成长公司财务制度.doc

财务制度财务部每季度末统一为新员工进行一次培训财务部每日17：45开始进行当天的结算工作，停止办理一切业务。每月最后一个工作日结帐时间提前至17：30。一、费用1、个人费用报销 个人费用报销包括通讯费、交通费、招待费、以及差旅费。A、 通讯费、交通费：按照总部及办事处负责人核定的标准，每人按月报销实报实销，不予以补报，不跨月报销。B、 每月公司按照出勤率进行午餐补助，北京、上海、广州每人每月补助200元，其余地方每人每月补助100元。每缺勤一天扣除20%的午餐补助，出差在外的无午餐补助，但发放出差补助C、 招待费、差旅费需标明跟踪的项目，将其核算至各项目利润中，包括各工程技术员的异地调试及安装的差旅费用（工程技术师外出需提前递交各部门签字的公派单）。无明确标出费用的项目情况将不予以报销。（软件的招待费及差旅费需要向产品经理提出申请并由产品经理签字确认）D、 如果是项目整体费用，应在销售申请单上提前列支，未列支的均按个人费用核算E、 差旅的报销制度：a、出差需提前上交有产品经理、办事处负责人签字的申请单至北京行政部，如无准时递交申请单的该次差旅费将不予以报销：b、出差目的地、行程、日期及交通等，须按部门经理的规定办理，若出差期间有需要更改者，亦须先征得部门经理同意，方可更改。如需延长出差日期的需提前通知，如出差回来未按时销假或递交延长差旅期的申请，则按旷工处理。公司本部员工出差补贴标准： 职 别市内交通费出差补贴住宿费职员公务按实每天50元注：每请客一餐则扣除相应的补贴。180以下经理级按实250以下按实副总(含)以上按实C、补贴天数计算方法：出差12H以内记半天，12H以上至24H记一天。d、 市内交通费、膳食补贴、住宿费以每人每天计。 交通费凭据报销,由部门控制。 出差补贴包干使用，凡有请客（包括客户、分公司、公司）的，每请客一餐，则所有出差相关人员均扣除对应的补贴。 住宿费在标准以下凭发票实报实销，超支自理。 分公司或用户提供住宿的，住宿费不予报销。 销售人员如果分公司或用户没能提供住宿而自行解决住宿的，由公司提供每天50元的住宿补贴。 乘坐卧铺与座票以乘坐时间为准，凡凌晨0:00-4:00在交通工具上者，方可乘坐卧铺；如乘坐轮船的，普通员工原则上以三等舱为准；经理级人员原则上以二等舱为准，副总裁以上人员按实报销。乘坐飞机要经总经理签字批准。机票由北京前台统一订购不同级别人员组团出差，费用可按高级别执行，补贴按原级别执行。同一级别人员组团出差，由主承办人负担差旅费用。e、出差不计加班。出差暂支2000元以上要经总经理签字批准。其余则由产品经理和办事处负责人批准，其借款需在出差回来后需在当月报销时向财务部核销，如未按时核销的下次补予以借支。f、销售、实施、开发等各级员工到用户处（某一固定地点）进行二周以上时间出差的，须在当地租房居住。如未经部门管理人员同意擅自住宿宾馆或招待所的，费用由员工自理。 经理核定要严格按标准执行。如另有约定的，按约定执行。如差旅费超支或超出原本合同的预算财务有权不予以继续借支，如有意外情况的需借支，需表明会在以后的利润中补回，补回时间不超过2个月，2个月内无法补回的将从其它报销中扣除该笔费用。E报销要求根据公司的财务制度按照费用明细分类粘贴正确完整的填写报销单、由各级领导签字确认。发票上有清晰的消费财务章或发票帐发票抬头明确标明“?公司”非定额发票上需有消费的日期发票于每月的25日上交上当月的发票。发票费用报销后于每月10日下发，财务部将直接汇入员工的工资卡中。2、办公费报销每月的5日上交当月的办公费用明细报至行政部，经过审核和归纳于15日下发费用报销。每月25日之前提交报销发票，当月预支费用未用完结转至下月继续使用。费用发放后由财务部发邮件向各办事处负责人确认。如该月未核销办公费用报销的下月将不予发放办公费用报销。各办事处的办公费用如超出预算着不予以报销。3、以上各项报销财务均严格按照年初与各产品经理及总经理制定的全年费用标准执行。