展会参展流程详细方案

幼教产业展览会 参展流程详细方案 参展公司 北京习而悦教育科技发展有限公司 展会时间 2017 年 展会地点 目 录 一 前期准备 二 确认参展 三 物资准备 四 展会项目安排表 五 资金预算 六 会后跟进 附件 一 前期准备 收到参展通知书等进行参展准备工作 付 款 合同进行盖章确认等工作 合同审核后 签订展会参展合同 填写参展表并提供展会所需材料 如会刊彩页 企业简介 产品介绍 等 确定展位面积 价格及位置 确定参展信息及展位布置图纸 联系展会组委会 展会组委会联络人 二 确定参展 1 参展负责人确定 销售总监 2 参展人员确定 5 人 3 参展产品 原生启蒙教育课程及安全精品课程 4 行程计划安排 3 月 8 日早晨出发至昆明 北京 昆明航班 单程 建议班次 5 行车 行程安排 3 月 8 日 北京首都机场出发 当日到达昆明 直奔酒店 放好东西后联系展会方工 作人员 确认明日物资到会场的时间和情况 公交 长水国际机场站上车 乘坐 919 路 c 线 国际会展中心 国贸路 站下车 车程 约 1 小时 19 分 步行 340 米左右 打车 打车软件 商务车 3 月 9 日 展会现场布展 跟会展中心租用桌椅 电视 电视架 展柜等物品 3 月 10 日 3 月 11 日 8 点半到达会场 展会 9 点开始 下午 4 点左右结束 3 月 12 日 中午 12 点后开始撤展 下午 2 点前退房 并根据机票时间提前奔赴机场 候机 6 酒店安排 中玉酒店 附近最近的星级酒店 最佳方案 已预定 地址 官渡区国贸路 379 号 距离展会会场 263 米 电话 0871 67155188 价格 普通标间 4 楼是 320 360 元 天 因为 3 楼有 KTV 四楼以上的标准间是 410 元 天 高级单人房在 7 楼以上 450 元 天 商务房 580 元 天 高级套间 667 元 天 暂定两间 4 楼以上的普通标间 和一间高级单人房 7 展位相关信息 场馆图 1 号馆 132 号展位 红框 背板 两面 宽 3 米 高 2 5 米 楣头 会展中心统一安排 桌子一张 椅子两张 射灯 2 个 展会物资可提前快递到制定仓库 布展时提货 需租赁的物品 如有需要 可在展会再租一张桌子和两把椅子 展架 电视 支架等需到会展中心租 赁 展位图尺寸 展位及其桌椅射灯等实际图 三 物资准备 1 布展所需物资 展板背景设计图 要求 海报质地的不干胶 尺寸 3 米 2 5 米 共 2 块 员工名片印制 请赐名片 盒 1 个 来访人员信息登记表 10 张 文件夹 2 个 笔记本电脑一台 视频转换线一根 展会活动及平时需播放的视频文件 课程电子版课件等 矿泉水 2 件 到地方购买 纸杯若干 2 产品资料准备 产品二维码放大图 A4 纸 张 产品展架 产品包装盒 空盒 个 整套产品宣传册 实际数量看库存 本 整套产品宣传页 宣传折页 页 奖品 以上部分用品用来布展使用 在展会快结束时候 酌情发送或售卖 3 其他杂物 打气筒 2 个 胶带和双面胶 5 卷 剪刀 2 把 订书器 2 个 写字笔 5 个 笔记本 5 本 小蜜蜂 扩音器 1 台 印有公司 LOGO 的袋子 500 个 4 工作人员 尽量统一着装风格 尽量正装 产品介绍及相关话术统一 四 展会项目安排表 1 基本工作分工 联络大平台客户 参展活动负责人 有意向客户跟进 活动流程环节策划及流程把控 协助策划 负责展会前期物资情况安排 行程安排 布展相关联络工作 产品介绍环节及访客互动问答环节 展会前确定并拷贝需要循环播放的宣传片和视频内容到电脑上 确保电视能正常 循环播放 部分人员主要做好展位到访人员的访客信息登记 产品的简单介绍 以及 二维码扫描抽奖 访客互动问答等活动 做好奖品发放 物资看管等相关事务 对有 意向的客户 要及时引荐或移交给销售部同事进行详谈 保证展台前始终能有 2 3 名 人员在岗 其他人员机动补位 2 所需新媒体部门配合的工作 1 本次展会 扫描二维码抽奖活动 需要新媒体部门同事的配合 在公众微信 号首页上 做一个参与抽奖栏 关注后可点击进入 里头可采取抽奖转盘 或砸金蛋 等形式 下方有滚动显示 XXX 获得几等奖的显示条 抽奖活动设有 一等奖 二等奖 三等奖和纪念奖共计 4 个奖项 需要后台控制 每天一等奖中奖人数限制为不超过 5 人 二等奖中奖人数限制为不超过 40 人 三等奖 中间人数限制为不超过 50 人 其余皆为纪念奖 