行政部门管理职责.doc

第 9 页 共 9 页莲心婚纱婚庆有限责任公司行政部部门职能一、人力资源管理：1、根据公司发展战略规划制定与实施公司人力资源规划； 2、控制人力资源管理成本；3、落实公司组织架构和部门职能建设；4、负责办理员工的招聘、录用、转正、晋级、离职等人事手续；5、负责公司员工的岗位设计、工作分析、岗位描述和完善；6、负责管理员工劳动合同和人事档案、人事任免与人事政策的咨询和实施；7、根据公司业务需要和人力发展规划，制定公司培训规划并实施；8、负责公司薪资、福利体系规划、设计和实施；9、负责公司绩效管理和考评体系建立和实施；10、处理劳动纠纷、员工申诉等；11、负责公司企业文化建设和规划，提升归纳、深化企业文化核心理念和价值观。二、行政办公管理：（1）负责公司内部各项行政各项管理制度的起草和推行公司制度的执行。（2）掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。（3）对全体员工进行管理制度的宣传及解释。三、文书起草事项（1）起草公司各种文件、报告、通知、请示、计划、决定、会议纪要、工作联系函等各种文字材料。（2）汇总各部门的周、月工作总结并对各部门的月工作报告进行汇编与跟进。（3）负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。（4）审核以公司名义签发的各种内部及外部文件。四、文件发放（1）收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。（2）收到内部文件经核稿后，根据拟办意见进行文件发放，记录文件发放情况。五、档案管理（1）根据公司的实际情况制定相关的档案管理制度。（2）收集公司内部、外部一切有保存价值的文件、资料，分门别类的及时、准确、安全地进行归档，并办理档案移交手续。（3）划分公司档案秘密等级，在档案管理方面严格执行公司保密制度。（4）负责组卷、编目并建立档案总台账。（5）负责借阅档案资料的登记和定期收回工作。（6）对公司各部门相关的档案资料管理人员进行业务指导和工作监督，并协助配合各部门相关人员完成档案信息、资料的交接、协调工作。六、印鉴、介绍信管理（1）负责“行政专用章”及其他用章的保管和使用管理，履行印章审批登记手续。（2）使用公司合同章时，应在合同文件加盖骑缝印。（3）印鉴如有遗失除立即向上级领导汇报，并应依法公告作废。（4）使用介绍信需履行审批登记手续。七、会议管理（1）会议准备工作。负责会议室卫生、通风、会议所用设备、资料并通知与会人员会议召开时间。（2）会议时间变更要及时通知与会人员。（3）记录会议内容，整理会议纪要，保证及时发放。八、接待工作（1）及时接听电话，使用文明用语，简短扼要的表达意图。（2）对公司来访客人热情接待，主动让座，倒水。（3）对公司来访客人提出的问题婉转解答，遵守公司保密制度。（4）协助各部门和公司领导做好政府领导和相关业务合作单位领导的来访、参观等接待工作。九、办公用品及设备的管理（1）对公司各部门的办公用品、办公设备使用情况进行登记统计、造册。制定公司办公设备采购计划。（2）登记统计办公用品、办公设备发放领用情况。（3）办公设备使用说明书等资料及时存档。（4）保证办公设备及时维修与日常保养工作。十、车辆管理（1）对公司车辆使用情况进行登记统计。（2）管理调度公司公用车辆，保证公司业务顺畅。十一、固定资产管理（1）做好固定资产、可移动资产登记，建立台账。（2）对固定、可移动资产进行编号并确定负责人。（3）定期检查、巡视固定资产使用情况。（4）离职人员或岗位调整人员要进行固定资产移交登记。十二、其它综合协调管理（1）推行公司各项规章制度的执行，进行动态跟踪、管理、监督。为公司领导提供正确的决策信息。（2）为各职能部门服务，站在全局的高度做好综合协调工作。（3）与公司有业务往来的外联单位保持良好的合作关系。（4）负责办理公司各种证照的申办、年检工作。（5）完成公司各种大小型活动的计划、筹备、组织、实施或配合工作。（6）组织员工开展娱乐、体育等健康活动，丰富员工的业余生活。十三、后勤总务管理1、安全保卫管理（1）对公司办公区外来人员出入管理。（2）对公司的消防安全管理。（3）对公司工程部现场布置的治安及消防安全管理提供建议。2、办公环境、办公秩序（1）创建良好的办公环境，维持良好的办公秩序。（2）办公设备分配。（3）办公区环境美化。部门组织架构部门定编定岗序号岗位定编在编缺编是否招聘1234567891011行政部（副）经理岗位职责 直属上级：总经理一、日常工作1、负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务； 2、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；3、负责组织行政后勤工作的检查、监督和执行；4、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；5、落实公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作；搞好电器设备的维护管控工作；6、公司车辆的调度、维修保养，车辆保险、年检的办理；7、按时完成公司领导交办的其他工作任务。二、内部组织管理。 1、负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况； 2、控制部门预算使用情况；3、完善档案、做好管理、管控、监督工作；三、人事管理1、 负责公司人力资源工作的规划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；2、 负责制定和完善公司岗位编制，协调公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；3、 根据现有的人员岗位编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；4、 做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整组要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；5、 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；6、 建立并及时更新员工档案，做好年度/月度人员异动统计（包括离职、入职、晋升、调动、降职等）；7、 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；8、 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；9、制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；10、负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞退等手续；11、做好员工考勤统计工作，负责加班的审核和报批工作12、负责公司员工劳动合同签订、社会保险的办理；13、配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜；14、定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成；四、制定本部门工作目标、计划及公司管理制度1、组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录;2、负责公司内部工作简报、报纸的主编工作；3、制定行政管理各项规章制度，并负责落实。