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XX担保公司综合管理制度 XX担保公司综合管理制度 1、档案管理办法、项目档案编制与管理办法 2、公文处理办法 3、公文处理实施细则 4、会议制度 5、担保公司领导班子会议规程 6、请示呈批管理制度 7、报告呈阅制度 8、合同管理办法 9、担保公司规章制定办法 10、印章管理办法 11、文件资料打印、复印管理办法 12、计算机系统管理暂行规定 13、固定资产管理规定 14、办公家具管理办法 15、办公设备及用品管理规定 16、对外宣传管理办法 17、行政管理费用支出管理规定 18、劳动管理制度 19、员工收入分配办法 20、社会保险和住房公积金管理规定 21、公务车管理规定 22、私车公用管理规定档案管理办法第一章总则第一条为了建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据中华人民共和国档案法等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。 第二条公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图片、录音、录像、图纸等资料。 第三条公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。 第四条本办法适用于公司全体员工。 第二章档案管理部门与职责第五条公司档案管理部门为综合管理部。 第六条综合管理部设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。 第七条公司各部门根据实际情况设置专(兼)职档案工作人员，该工作人员负责本部门归档材料的收集、工作。 第八条日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、，并移交给综合管理部档案工作人员。 第九条项目担保、投资等工作中形成的技术文件材料由具体项目承办人(或指定专人)负责确认并根据流程运转进行积累，在本部门工作完成后交综合管理部归档。 第十条公司各部门经理负责督促具体承办人员和专(兼)职档案工作人员做好对本部门档案资料的归档和管理工作。 第三章档案材料的归档第十一条归档范围。 公司档案由文书档案、项目档案、会计档案和声像档案等种类组成。 其中文书档案由以下部分组成 (一)综合类公司组建、变更涉及资产产权变动等方面的材料；股东会、董事会、经理办公会形成的会议决定及其它材料；上级下达的有关批复、规定等材料。 (二)劳动人事类公司人员聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、惩处、考核、培训等文件材料。 (三)财务类公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算材料，年度预决算及各类财务统计赁证、财簿及报表。 (四)业务经营类业务计划及执行情况材料，担保、投资原始材料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文电等。 (五)基本建设类包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的材料和公司房地产方面文件。 (六)固定资产管理类设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的材料。 (七)外事类公司与国外进行业务合作、业务交流等文件材料。 (八)审计监察类上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的材料。 (九)党群类党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件材料。 第十二条归档时间 (一)本年度公司各项管理工作中形成的文件材料应在第二年3月底之前移交归档或由综合管理部自行立卷、归档。 (二)担保、投资业务中形成的项目材料，应在各有关部门工作完结后立即归档，归档材料的规范性与完整性由各部门经理负责。 (三)会计档案在财政年度结束后，暂时由财务部门保管三年，待期满后移交档案部门。 第十三条归档要求 (一)归档的文件材料应完整、准确地反映公司(或部门)在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司负责人签发的原件。 (二)归档的文件材料应由档案工作人员加以系统，按归档范围分类组成保管单位(卷、册、盒)，并填写卷内文件目录。 (三)归档的案卷应由档案管理人员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第四章档案管理第十四条档案的分类与编目 (一)档案的分类是以公司全部档案为对象，根据担保公司档案分类大纲的规定进行统一编号分类管理。 (二)档案管理人员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。 第十五条档案的保管 (一)档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。 (二)档案管理人员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。 第十六条归档材料及档案的移交 (一)档案管理人员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。 管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。 (二)公司各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。 第十七条档案的鉴定 (一)档案管理人员应依据担保公司文件材料归档范围与保管期限表划定归档案卷的保管期限。 档案保管期限分永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。 (二)公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由公司主管领导、部门业务人员和档案管理人员参加的鉴定小组负责。 (三)对归档文件必须在每页文件的右上角注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。 (四)凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清册上登记，报送公司领导审批后由专人监销，档案销毁清册应立卷永久保存。 第十八条档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并制作档案工作情况统计表。 第十九条档案的利用 (一)档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。 (二)档案的借阅 1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。 公司员工查阅档案应填写档案查阅单，根据所查阅档案密级，由部门经理、副总或总经理确认后，经档案管理人员审核后方可查阅。 2、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况秘密级文件由分管副总批准后复印，机密级文件由总经理批准后复印，复印人应在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。 3、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须经总经理批准，并严格归还期限；档案管理人员在核对无误后方可收回。 4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。 5、外单位人员查阅或利用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并经总经理批准。 6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案材料。 (三)开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。 第五章附则第二十条本办法经经理办公会讨论通过，修改时同。 第二十一条本办法由公司综合管理部负责解释，实施。 第二十二条本办法自发布之日起施行。 附件 (1)公司文件材料归档范围与保管期限表1.综合类1.1公司组建材料(永久)1.1.1申办公司的报告与批件1.1.2公司章程1.1.3资金证明1.1.4场地证明1.1.5法定代表人任命书1.1.6注册登记的函件及批件1.1.7营业执照正本(副本)复印件1.1.8发起人协议书1.2公司破产、转让、解散的清算报告(永久)1.3会议材料1.3.1股东会、董事会会议材料(永久)1.3.2公司领导参加上级召开的重要会议的材料(长期)1.3.3经理办公会会议材料、纪要1.3.4各部门召开的重要会议材料(长期)1.4各级领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像带(永久)1.5公司(或部门)向上级领导的请示与上级领导的批示1.5.1方针政策性的重要业务问题(永久)1.5.2一般业务问题(短期)1.6公司领导在重大活动中的讲话(永久)1.7公司启用或更改印信、徽标的通知(永久)1.8公司机构、名称等变更的报告、批复、通知(永久)1.9公司年度总结报告(永久)1.10公司发展规划、年度计划(永久)1.11公司大事记(永久)1.12公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯(永久)1.13公司投资单位与经营者协议书(长期)1.14反映本公司重要活动事件的新闻报导材料及照片、音像材料(长期)1.15公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知(长期)1.16公司制定的各类规章制度(长期)1.17公司与外单位经济纠纷诉讼案件材料(长期)1.18公司形象宣传材料(长期)1.19公司内部刊物(长期)1.20国家、省、市及有关上级部门颁发关于对公司工作的决定、规定(短期)2.