物业管理前期介入_开业前的筹备工作计划表(20150118版).xls

青青岛岛中中科科信信物物业业服服务务有有限限公公司司 物物业业管管理理前前期期及及开开业业前前的的筹筹备备工工作作计计划划表表 初初稿稿 拟订交付使用日期 序号工作内容 工作进度 2016年度 主要相关制度文本主要相关表格及文件3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 31日 一一综综合合管管理理部部 1人员管理 人员架构 求职申请表 1 管理架构之制定及讨论确定 入职计划 应聘人员面试评估 2 编制人员入职计划 含招聘职位 数量 入职时间 招聘要求 面试记录表 3 员工编制 职责 聘用条件及福利制度 员工手册 职员状况表 4 准备招聘相关资料 招聘试题等 应聘考核试题 考勤记录 5 各部门管理层人员面试及聘用 入职培训内容 文具领用登记表 6 主持保安 保洁 绿化公司招投标 7 客户服务中心基层员工面试及聘用 物管 清洁 安管 岗位职责 文员登记表 8 工程部基层员工面试及聘用 土建 给排水 强弱电 人事管理制度 员工离职工作交接情况表 9 其他工作人员面试及聘用 文员 助理 财务人员等 客户投诉处理程序 会议 培训签到表 10 员工培训计划制定 紧急事件处理措施 其他格式表格 11 各部门管理层人员入职培训 礼仪礼貌培训资料 12 全体基层员工培训及考核 保安人员操练内容 13 办理用工手续 落实员工劳动合同 采购 招标程序 14 公司制服款式确定员工制服样式及订做 配置标准事 宜 通知 通告 信函 会议纪要格式 交收楼程序 2制定内外部文件档案编号及格式 各部门管理制度 3各项人事行政管理制度制定及讨论审批 4管理制度文件 业户手册 1 制定各类制度文件的内容 初稿与确认稿 装修指南 2 与印刷单位联系印刷表单 装饰装修服务协议 3 完成各类文件及常用操作表格的印刷 停车场服务协议 车辆保管合同 5采购各类办公物品及器械 6 交付期间现场布置及物品器材准备 包括公共卫生间 内用品配备 7 落实公司注册的营业执照 资质证书 收费许可证 税务登记等办理手续 营业执照正副本 组织代码证 税务登记 劳动关系等 8落实物管预算报批事宜 9 与专项机构 供水 供电 排污 环卫 公安局 门 牌号码 消防局 邮政 有线电视 电信等部门联 系接洽业务事宜 10 与保险公司洽商购买公众责任险 财产一切险 雇主责 任险等险种 11物价局停车收费报批 1 落实停车管理费收费标准申报物价局手续及收费许可 证等收费证书的领取 2 准备收取停车管理费需具备的政府文件 12完善管理及办公条件 1 管理用房安排及布局装修 2 员工宿舍落实安排及布置 3 准备管理用物资装备 二二 财财务务部部门门 1财务工作制度 初稿和确认稿 财务部工作程序及制度 2电脑操作及管理 1 财务软件上线 2 财务软件操作培训 3财务人员财务操作技能基础培训 4收费前准备 1 确定收费方式 若POS可联系银行办理代收管理费等业 务 2 使用财务软件输入入驻信息资料 3 使用财务软件输入收费项目 管理费 二次装修费用 各类证件押金 工本费等 及金额等资料 4 准备各式财务表格及票据 5 落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等 收费证书的领取 1 业主入住收费一览表 2 有偿服务收费一览表 6 准备收取管理费需具备的政府文件 2 管理费收费标准物价局批复文 件 3 管理公司收费许可证 4 管理公司税务登记证 5付款通知书及追收欠款通知的设计使用 6 交楼后初期跟进事项 对入驻公司 二次装修费用 各类证件押金 管理费之收取事宜 三三 客客户户服服务务部部门门 1配合前期开展的工作 1 客服人员培训 2 资料准备 3 客户解答 2建立客户服务各项管理制度及工作程序 3主持物业接管验收准备 1 业主收楼流程 1 与建设发展公司协调并制订验收方案 2 管理费收费标准 2 编制接管验收程序 3 物业管理服务内容 3 统一验收标准 4 有偿服务内容 4 编制资料移交清单 