采购成本控制方案及流程.doc

11上海安洋木业有限公司 财务部采购成本控制管理流程采购成本控制方案及流程由于公司的产品成本中直接材料成本占产品总成本的比重较大，对采购成本的控制是公司成本控制的重要环节，也是公司降低成本的主要途径和方法，所以加强对采购业务的控制是内部控制的重点。一、 采购业务的会计管理制度和采购业务流程：1、 采购业务的会计管理制度： （1）、采购环节实行职责分离控制；、批量采购申请由制造MC部门提出，由制造MC部门负责采购；对零星采购由制造MC部门、研发部门和行政部门提出申请，由采购部门负责采购；、采购人员和MC部门人员不能对采购的货物进行验收工作；、付款的审批人员和执行人员不得办理寻找供应商及采购价格的谈判业务；、货物的采购、保管、使用人不能担任记账工作；、付款的审核人不能担任付款的执行人员；、记录应付账款的人员不能担任付款职务； 2、请购及审批制度 （1）、批量请购及审批制度： PMC部PC根据销售订单及销售预测，结合生产进度、用料计划，编制物料需求计划表，经部门主管或分管总监审核后交PMC部MC采购。PMC部MC根据现有材料库存请购单编制采购订单。 批量请购作业的管理流程： 流程说明：、营销中心业务管理部将销售订单和销售预测表定期下达给PMC部PC；、PMC部PC根据销售订单和销售预测表，编制物料需求计划表，经部门主管或经理审核后，交PMC部MC；、PMC部MC根据审核后的物料需求计划表，结合现有库存，编制请购单，经部门主管，分管付总经理审核； 、财务部对采购订单的数量、单价和金额审核后交MC负责采购；（此项上ERP后做）、批量采购的物料前提条件是由采购部门已确定好且有采购合同的供应商，对没有采购合同的供应商需要采购物料的，PMC部MC不能下达采购订单。（2）、零星材料请购及审批制度： 零星材料采购是指起订量较小且目前没有供应商，需要由采购部待开发供应商或者需要进行临时采购的物料，公司目前此项业务主要有：研发部门的需要采购的新材料、办公用品、维修材料和销售样品等等。零星材料采购流程：流程说明：、公司相关请购部门根据需要，编制请购单，请购的编制分类如下：研发部门需要采购的研发材料，由研发部门编制请购单，经研发中心经理审核签字后交采购部；公司各部门需要的办公用品，由各部门在每月二十五号前将部门主管审核后的办公用品申请单交行政人事部，由行政人事部编制请购单经部门主管审核后交采购部；对生产用物料（指该物料目前没有供应商，需要采购部协助购买）、修理用材料由制造使用部门编制请购单，经分管主管审核后交采购部；对后勤设备维修由行政部提出，制造设备部负责编制请购单；品质检测使用的量器具由品质部编制请购单，交采购部采购；、采购部在接收到经过审核的请购单后，及时寻找供应商，并对数量和金额较大的进行询价和比价完成后，编制订购单并将附件一起交财务部预算会计审核；、财务部主要对订购单的数量、价格依据进行审核，审核后交采购部；采购部根据审核后的订购单进行物料采购；、采购部将物料采购回公司，交品质部门检验合格后，由仓库办理验收入库手续；对办公用品交行政人事部办理验收入库手续。无论是批量采购或是零星采购，请购单或采购订单须交验收部门办理入库。3、采购物料价格审核、采购合同及供应商管理：（1）、采购物料价格审核管理：物料价格审核流程：流程说明：、研发部或生产技术部将新产品图纸和报价需要的资料一起提交给采购部，采购部对技术部提交的资料进行了解后，并签字确认；特别说明：研发部或生产技术部提交的资料必须要有主管及部门负责人的签字确认；、采购部对研发部或生产技术部提交的资料及产品报价表传真、快递等其他方式给三家（含）以上的供应商进行报价；、采购部对发出的产品报价表，必须要有书面的报价要求，并明确规定报价的时间截止点，同时将书面的报价函、报价信封袋等快递给供应商；、采购部要求供应商在规定时间内将做好的报价表装在报价信封袋内，并在封口加盖公章后快递或者邮寄给财务部出纳；、财务部在规定时间内收齐各供应商的报价表、采购部提交的供应商考察表后，组织公司核价小组人员对各供应商报价折封进行讨论，并确定产品供应商；、对供应商考察后，对原有的报价进行讨论，给出其目标价格，让供应商进行第二次报价；、只有报价经小组成员确认后，采购部起草合同，进入合同评审。