集团员工办公资源配置标准.doc

制度管理手册编 号： 办公资源及用品配置管理规定办公资源及用品配置管理规定一、 总 则1、目的规范办公资源管理，明确物品采购入库、领用出库等流程，做到帐物相符，既满足工作需要又杜绝浪费。2、适用范围本规定适用于集团本部及各下属公司。3、管理权责集团人事行政中心行政部（以下简称行政部）为集团办公资源及用品管理的主管部门。集团下辖各公司行政部是各公司办公资源及用品管理部门，负责遵照集团相关规定对集团下辖公司的办公资源及用品进行管理。二、 物品管理4、定义本规定中的物品指在员工工作中非生产性的具有一定价值的办公物品。包括：个人办公用品和办公活动中使用的公用生活用品。具体如下：4.1 办公用品：办公用品是指员工日常办公所用的文具、办公家具、办公自动化的设备与耗材。办公用品按类别均分为管制品和消耗品，分类明细详细见此文件附表：办公物品信息库）。4.2 管制品：员工入职时，参考集团通用类办公资源及用品配置标准予以发放相应用品，由使用人使用并保管。管制品如有故障或损坏，可以旧换新，如遗失但不能提供遗失时间及详细情况的则由使用人照价赔偿。如：电脑（及外设）、U盘、电话机、工程计算器、接线板、办公家具等。4.3 消耗品：应本着爱惜节约的原则使用，非纯消耗品在原则上是限额领用。如：签字笔、圆珠笔、荧光笔、修正液等。4.4 公用生活用品：如一次性纸杯、洗手液、洗洁精、饮用水等。5、申购预算与计划5.1 按集团的资金预算使用要求，行政部于每月末根据库存情况并结合上月各部门使用情况进行估算，填制部门次月采购清单并随附办公用品月度盘存台账明细表，提报次月办公用品、公用生活用品类物品的资金计划，经部门领导批准后作为次月采购计划，并把此费用纳入本部门的*集团月度资金支出计划表上报公司审批。5.2集团各部门公共使用物品由使用部门于每月20日（遇节假日后延）向行政部提出申请，由行政部审核，报公司领导审批同意后方可列入月度采购清单中实施采购。5.3 各部当月临时需要增加采购计划外的办公物品时，首先向行政部提出申请，除非有领导特批，原则上作为次月采购清单中的采购预算。6、计划审批行政部领导负责采购清单的采购需求合理性、物品数量、费用预算进行审批，财务部负责对采购计划预算金额进行审核，对超支和其他不合理情况把关，符合公司预算审批要求的方可进入采购程序。7、采购询价、比价及供应商选择7.1 询价比价应遵循货比三家，质优价廉原则，应选择3家或3家以上信誉良好、产品质量可靠的正规供应商进行质价比较。7.2 行政部负责采购的员工进行初步市场比价后，在采购清单上填写询价比价结果，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商。7.3 办公用品类通常要固定三家以上的质量可靠的正规产品的合作供应商，并与之签订供货协议。7.4 办公家具的供应商及办公环境改造工程队的选用，通过网络挑选商誉良好的三家以上供应商或施工队，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商，杜绝采购过程中滋生假公济私等恶劣事件发生。8、采购实施8.1 行政部负责采购的员工严格按照比价结果所确定的供应商、商品价格、品牌规格进行采购及收货，如有数量差异或质量问题，由负责采购员工负责及时协调供货方提供符合双方协议的标准、数量的产品。如不认真履行职责收货后发现货品有数量或质量问题，而又无法追究供货方责任的，由负责采购员工承担相应经济责任。8.2 因特殊情况需要变更供应商、商品价格、品牌规格的,需要重新进行询价比价后向部门报备新的供应商的相关资料，并得到部门批准。8.3 一般情况下所有采购均应严格控制在采购清单所审批的预算额度和采购计划范围内，不得擅自进行超预算、超计划采购。