公司经营部管理制度

经营部岗位职责及管理制度经营部岗位职责及管理制度 大连隆泰达建设工程有限公司大连隆泰达建设工程有限公司 二零一陆年五月十三日二零一陆年五月十三日 2 经营部管理实施细则目录经营部管理实施细则目录 第一章 招投标部 4 第一条 招投标部主要工作内容 4 第二条 招投标部分则 4 一 投标准备 4 二 投标过程 5 三 投标检查 6 四 投标总结 6 第二章 办公室 7 第一节 职责范围 7 第二节 工作规范 7 第三节 办公室事务管理 7 一 文件管理制度 7 第一条 管理要点 7 第二条 制度规范 8 第三条 文件管理流程设计 8 二 档案管理制度 9 第一条 管理要点 9 第二条 制度规范 9 第三条 流程设计 9 第四节 办公用品管理制度 9 第一条 管理要点 9 第二条 制度规范 10 第三条 管理流程设计 10 第五节 会议管理制度 11 第一条 管理要点 11 第二条 制度规范 11 第三条 管理流程设计 11 第六节 清洁卫生管理制度 11 第一条 管理要点 11 第二条 制度规范 12 3 第七节 日常事务管理 12 第一条 接待管理 12 第二条 报刊收发整理 12 第三条 后勤管理 13 第四条 文化宣传管理 13 第五条 其他事务 13 第八节 合同管理制度 13 第一条 总 则 13 第二条 合同的订立 14 第三条 合同的履行 15 第四条 合同的变更和解除 16 第五条 其他 16 第六条 责任 17 第三章 附则 17 附件一 投标报名登记表 18 附表二 投标信息一览表 19 附表三 开标现场一览表 20 4 经营部管理实施细则经营部管理实施细则 第第 1 1 章章 招投标部招投标部 为增大公司市场占有份额 增加公司业务量 鼓励和鞭策投标团 队工作积极性 调动相关人员工作配合的热情 同时提高大家的工 作责任心和认真细致的工作态度 特制定以下招投标部管理实施细 则 第一条第一条 招投标部主要工作内容招投标部主要工作内容 1 投标报名工作 2 与其他公司人员的沟通 联络 为投标前期做准备工作 与 信用较好的企业建立长期友好的合作关系 3 资审人员负责公司投标项目的标书除报价以外的所有所有工作 4 负责公司中标项目的施工合同的起草 签订 5 与预算部项目上造价的配合工作 6 与工程部施工方案的配合工作 7 与财务部保证金及投标费用的配合工作 8 公司合作 分包项目合同起草 签订工作以及后续施工过 程 中的资料准备和配合工作 9 公司项目业绩的准备及整理工作 10 公司 CA 数字证书的办理 延续 筑信网 建设网等投标相 关网站持续维护 备案工作 11 建造师的注册 变更等工作 12 公司其他管理人员的培训 年检 继续教育等工作 13 公司领导安排的其它工作 第二条第二条 招投标部分则招投标部分则 5 一 一 投标准备投标准备 1 是否准备投标是否准备投标 招标公告发布后 公开招标项目是否投标应请 示公司领导 详见 附件一 投标报名一览表 2 招标文件转移 招标文件转移 公司领导同意投标项目 安排购买招标文件 获取招标文件后安排具体的项目负责人 并把招标文件发送给 公司领导 预算部 工程部 3 投标人员 投标人员 确定投标家数 责任落实到人 4 投标牵头人 投标牵头人 每个投标项目均设置投标牵头人 负责协调各参 与人员 造价 材料询价 技术支持 项目对接 开标 授权 人 传递招标文件给相关人员 落实报价时间 样品准备 招标答疑收集传递 封标等工作 并填写投标信息一览表 附投标信息一览表 附 件二 件二 5 开标 开标 开标人员原则上为授权人 项目经理答辩等 6 投标信息一览表 由投标信息一览表 由投标牵头人组织相关参与的人员填写并签 字确认 每个人都应认真负责的填写相关内容 务必在规定时 间保质保量完成自己的工作 并为此负责 若不能按时完成则 承担相应的处罚 7 踏勘现场及招标答疑 踏勘现场及招标答疑 每个投标项目有条件资审 造价及技术 标编制人员都必须仔细阅读招标文件 如有必要提出招标答疑 8 标前会 标前会 重要项目投标准备阶段必须召开标前会 讨论沟通招 标文件中重要信息 落实具体执行人员 落实投标重要时间节 点 二 投标过程二 投标过程 9 商务标的审核 商务标的审核 商务标编制人应首先检查无误后交部长检查 部长应进行全部检查或按比例重点抽查 部门经理检查完成后 填写成本测算审核表 签署明确意见 检查中发现的主要问题 并经造价人员调整后报公司领导 方能决定最终投标报价 10 成本测算时间 成本测算时间 当投标准备时间较长时 编制人员应提前 5 天 完成成本测算分析表 具体时间节点审批表为准 投标准备 时间较紧时应提前 3 天完成成本测算分析表 以便公司领导确 6 定 11 技术标要求 技术标要求 当投标准备时间较长时 编制人员应提前 