5 物业管理公司人员架构 A产权资料 6 物业管理公司简介1 单元接管验收表 B技术资料 7 物业管理法规介绍 2 单元接管验收遗留问题统计 表 C开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 8 物业管理常识介绍3 公共设施接管验收表 5 各项接管验收表格准备 4 公共设施接管验收遗留问题 统计表 6 接管验收的培训 9 业主收楼需提交的文件材料和 有关证件 5 业主收楼时间安排表 10 收楼通知 收楼须知 6 业主预约收楼时间表 4参与接管验收工作 发展商先完成与承建商竣工验收工作 11 收楼证明 7 业主入住收费一览表 12 收楼程序 5根据合约条款与产权方 入驻方协定交楼具体事宜 13 发收楼信日期及发信方式 14 业主资料8 楼宇接管文件资料一览表 6联系并落实交接租户资料事宜 15 商品房销售契约复印件 16 发展商向业主承诺优惠条件 的资料 7协助确定各类区域标识及证件式样 1 对相关物品选样制作 包括交楼当日各类指示牌 公 共垃圾桶 入驻证 停车证 工作证式样 入驻纪念 品等 A确定标识内容及摆放位置 B各类标识内容式样之选定 报价及订做 2 标识管理 包括楼层指示标识 道路指示标识 门牌 该 三项由发展商提供 A协助发展商对标识项目清单进行选定 B协助安装 摆放标识 8清洁绿化工作安排事宜 1 确定清洁 绿化公司 或自行招聘员工 17 清洁标书9 清洁检查工作表 2 协助确定开荒清洁工作范围及工作计划 程序 18 绿化标书 3 完成公共区域及单元内部开荒清洁工作 19 清洁细则 4 安排交收楼现场 包括公共卫生间 清洁工作 20 清洁监管制度 6 5 监督保洁 绿化公司对各岗位人员进行交楼前业务 服 务意识培训 9跟进交收楼前后的清洁及绿化维护工作 10 配合工程部与业主方商讨遗漏工程处理方案并进行初 检 复检工作和遗漏工程跟进处理工作 21 房屋接管验收标准 建设部 10 公共设施验收记录表 11 单元验收记录表 11交楼当日文件及物品的准备 1 与工程部门落实锁匙交收日期 2 接收锁匙物品的准备 12 接收锁匙登记表 A锁匙柜 B锁匙扣 C贴印房号标签 贴在锁匙扣上 D编制接收锁匙表格 3 核对 接收并管理所有单元锁匙 4 准备资料文件袋 A备齐资料文件袋 B备齐车位资料文件袋 13 锁匙借用登记表 C准备有关证件 D 准备交楼需具备的有关证书 22 业主公约 业户手册 装修 手册 14 遗漏工程记录表 E落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练 23 业主收楼确认书 一式两份 15 业主 用户联络资料登记表 5 准备便民服务资料 服务手册先行编稿 24 业主公约签署表 16 住户证 临时出入证申请表 A无偿服务项目 17 锁匙托管承诺书 如有遗 漏工程 B有偿服务项目 18 业户投诉记录表 6 制作展示牌 A 收楼流程 25 停车场管理规则 B 验楼指引 26 业主收取车位确认书 C 缴费指引 19 临时进出入证 20 业户出入证 12交楼后初期跟进事项 对业主 21 业主 用户联络资料登记表 1 验收问题及其它投诉问题跟进及回复 22 区域防火责任协议书 2 二次装修监管方案之制定 及工作的安排 与演练 23 住户证办理登记表 本 3 各种装修许可证 工作证的发放 27 项目竣工综合验收合格证24 入伙接待记录表 4 各类通知的公布 28 住宅质量保证书25 停车场租赁办理统计表 29 住宅使用说明书26 租用车位申请表 13对租户的宣传 30 其他相关之物业验收证明文件 27 停车场交接班记录表 1 物业管理相关法规及基本常识 31 小区物业管理公司工商营业 执照 税务登记证 2 消防安全知识 32 小区物业管理公司资质证书 3 灭火自救和救人的基本技能知识 4 报警知识和紧急疏散逃生知识 5 安全防范知识 33 户口迁入须知28 有线电视开户登记表 6 紧急事件处理知识 34 通邮地址及邮编29 代业主办理电话统计表 7 环保绿化知识 