02记录管理程序.doc

文件编号：LH/P02-2010 四川良和消防工程有限责任公司记 录 管 理 程 序（第1版） 编制： 技术部 审批： 2010-09-01发布 2010-09-01实施 四川良和消防工程有限责任公司 记录管理程序1 目 的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映管理体系的有效运行，为工程项目符合要求提供证据，及必要时的可追溯。 2 适用范围 适用于与工程项目和管理体系运行相关的记录的控制。3 职 责3.1 技术部主管记录控制，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和到期处理的控制。3.2 各职能部门负责本部门记录的控制。3.3 项目部认真填写各工程施工质量记录、管理体系运行记录；负责竣工资料的收集、整理、送审，并及时归档。3.4 记录的样式由技术部组织统一编制和下发。3.5 新编记录表式草案，经本部门负责人审批后报技术部。3.6 记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。4 工作程序4.1记录的分类 公司的记录分为管理体系运行记录和工程质量记录。4.2记录的编号和标识4.2.1管理体系运行记录的编号例： R4.2.301记录编号 ISO 9001标准条款号记 录 记录编号ISO14001标准条款号记 录RE4.3.101 ROHS4.3.101记录编号GB/T28001标准条款号记 录 4.2.2工程质量记录按业主或地方主管部门要求的格式，有编号和标识的，不另做编号。4.2.3 为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由技术部确定，建立记录目录，并保存样件。4.2.4 归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到技术部办理更正手续，给予新的编号，并通知相关部门。4.3 记录的填写4.3.1 记录应与相应的管理过程或施工过程同步、及时填写。4.3.2 记录填写的字迹应清晰、正确，不应涂改，文字表达准确，简练，手续完备，如填写有误，可予更正。更正后应由更正人签字。4.3.3 记录应按所规定的人员签名，不得由他人代签。4.4 记录收集和归档4.4.1 在建工程的记录由项目部收集、保管。工程完工后，工程质量记录经组卷装订，纳入竣工资料，按建设主管部门现行有关规定执行；管理体系运行记录收集、整理后交技术部。4.4.2 公司各职能部门应收集管理体系运行记录。需归档的记录，按公司的有关规定交付归档，不归档的记录各部门自行保管。4.4.3 记录管理人员要适时检查、清点记录。在每次内审前要全面检查各类记录的有效性，检查本部门有关的记录，发现问题及时处理。当工作岗位变动时，必须将所保管记录的数量和状态交接清楚，并办理移交手续。4.5记录的贮存和保护专人专柜，便于检索，做好防火、防盗、防虫、防潮等工作。4.6 记录的查阅和借阅4.6.1 本公司人员和在合同期内的业主（或其代表）以及与合同相关的各方，可以查（借）阅记录，必须经主管领导批准，并办理查阅登记和归还手续。但统一归档后的记录原件不得外借带出。4.6.2 记录需复印借出时，须经公司领导批准。4.7 记录的保存期限和处理4.7.1 保存期限有三种情况：永久、长期（与工程寿命期相同）、短期（20年以内）。4.7.2记录的保存期限在记录目录中规定，参照GB/T50328-2001建设工程文件档案整理规范的有关规定执行。4.7.3保存期内的记录，确保其完好无损。保存期满，由保管人员报主管领导批准后销毁，并报技术部。4.7.4决定延长保存期的，应在该记录卷封面上和记录目录中注明延长期限或作