5 天完 成技术标 投标准备时间较紧时应提前 3 天完成技术标 技术 方案的编制应结合项目实际 编制人员应分析图纸后进行编制 技术方案内容应符合项目特征 要有一定的针对性 施工总平 面图应符合现场实际 三 投标检查三 投标检查 12 标书检查 标书检查 公开招标项目必须提前 1 天完成标书制作 须对照 招标文件逐款检查无误后方可封标 报价清单部分由造价人员 负责核对 整个标书必须由其他资审人员检查 封标必须保证 有两名资审人员参加 公开招标项目必须保留一份副本存档 13 开标信息反馈 开标信息反馈 授权人或是投标牵头人必须记录开标现场情况 包括投标家数 投标单位 投标报价 评标数值的确定等信 息 开标会后及时了解反馈投标信息 并为以后投标做参考 详见开标现场一览表 附件三 详见开标现场一览表 附件三 14 投标归档 投标归档 材料采价人员应将投标项目所采材料价格整理归档 必须以电子文档的形式存档 资审人员收集投标资料 招标文 件 答疑 图纸 商务标 技术标 材料价格信息 并以项 目为文件包转至招投标部网盘存档 15 投标保证金退回 投标保证金退回 公开招标未中标项目 投标保证金由投标牵 头人负责办理退还手续 并及时办理项目解锁手续 中标项目 尽早办理中标通知书及合同 并及时申请保证金的退还手续 四 投标总结四 投标总结 16 投标总结 投标总结 投标完成后应及时总结本项目投标过程中的经验和 不足 为下次投标工作作准备 资审人员及时将中标候选人结 果公示打印出来交公司领导 17 所有参与投标人员必须保守公司投标秘密 投标中每个环节涉及人员都应认真负责 一丝不苟 注意招标 文件中细节的要求 不能因为一个人的失误导致整个投标废标 公 司对投标项目实行奖惩原则 注 与信用度较高的企业保持长期友好的合作关系 信用度评 7 价包括 各单位投标人员的配合程度 办事效率 保证金的缴纳与 返还速度等 费用 项目经理答辩 1000 元 具体结合各单位实际情况 授权人费用 200 元 与各单位的联络人员沟通费用 结合实际 500 元以内 第第 2 2 章章 办公室办公室 第一节 职责范围第一节 职责范围 一 办公室管理人员直接受公司领导下主持开展办公室的各项 工作 二 负责办公室相关规章制度的起草编写 一般性文书的整理 汇编 资料信息收集编撰等文字工作 三 负责公司文书管理 图书管理 办公用品管理 会议管理 清洁卫生管理等工作 保证各项事务有序开展 四 协调各部门之间的行政关系 为各部门工作开展提供相应 的服务 五 负责公司对内 对外公共关系的维护和改善 做好来客接 待和公司的各项文化宣传等工作 六 收集各部门反馈信息和外部资讯 上传下达各种指令 及 时做出整理 当好领导参谋 七 协助其他部门工作 完成上级交代的其他工作 如 名片 印制 收发传真 来电来函等 第二节 工作规范第二节 工作规范 一 办公室工作规范包括仪容仪表规范 礼仪规范 言语规范 行为规范 相关规定按照员工守则细则执行 二 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作 8 第三节 办公室事务管理第三节 办公室事务管理 一 文件管理制度 一 文件管理制度 第一条 管理要点第一条 管理要点 1 为使文件管理工作制度化 规范化 科学化 提高办文速度 和发文质量 充分发挥文件在各项工作中的指导作用 2 文件管理的范围包括 上级下发文件 公司各类制度文件 外部传真文件 政策指导类文件 各类合同文件等 3 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写 统一页眉 页 脚 写明公司全称及文件性质 正文部分写明题目 时间 发文部 门 内容等信息 措辞规范 表达无歧义 4 根据文件属性 类别 对所有文件进行编号 根据编号定期 归档 做好相应的文字记录 以备查阅 第二条 制度规范第二条 制度规范 1 文件的起草 收发 打印 归档整理 借阅销毁等由办公室 负责执行 2 公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室 各部门一 律不得自行向上 向下发送正式文件 3 公司对内公开文件由办公室负责起草和审核 总经理签发 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草 办公室负责 审核 审核无误后办公室打印 打印后送回起草部门校对 校对无 误方可正式打印 由总经理盖章 签发 4 凡寄至公司的文件 传真等 由办公室签收并做好相应记录 5 机密文件由办公室主管保管 办公室人员对一般性文件进行 分类管理 定期整理并制作相关报表提交给部门主管 6 各部门因工作需要可借阅一般性文件 需严格履行借阅手续 对有密级程度的文件 需办公室主管审批 