最详细公司前台接待管理流程(excel版本).xls

预预约约客客人人来来访访接接待待工工作作流流程程 前台接待主管前台接待专员客人各职能部门 告知来访者 情况 开始 配合 整理当天 预约记录 确认与提醒 访问事宜 来访登记 通知被访者 来访 客人等待 确认来访并 告知相关事宜 引领会见 来访信息录入 记录汇总 准备接待 来访客人 接待来访 客人 送走客户 存档 结束 审核 预预约约客客人人来来访访接接待待工工作作流流程程说说明明 任务概要预约客人来访接待工作管理 节点控制相关说明 各部门人员将预约客人情况知会前台 前台接待专员每日汇总当日预约记录 整理出当 天已事先预约的来访者单位 职务 时间 事由 接待者 通过电话等方式提醒相关同事 确认客人到访事宜 客人到访 礼貌相迎并让其填写 公司来访客人登记表 确认客人身份及访问对象 事由 及时通知被访者 并安排客人等候 被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项 前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见 送走客人后 前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统 当日来客访问信息的及时汇总 报办公室主任审核后存档 来来电电转转接接流流程程 前台接待专员外部单位人员各部门或员工 范 围 外 范围内 在单位 不在 听到电话铃响 拿起话筒接听 倾听来电事宜 处理 接电 转接 告知情况 留言记录 明确被访人在否 拨通电话 开始 结束 前前台台来来电电转转接接工工作作流流程程说说明明 任务概要前台来电转接工作管理 节点控制相关说明 前台接待专员听到电话铃声响起 前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听 电话接通后 可说 您好 这 里是XX公司 前台接待专员认真倾听对方来电事由 前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方 前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接 若明确知道对方要找的人 在办公室 则进行转接 若前台接待专员明确知道对方要找的人不在办公室 则明确告知对方 并请对方留言或 问明事由自己代为转告 若对方同意留言或前台接待专员代为转告 则前台接待专员要记录清楚对方的单位 姓 名 联系方式 要找的本公司人员 事由等 并跟对方确认无误后结束电话 信信函函收收发发工工作作流流程程 行政部经理前台接待专员各职能部门 有 无 登记 分信 寄信 拆信 回信 结束 是否有明确收信人 接收信函 开始 登记信息 审核 接收 审核 信信函函收收发发工工作作流流程程说说明明 任务概要信函收发工作管理 节点控制相关说明 前台人员收到外部信函 根据信函的类型和日期整理 分类 前台人员在信函登记簿上进行登记 对于报刊杂志 商品和邮购广告 除非与主管有直 接关系 一般由前台人员处置 或者用红笔将有关事项勾出 以便行政经理参阅 信函归类后 送行政经理审核 前台人员对信函进行分发 其他职能部门接收到前台人 员发来的信函 前台人员对剩下的不能分发的信函 进行拆封 前台人员根据信函内容的要求及时进行回复拟稿 回复拟稿经过行政经理的审核后 邮寄信函 对回复的信函底稿进行存档 接接收收信信函函 快快件件工工作作流流程程 前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位 接接收收信信函函 快快件件工工作作流流程程说说明明 任务概要接收信函 快件工作管理 节点控制相关说明 外部单位通过快递 邮寄等方式发来文件 信函 资料等 前台接待专员签收 前台接待专员将收到的文件 信函进行登记 填写 信函与文件接收登记表 前台接待专员登记后按照部门进行筛选分类 前台接待专员将分拣的信函 快件分送到相应收件部门 各部门签收后 前台接待专员每日将接收信件资料进行统计 存档 发来信函 文件 开始 签收 登记 筛选 分送 记录存档 接收 结束 寄寄送送信信函函 快快件件工工作作流流程程 前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位 寄寄送送信信函函 快快件件工工作作流流程程说说明明 任务概要寄送信函 快件工作管理 节点控制相关说明 各职能部门将需要邮寄 快递的信函 物品等送至前台 交待寄送地点 收件人等信息 前台接待专员确认清楚各项事宜 接收信件 物品 前台接待专员将需要寄送的信函 物品进行登记 以存档和备查 前台接待专员根据寄送物品的种类确认寄送方式 若是快递则联络快递公司取件 若是 邮寄则需要安排好自己的工作直接去最近的邮局办理 快递公司 邮局接到信函 快件后分拣 发送 交待寄送信函 文件事宜 开始 签收 登记 联络相应单位 接到服务要求 处理发送 结束 传传真真发发文文工工作作流流程程 行政部经理前台接待专员员工 传传真真发发文文工工作作流流程程说说明明 任务概要传真发文工作管理 节点控制相关说明 行政部人员根据传真收文的情况或上级领导的指导 提出发文申请 申请表要写明传真 发文的理由 日期等 对于一般性的传真发文 行政经理进行核实 审批 重要的发文 送总经理审核 经过审核通过后 前台接到专员在传真发文登记簿上进行传真发文登记 登记后 前台接待专员把传真发送出去并确认对方是否收到 前台接待专员将传真原件存档 填写申请表 登记 发传真 结束 提出申请 开始 原件存档 审核 传传真真收收文文工工作作流流程程 行政部经理前台接待专员各部门或员工 传传真真收收文文工工作作流流程程说说明明 任务概要传真收文工作管理 节点控制相关说明 前台接待专员接到其他公司人员发来的传真 前