8.4 供应商协议中供应方承诺负责运输的或已书面备忘确认过，公司不再另外开支运输费，如供应商不负责运输，需要公司自行运输的，首先要在采购预算及采购清单中列明运输方式及费用，并同所购物品同时申报，同时核销。9、验收入库9.1 行政部负责采购的员工根据采购清单的要求联系供货商后，确认送货时间，采购物品较多时应及时通知行政部负责验收的员工协同收货验货并及时做好入库准备。9.2 物品采购至公司后，行政部库管员工应依据采购清单上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。物品入库手续需经库管员工及行政主管共同签字证明确认后方可入库。9.3 行政部库管员工要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）入库物品与采购清单上的采购物品不相符的；（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。10、领用出库10.1 办公文具的领用时间为每周三（新入职员工于入职当日发放），其余时间不予办理文具的领用手续。如新入职员工领用了办公用品（见集团新入职员工办公资源及用品配置表），原则上本月度不能再领用。10.2 部门公用品的领用：由使用部门指定专人负责领用本部门的 “公用品”，行政部根据部门需领用的物品进行用途与用量审核，对符合工作必须使用原则的进行发放并填写出库单，由领用人核实出库单内容和办公物品数量相符后签名确认，出库单由行政部留存归档。10.3 如有重大会议和活动时需使用特殊办公用品，例如：纪念品、奖品类等，由活动主导部门向分管领导提交审批，获得批准后交行政部负责采购和发放。因活动急需或其他原因直接发放的用品，应及时补办入库及领用手续。 10.4 公共生活用品的领用：由行政部及时安排领用。11、外借、归还11.1 因工作等原因需长期借用公用的办公用品（如笔记本电脑、录音笔、数码相机、数码DV、3G上网卡等）需填写物品借用登记表，以记录物品的借用及使用归还情况，并需要按物品借用登记表中在规定时间及时完好归还。11.2 借出物品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政部报告情况，损坏的应于工作或活动结束后及时归还行政部进行维修处理，遗失的应当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准。11.2 员工离职时，应退还公司原所属部门的的管制品（如办公家具、电脑及外设、笔记本电脑、打印机、U盘、电话机等），行政部库管员需按领用记录核对并办理退库手续。11.3 员工异动时，除非获得公司批准，原则上不能带走原所属部门的办公资源，如电脑、办公家具等，需交还公司行政部。12、使用与保管12.1 严禁员工将公司物品挪为私用，为个人配置的物品应由使用人负责保管；12.2 使用当中发生遗失及损坏时使用人或部门应及时报告行政部，由行政部负责处理维修及遗失赔偿等相关事宜处理；12.3 为部门配置物品的应由部门指定专人负责管理，部门指定的负责管理本部门办公资源及用品的人员需在行政部报备，并按公司资产清查要求定时对部门办公资源进行盘查，并将结果报备行政部；12.4 公司公用的办公物品由行政部指定专人负责定期维护管理。13、登记入帐、盘点行政部库管员根据物品种类分别建立办公类物品管理台帐明细表，对入库、出库的物品及时登记入帐，做到日清日结。办公类物品由库管员与行政主管二人每月进行盘点，并在每月24日前完成本月办公物品盘存报表，做到帐实相符，共同留存盘点记录。14、办公物品储存管理14.1 需按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到“二齐、三清、四定位”。“二齐”：物品摆放整齐、库容干净整齐；“三清”：材料清、数量清、规格标清；“四定位”：按区、按排、按架、按位定位。