总经理批准后方可借阅 7 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记 做好借阅记录并 限期清退 9 8 按时间 内容 部门 名称等内容分门别类进行整理 附件 批件 定稿等资料收集完全 存档备案 半年一小清 年终一大清 9 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁 需上报办公 室主管签字批准 按照文件管理制度进行处理 第三条 文件管理流程设计第三条 文件管理流程设计 1 内部文件管理流程 起草文件 审查编号 审批 签发 打 印文件 下发文件 文件存档 2 外部文件管理流程 外部收文 文件整理 文件存档 清退 文件存档 文件销毁 3 借阅流程 提出申请 办理手续 批准 借阅 清退 文件 存档 文件销毁 二 档案管理制度 二 档案管理制度 第一条 管理要点第一条 管理要点 1 为了维护档案的真实性和可查阅性 使档案管理更科学 更 专业 及时分类 整理 编辑 传递文书资料 提高档案管理质量 与效率 2 档案管理范围 公司各类证照及各类文件 文书资料 合同 及其他应存档的信息资料 3 根据文书整理和文件整理编号 对对应资料进行相应的归档 整理 备注 并存入专门的档案文件柜保管 第二条 制度规范第二条 制度规范 1 应归档的文件 材料由管理人员负责收集 份数齐全 包括 附件 批复 定稿等 2 所有归档文书材料经过初步整理 根据时间先后顺序再按同 一项目文书材料集中整理 并贴上标签 3 坚持平时归档与年终归档 定期归档与不定期归档结合 对 照编目 列出清单 4 各部门需借阅相关档案 须经部门主管签字确认 审核通过 后方可借阅 不得抄录 复制或借出 10 5 档案管理人员必须遵守保密规定 履行保密手续 特别是员 工个人信息 公司图片等主要资料的保管 确保档案安全与完整 6 档案接收 移交 必须根据档案管理制度严格做好记录 第三条 流程设计第三条 流程设计 根据文件 文书目录整理需要归档的档案 排序整理 编制编 目 存档 借阅 清退 第四节 办公用品管理制度第四节 办公用品管理制度 第一条 管理要点第一条 管理要点 1 为了加强办公用品管理 规范办公用品管理各项程序 节约 办公经费 提高利用效率 2 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作 权责一 致严格要求 无私自挪用现象 3 办公用品保管实行 日清月结 出入库等量 年终查存统计 原则 4 办公用品的采购 应进行多方比较 保证性价比和质量 择 优选用 合理开支 第二条 制度规范第二条 制度规范 1 公司办公用品的采购 保管 发放和办公设备的入库登记由 行政办公室全权负责 2 办公用品购置应遵循以下程序 每月 25 日之前各部门将所 需办公用品报至办公室 办公室根据各部门的需求计划和月末办公 用品清算单中的物品实际库存和用量 做出采购计划 经部门主管 批准 财务部签字后方可采购 对急用品的采购 可根据具体实际 进行灵活处理 但必须经部门主管批准 3 根据物品所属类别 对办公用品进行及时出入库登记 注明 名称 数量 规格 单价 出入库时间等 做到账物相符 4 各部门申领的办公用品需及时发放 并做好填表记录 因特 殊情况急需领用未填表登记 事后须及时补填 5 任何人未经允许不得进入办公用品管理室 不得私自挪用办 公用品 11 6 办公用品管理人员负责收发入 离职人员的办公用品 7 办公室建立公司固定资产总账 每年进行一次汇总普查 8 管理员定期对办公用品进行盘查 核实库存 保证出入库等 量 第三条 管理流程设计第三条 管理流程设计 编制 需求计划表 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记 第五节 会议管理制度第五节 会议管理制度 第一条 管理要点第一条 管理要点 1 为了提高会议质量 促进有效沟通 提高行动能力 进而规 范会议管理 2 根据公司实际及具体的情况 确定会议召开的必要性 3 清楚会议召开目的 合理安排时间 做到少而精 讲究高效 原则 4 会议负责人有效的控制会议 明确会议召开与否的界限 提 高会议主持人控制会议进程的能力与水平 保证会议实效 5 按照制度规定 严格会议管理 参会人员准时参加会议 并 遵守会议纪律 6 会议组织者审时度势 明确会议要点 做好一切准备工作 第二条 制度规范第二条 制度规范 1 收集会议议题 根据选定的议题收集会上所需资料 拟定会 议时间 地点等做好会议通知工作 2 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护 行政专 员负责做好相应的会议记录 3 