各项报销的发放日期均按照制度中约定的日期，所有超支部分均需由总经理签字。二、销售规范1、合同的审批任何的采购/销售合同需提前提交填写完整的申请单，初次合作需递交对方公司的有效年检期内的营业执照副本；税务登记证；组织机构代码。经过办事处负责人，产品经理，财务审核批准后可递交符合公司要求的合同。如因特殊原因需使用对方的合同需交至法律部审核（由北京商务协助完成）总经理批准后方可使用。要求各级商务对合同各项条款严格把关，以杜绝不利于公司正常销售的条款。经财务审核批准的合同，不得随意变更。如需要变更合同条款，须重新提交销售申请，并递交律师审核，如发现合同条款变更未提前递交申请，该合同不予以执行。合同审批要求商务与财务审批时间不超过一小时，及时向销售进行反馈和沟通（1）商务应首先向相应部门确认以下合同条款： 价格、供货时间、设备配置可履行性及对应违约责任等相关条款； 超出厂商保修条款约定内容的售后服务及对应违约责任等条款； 合同申请部门应确定合同执行负责人，并填写在?公司销售/采购合同申请表。 销售申请单应充分体现该合同所需消耗的费用，未提前列明的均不后补。 销售申请单产品负责人签字后视同以上各项条款已确认无误 （2）信用审批合同申请部门应当向财务部确认销售合同中的付款条款（包括：付款金额和付款条件） （3） 法务审批：需移交法务审批的合同一般在2-3个工作日。（4）投标项目应同时提供投标申请表和投标书；由工程技术人员，对工程技术内容作出审批。商务人员对商务条款进行审批，财务人员对财务条款进行审批，申批合格后分别在投标申请书上签字。投标申请批准后，方可申请各种资料及支付投标保证金，制作投标书，盖章。一般在投标申请通过后2-3个工作内准备好全部资料，并支付保证金。2、 合同盖章：申请使用合同章时，必须提交以下文件： 合同原件至少三份； 业务审批、信用审批和商务审批都通过的申请表； 上述文件齐备后，财务印章保管人见签字方可在合同中盖章。 合同条款与销售申请单的条款不一致的将不予以执行。 合同一经签订，任何无在申请单中提出的申请，将不在予以补充。3、 合同的归档保管 财务及商务应各保留一份原件。 由公司先盖章的合同，合同经办人应自我公司盖章之日起3日内将对方已盖章的合同原件返回给财务；合同因故没有签约的，合同经办人应自我公司盖章之日起5日内将盖有我公司印章的合同原件全部退回财务，财务标注“作废”后存档。4、合同履行、变更及解除：合同生效后，各部门应按照合同约定全面履行合同。例如： 按照合同约定的供货时间和产品质量提供产品； 按照合同约定执行商务条款； 按照合同约定提供售后服务。 合同履行过程中，如果需要中止、变更、解除合同，必须采用书面形式，并按照本管理规定履行起草，业务、信用和商务审批、盖章及保存归档等手续。5、合同争议 在合同履行过程中产生纠纷合同申请人及执行部门应自纠纷产生之日起3日内通报商务，并按照商务的要求提交有关材料。6、罚则 合同签约及履行过程中出现下列情况之一，将在公司内部通报批评；给公司造成损失的， 对当事人进行相应处罚： 履行未经加盖合同章或公章的合同（订单）； 未签订书面合同即开始履行与客户的口头合同/订单； 在合同进行商务审批前交给相关负责人签字，或者交给客户盖章； 未按照本规定要求按时返回合同； 未按照合同约定履行合同给公司造成损失的； 未按照本规定要求及时向商务通报合同纠纷，给公司造成损失的； 其他违反本管理规定的行为。7、其它要求（1）合同的利润点根据产品经理制定的要求审核（2）采/销申请单经财务审批后，如不符合基本制度的将退回产品经理和总经理审批。审核合同的时间一般在1个小时能需要给商务一个反馈信息附注：未符合要求的合同（a）由总经理，产品经理签字特批，销售必须以邮件形式对财务产生疑问的条款作出确认，和保证。（b）总经理，产品经理不予以签字的将终止该销售流程的继续。（3）ITPC提货采购，以及RH的提货需提前七个工作日递交申请。