劳动人事类2.1董事长、总经理(含副职)、财务负责人聘任与解聘通知书(永久)2.2公司职工名册(永久)2.3工资册(永久)2.4公司各阶段组织结构图(永久)2.5公司各部门经理聘任与解聘通知书(长期)2.6公司与职工签订的招聘录用合同等材料(长期)2.7公司职工辞退、除名、退休的通知(长期)2.8公司制定的劳动人事管理制度(长期)2.9公司员工手册(长期)2.10公司的工资、奖金福利分配方案(长期)2.11劳动工资年报(长期)2.12公司历年内部薪配调查结果(长期)2.13公司专业人员评聘技术职务的材料(长期)2.14公司职工获奖材料(长期)2.15公司为职工办理退休养老、待业、医疗保险的材料(长期)2.16高级干部培训材料(长期)2.17干部绩效考核材料(长期)2.18员工考核培训方面文件(短期)2.19业务技术培训材料(短期)3.财务类3.1财务管理3.1.1公司投资和入股合同(永久)3.1.2公司资产、债务清查评估的报告(永久)3.1.3资产负债、损益报表及财务说明书(永久)3.1.4资金筹集规划及投资方案(永久)3.1.5经济核算及依据材料(长期)3.1.6公司与其它单位的经济关系证明(长期)3.1.7贷款申请书、协议、合同(长期)3.1.8财税大检查的文件(短期)3.1.9减免税函件(短期)3.2会计档案3.2.1年度预决算及利润分配方案(永久)3.2.2年度财务报表(永久)3.2.3税金计算表(短期)3.2.4总帐(总分类帐)(永久)3.2.5银行存款日记帐、对帐单25年3.2.6资产类明细帐15年3.2.7损益类明细帐15年3.2.8负债类明细帐15年3.2.9权益、成本类明细帐15年3.2.10原始记帐凭证15年4.研究类4.1学术研究活动中形成的材料(短期)4.2研究课题(长期)4.2.1研究计划(项目、部门、公司)4.2.1.1调研报告4.2.1.2可行性分析报告4.2.1.3设计方案、实施方案4.2.1.4拓展工作方案4.2.1.5经济成本分析报告4.2.1.6经济效益和社会效益证明材料4.2.1.7软件产品的源程序、原盘4.3投资项目(长期)4.3.1项目立项建议书4.3.2项目评审报告4.3.3投资测算报告4.3.4留利报告4.3.5投资合同书4.3.6工作计划4.3.7项目工作总结4.3.8项目大事记4.3.9会议纪要4.3.10市场现状分析4.3.11前景预测4.3.12投资构成及运作步聚5.业务类5.1企业统计年报(永久)5.2各类业务计划(长期)5.3业务情况分析(长期)5.4企业法人年检报告书(长期)5.5各项经济技术指标执行情况统计表(长期)5.6市场调查分析报告(长期)5.7市场与客户反馈材料(长期)5.8技术价值材料(长期)5.9广告构思与设想材料(长期)5.10广告实施材料(长期)5.11广告样册与广告评估材料(长期)5.12宣传报道材料(长期)5.13变更经营范围的报告、批复(长期)5.14公司更换的营业执照复印件(长期)6.基本建设类6.1房地产管理6.1.1土地使用证(永久)6.1.2用地范围图(红线图)(永久)6.1.3征地、安置、补偿手续(包括付款收据)(永久)6.1.4房屋所有权证(永久)6.1.5产权过户协议等文件(永久)6.1.6房屋租赁、抵押、借予赠送等方面的协议、文件(永久)6.1.7其他涉及房地产的文件、图纸(永久、长期)7.固定资产管理类7.1购置设备的申请、协议书及购销合同(长期)7.2验收与调试材料(短期)7.2.1随机文件使用说明书、部件安装说明书、产品合格证、调试说明及图纸等7.2.2验收、安装、调试文件验收标准、验收规程、安装工艺、调试记录、运行记录、检验报告7.2.3有关索赔及“三包”服务材料7.3使用与维修材料(短期)7.3.1设备操作、维修保养与管理的规章制度7.3.2使用记录7.3.3维修记录、报告7.4设备更新材料(长期)7.4.1设备更新计划、申请书、及有关图纸、记录7.4.2设备报废申请、转让、移交、检验报告及审批文件8.外事类8.1公司与国外进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要(永久)8.2公司组团出guo考察报批文件(长期)8.3公司人员出guo进修参加业务交流会和业务洽谈的材料(长期)8.4公司参加国际会议材料(长期)8.5外宾来公司参观考察的有关文件(长期)8.6上级印发的外事保密文件(短期)9.