14.2 行政部库管员平时需加强对仓库日常防火、防盗、防潮、防漏、防虫工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。三、 办公资源的节约使用15、办公设备的维修与更新15.1 员工在工作中要爱护办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时物品使用人或部门应及时向行政部报告设备出现的问题，由行政部负责办公设备的维护与保养。15.2 行政部负责控制新设备的购买数量、品牌、型号、用途及维护保养成本。如必须购买新设备，在保证低价位购置的前提下，优先购买经国家认证的节能型、3C认证设备和产品，并需考虑维护保养成本。如价低，但维护保养成本高，宁愿选择价平维护保养成本低的产品。16、纸张控制行政部负责控制复印纸张的使用与回收利用。除必须使用纸质文件留存归档情况外，对外尽量利用扫描与网络传输。发给下属各公司的文件，使用扫描件通过网络进行发送。注意纸张的节约使用，严禁打印非工作文件，非正式文件，提倡打印时尽量选择双面打印。前台文员负责收集信封、复印纸等可二次利用的纸张进行再利用，要严格控制复印文件的数量，以达到节约公司资源和低碳环保保护地球生态的目的。17、通讯费用控制行政部负责通讯费用支出控制。联系工作，能用内线电话的尽量用内线，通话要条理清楚、表达准确、语言简练，以缩短通话时间与减少费用，禁止用工作电话闲聊。尽量减少传真机使用所产生的通讯费用，提倡用电子邮件传递公文。各部门员工使用长途电话实行登记使用。18、办公区域的节能减耗18.1 行政部负责办公区域的节能减耗。下班前，由前台文员负责检查关闭各办公区域的照明、空调风机、计算机及附属办公设备电源，加班情况除外。每个周末由前台文员关闭复印机、碎纸机、饮水机等设备的电源。员工个人需养成离人关灯、关闭电脑显示器等良好素养。18.2 每位员工需自觉控制计算机开机时间，将计算机的休眠时间设置到3分钟。18.3 严格控制空调温度，夏季室内温度不低于摄氏26度，开启空调时，随时检查门窗是否关闭，严禁在空调环境抽烟。18.4 如需加班，加班人员仅开启需使用的办公区域的照明与空调设备。离开时务必关闭计算机、办公设备、照明、空调等设备电源。19、饮用纯净水，要保证不浪费，严禁使用饮用水洗茶杯。参加会议，提倡自带水杯，减少一次性纸杯的使用，以更好地保护地球生态。四、附 则20、本制度自发布之日起执行，解释权归人事行政中心。附件：物品管理表单集，包括：1、集团新入职员工办公资源及用品配置表2、集团通用类办公资源及用品配置标准3、采购清单4、入库通知单5、物品借用登记表6、办公用品月度盘存台帐明细表7、办公物品信息库8、办公物资采购管理流程9、办公物资领用管理流程集团新入职员工办公资源及用品配置表办公用品名称标准初步选用品牌高管其他员工特殊岗位移动存储设备8GU盘金士顿4GU盘金士顿移动硬盘按需申购笔记本软皮笔记本工作笔记本签字笔（黑色）斑马签字笔（红色）斑马计算器Casio订书器黑色/灰色Deli得力水性笔黑色晨光、Deli得力铅笔HB中华笔筒黑色Deli得力名片夹金属、皮革等材质按需采购回形针（可选多色）易事贴（可选多色）信纸公司定制橡皮擦燕尾夹（可选多色）Deli得力文件框在工位按照实际要求配备，特殊岗位酌情选择文件夹（可选多色）Deli得力胶水荧光笔（可选多色）修正液齐心剪刀可选多色Deli得力直尺集团通用类办公资源及用品配置标准办公用品名称标准初步选用品牌更换标准高管其他员工特殊岗位电脑主机笔记本电脑联想Lenovo报废更换CPU 系列：奔腾E双核 3.06GHZ内存大小：2048MB硬盘容量：500GB视频/音频：显卡声卡集成操作系统：Windows XP 专业版联想LenovoF328报废更换CPU 系列：奔腾E双核 3.2GHZ内存大小：2048MB硬盘容量：500GB视频/音频：显卡声卡集成操作系统：Windows