未提前递交申请的，将按照接到销售申请时自动顺延七个工作日。所得递交的申请请写明具体需要提货的日期，待确认提货日期后，自动顺延7个工作日提货。ITPC付款前需已下单，并且有双方盖章的最终合同，以及最终客户的确认函，交至财务部。（4）每月20日各办事处需向产品经理递交下月30万元以上预算，22日产品经理需向财务部递交下月的销售30万元以上的提货预算。每季度最后一个月的20日还需提交下一季度的销售提货预算。所提交的月度预算应包括所需总金额，各分项合同金额，收款帐期，基本利润点。财务审核后就实际可以支付的作出反馈。8、提货奖励，以及提货返点： 任何奖金及提货返点需在销售申请单中明确标出，如无具体标明将不予以执行。 未经公司许可，任何业务员不得以任何名义私自对外以书面、邮件、口头等方式对客户承诺给予返点、价报、折扣、费用补贴。 对于业务员私自对外作出的承诺，公司一律视作个人行为。一经查出，将给予相应处分；造成公司经济损失的，将酌情给予经济惩罚直至追究刑事责任。 奖励维护：业务部对提货奖励计算的准确性、合理性负责；财务部对奖励维护的准确性及奖励维护的签字权限负责。 操作返款必须单独反映，不得以折减价格的方式给客户以返款。 返款通知核对，原则上不主动核对，如果客户有核对需求，再协助提供对帐单。9、应收帐款的管理 公司的应收帐款由财务部专人负责，财务部采取定期催款的制度，在应收款到期前3天对销售作出提醒，到期日进行催收，超期3天的以邮件形式催款，超过1周的向产品经理与销售共同发邮件催款。超过3周仍未回款的财务有权要求产品经理及销售组成催款小组，提交催款计划。如催款计划实施无效财务将要求总经理亲自监督催款。 出纳要每周与异地办事处核对延期支票的收款及入账明细，如有到期未入账或不能入账的要及时与财务及经理沟通，并且超过3天仍不能入账的要让对方及时更换支票。并定期催要未收帐款10、收款方式 实行先支付后发货的，需货款到帐后方可发货。 外地的收款需传真有效支票后方可发货。11、对于以支票进行结算的，我公司与客户支票交接主要岗位有财务收票员岗，支票由各地办事处负责人，和商务统一管理，各地需配备保险箱，钥匙由负责人和商务各持一把，严禁业务人员收到支票后私自保管，公司非财务岗位收到客户支票后必须于当天交给相关岗位保管，商务人员或财务支票岗一定要严格做好交接登记。 支票接收岗对交来的票据进行认真核对，核对事项包括： （1）收款人书写是否正确 （2）票面是否污损； (3) 印鉴是否清晰 ；（4）送货取支票的支票日期必须是当天，送货取期票的支票日期不能晚于欠款到期日。 对审核无误的支票进行签收登记，并建立支票登记簿。登记簿的内容包括支票号、日期、单位、业务员、金额。 每周商务须向财务上报当月收取支票情况，以及入账情况，并在每月25日将当月入账的支票凭单寄回总 支票退票的管理 相关岗位接到退票通知书及退票，对支票名称、业务员、退票原因、退票金额进行登记，以邮件形式通知公司管理人员并同时抄送当事人及其部门经理，建立支票退票登记簿。 将退票交业务员/收票员进行换票，并做好交接手续。在客户新的有效支票没有收到之前不得将退票交与客户。 支票缓投管理规定 任何支票均要到期入账，不得自作主张拖延入账时间，或更换支票。如有特殊情况须向财务说明，经过财务部，总经理办公室批准后才可执行。如有违反该条例者，一经发现将予以开除。 凡要求缓投的支票需由客户填写支票延期入帐申请表并加盖客户财务章，并同时提供给我公司新的有效支票,公司财务部进行审核，缓投日期不得超过3天，审核无误后对该支票进行缓投。如超过3天需更换新支票，超过2天任未更换的财务将直接入账。 公司财务对缓投的支票建立缓投支票登记簿，并对支票进行跟踪，如重投后再发生退票或连续两次发生退票的,或连续两次要求缓投，将对该公司实行现款结算得销售制度。13、 银行承兑汇票管理规定 出纳须对交来的银票进行审核。 