审计监察类9.1公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明材料(永久)9.2公司自查情况报告(长期)9.3监察调查结果与处理决定(长期)9.4一般审计事项的通知、报告、结论与调查材料(短期)10.党群类10.1党组织建设的文件(长期)10.2公司党员违纪处理材料(长期)10.3领导干部民主生活会情况报告(长期)10.4党支部工作总结、计划(长期)10.5党支部会议记录、记要(长期)10.6评选优秀党员及表彰材料(永久)10.7工会工作计划、总结(短期)10.8共青团工作计划、总结(短期)附件 (2)公司档案分类大纲总则为了健全公司的档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化、标准化，参照国家档案局工业企业档案分类试行规则，结合公司实际情况，特制定本分类大纲。 本分类大纲适用于担保有限公司。 本分类大纲包括档案的分类、编号和排架管理的原则和方法。 一、档案分类 1、档案分类的原则是以公司全部档案为对象，依据公司的组织机构和业务范围，结合档案的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。 2、公司全部档案分为6个基本大类(一级类目)，即企业管理档案、项目档案、基建档案、固定资产档案、会计档案、声像照片档案。 3、各大类二级及其以下类目的设置方法 (1)企业管理档案按业务性质设置，一般不设三级类目，如有特殊需要，可按问题设置三级类目。 (2)项目档案按技术领域设置。 (3)基建档案按工程项目设置。 (4)固定资产档案按设备的种类-型号设置。 (5)会计档案按机构-形式-年度设置。 (6)声像照片档案按载体-问题设置。 二、档案类目编号 1、公司档案分类号采用英文字母和阿拉伯数字相结合的编号方法。 2、公司的全宗号按照统一代码编制。 公司各部门的代码规定为 3、一级类目用英文字母表示；二级及其以下类目用两位(不足两位用“0”补齐)阿拉伯数字表示；年度用四位阿拉伯数字表示。 4、分类号从左至右逐级排列，依次为一级类目机构代码二级及其以下类目案卷顺序号。 机构代码、各级类目之间用“”隔开，类目号与案卷顺序号用“-”隔开。 三、排架管理 1、企业管理档案案卷采用按大类-属类-年度排列，按属类流水编制案卷号。 2、项目档案案卷按大类-申请时间领域金额排列。 3、基建档案案卷按大类-工程项目排列。 4、固定资产档案案卷按大类-设备-种类-型号排列。 5、会计档案案卷按大类-机构-形式-年度排列，按年度流水编制案卷号。 6、声像照片档案案卷按大类-属类-问题排列，按属类流水编制案卷号。 项目档案编制与管理办法第一章总则第一条根据公司档案管理暂行办法，结合公司的实际经营特点，制定本办法。 第二条公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。 第三条公司项目档案管理由综合管理部负责。 第四条综合管理部设专职档案员负责项目档案的管理工作。 第五条本办法适用于公司全体员工。 第二章档案管理第六条文件资料交接要求 1、业务人员接受企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单(移交清单由档案员设计)。 确认无误后，双方签字，以备查考。 2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。 3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。 4、所送文件资料中，需加盖公章的材料应盖公章。 5、档案员接收资料后，应及时登记、分类、归档。 第七条文件资料的与归档档案员接受企业所送交的完整资料(一式三份)，应按规定顺序进行。 一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。 (一)排列顺序类企业申请贷款担保基本资料根据业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序 (1)委托担保申请书。 (2)企业申请担保推荐信。 (3)项目可行性报告、项目建议书(包括企业概况、技术和管理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍技术和市场分析及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析)。 (4)企业营业执照副本及复印件(应有当期的工商年检章)； (5)企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件； (6)企业税务登记证； (7)企业贷款证复印件数； (8)新技术企业认证书； (9)公司章程及复印件； (10)注册验资报告复印件； (11)近两年会计(审计)事务所验证的财务报表； (12)近期三个月的资产负债表； (13)近期三个月的损益表； (14)近期三个月的现金流量表； (15)期末会计科目余额表； (16)财务报表编制说明； (17)用款商业计划； (18)企业主要产品技术专利证书，获奖证书等复印件； (19)企业土地使用证或租赁合同； (20)有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件； (21)企业法人资格证明及身份证复印件； (22)具体经办人员授权书及身份证复印件； (23)董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议； (24)与申请担保项目有关的其它材料。 注以上资料中 (3)、 (9) (17)、 (20)项为“机密级”文件。 类评审期间的文件资料 (1)评审报告及到企业收集的文件报表； (2)专家委员会意见； (3)决策委员会决定；注以上资料中 (1) (4)项为“机密级”文件。 类签约阶段形成的资料 (1)项目担保意向书复印件； (2)项目贷款承诺书； (3)被保证人交纳担保费、评审费收据； (4)抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据； (5)抵押物、质押物权属凭证收据； (6)担保合同保证合同、委托担保合同、反担保抵(质)押合同； (7)贷款展期展期还款协议书及反担保文件； (8)注册资金担保注册资金保函复印件、注册资金担保协议书； (9)合同文本审批呈报单；注以上资料中 (1) (10)项为“机密级”文件。 类监管期文件 (1)企业资金状况表； (2)企业工商、税务变更、经营、人事管理变化迁址的说明； (3)监管记录； (4)担保项目监管意向书； (5)担保项目后评价报告；注以上资料中 (1) (5)项为“机密级”文件。 类代偿、追偿阶段的文件资料 (1)代偿通知(贷款银行向本公司发出)； (2)担保项目代偿通知书复印件(本公司向被保证人发出)； (3)项目监管记录； (4)追偿诉讼申请表； (5)诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常管理处分记录；第三方保证人履约记录； (6)坏帐核销申请表； (7)担保项目后评价；注以上资料中 (1) (7)项为“机密级”文件。 (二)文件编页号卷内每一份文件均应编页号(只对有文件内容的页面进行编号)。 (三)卷内目录的填写卷内材料经过分类排列后，应逐类、逐份、逐项进行目录登记，目录登记应注明材料的名称，材料的形成时间，材料的份数，页数，密级，保密期限(保密期限自归档时标明的制发日算起，未标明制发日的自到密级或保密期限确认通知之日算起)。 (四)装订用装订机将已好的材料打眼(左边1cm处，三个，眼距9cm)，穿线。 (五)填写案卷封面内容包括企业名称或项目名称、档号、时间。 (六)资料装盒将装订好的材料放入档案盒中。 (七)填写脊背标签内容包括企业名称或项目名称、档号。 (八)排架按照分类排架法进行排架，档案柜外标明柜号。 (九)填写案卷总目录内容包括总顺序号，资料接收日期、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、归档时间、份数、页数、档号、档案柜号、已做项目编号、备注。 (十)填写分类目录内容包括分类序号、归档时间、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、份数、页数、档号、已做项目编号、档案柜号、备注。 (十一)编制档号根据市科学技术委员会的促进高新技术产业发展政策文件汇编中“市高新技术及其产品的认定原则和目录”，结合担保公司代码编制方法及本单位具体业务情况，制定三级档案分类系统以企业申请担保或投资两种不同业务作为一级分类；担保业务以申报项目所属领域(或产业类别)作为二级分类。 投资业务项目投资以投资项目领域为二级分类；金融投资以投资管理方式(长期投资、短期投资)为二级分类。 以归档先后顺序排列顺序号。 一级分类担保或投资D-担保T-担保二级分类 (一)担保项目所属领域D-01电子信息技术及产品D-02激光、光电子技术及产品D-03机电一体化技术与产品D-04生命科学和生物工程技术D-05新材料技术及其产品D-06新能源技术和高效节能技术及产品D-07环境科学和劳动保护新技术D-08新型建筑材料结构体系施工技术D-09精细化工技术D-10新药物及生物医学工程D-11核应用技术D-12地球科学、空间技术、海洋技术及其产品D-13有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术D-14非新技术 (二)投资项目所属领域T-01电子信息技术及产品T-02激光、光电子技术及产品T-03机电一体化技术与产品T-04生命科学和生物工程技术T-05新材料技术及其产品T-06新能源技术和高效节能技术及产品T-07环境科学和劳动保护新技术T-08新型建筑材料结构体系施工技术T-09精细化工技术T-10新药物及生物医学工程T-11核应用技术T-12地球科学、空间技术、海洋技术及其产品T-13有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术T-14非新技术 (三)金融管理投资方式T-15长期投资T-16短期投资三级分类以归档的顺序流水排列如某企业申请650万贷款担保用于一环保项目产品开发，该企业为接受同类业务档案流水排列的第五位，其档案号D-06005。 