XP 专业版或WIN7 家庭版联想LenovoT2900D报废更换显示器20寸液晶显示器联想原配报废更换鼠标联想原配报废更换无线鼠标联想原配报废更换键盘联想原配报废更换打印机彩色或黑色报废更换独立办公室按需配备办公桌大班台审批后申购报废更换按需配备中班台审批后申购职员台审批后申购办公椅老板椅审批后申购报废更换中班椅审批后申购工作椅审批后申购沙发6座（真皮）审批后申购报废更换3座（西皮）审批后申购文件柜审批后申购报废更换通讯设备座机审批后申购报废更换移动存储设备8G U盘金士顿报废更换4G U盘金士顿报废更换移动硬盘审批后申购报废更换笔记本软皮笔记本1本/半年工作笔记本（软抄）1本/季度签字笔（黑色）斑马1支/2个月签字笔（红色）斑马计算器Casio报废更换订书器黑色/灰色Deli得力报废更换圆珠笔1笔芯/1个月水性笔黑色晨光、Deli得力1笔芯/1个月铅笔HB中华1支/1个月笔筒黑色Deli得力1个/2年名片夹金属、皮革等材质审批后申购1个/半年回形针（可选多色）1盒/2个月易事贴（可选多色）1本/2个月信纸公司定制1本/半年橡皮擦1块/半年燕尾夹（可选多色）Deli得力1盒/1个月文件框在工位按照实际要求配备，特殊岗位酌情选择损坏或不能满足工作需要文件夹（可选多色）Deli得力损坏或不能满足工作需要胶水Deli得力1支/半年荧光笔（可选多色）1支/半年修正液1支/1年剪刀可选多色Deli得力1把/1年直尺1把/1年采 购 清 单请购部门： 填报人： 制表日期： 年 月 日序号物品名称单位规格参数数量供应商名称/单价备注1234567891011121314151617181920合计金额 联 系 人联系电话行政部门审核意见财务部门审核意见相关领导审批意见入 库 通 知 单实物资产入库类别：采购入库 资产调拨 资产转移 其它 物品入库类别：采购入库 退货入库 换货入库 其它 编 码品 名规 格单位应收 数量实收 数量单 价金 额附 注百十万千百十元角分 验收：库管人： 审核：时间：采购：物品借用登记表序号物品名称单位规格数量借 用归 还日期借用事由备注借用部门借出人签名日期归还人签名物品归还情况回收人签名借用部门部门负责人借用人签名12345678910办公用品月度盘存台帐明细表序号物品类别品名品牌规格单位采购单价管制类别期初库存数量入库数量出库数量期末库存数量备 注采购入库退货入库换货入库入库小计领用出库换货出库报废出库出库小计领用小计合 计办公物品信息库序号物品品名单位管制使用类别备注类别类别1本类文件夹个管制品部门/个人塑料2本类拉杆夹个管制品部门/个人3本类资料册本管制品部门/个人4本类拉链文件袋个消耗品个人5本类透明文件袋个消耗品个人6本类透明文件夹个消耗品个人7本类塑料档案袋个消耗品部门/个人8本类牛皮档案盒个消耗品部门/个人9本类信封个消耗品部门/个人 10本类名片夹本管制品部门/个人 11本类文件套个消耗品个人 12本类软面抄本消耗品个人13本类硬面抄本消耗品个人14本类黑皮笔记本本消耗品个人15本类活页记事本本消耗品个人16本类易事贴本消耗品个人17本类便条纸本消耗品个人18本类标签纸张消耗品个人19本类凭证封面页消耗品部门20本类费用报销单本消耗品部门21本类报销单据粘贴单本消耗品部门22本类现金日记账本消耗品部门23本类银行日记账本消耗品部门24本类财务专用票据箱消耗品部门25本类财务专用收据本消耗品部门26本类会计档案盒本消耗品部门27本类凭证纸箱消耗品部门28本类复写纸盒消耗品部门29本类文本档案盒只消耗品部门30纸类复印纸包消耗品部门31笔类财务笔支非纯消耗品个人32笔类红色中性笔支非纯消耗品个人33笔类中性笔支非纯消耗品个人34笔类签字笔支非纯消耗品个人35笔类签字笔芯支消耗品个人36笔类圆珠笔支非纯消耗品个人37笔类荧光笔支非纯消耗品个人38笔类中华铅笔支非纯消耗品个人39笔类笔芯支非纯消耗品个人4