30 燃气办理入户及预约点火 登记表 31 代订报刊 若有 登记表 四四 工工程程部部门门 32 代订牛奶 若有 登记表 1工程前期介入 1 电力系统 电力分配 外墙 园林照明 车库照明 楼梯照明 设置电表 设备控制等提建议 2 电梯 电梯的选型 通风 运力 安全监控 装潢等 提建议 3 弱电系统 智能化系统功能 安防 BAS系统 停车场 管理 电梯桥厢 监控中心配置等建议 4 给排水系统 绿化水源预留 对给水设备选型 电梯 井排水 设置相关计量水表等提建议 5 空调系统 空调负荷 供冷分配 公共区域空调配置 中央空调循环水处理 空调系统计量建议 6 其他方面 外立面维护设备或设施设置 设备及设备 房标识建议 2建立工程部管理制度及操作程序 3联系并落实工程图纸交接事宜 35 装修加班施工申请书 33 业户投诉意见登记表 4接管验收工作的开展 竣工验收工作前后 36 客户搬迁及装修规限 34 业户投诉处理联系单 35 维修单 5 联同客户服务中心与公司工程部对公共设施 公共区 域及单元内部进行初检工作 提交遗漏工程整改报告 36 装修人员出入证 37 装修许可证 6跟进并反馈遗漏工程的执漏工作进度 38 动火许可证 39 装修工作证申请表 7 对物业整体工程进行复检工作 提交复检报告 如仍 有遗漏工程 继续跟进拾漏工作 40 装修许可证登记表 41 动火申请审批表 8落实交楼日协助验楼的各工程人员分工编排 42 施工物品进场登记表 43 装修余泥清运许可证 9核对公共区域及单元水 电表 完成错表整改工作 44 防火责任人登记表 10 落实交收楼现场及周边 包括临时停车场地 的水电 供应及照明安排工作 39 业主公约 40 家庭居室装饰装修管理试行办法 11落实物业配套设施交付具体时间 1 有线电视 开通时间 申请由客户向有线电视公司申 请 2 电话 市政联系 开通时间 申请 3 信箱 规格 位置 通邮时间 投递方式 4 停车场 车场设施 设备安装 车管所联系 单位划分 5 落实电梯 弱电 给排水 空调 消防 供配电 园 林等的接管验收时间 12交楼初期跟进事项 对业主 1 二次装修报批 工程监管 2 二次装修巡查以及违章处理 3 协助对遗漏工程的拾遗工作跟进 4 二次装修验收工作 包括消防 空调验收等 1 楼宇接管工程资料一览表 13机电设备的维修管理 1 设备的基础资料管理 2 设备的运行管理 1 房屋接管验收标准 建设部 3 设备的维修管理 2 公共设施验收记录表 4 设备能源和安全管理 五五 安安保保部部门门 1协助配合入驻准备工作 2 协助进行安保公司招投标工作并建立部门管理制度及 操作程序 3落实安保部各项配备 如 对讲机 消防服等 4落实交收楼期间安保配合工作及各岗位编排 5 配合工程部对消防 监控 智能化等设备设施进行介 入 6 配合工程部对消防 监控 智能化等设备设施进行验 收 7 配合工程部对保安监控设备之调试检查 并熟悉设备 操作 8 监督保安公司对各岗位安管员进行交楼前业务 服务 意识培训 9制订交楼前后的治安 消防工作计划并落实执行 2 装修手册 3 二次装修流程图 10交楼后初期跟进事项 4 装修责任承诺书3 装修申请表 5 施工许可证 11落实服务意识培训及车辆交通指挥 6 业户搬迁及装修规限 7 遗漏工程完工通知书 二次装修监管工作的安排 装修违规巡查 防火防盗 出入证 出入车辆演练 出入物品管理演练等 4 装修工程竣工验收表 5 遗漏工程记录表 统计表 6 有偿服务申请单 7 维修工作单 未未含含会会务务管管理理计计划划安安排排 8 设施设备清单 9 设备台账 10 设备保养计划表 11 公共设施维修保养记录 1 安全管理工作之主要任务 2 安全管理员职责1 货物放行条 3 各岗位工作职责2 巡逻记录表 4 应急处理方案 5 保安培训资料 珠珠海海国国际际科科技技大大厦厦 物物业业管管理理前前期期介介入入及及交交楼楼前前的的筹筹备备工工作作计计划划表表 序号工作项目 工作进度 主要相关制度文本11月 10日 一物管公司 人事行政 1人员管理 人员架构 1 管理架构之制定及讨论确定 