第八条资料归档制度 1、归档范围按照我公司制订的“企业申请担保需提交的文件清单”中所规定的文件及项目初审、评审、后监管过程中形成的有效文件一律归档。 2、归档时间接到企业资料后即清点、分类、归档。 初审、评审、后监管等文件应随时归档。 3、归档份数每种材料归档一份。 4、归档要求文件要先用优质材料，不用铅笔、普通圆珠笔书写，应用计算机打印，或复印件，纸张规格要求为A4纸。 传真文件应复印后归档复印件。 第九条项目档案查阅制度 1、本公司项目档案服务对象为公司内部工作人员，原则上一律不对外借阅。 特殊情况需向外单位提供时，必须经总经理批准。 公司档案不对公司外的任何个人借阅。 2、查阅档案时要按要求办理查阅手续。 查阅时应填写查阅登记单，档案管理员将核对所查文件的查阅范围、密级、份数、明细目录后提供查阅。 3、查阅范围查阅机密级档案必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由总经理核准后方可查阅；查阅秘密级必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由主管副总经理核准后方可查阅。 4、查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。 5、查阅专柜保管的法律反担保文件、档案必须由法律监管部项目负责人经部门经理或总经理批准后方可查阅，未经批准不对任何人提供查阅服务。 6、所借档案材料只限在单位查阅，不允许带出单位。 7、所查阅档案材料中凡涉及机密级文件内容，不允许复印。 因业务需要，确需复印不涉及机密内容的部分资料，应由项目负责人经部门经理或总经理批准后交档案员进行登记复印。 8、查阅时间每天上午830下午530，如特殊需要须主管领导签批。 9、档案应按时归还，归还时档案员与查阅人双方应核实档案份数、明细目录，检查档案有无损坏，填写交还登记后由档案员收回。 10、对于所查档案，应注意爱护保管，不得批划、污损、涂改、抽拆等，如有以上行为将按泄密进行处罚。 第三章附则第十条本办法经经理办公会讨论通过，补充、修改时同。 第十一条本办法由综合管理部负责解释。 第十二条本办法自下发之日起施行。 附件 (1)资料移交清单企业名称序号资料名称份数页数移交人接收人2000年月日附件 (2)卷内目录类别序号资料名称资料制成时间份数页数备注年月日I类类附件 (3)项目档案查阅单年月日所在部门查阅人查阅档案名称部门签字公司领导签字归还时间归还校验备注档案员公文处理办法第一章总则第一条为使本公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据国家有关规定，结合本公司具体情况，制定本办法。 第二条公司的公文是传达上级指示精神、发布公司规章制度、实施内部管理措施、请求和答复问题报告和交流情况的重要工具。 第三条公司综合管理部是公司处理公文的管理部门。 第四条公文处理应做到及时、准确。 第五条在公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定。 公文由综合管理部统一收发、分类、递送、用印、立卷、归档和销毁。 第二章公文主要种类第六条公司公文主要包括 (一)决定对公司重要事项或重大行动做出安排用“决定”。 (二)通知转发公文；发布规章制度；传达要求有关部门办理和有关部门需要通知或共同执行的事项，用“通知”。 (三)请示向上级领导部门请求指示、批准，用“请示”。 (四)报告向上级领导部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级领导的询问，用“报告”。 (五)通报表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，用“通报”。 (六)批复答复属下请求事项，用“批复”。 (七)函与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准等，用“函”。 (八)会议纪要记载和传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。 (九)简报向上级领导、股东定期报告公司经营活动或其他重要活动，用“简报”。 (十)综合管理部、财务部发的管理文件。 