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项 及时整理好 会议记要或者会议决议 打印并张贴 4 按照时间排列 将所有会议记录文字资料和电子资料同步整 理并归档 5 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 如需 查阅应严格按照文书管理制度规定执行 12 第三条 管理流程设计第三条 管理流程设计 会前 确定议题 会上所需资料准备 通知 会中 积极参与 做好会议记录 会后 整理会议记录 各部门主管领导签字确认 归档整理 第六节 清洁卫生管理制度第六节 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点第一条 管理要点 1 为了营造一个良好的工作环境 树立公司形象 保证清洁卫 生管理工作顺利进行 2 按照规定 清洁人员完成所有规定项目 并达到相应洁净标 准 第二条 制度规范第二条 制度规范 1 清洁区域包括 办公区域 卫生间 会议室 地板及其他纳 入在内的区域 2 按照排班安排 轮流打扫清洁 办公室人员负责卫生检查工 作 3 清洁卫生实行卫生责任制 当日值日生按时做好所有的清洁 监督者及时做好相应的督察 4 由办公室人员不定时对清洁卫生进行维护 保证地面整洁 茶水供应 洗手间的整洁和卫生纸供应等工作 第七节 日常事务管理第七节 日常事务管理 第一条 接待管理第一条 接待管理 1 来客接待是行政事务的重要组成部分 为使接待工作规范有 序 维护公司的良好形象 对接待工作做具体的要求 2 以主动 热情 礼貌为原则 接待人员应落落大方 以礼相 待 按照接待要求 严格自己要求 做到言行 礼仪规范 3 接待人员问清来者意图 引领其见所需见的人员 并奉上茶 水 做好一系列的后续工作 4 流程设计 接待来访人员 询问来意 需要找的人 通知被 访者 引领会见 奉上茶水 送客 整理客人走后清洁 13 第二条 报刊收发整理第二条 报刊收发整理 1 办公室管理人员按照公司实际需要 订阅报刊 做出计划预 算 负责办理订阅的有关手续 2 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资 料架上 报纸 内部刊物可随意阅览 但不得带出公司或随意撕剪 阅毕放回原位 3 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用 4 报纸每周更换一次 所有报纸每季度处理一次 5 流程设计 收发报刊 整理 放置资料架 定期清理 第三条 后勤管理第三条 后勤管理 1 为了认真贯彻公司的各种制度 充分发挥和调动员工的积极 性和主动性 根据实际严格制度 2 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作 3 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护 及时提醒值日 生和监督者做好相应工作 4 根据外出工作人员情况 及时督促其按时填写外出工作时间 登记 如实填写时间及外出事由 5 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计 每两周进行一 次考勤汇总统计 月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总 6 流程设计 监督 如实审核 汇总登记 报表 第四条 文化宣传管理第四条 文化宣传管理 1 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作 同时负责公司外 部的宣传维护工作 2 根据需要 及时收集信息 加工信息 做好信息传递工作 3 关注国家政策法规 及时记录政策动向 制作简报以供学习 4 收集与工作有关的学习资料 丰富大家的知识面 附上签阅 单进行进度跟踪 5 流程设计 获取信息来源 编辑整理 张贴 学习 存档 第五条 其他事务第五条 其他事务 1 名片制作 收发传真等其他事务 14 2 负责公司文书的打印复印工作 3 负责树木花卉的养护工作 4 协助其他部门工作 完成上级交代的其他任务 第八节第八节 合同管理制度合同管理制度 第一条 总第一条 总 则则 1 为了实现依法治理企业 促进公司对外经济活动的开展 规范对 外经济行为 提高经济效益 防止不必要的经济损失 根据国家有 关法律规定 特制定本管理办法 2 凡以公司名义对外发生经济活动的 应当签订经济合同 3 订立经济合同 必须遵守国家的法律法规 贯彻平等互利 协商 一致 等价有偿的原则 4 本办法所包括的合同有设计 销售 采购 借款 维修 保险等 方面的合同 不包括劳动合同 5 除即时清结者外 合同均应采用书面形式 