基础25文书拟定与处理文档管理5会议管理18事务管理接待528办公环境管理5日常事务管理5用品与设备管理6信息管理7办公自动化7沟通基础6速记基础2企业管理基础4法律与法规5四、录相题（案例分析）分析及答题指导1、观看录相，切身感受考题。2、参考答案及评分说明。2003年6月秘书四级情景录相参考答案及评分标准第一题：答出以下各点，每点计2分：1、将挡住通道的移开，保持畅通。（）2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（）3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（）4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金）（）5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（）6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金）（）7、泄露会议中信息（）8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（）9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（）10、能主动提示他人室内禁止吸烟（）11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（）12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（）13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（）14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（）15、能快速接应电话；评分标准：按以上标准评分，最高30分；如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。第二题：答出以下各点，每点计2分：2、请柬中没有写明活动地点；（）3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（）4、没有准备宣传资料（）5、对参观路线不熟悉（）6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（）7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（）8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（）9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（）10、参观路线不安全，准备工作不到位（）11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（）12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（）13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（）14、能够在门口迎候来宾（）15、接应电话及时，符合电话礼仪（）答出以下各点，每点计1分：16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（）17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（）18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（）评分说明：按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。05-11-11未能提前到达岗位。错2桌面杂乱。错3桌面放置私人物品。错4抹桌子粗心大意，弄湿笔记本。错5电话铃响第一声接听电话。错6电话用语准确礼貌。对7抱怨工作，没有耐心。错8接听李元电话时，缺乏礼貌用语。错9横向沟通能力差。错10未能提前预定会议室。错11再出现意外时，即时找到代替方法。对12能够主动寻求帮助，充分利用人力资源。对13记录领导讲话要点。对14即时向领导提出建议，完善能容。对15采用协商的方式。对2005-11-21衣着规范-对2会议室环境明亮，整洁-对3会议前检查会议室，调试会议设备录音机跟磁带-对4能注意到空调温度调至适中-对5会议前有准备人名台签座位表-对6开会时有摆放人名台签，便于落座与记录-对7对同事不太友善，用命令语气-错8会议文件清算不及时-错9办公桌面整齐-对10会议时间计划表没有清晰设计-错11没有正确对待领导批评-错12电话用语规范-对13没有专用的传真纸去传真-错14使用传真机操作不规范，用手去拉扯-错15传真前能打电话确定对方是否在-对16传真后能打电话确定对方是否收到-对17将通道杂物推到消防灭火器前，挡住灭火器-错18会议时使用笔记跟录音结合的方法记录-对06-11-11秘书着装正确-对2办公室有灭火器，安全意识强-对3电源线裸露，存在安全隐患-错4窗帘有关，避免阳光直射到电脑屏幕上-对5接听电话及时-对6电话用语规范7开介绍信用印需要填写用印申请单-对8桌面整齐-对9能够及时修改上司工作日程日志-对10能够及时修改秘书个人工作日志-对11能通知后勤预订会议室-对12对修改的会议通知及时通知个部门经理13用印申请单上没有负责人签字不能开出-对14遇到不明情况能够打电话给上司确定核准-对15介绍信随便摆放，没有放进加锁的抽屉中报管好-错16印章有加锁保管好-对17印章位置正确，骑年盖月-对17印章盖反了-错18没有盖上骑缝章-错19用手撕介绍信-错20用章后有填写用章登记表-对21拒绝开空白的介绍信-对06-11-21.着装符合要求-对2.在正式场所走姿不符合规范要求-错3.会议接待没有提前到岗-错4.能安排会议服务人员到位工作，提醒培训注意事项-对5.能注意加强岗前培训-对6.手部示意动作不正确-错7.接待语言规范-对8.注意多种等级形式-对9.会议指示牌位置放置不当-错10.接待参会人员态度没有一视同仁-错11.会议资料准备不充分-错12.对会议情况能及时总结-对13.能采取补救及时挽回一定影响-对14.能拟定会议计划-对15.对会议的评估较为客观-对16.能利用会间做调查-对17.没及时接听电话-错18.接电话语言不规范-错19.放电话太重-错20.注意及时收拾会议室-对21.收拾会议室有遗漏问题灯没关-错3、答题指导：第一，情景录像题不是分析题而是判断题，答题时不用写原因也不用改正，只需直接判断对与错。第二，应考时，先在草稿纸上分别标明“正确”和“错误”栏，或用简单符号和表示。看第一遍录像时，根据自己的直觉与判断分别将发现的正确点与错误点用简写的方式迅速分列在各自栏目下。