以上产品的报价是针对目前公司采购量大的原物料，在报价前采购部必须对预备的供应商进行详细了解；对年采购量较少的物料（如年采购量少于50万元），暂不走此流程。另外，以上报价流程也适用于对供应商变更和要求供应商降价。（2）、采购合同的管理：、采购部门与供应商达成合作意向后（对采购量大的须经审价小组确定），起草采购合同（采购合同必须要附完整的供方质量保证协议作附件，“供方质量保证协议”由品质部与采购部共同编制）经分管付总经理审核后，将采购合同原件、客户的营业执照、税务登记证复印件、报价单（或核价单）及合同评审表等资料一起交财务部审核。、财务部对合同内容及条款（主指：合同产品、数量、单价、金额、开票、付款等）进行审核，无误后在合同评审表进行确认；对合同有误的返回采购部修改。、总经办负责对整个采购合同的审核，主要是合同条款中文字内容进行审核；（目前总经办未成立，此步骤暂不做）、采购合同的盖章，必须完成合同评审表后加盖合同专用章；合同评审表留存在公章保管人处进行存档；、公司与供应商的采购合同签章后，采购将将合同原件，附营业执照、税务登记证复印件交财务部一份；、对供应商要求或原合同有误需要进行变更，由发起部门提出，整理变更内容，起草变更合同，经相关部门评审。（3）供应商管理：、采购部将现有的供应商按产品类型归类后将相关资料交财务部录入到金蝶K/3 “采购管理”系统（待以后用友ERP系统供应商资料由采购部完成）； 、采购部、品质部和技术部门对开发的供应商必须进行实地考察，尤其对供应商的产品生产能力、公司规模、质量保证能力等方面进行考察，编制供应商考察表进行备案； 、签订供货合同后， MC执行采购人员必须随时查看或了解供货进度、产品的质量，并着手掌握厂家的生产进度，以确保供货单位供货，以满足生产和销售需要。4、采购入库、退货业务管理流程：（1）采购材料入库管理：材料入库流程：流程说明：、PMC部MC编制采购订单（一式四联，一联自存、二联财务、三联仓库）后，交财务审核，对传真供应商的用A4纸另外制作；（ERP上线前财务暂不审核）、供应商送货到公司后，储运部根据采购订单清点货物后，在供应商的发货单上只对数量进行确认，并通知品质部对来料进行检验；、品质部对来料检验后，编制IQC检验报告，仓库凭检验报告合格数量，开具收料单，并办理合格物料的入库；、收料单要有仓库、品检人员签字确认，收料单为一式三联，一联存根、二联财务、三联采购；（存根联留仓库记帐，财务联先由MC做台帐后，将当月进账单、发票、供应商送货联、财务联（含退货料财务联）一起交财务，同时财务部将采购联交MC）。（2）外购材料退货流程及管理：外购材料退货指品质部通过抽检等方式，仓库已办理入库后发现的不合格需要退给供应商的物料；对未办理入库前发现的不合格物料，不属于退货范围。流程说明：、购进材料已办理入库手续后，发现的不合格物料（包括已领料到生产现场后发现的不合格物料，由使用部门先办理退货单，退回仓库），由品质部检验人员经检验后，出具品质异常单，经主管审核后交PMC部门；、PMC部执行采购到仓库查验实物确认后，将品质异常单和退货单传真给供应商盖章确认回传；、储运部按不良物料数量开具退货单（财务联）交PMC部执行采购，由执行采购跟踪供应商退货；、仓库开出退货单后，对退货数量较多且金额较大的（批量较大），在十个工作日内供应商必须将货物运走，否则仓库不负保管责任（这要在质量协议中注明），对批量小的不能超过一个月；不论供应商货物是否运走，只要开具退货单的必须从当月的进货数量和金额中扣除。待收后发现的不良品且没有办理入库的材料，在品质部开出不良报告日起，十个工作日内执行采购通知供应商将货物运走或MC执行采购委托第三方物流公司将退货物料送供应商（运费由供应商承担）。