第三章公文格式第七条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、主发单位、和时间等部分组成。 (一)发文单位。 应当写全称或者规范化简称联合行文时，主办单位应当排列在前。 (二)秘密公文。 必须标明密级。 (三)紧急文件。 应当分别标明“特急”、“急件”。 (四)发文字号。 包括发文单位代字、年份、序号。 联合行文，只标明主办单位发文字号。 (五)公司发出的公文，应当在公文首面文头横线右上方注明已阅人、签发人姓名。 一般已阅人为董事长、签发人为总经理。 (六)公文标题。 应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。 标题中除法规、规章名称或引用、转发的文件名称加书名号外，一般不用标点符号。 (七)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 (八)除会议纪要外，公文应当加盖印章。 (九)成文时间。 以总经理签发的日期为准。 (十)文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级部门的要求标注主题词。 主题词应位于发文时间的下方，抄送单位的上方。 (十一)文件的主送单位应用全称或规范化的简称。 (十二)抄送单位一般按上行、平行、下行次序排列。 (十三)公文文字从左至右横写横排。 (十四)公文用纸一般采用国际标准A4型纸。 左侧装订。 第四章行文方式第八条行文方式分为公司发文和公司部门便函。 第九条公司发文时，文头该置为“担保有限公司文件”红色宋体字样，文件编号为“”，加主办部门代字加年号加文件序号(详见附件)。 公司发文用于各类以公司名义处理的事务，如对重要问题的请示、报告、决定、批复，对重要事项的通知、通报。 第十条便函用于不必标注发文字号的一般事务的联系。 第五章行文规则第十一条应以公司名义行文的有 (一)向上级部门请示、报告工作。 (二)转发上级部门的文件。 (三)对外联系重要事务。 (四)向公司各部门下达重要通知、决定、批复、通报、指示等。 (五)其他总经理认为应经公司名义行文的事务。 第十二条向上级部门请示问题和报告工作要公开行文，“报告”中不得夹带请示事项。 向上级的请示，在没有得到指示前，不得下达。 第十三条公司上报的公文，除领导直接交办的事项外，不得直接送交领导者个人。 确需要写给领导个人的文件，应以便函形式加盖公司印章或以白头文件形式经领导审阅签字后发出。 第十四条除主报单位外，送其他上级部门阅知的公司文件，合用“抄报”，送其部门或单位阅知的公司文件，均用“抄送”。 第十五条公司部门之间不行文。 第十六条公司业务部门以公司名义发文时须经分管副总经理审阅并由综合管理部核稿。 综合管理部主要核对要否行文，以及文稿内容、文种、文字修辞及格式等是否符合行文要求。 未经综合管理部核稿的文件，总经理不予签发。 第十七条送发总经理审阅签发的公文，一般应当是无大的修改、纸面整洁的文稿。 第十八条发文内容涉及其他部门权限职能时，主办部门应与有关部门协商并组织会签。 第十九条外单位送公司会签的联合发文稿，由综合管理部先送有关部门提出会签意见，再送公司领导会签。 会签后由综合管理部将会签文稿退送外单位。 第二十条发文文稿一般应由微机打印。 第二十一条经总经理签发的文件，由综合管理部编号、打印。 发文底稿留综合管理部存档。 第六章公文办理第二十二条公文办理程序通常包括收文、登记、编号、分文、催办、递送、立卷、销毁等。 凡公司收到的公文，一律由综合管理部按办理程序处理。 第二十三条上级部门或领导交办的文件，由综合管理部登记后，送公司领导阅批，再送有关部门办理。 第二十四条对上级发来的须办文件，应立即办理，并在要求的期限内办文回复。 第二十五条公文中凡涉及业务且分工明确可判的，由综合管理部直接送公司有关部门处理。 分工不明确的，或明确但涉及重要事项的，由综合管理部送公司领导批示后，再按批示处理。 第二十六条起草公文时应当做到 (一)要符合党和国家的方针、政策、法律和有关规定。 (二)符合公司的经营宗旨和利益。 (三)情况真实、观点明确、文字精炼、用语恰当、条理清晰、层次分明，标点符号要正确，使用简称时，要先用全称，并注明简称。 (四)使用人名、地名、数字、引文要准确。 引用公文应当先引标题，后引发文字号。 日期应写具体的年、月、日。 (五)正文在内容层次较多时，结构层次序数按以下排列第一层为“ 一、”，第二层为“ (一)、”，第三层为“1.”，第四层为“ (1)”。 (六)必须使用国家法定计量单位。 (七)不得使用独创、费解和容易使人产生歧义的词语。 (八)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 (九)草拟、修改公文要使用钢笔或毛笔(草拟时也可先在微机上进行，打印后交公司领导审阅修改)。 (十)准确填写公文抄送单位。 送领导签发的文件应是整洁清楚的打印件，情况复杂的文稿要有说明。 