软件项目实施管理规范.doc

项目实施管理规范V1.0甘肃诚创电子科技有限公司版本信息作者版本号创建时间备注赵大龙V1.02014.4.1目录1. 编写目标32. 项目实施管理规范33. 项目实施流程说明53.1. 实施流程描述53.2. 实施流程图73.3. 业务运作分工界面84. 项目管理操作细节95. 实施文档规范115.1. 合同概况表115.2. 施工计划书125.3. 项目告知书125.4. 项目任务书125.5. 培训通知书125.6. 项目备忘录135.7. 项目会议纪要135.8. 项目月报135.9. 项目费用月报135.10. 项目周计划145.11. 阶段工作确认书145.12. 业务裁决书145.13. 故障记录表145.14. 需求修改建议书155.15. 催款通知书155.16. 设备交验货报告155.17. 合同设备清单155.18. 系统初验证书165.19. 系统终验证书165.20. 项目总结报告书166. 实施文档管理176.1. 文档编号规范176.2. 文档归档177. 出差审批、报销流程177.1. 出差审批流程177.2. 报销流程188. 项目验收管理188.1. 项目验收费用管理188.1.1. 定义188.1.2. 借支流程188.1.3. 报销流程188.1.4. 费用归属188.1.5. 说明198.2. 应收帐款管理198.2.1. 责任198.2.2. 考核198.3. 合同施工终结199. 实施文档格式（见附件）209.1. 合同概况表209.2. 项目任务书209.3. 实施计划书219.4. 项目告知书229.5. 项目备忘录239.6. 项目会议纪要239.7. 项目月报249.8. 项目周计划259.9. 需求修改建议书269.10. 故障登记表269.11. 培训通知书289.12. 合同设备交验货报告299.13. 合同设备清单309.14. 付款通知书309.15. 阶段工作确认书319.16. 系统初验报告329.17. 系统终验报告339.18. 项目总结报告341. 编写目标 为了进一步地完善公司项目实施管理运作体系和加强项目实施管理力度，以求达到项目实施管理者在保证项目质量、不拖延工期、不突破项目预算的前提下完成项目实施任务和与最终用户保持长久合作关系。因此在项目实施管理的过程中牢牢把握项目实施管理目标以及规范项目实施管理流程是十分重要的，为此公司根据项目实施管理的特点制定本管理制度，用以作为项目实施管理的行为准则。2. 项目实施管理规范 仔细反复阅读和体会项目合同条款，明确项目合同条款规定的各项责任和义务，确认用户的具体目标和约束条件，保证项目实施计划的实现。 注意和项目组人员、用户一起确认目标的优先次序和关键性的要求，以及实现这些目标的制约条件。 确认用户哪些需求是无法满足的，并及时与其沟通协商，力争取得一致意见 。 将项目每月进展情况及存在的问题及时通报客户负责人和项目经理，从反馈中体会其对项目的要求，并以此来对项目实施计划进行必要的调整，实施计划的调整应通知客户负责人、项目经理和项目组各成员。 市场部（商务）负责合同预付款回笼，只有当合同预付款到帐后，公司才可以同意下实施任务书给项目实施部门，如确系特殊情况，需由销售责任人员签署书面意见(需有部门总经理签字和技术总裁认可)交项目实施部，可在无预付款条件下执行合同。 项目实施经理是项目合同执行的总负责人，对项目实施协调上出现的问题负有不可推卸的责任。 在公司授权范围内，项目实施经理作为实现公司合同项目目标的责任人，代表公司处理项目中非技术问题与用户的接口关系，在此过程中，项目组各相关部门应积极配合项目经理完成此项工作的实施。 各种验收文件必须项目组根据项目合同编写，并由项目经理组织有关人员做好竣工验收的准备工作。