三、财务与MC执行采购收货核对和供货发票的管理：1、财务与制造MC部门账务核对管理：（1）、公司与供应商收货结算核对时间规定：公司与供应商的收货结算时间为上月26日到本月25日为一个收货结算周期，本月26日到31日为公司内部收货暂估；公司内部账务核对（即财务部与生产MC部）时间为本月26日；公司制造MC部门执行采购与供应商的对账时间为本月26日到27日；（2）、账务核对管理：、公司内部账务核对：每月26号制造MC部执行采购员将每个供应商的当月的收货明细汇总表交财务部材料会计，财务部材料会计在规定时间内与生产MC部执行采购员核对完毕；、公司与供应商的核对：每月26日前制造MC部执行采购员要求供应商提交当月进货汇总表（即供应商收（退）货对账表与MC进行核对，在两天内核对并确认完毕，并将核对确认单交财务部材料会计；2、供应商发票的管理：、供应商按双方确认的供应商收（退）货对账表核对确认的金额开具发票，发票与确认单不符（不符指开票金额大于本期收货金额加上期累计未开票金额）的财务部拒收；如果双方核对没有确认的也不得开具发票；对发货随票的情况，当月发票在对帐前保存在MC处，如果当月对帐不符的，将发票退还给供应商重开。、供应商的发票由供应商直接交MC部执行采购人员，其他部门不得经手供应商发票（对零星采购除外），每月28号前（如遇节假日只顺延一天）MC部执行采购员将每一供应商当月的“收料单（财务联）、供应商收（退）货对账表、供应商送货单、退货单（财务联）和发票”整理好后，交财务部材料会计并签收；签收核对相符后交孟付总审核（孟付总审核过渡时间三到五个月，孟付总须在一天内审核完毕）；、MC部执行采购员对供应商发票建立“登记簿”，交财务部材料会计签收，如果对收到供应商发票被丢失的，如果供应商不能重开，或者重开需要支付税金的，由丢失人员负责赔偿。四、应付账款管理及付款管理：1、应付账款管理：为加强应付账款的及时清偿和合理列示，对应付账款的支付应建立严格的内部控制。、明确职责分工：公司对物资采购的请购，采购、验收和货款的支付记录或现金支出，由不同的部门职员独立办理，同一人不能同时兼有两项业务的处理。、应付账款相关凭证的审核以原始凭证（如收料单、供货发票、厂商送货单、退货单和供应商收（退）货对账表）为依据，在进行应付账款的账务处理时，财务部材料会计在进行账务处理前，必须审核其原始单据是否齐全，日期和金额是否吻合，有无核准签单等，并且验算单据之间的数量、单价和金额是否正确无误。、定期核对应付账款总账和明细账：每月末，财务部必须核对总账余额与应付账款明细余额核对相符。、调节债权人对账报告：债权人往往定期寄送对账单，询证期末余额的正确性，应付账款负责人（即材料会计）应及时调节债权人的对账报告，对金额不符或有争议的应付账款，必须及时与债权人核对，查出原因后进行账务处理。、应付账款的帐龄管理：每月初（二号），财务部材料会计对应付账款按付款期编制“应付账款帐龄表”，对已到（指供货发票）期未付款的用红色表示，同时还需对已验收入库发票未到的加以注明。通过编制应付账款的帐龄以分析公司的负债状况。2、付款流程 流程说明：、每月底PMC部MC执行采购、采购部安排下月供应商货款支付计划，并编制供应商付款计划表，经部门主管审核后交财务部；财务部根据下月回款情况，对供应商付款计划表能否支付，提供供应商货款支付表交PMC部MC执行采购和采购部人员；、PMC部MC执行采购根据财务部回复情况，按供应商货款支付表编制请款单，经部门主管审核后交财务部材料会计核对；、财务部材料会计确认付款金额无误后，交财务总监审核；、财务审核无误后，总经理室由分管副总或总经理核准；、请款单核准后，由财务总监安排付款；须特别说明：、对预付货款PMC部MC执行采购或采购部人员在填写请款单后，必须附上相应的采购订单（或请购单）到财务审核交（付）总经理核准；、请款单核准后，由财务总监保管，并按付款计划安排付款；、供应商货款支付尽量采用网上银行支付，对开具支票的供应商由供应商指定人员签收，一般情况下执行采购不得经手；、供应商货款账期是以我公司收到发票后的下月开始计算账期，不是以收货日期计算账期（如A供应商账期为60天，3月底提供发票，付款在5月底）。 