对审核无误的票据在银行承兑汇票登记簿中进行登记，并注明贴现地点，复印一份并交核销岗。 出纳根据业务范围，完整准确地填写背书单位名称。 商票到期不能付款的，提交商务人员，视同一次退票。 其余收款情况需与办事处负责人，产品经理沟通批准后，向财务部递交详细的说明以及确保到期回款的确认书。 上条件作为财务部审核发货的基本要求。各商务提交支付申请，产品经理，总经理批准签字后才可支付。 采购货款以及其他成本费用的支付需提前37个工作日。5万元以上的采购须向对方支付至少45天的承兑汇票。（例：A销售需在30天后向B公司支付7万元采购款。A销售需在30天后向财务部递交开承兑申请，以取得45天承兑汇票），低于5万元的公司统一以电汇的方式结算。14、发货制度 发货前各地需向北京商务递交出库单作为发货申请。（如有采购还需提交入库单） 库管经过23天的配货调货，货物齐全后北京商务向财务部递交出库单。经过审核如无付款，货物问题则批准当天发货。货物在途时间为34个工作日。 任何货物出库需经过库管批准，其余人员无权自主出货。未经库管批准擅自出货，第一次全国通报，第二次扣工资50% ，第三次劝退。 货物的运输以路运为主，因特殊原因需空运的需提前在销售申请单中表明，该部分费用作为成本之一，各销售应在签订合同时预留出申请付款以及准备货物的时间何货物出库后需收到对方的验收单，才能正式放货，验收单的验收日期必须与合同一致，否则要求重新更改合同，发货后超过一周未收到验收单的财务如协调后没有结果，要求该批货物调回。 出库单与验收单是核定个人绩效的基本条件，缺一不可，两单均不可延期补交。 验收单上必须加盖与合同销售方名称一致的合同章或公章，如无盖章视为该验收无效。 出库单上必须有产品经理，财务，库管，商务的签字才能出库，缺一不可。 财务每周与库管核对库存，周1作上周库存汇总。每月2日与库管盘点含借货在内库存实物，做到帐实相符（各地如有库存由商务及技术代为盘点，之后递交两人以上签字确认的盘点表）。并作出产品库存归纳汇总，当月5日上交。 定期与销售沟通将库房的货物清理，出售，并根据沟通作出库存清理计划。（库存不能超过一个月）。 任何采购超过一个月仍未出售的将扣取库存成本的30%为占用费，超过两个月的扣除库存成本的50%为占用费。超过三个月不接受该地区任何新的销售。直到库存清完为止。14、借货 外借货物出库前需有工程师的检验报告，货物抵达借货公司需要有借货公司出具的验收报告。货物到期收回，入库前工程师需重新检验，并且签字确认。如发现损坏需由借货公司照价赔偿。 货物外借需交纳货物总额30%作为借货押金。借货每天需交纳货物价值的0.3%作为借货款，该货如转销售以上各种费用可转为货款，不再单独收取借货费用。16 库存 库存在采购后存放的日期不得超过一个月，如若超过一个月，将按第一个月增加10%的成本，第二个月增加30%的成本，第三个月增加50%的成本。库存不能超过3个月。 如其它办事处经协商后代为销售该办事处库存。其它办事处将享受一定比例的业绩奖励，该销售如亏损将由订货办事处承担。17、发票 每月25日向北京商务提交下月发票申请明细表，整理后由财务部将开票安排反馈给北京商务。批准后的开票公司需在第二天递交开票申请单。逾期需要特殊开票的需提前5个工作日提交申请，财务部将酌情作出调整和安排。每月的25日后将不再开具增值税发票，27日后不再开具普通发票以及服务发票。 采购付款索要增值税发票后才能支付。 任何发票的开具不与应收款挂钩。三、个人绩效考核及工资1、各分支机构增加人员，或有人员调动需向产品经理提出申请，经批准后报备财务部。各产品增加人员须增加相应的业绩。2、各办事处的产品部门负责人承担办事处该产品的业绩考核任务，如办事处总任务未完成视办事处负责人未完成任务。3、产品经理负责该产品全国总任务，如全国总任务未完成责视为产品负责人未完成任务。 4、各产品奖金按季度计提，下季度按月平均发放。各季度销售业绩仅供当季度核销。5、各产品业绩详细考核参见