第二十七条公文送公司领导签发前，由综合管理部进行审核。 审核的重点是是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否反映了公司的实际情况和符合公司的利益；是否需要与有关单位协商、会签；文字表述、公文格式是否规范。 第二十八条审批公文，主审人应当明确签署意见，并写在姓名和审批时间。 其它审批人圈阅，应当视为同意。 修改和签批公文应使用钢笔或毛笔。 第二十九条凡经公司领导签发的公文内容，未经签发人同意，不得改动。 第三十条公司发文由综合管理部统一编号，记录发文总份数。 第三十一条送交打印的公文，必须有签发人同意签发的字样。 第三十二条公文首页用纸应用印有“担保有限公司文件”的文头纸。 第三十三条公文办理完毕后，综合管理部应及时将公文定稿、正本和有关材料立卷。 第三十四条没有归档的和存查价值的公文，经批准后可以定期销毁。 第三十五条各部门呈送公司领导的请示、报告等各类公文，均应送交公司综合管理部统一转呈。 公司领导批阅后的公文仍由公司综合管理部退转呈文单位，并督促检查批文落实情况。 第三十六条各部门传阅的文件，由公司综合管理部按要求组织传阅，阅毕即退综合管理部存档。 第三十七条机要文件的传阅，由公司综合管理部按密级要求专门负责组织。 第七章附则第三十八条本规定经经理办公会讨论通过，修改时同。 第三十九条本规定由公司综合管理部负责解释。 第四十条本规定自下发之日起施行。 公文处理实施细则第一编总则第一条为进一步贯彻实施公司公文处理试行办法，便于内部管理、监督，制定本实施细则。 第二条本实施细则适用于公司各部室全体员工。 第二编文件格式细则(试行)第一章总则第一条为保证公司文件格式的统 一、严肃、整洁和规范，制定本细则。 第二条公司文件包括以公司名义发出的请示、报告、通知、通报、简报、便函、纪要。 第二章公司发文格式第三条文件眉首。 是指首页横线以上部分，包括文件名称、文件字号、紧急程度等内容。 眉首部分一般占首页的三分之一到五分之二。 第四条文件字号。 包括公司代字、年份、序号，置于文件名称之下，横线中央之上。 第五条密级。 公司文件密级分为机密、秘密两级。 设在文件眉首左上角。 第六条文件紧急程度。 分为特急、急件两种，设在文件首页右上角。 第七条文件标题。 标题文字应力求简短扼要，一般不用标点符号，但法规名称应加书名号。 标题文字应在首页横线正下方。 第八条文件抬头。 即文件的发往单位。 单位名称的排列，首先是主送单位，其次是其他单位。 第九条文件落款。 指正文未尾加盖的单位印章和成文时间。 成文时间一般以公司领导最后签批日期为准。 如领导签批后因故不能及时发文，时间耽搁一周以上的，成文时间另行确定。 第十条文件附件。 应在正文之下(空一行)，文件落款之上注明附件顺序和名称。 主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。 第十一条文件附注。 注在文件落款(印章)之下，并用括号括起来。 第十二条主题词。 标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列、数量最多不超过5个。 第十三条分送栏。 设在文件末页下端、文件印发单位栏之上。 第十四条印发单位栏。 设在文件末页末行。 第十五条如正文结束后，在同一页面打印不下后面的内容，则在后一页的首行首端应添加“此页无正文”的说明，并用括号括起来。 第三章综字、财字文件格式第十六条综字、财字文件为综合管理部、计财部所发文件，用于公司内部行政管理。 第十七条综字、财字文件横线以上为文件名称和文号，标题及字置于横线正下方。 第四章印刷装订格式第十八条文件纸一律用A4型左侧装订。 文字排列一律从左向右横排，文字一律采用简体字。 第十九条文件标题一号标题用小二号宋体加黑；二号标题用小三号宋体加黑；三号标题及正文一律用四号宋体。 第二十条正文每而排20行，每行26个，行间距为1.5倍。 第五章附则第二十一条公司发文代字为“”，综合管理部、计划财务部发文代字为“综字”、“财字”。 第三编公文呈阅、呈批及传阅制度第一章总则第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅第三条呈阅的文件包括 一、省、市、县区领导部门的下发文件；外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。 对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。 文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。 第八条文号包括部门代字和年代加序号。 部门代字为评审部“评”；法律监管部“法”字；计划财务部“财”字；综合管理部“综”字。 第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。 如领导签署了批语或