五、委外加工材料管理1、PMC部MC执行采购人员对委托厂商加工我公司产品，与加工厂商谈妥前（合同未签订前），对加工厂商的加工单价审核与材料采购价格审核一样；2、加工合同签订后，执行采购发出材料给委托加工厂商进行生产，由仓库开具委外加工单，如果材料在二级库要调拨到原材料仓库，统一由材料仓库发出；（由执行采购通知供应商直接送加工厂商的，执行采购将“供应商送货单签收联”（由加工厂商确认的数量）交仓库开具委外加工单，同时仓库根据 “供应商送货单签收联” 开具收料单）；对加工厂商加工好并回公司，经品质检验合格后，仓库开具委外加工入库单，并办理入库；3、每月25号加工厂商提供加工材料进耗存表和加工成品对账表（必须与MC执行采购核对确认）与我公司材料会计。同时在每月27号前将上月26号到本月25号加工产品加工费提供“加工产品对账单”与MC执行采购核对确认后开具发票。六、供应商索赔管理：为进一步加强供应商供货质量管理，减少外购产品所产生的质量成本，明确各部门索赔职责，特制定以下管理措施：1、让步接收索赔：对品质部判定为批量不合格产品，因考虑到供应商不能及时再供货且对最终产品质量没有影响，需要对不合格产品让步使用的情形：、凡是由品质部判定为批量不合格产品，将IQC检验报告交PMC部MC执行采购一份，执行采购须及时通知供应商；如果考虑生产及时需要，品质判定可以利用对产品没有影响的情况下，可以由MC执行采购申请特采；、PMC部MC执行采购与供应商协商后，供应商同意价格折扣的，由MC执行采购开具特采申请单，交品质部签署意见，经分管付总审核后，将特采申请单交财务部一联，同时交一联仓库开具收料单，办理物料入库；、MC执行采购部根据特采申请单和收料单，填制供方索赔处理单，详细说明索赔事项描述，经PMC部主管审核后交财务部；、财务部按照公司与供方签订的供方质量保证协议书相关规定确定索赔金额后，交MC执行采购传真给供应商确认。无论供方有无确认，须在五个工作日内将供方索赔处理单交财务部；、每月PMC部MC执行采购与供应商核对供应商收（退）货对账表时，要求供应商将让步接收的产品数量的供货单价按合同单价不低于80%进行结算，否则财务部拒收当月发票（对帐单注明）；2、挑选费用索赔： 、由品质理部判定为批量不合格产品，原则上须全部退回给供应商或者由供应商派人来公司挑选。但是经PMC部MC执行采购部与供应商协商，供应商同意由我公司组织挑选的（无论是车间员工或品质部人员进行挑选），MC执行采购根据IQC检验报告单填制供方索赔处理单，交品质部；同时品质部将IQC检验报告单交财务部一份；、由品质部填写相关意见，若同意进行挑选，将供方索赔处理单复印一份交挑选部门，原件交财务部；、挑选部门将挑选的合格产品数量交品质部确认后，由仓库办理收料单，之后挑选部门在供方索赔处理单将实际发生的工时数填好后，经分管总监审核后交财务部； 、财务部按照公司与供方签订的供方质量保证协议书相关规定确定索赔金额后，交PMC部MC执行采购传真给供应商确认。无论供方有无确认，须在五个工作日内将供方索赔处理单交财务部； 、对发生的挑选工时索赔，由财务部月底进行汇总后，按每小时45元人民币向供应商收取费用，并开具收据，索赔费用从供应商当月货款中扣除；3、停线工时索赔： 、凡是因供应商缺件（包括生产前缺件和生产过程中因质量问题造成的停线）造成公司生产停线，且不是因公司资金原因造成的情形； 、对供应商缺件已造成生产现场停线，由制造生产车间详细填写所缺材料的名称、停工工时等内容后，交MC执行采购部门，执行采购确定所缺材料的供应商、缺件原因完成后，填写供方索赔处理单，经分管总监审核； 、财务部按照公司与供方签订的供方质量保证协议书相关规定确定索赔金额后，交MC执行采购部门传真给供应商确认。无论供方有无确认，须在五个工作日内将供方索赔处理单交财务部； 、财务部每月底统计上月停线工时（除因资金原因造成的），按每小时1000元人民币收取停工损失，并开具收据给供应商，损失费用从当月货款中扣除；、如果因以上述