有关修改合同的文书 图表 传真件等均为合同的组成部分 6 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本 7 公司由办公室人员根据总经理的授权 全面负责合同管理工作 指导 监督有关部门的合同订立 履行等工作 第二条 合同的订立第二条 合同的订立 1 与外界达成经济往来意向 经协商一致 应订立经济合同 2 订立合同前 必须了解 掌握对方的经营资格 资信等情况 无 经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同 3 除公司法定代表人外 其他任何人必须取得法定代表人的书面授 权委托方能对外订立书面经济合同 4 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授 权方式 法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权 方式 其他一般人员均采用业务委托的授权方式 5 符合以下情况之一的 应当以书面形式订立经济合同 1 单笔业务金额达一万元的 2 有保证 抵押或定金等担保的 15 3 我方先予以履行合同的 4 有封样要求的 5 合同对方为外地单位的 6 经济合同必须具备标的 指货物 劳务 工程项目等 数量和 质量 价款或者酬金 履行的期限 地点 和方式 违约责任等主 要条款方可加盖公章或合同章 经济合同可订立定金 抵押等担保 条款 7 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的 应当 封存样品 有合同双方共同封存 加盖公章或合同章 分别保管 8 合同标的额不满一万元 按本办法第十三条规定应当订立而不能 订立书面合同的 必须事先填写非书面合同代用单 注明本办法所 规定的合同主要条款 注明不能订立书面合同的理由 并经总经理 批准同意 否则该业务不能成立 9 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位 名称 地址 联系人 电话 银行账号 如不能一一注明 须经公 司总经理在我方所留的合同上签字同意 10 合同文本拟定完毕 凭合同流转单据按规定的流程经各业务部 门 法律顾问 财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过 后加盖公章或合同专用章方能生效 11 公司经理对合同的订立具有最终决定权 12 流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上 合 同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同 盖章后留存并及时归档 13 对外订立的经济合同 严禁在空白文本上盖章并且原则上先由 对方签字盖章后我方才予以签字盖章 严禁我方签字后以传真 信 函的形式交对方签字盖章 如有例外需要 须总经理特批 14 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章 15 合同盖章生效后 应交由合同管理员按公司确定的规范对合同 进行编号并登记 16 16 合同文本原则上我方应持单份 至少应持二份 合同文本及复 印件由财务部 办公室 法律顾问 具体业务部门等各部门分存 其中原件由财务部门和办公室留存 17 非书面合同代用单也视作书面合同 统一予以编号 第三条 合同的履行第三条 合同的履行 1 合同依法订立后 即具有法律效力 应当实际 全面地履行 2 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐 每一合同设 一台帐 分别按业务进展情况和收付款情况一事一记 3 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总 经理汇报并通知法律顾问 4 财务部门依据合同履行收付款工作 对具有下列情形的业务 应 当拒绝付款 1 应当订立书面合同而未订立书面合同 且未采用非书面合同 代用单的 2 收款单位与合同对方当事人名称不一致的 5 付款单位与合同对方当事人名称不一致的 财务部门应当督促付 款单位出具代付款证明 6 在合同履行过程中 合同对方所开具的发票必须先由具体经办人 员审核签字认可 经总经理签字同意后 再转财务审核付款 7 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料 对工程合同的有 关技术资料 图表等重要原始资料应建立出借 领用制度 以保证 合同的完整性 第四条 合同的变更和解除第四条 合同的变更和解除 1 变更或解除合同必须依照