该活动至少维持 3 天 该活动每个用户只能参与一次 参与后再次进入不显示 把握好后台的活动数量控制 如有个别情况及时沟通 2 所有关注微信公众账号的 都会有欢迎标语回复 新媒体部门对展会 3 天关 注的人数做一下统计和记录 并提交给销售部门 最终结合展会类型 关注人群 关 注人群的地域及展会的规模结合起来 做一个数据化的资料库 若本次活动开展成功 后续可以进一步相互配合 做到定位 定点的信息投放 抽奖活动也可以有更多的形式吸引访客参与 最终达到宣传公司和产品的目的 3 每天参展人员汇总展会所拍摄图片等信息并及时与新媒体人员沟通 新媒体 也可通过网络上有关展会的信息收集 及时在公众平台上 微博和公司网站上 播报 更新公司本次参展消息 3 活动抽奖环节设置详细规则 1 扫描二维码抽奖环节 此环节贯穿活动始终 有兴趣了解公司及产品的访客 登记信息并扫描二维码后均可进入页面抽奖 工 作人员根据手机抽奖结果显示 给与相应的奖品 奖项基础设置如下 一等奖 二等奖 三等奖 纪念奖 以上奖品给与时 都要附带产品的宣传页或名片等有明显标出公司联系方式的物 品 活动后期具体奖项设置 现场工作人员根据物资所剩数量协商给予 10 号 11 号两天活动流程如下 12 号上午根据访客人员数量 在做好登记接待工 作的基础上 酌情开展相关活动 2 2 产品精彩介绍和幸运观众活动 产品精彩介绍和幸运观众活动 10 日和 11 日上午 10 30 11 00 进行该活动 活动方式 由工作人员 用小蜜蜂扩音器 配合电视上播放的产品画册图片 对 产品做一个简单的讲解 对围观的访客 均发送小本 完整听完产品的观众 主持人可提示 愿意主动进行询问或提问的观众 可得毛 绒玩具一个 该活动在活动时间内 预计开展两轮 每次讲解时间在 5 10 分钟 视听众效果 而定 送奖品环节约 5 分钟左右 3 3 看宣传片 有奖问答活动 看宣传片 有奖问答活动 10 日和 11 日下午 14 30 15 00 进行该活动 活动方式 工作人员 用小蜜蜂扩音器 吸引访客注意并宣布有奖问答活动开始 配合电视播放约 5 分钟的产品宣传片 然后进行有奖问答 凡是有参与活动的均有小 本作为奖励 可以抢答 也可以点名回答问题 幸运观众答对即可赠送毛绒玩具 该活动在活动时间内 预计开展两轮 每轮随机问出 3 个问题 发出 3 个毛绒玩 具 具体实施视当场参与情况而定 可以酌情多开展一轮或增加问题 问题设置 A 公司名称是什么 答案 北京习而悦教育发展有限公司 简称北京习而悦 习而悦教育 习而悦等 均算答对 B 我们是一家什么领域的公司 答案 教育公司 安全教育公司 原生启蒙教育 均算正确 C 我们的产品是什么名字 答案 咔咔成长乐园 素质教育课程 安全教育课程均算正确 D 我们的主要产品是涉及哪方面的内容 答案 关系词有安全类课程 安全素质类课程 安全社会化课程 均算正确 E 我们产品的四大主题是什么 答案 关键词 安全意识 行为素质 国学传统 创意思维 F 我们公司目标 目的是什么 答案 一切为了孩子 让孩子拥有驾驭生活的翅膀 均算正确 酌情判断 4 关于 12 号撤展情况 撤展前需要清算剩余物资 进行部分售卖或赠送 其余打包 找快递发回北京 展会活动时间安排表 时间项目安排 09 00 10 30 1 循环播放公司介绍短片等 2 接待访客 让访客登记姓名 电话 公司 经销商 园长 老师 等信息 邀请参与扫码抽奖活动 3 告知 10 点 30 会有产品相关精彩活动 邀请所有访客 参加 11 00 幸运观众 赢取大奖 到场既有礼品赠送 10 30 11 00 韩老师为在场访客 讲解产品 并互动问答 随机发放奖品 毛绒 11 00 11 30 1 循环播放公开课短片等 2 接待访客 先登记姓名 电话 公司等信息 然后邀 请参与扫码抽奖活动 12 00 13 00 午休吃饭时间 13 00 14 30 1 循环播放公开课短片等 2 接待访客 先登记姓名 电话 公司等信息 然后邀 请参与扫码抽奖活动 形式与上午一致 3 告知 14 30 会有有奖问答 到场既有礼品赠送 14 30 15 00 1 循环播放公开课短片等 2 接待访客 先登记姓名 电话 公司等信息 然后邀 请参与扫码抽奖活动 3 现场问答活动开始 对现场访客随机问答 控制问题 数量 控制答题人数和问题的难易程度 答对发奖 15 00 16 00 1 循环播放公开课短片等 2 接待访客 先登记姓名 电话 公司等信息 然后邀请