入职计划 2 编制人员入职计划 含招聘职位 数量 入职时间 招聘要求 3 员工编制 职责 聘用条件及福利制度 员工手册 4 准备招聘相关资料 招聘试题等 应聘考核试题 5 各部门管理层人员面试及聘用 入职培训内容 6 配合销售招聘保安 保洁 7 客户服务部基层员工面试及聘用 物管 清洁 安管 岗位职责 8 工程部基层员工面试及聘用 土建 给排水 强弱电 人事管理制度 9 其他工作人员面试及聘用 文员 助理 财务人员等 客户投诉处理程序 10 员工培训计划之制定 紧急事件处理措施 11 各部门管理层人员入职培训 礼仪礼貌培训资料 12 全体基层员工培训及考核 保安人员操练内容 13 办理用工手续 落实员工劳动合同 采购 招标程序 14 确定员工制服样式 订做 配置标注事宜通知 通告 信函 会议纪要格式 交收楼程序 2制定管理公司内外部文件档案编号及格式 各部门管理制度 3各项人事行政管理制度之制定及讨论审批 4管理制度文件 业户手册 1 确实各类制度文件的内容 装修指南 2 与印刷单位联系报价 装饰装修服务协议 3 完成各类文件及常用操作表格的印刷 停车场服务协议 车辆保管合同 5采购物业管理公司开办各类办公物品及器械 6负责落实交楼当日现场布置及物品器材准备 包括公共 卫生间内用品配备 7 落实物业管理公司营业执照 资质证书 收费许可证 税务登记等办理手续及物价局关于管理费报批等事宜 营业执照正副本 组织代码证 税务登记 劳动关系等 8落实物业管理公司起动预算之制定 讨论及审批事宜 9 与专项机构 供水 供电 排污 环卫 公安局 门牌 号码 消防局 保险 邮政 有线电视 电信等部门 联系接洽业务事宜 二 财务部 1财务工作手册 初稿和确认稿 财务部工作程序及制度 2电脑操作及管理 1 选定财务软件 2 财务软件操作培训 4财务人员操作技能的培训基础培训 3收费前准备 1 落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收 费证书的领取 2 确定收费方式 可联系银行办理代收管理费等业务 3 使用财务软件输入业主资料 若有 4 输入收费项目 管理费 二次装修费用 各类证件押金 工本费等 及金额等资料 5 准备各式财务表格及票据 6 准备收取管理费需具备的政府文件2 管理费收费标准物价局批复 文件3 管理公司收费许可证 4 管理公司税务登记证 4付款通知书及追收欠款通知的设计及印刷 5交楼后初期跟进事项 对业主 二次装修费用 各类证件押金 管理费之收取事宜 三 客户服务部 1配合销售 销售期间的人员培训 销售期间的资料准备业主临时管理规约 前期物业管理服务协议 销售期间的客户解答 2提供有关交收楼资料供销售部制作宣传资料1 业主收楼流程 2 管理费收费标准 3 物业管理服务内容 4 有偿服务内容 5 物业管理公司人员架构 6 物业管理公司简介 7 物业管理法规介绍 8 物业管理常识介绍 3建立客户服务部各项管理制度及工作程序 4完善管理及办公条件 1 管理用房之安排及布局装修 2 员工宿舍之安排及布置 3 准备管理用物资装备 5物业接管验收准备 1 与发展商 承建商协调并制订验收方案 2 编制接管验收程序 3 统一验收标准 4 编制资料移交清单 A 产权资料 B 技术资料 C 开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 5 各项接管验收表格 6根据售房合约条款与发展商 销售部协定交楼具体事宜 9 业主收楼需提交的文件材料 和有关证件 10 收楼通知 收楼须知 11 收楼证明 12 收楼程序 13 发收楼信日期及发信方式 7与销售部联系并落实交接业主资料事宜14 业主资料 15 商品房销售契约复印件 16 发展商向业主承诺优惠条件 的资料 8确定小区内各区域标识及证件式样 1 标识 指示牌 相关物品选样制作 包括道路指示牌 门牌 楼层牌 交楼当日各类指示牌 公共地方垃圾桶 业主证 停车证 工作证式样 业主纪念品等 A确定标识内容及摆放位置 B各类标识内容式样之选定 报价及订做 2 