第三，看第二遍录像的时候，必须赶紧仔细核对自己在第一遍录像播放的直觉和判断的结果，并进行补充、调整，进一步完善答案。第四，如果感觉写不够15点，可以把一些笼统的问题分拆成几个细节，增加点数，多写几个没有问题。第五，案例分析考试的难度在于挑错比较容易，指正相对困难，原因是太正常太平常的细节往往不容易引起注意，而这些细节却恰恰是应该指正之处，可以得分的。请大家充分注意这一点。方法是：秘书的每一个动作或做的任一件事都可以作评论。特别要注意给出的一些特写镜头。第六，在试卷上分列“正确点”与“错误点”，将发现的知识点分别列在下面，做到简洁明了，一清二楚。4、考查重点举例办公环境的要求：办公室（整洁、布局是否合理、绿化等）办公桌（整洁、信函要分类放置）办公安全（电线、物品摆放等）等。职业形象，包括秘书的坐/站/走姿等/服饰等方面（要着职业装）。电话处理：一是接电话的方法：一声以后，铃响三声之内必须接听，如有耽搁，接听之时要先向来电者致谦。二是接电话要有问候语，对外线要报出单位名称，对内线报出部门名称。三是来电要找之人不在，选择以下三种方法之一解决：第一可以告诉对方过一会再打来；第二请对方留下姓名和电话号码；第三询问对方是否愿意与其他人通话。四是记录并引用对方的名字。五是接电话的语调要平稳安详。六是排除干扰，应避免打电话时和旁边的人交谈，注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈，要是在通话时想打喷嚏或咳嗽，应偏头，掩住话筒，并说声“对不起”。七是做好电话记录。八是打电话的方法：首先报出本人的姓名和单位名称，其次简明扼要地说明通话目的，如果要找的人不在，请接电话的人转告留言，最后表示谢意和道别。邮件处理一是收文程序：签收、拆封、登记、分类。二是发文程序：查对、检查、分类、标记、邮编、签名、登记。值班处理一是记好值班电话记录。二是记好值班接待记录。三是记好值班日记。四是做好信息传递。五是记好值班表。六是遵守岗位责任制度。七是遵守保密制度。八是遵守交接班制度。保密处理一是口头信息安全；二是纸面信息安全；三是电子信息安全；另：第一不能对好朋友泄密；第二不能为了炫耀，泄密；第三不能因为老板吵你，赌气泄密。文书处理印信管理现金管理事故管理效率管理（11）宴请 注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；宴请开始时敬酒，领导先敬，秘书后跟着敬；在夹菜时要用公筷；在宴席过程中有电话，要先向客人道歉，说明后，再出去接电话。（12）与领导一起出去出差注意：作好差旅准备，如订机票，预定房间、取票、交通、食宿。参见五级部分的商务旅行；带上地图和日常用药；必带的文件资料和上司随身携带的物品。在预定房间时，若价格超出已定价格，要先向上级请示。关于费用报销，一定要保存好票据。（13）接待一个小型访团注意：文件资料准备好；为参观所做准备（例如特定的衣服或礼物）；要热情迎客（到大门口或电梯口迎接）；正确的导引（在客人右侧或右手边上）；认真待客（让的座次、敬茶方式、接待室的环境要保持整洁和安静）等；在谈话时注意，避免宗教和政治问题；男士不能问钱包；若上司改变日程，秘书影响客人道歉、并解释；上司委托他人接待，秘书应把所做的准备想委托人报告。五、工作实务考题分析及答题指导1、考题说明工作实务题共三道题，总分50分，考试时间为50分钟，采用笔答的形式。2、答题指导工作实务题考查的重点之一是考查考生的文字表达能力和文书规范掌握及运用能力，常用文书的写作以“工作要求第三章第一节”为重点。熟悉并把握文书写作的规范要求，按照题意仔细审题，根据考题提供内容、要素和条件，分别对应考题的类型，写出格式准确、层次清晰、要点明确、卷面整洁、字体漂亮的标准答案，就会得到理想的分数。另一个考查重点就是秘书各项业务的工作程序和方法。这部分内容主要集中在“会议管理”“事务管理”“文档管理”三章中的“工作程序”这一部分内容里。3、真题分析示例1：考题一（20）：电子邮件寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2003.8.12主题：关于工作日志内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要填写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录的形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。谢谢 行政经理 苏明 2003.8.21答案及评分标准评分说明1、本题满分20分。2、备忘录格式正确，2分。3、秘书协助填写上司工作日志的内容，10分。每答出下面中的一点的主要内容给1分，进一步说明加1分。上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。上司在单位内部接待的采访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡和礼物。4、秘书自己的日志内容，8分，其中：答出“秘书日志内容要包括和记清上司的5项日志内容”，给3分；秘书自己的日志内容为以下3点，每答出1点的主要内容给1分，进一步说明加1分，但3点给分最高不超过5分。上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发文稿、拟订会议日程、草拟合同、订机票、订餐等。上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体宣传报道等事宜。自己职责范围内的工作、活动，例如撰写半年工作总结、参加值班等。5、若考生的问答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分。参考答案：备 忘 录发给：行政经理苏明发自：钟苗日期：2003年8月24日主题：工作日志的内容内容：秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。上司在单位内部接待的采访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡和礼物。秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还要包括：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发文稿、拟订会议日程、草拟合同、订机票、订餐等。上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体宣传报道等事宜。自己职责范围内的工作、活动，例如撰写半年工作总结、参加值班等。以上信息，请参考。示例二（10分）：便条办公室目前信息资料较多，分类混乱，为了做好信息资料的整理工作，请你列出信息分类的主要方法。谢谢。行政经理 苏明 2003.