在个别情况下可授权项目经理组织验收工作。 项目经理有义务对项目实施中的所发生的实施文档进行整理的工作，并递交公司归档。 项目经理委派项目实施组到用户现场开展工作时，应根据相应的项目实施进度按要求填写“项目任务书”及“项目告知书”，并提前2个工作日交项目经理，以确定到位的人数和任务完成的期限，并按任务负责人制定的阶段计划进行检查和监督，以避免人力资源的浪费，同时保证项目实施质量和实施进度的按计划进行。 对于客户在系统运行中遇到的所有软件和硬件方面的故障，均应由客户填写“故障纪录表”，并通过客户方总协调人签字确认后，由项目经理交给相关执行部门，要求在收到书面需求后24小时内给客户明确的答复或解决方案。 按合同执行是项目经理一切行动的基本准则，拒绝承担合同外的其它各方强加的干预是项目经理的基本权利。 对于客户要求的工作量较小的需求改变，由客户总协调人填写“需求修改建议表”，由项目经理交给相关部门，要求在收到“需求修改建议表”后24小时内给客户明确的答复或解决方案。对于客户要求的工作量较大的需求改变，由项目经理与客户进行商务谈判。 对于实施阶段的项目，项目经理应及时提交项目周计划和阶段工作确认书等项目工作记录资料给项目实施部。3. 项目实施流程说明3.1. 实施流程描述 项目经理在完成相关售前工作后，将合同草案按规定送相关部门审核通过后，将合同和最终技术方案（根据合同实际情况包含系统总体方案、系统可行性分析、系统需求报告、合同设备采购清单等复印件）提交到项目部，同时提交包括“联系人”“签约背景”“可能存在的问题”等要素的“合同概况表”。 项目部在收到合同相关资料1个工作日内，根据合同实际情况，将最终技术方案分发到相关负责人，同时召集相关部门人员召开内部协调会：n 确定项目组成员，并就各成员的工作分工和责任予以书面明确。n 分析技术方案，确定项目组工作的大致工作量，形成项目计划草案。 项目经理根据项目计划草案，运用项目管理工具（例如：Microsoft Project），对项目任务进行细分和阶段安排，在收到项目经理委派书1个工作日内形成最终的实施计划书，并由各部门书面确认。项目经理在制定计划的过程中，应充分考虑到实施中可能发生的变化，软件开发和客户等方面的不可确定因素，给进度安排留有一定的余地，使项目计划具有充分的可操作性。 执行部门于收到相关合同资料的2个工作日内形成项目立项报告递交项目部进行项目立项。 在项目进行的每个阶段，由项目部提前将该阶段的任务和期量填写到“项目任务书”，交相关部门负责人签署意见后，由相关人员执行，相关人员完成后，必须在“项目任务书”上说明完成情况，由客户和项目经理或项目经理签字后，将任务完成情况反馈给实施部责任人。 “项目任务书”所属的任务负责人，如在实施现场遇到自己不能解决的问题时，处理如下：n 如属本部门问题，由其负责直接和本部门协商解决，项目经理进行协助。n 如属跨部门问题，由实施部负责与相关部门进行协调，拿出解决方案。 项目经理根据合同及项目实施计划填写设备订货申请单交市场部采购人员进行采购。项目经理必须对市场部采购人员所下的设备订单进行有效的跟踪以确保最迟到货期和设备到货地点的及时性和有效性。 市场部必须对所下的合同设备定单信息及时反馈给实施部。合同设备到货后，由市场部或项目组根据合同设备清单逐一检验，并将逐一检验的书面结果交项目经理和实施部。 项目经理对已检验的设备组织运输至最终用户地，并组织用户进行合同设备验收形成合同设备交验货报告对于合同设备错发、遗漏，项目经理负有不可推卸的责任，并在当月的考核中予以体现。 项目经理在实施现场进行实施管理时，应及时提交相应的施工文档，处理好项目组内部关系以及项目组与最终用户的关系，并及时反馈有关现场信息。 