标识管理 A编制标识项目清单 B安装 摆放标识 9清洁绿化工作安排事宜 1 确定清洁 绿化承判公司 或自行招聘员工 17 清洁标书 2 确定开荒清洁工作范围及工作计划 程序18 绿化标书 3 完成公共区域及单元内部开荒清洁工作19 清洁细则 4 安排交收楼现场 包括公共卫生间 清洁工作20 清洁监管制度 10跟进交收楼前后的清洁及绿化维护工作 11 配合工程部与发展商 承建商商讨遗漏工程处理方案并 进行初检复检工作和遗漏工程跟进处理工作 21 房屋接管验收标准 建设部 12交收楼当日文件及物品的准备 1 与发展商 工程部落实锁匙交收日期 2 接收锁匙物品的准备 A锁匙柜 B锁匙扣 C贴印房号标签 贴在锁匙扣上 D编制接收锁匙表格 3 核对 接收并管理所有单元锁匙 4 准备资料文件袋 22 业主公约 业户手册 装修 手册 A备齐资料文件袋 23 业主收楼确认书 一式两份 24 业主公约签署表 B备齐车位资料文件袋25 停车场管理规则 26 业主收取车位确认书 C准备有关证件 D 准备交楼需具备的有关证书27 项目竣工综合验收合格证 用镜框镶起来 28 住宅质量保证书 29 住宅使用说明书 30 其他相关之物业验收证明文件 31 小区物业管理公司工商营业 执照 税务登记证 32 小区物业管理公司资质证书 E落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练 5 准备便民服务资料33 户口迁入须知 A 无偿服务项目 34 通邮地址及邮编 B 有偿服务项目 6 制作成展示牌 业主收楼流程 业主验楼指引 业主缴费指引 13交楼后初期跟进事项 对业主 1 与发展商 销售部协调一次性付款业主房产证办理事宜 2 业主验收问题及其它投诉问题跟进及回复 3 二次装修监管方案之制定及工作的安排35 装修加班施工申请书 36 客户搬迁及装修规限 4 各种装修许可证 工作证的发放 5 各类通知的公布 39 业主公约 14对业户的宣传和培训40 家庭居室装饰装修管理试行办法 1 物业管理相关法规及基本常识 2 消防安全知识 3 灭火自救和救人的基本技能 4 报警知识和紧急疏散逃生知识 5 安全防范知识 6 紧急事件处理知识 7 环保绿化知识 15社区文化活动管理 1 精神文明公约 四 工程部 1建立工程部管理制度及操作程序 2与发展商联系并落实工程图纸交接事宜 1 房屋接管验收标准 建设部 3联同客户服务部与发展商工程部及承建商对公共设施 公共区域及单元内部进行初检工作 提交遗漏工程整改 报告 4跟进并反馈遗漏工程的执漏工作进度 5 对物业整体工程进行复检工作 提交复检报告 如仍有 遗漏工程 继续跟进拾漏工作 6落实交楼当日协助验楼的各工程人员分工编排 7核对公共区域及单元水 电表 完成错表整改工作 8落实交收楼现场及周边 包括临时停车场地 的水电供 应及照明安排工作 9落实物业配套设施交付具体时间 1 有线电视 CATV开通时间 申请 2 电话 市政联系 开通时间 申请 3 信箱 规格 位置 通邮时间 投递方式 4 停车场 车场设施 设备安装 车管所联系 单位划分 2 装修手册 10交楼初期跟进事项 对业主 3 二次装修流程图 1 二次装修报批 工程监督及验收工作 包括空调等安装 4 装修责任承诺书 5 施工许可证 6 业户搬迁及装修规限 7 遗漏工程完工通知书 2 二次装修验收工作 3 协助遗漏工程的拾漏工作跟进 4 有偿服务 11单元及公共设施维修保养 1 制订物业养护和维修计划方案 2 物业的维修管理 12机电设备的维修管理 1 设备的基础资料管理 2 设备的运行管理 3 设备的维修管理 4 设备能源和安全管理 五 保安部1 安全管理工作之主要任务 1建立保安部管理制度及操作程序2 安全管理员职责 3 各岗位工作职责 2落实保安部各项配备 如 对讲机等4 应急处理方案 5 保安培训资料 3落实交收楼期间保安配合工作及各岗位编排 4配合工程部对保安监控设备之调试检查 并熟悉设备操 作 5对各岗位保安员进行交楼前业务 服务意识培训 6制订交楼前后的治安 消防工作计划并落实执