4、做好公司应急管理工作，包括危机预防、危机发生时的及时处理及危机发生后的企业形象恢复； 五、协调公司各部门之间的关系。 1、负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅； 2、协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标； 3、负责公司的年终总结工作。六：公司企业文化建设 1、负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，打造莲心文化；2、举办各种活动，促进员工凝聚力。 七、 做到上传下达，及时、准确、无误地完成领导交办的任务。八、 对分管的工作统一协调处理，严格按总经理部署开展工作。九、 安排和处理办公室日常事务，提高办事效率。十、 主持公司例会、员工大会工作。行政文员岗位职责 直属上级：行政经理1、遇前台接线员忙时，协助接听、转接电话；接待来访人员；2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，协助做好办公室档案收集、整理工作； 3、负责办公室有关领导的茶座清洁卫生；4、做好本部门会议记录和公司会议纪要的分发； 5、负责公司公文、公告、通知、信件、邮件、报刊杂志等的分送； 6、负责公司的传真机和打印机清洁和废纸整理及传真件的收发工作； 7、负责办公室物品（含固定资产）的管理和使用登记和做好物品出入库的登记； 8、协助行政主任做好公司宣传专栏的组稿和出榜工作；9、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；10、协助行政主任做好员工社会保险的投保、申领和其它商业保险的具体工作； 12、协助行政主任做好员工纪律检查和督促员工出勤管理工作；13、负责公司总部各部门需要时的打印、传真等工作；14、领导安排的其他临时工作。1、注重自身形象、仪表端庄、接听电话时要注意声音清脆、流利；2、熟练、礼貌的接转电话及电话信息的准确传递；3、协助行政经理打印、复印本部门及公司领导交办的文件及其他相关工作；4、负责传真、传真文件的分发及登记工作；5、负责公司车辆专用油票的领用、登记和保管工作；7、协助行政经理及其他行政文员对办公用品的申购、发放工作；8、做好公司总部有关领导来客接待事务和有关办公室茶座清洁整理工作；9、接听电话规范； 接听外线电话时用礼貌用语“你好，南方”，“请问您找谁”-“请稍等”-接听内线电话时用礼貌用语：“你好”。 有外线找公司主管级以上人员及财务时，要先问清对方找谁、哪里找、姓氏、然后经得被访人同意后方可接转，如被访人不在或拒绝接听的，应礼貌回答对方即：“不好意思。-有事走开，有事帮你转告或留下你的联系电话好吗？”等。10、接待公司前来应聘人员，并负责向应聘者递交填写入职登记表格，填好入职登记表格后，根据需要将应聘者带入有关被聘管理人员办公室；11、 严守公司秘密，不得将电话号码转告给无关人员。12、完成领导交办的其它临时性工作任务。司机岗位职责 直属上级： 1、遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。2、司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。3、司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。4、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。5、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告车队长，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。6、出车在外或出车归来停放车辆一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证交给管理人员。不准私自用车。7、司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。9、司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担，并给予行政处罚。10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、追尾、争道、赛车等）。对于旁人包括公司领导的指令，司机认为不能做到的，可以提出异议，请求变更指令。行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。11、司机因违章或证件不全被罚款的，当月罚款金额超过60元的，超过部分不予报销。违章造成事故的由当事司机承担责任和后果。12、车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。13、司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。14、第十四条 公司用车时，要准时出车，不得误点。出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人签字确认（如仅有公司外客人乘坐，由安排人员签字确认），次日将行车记录交管理人员审核签章。每月末按乘坐人或部门统计当月行车里程总数，各部门合计数应与当月总行驶里程一致，不一致则由驾驶员承担多余里程。15、上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准随便乱窜其他办公室。有要事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。16、司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后可向上级领导反映。17、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。18、任何时候，司机必须随身携带手机。对公司领导或管理人员的