项目经理在处理合同规定的客户培训，如果合同规定在公司进行，需提前一周通知公司培训小组，如果合同规定在客户方进行，应与客户协调人员协商解决安排。 项目在通过初验、试运行、终验，并取得相应的最终验收证书后，表示项目的竣工，竣工后的系统的维护工作按合同规定安排。3.2. 实施流程图流程图责任门/责任人文件记录采购人员合同概况表/设备清单召开项目内部协调会议，确定项目组成员，各相关部门确定大致工作量形成会议纪要和计划草案案项目经理在1个工作日内将项目计划交相关部门确认，形成最终的项目计划客户经理根据项目实际情况和实际进度，填写“设备定货申请表”后提前1个工作日提交到相关部门。项目组项目组现场实施并反馈实施信息（包括施工进度、用户需求、设备到货情况、系统开发安装）。根据项目合同签署初验、终验文件.项目文件整理，进行合同收款工作.项目竣工 市场部（商务）项目部项目经理项目组人员项目经理项目经理采购人员项目组项目经理项目经理项目经理项目经理合同合同概况表系统技术方案项目任务书项目会议纪要项目计划草案项目施工计划书项目会议纪要设备定货申请表设备定货单合同设备交验报告系统开发文档付款通知书项目周计划项目月报需求修改建议书故障记录表客户培训记录表项目初、终验报告项目总结报告付款通知书3.3. 业务运作分工界面说明：（“”表示批准者，“”表示接受者，“T” 表示提供者） 部门 主要工作描述市场部项目部实施部门项目组技术总裁商务采购财务部1合同评审报告T2合同概况表/合同设备清单T3项目任务书T4任命项目经理5项目会议纪要/项目计划草案T6项目实施计划书/项目任务书/项目告知书T7项目立项报告书T8设备订货申请表T9设备订货合同T10合同设备交验报告T11合同阶段催款通知书T12软件开发规范各阶段文档T13项目周计划/项目月报/需求修改建议书/故障登记表/阶段工作确认书/业务裁决书T14项目费用月报T15系统初验报告T16系统终验报告T17项目总结报告书T4. 项目管理操作细节市场部提供合同相关资料项目部审核资料核实预付款到位情况项目部下达任务书同意承接承接任命项目经理l 合同交接流程：（如下图）l 项目计划草案制订流程：（如下图）项目部整理相关合同资料项目部组织相关资源召开项目组内部协调会议制定项目计划草案项目组确认项目计划草案项目经理组织项目组人员通知用户召开第一次项目会议用户和项目组确认形成项目会议纪要或计划书计划文档交接至项目部l 项目施工计划书制定流程：（如下图）l 项目立项流程：（如下图）项目组人员编写立项报告项目部审核立项报告、项目部组织相关部门评审提交评审结果由技术总裁审批项目部进行立项登记l 项目实施及监督管理流程：（如下图）项目经理组织项目组人员填写项目告知书督促用户和项目组做实施前准备项目经理分解任务下达任务书项目组人员填写项目任务计划书项目告知书项目经理组织、监督施工项目组人员反馈完成信息形成项目阶段工作确认书项目经理、客户确认 递交项目部归档l 项目工作信息记录流程：（如下图）项目经理与项目组、用户协调形成项目周计划、会议纪要、备忘录、等相关资料项目部整理形成项目周报、月报、合同执行情况一览表报送技术总裁、相关部门技术总裁、相关部门进行下阶段决策l 合同设备交验流程：（如下图）采购反馈设备到位及内检信息采购填写送货单和内检报告财务部审批客户经理、项目经理通知用户验收形成交验报告及设备安装报告设备安装报告采购办理入库、出库登记项目经理组织人员送货交验报告、送货单反馈财务、项目部归档l 合同项目培训工作流程：（如下图）项目经理或实施人员根据实施计划书项目经理或实施人员与用户确定培训人员、地点、时间等信息项目经理或实施人员组织进行培训工作准备通知用户培训形成培训情况调查表反馈信息给项目经理下达项目任务书用户确认整理资料报送项目部l 项目阶段工作评审流程：（如下图）项目经理了解阶段工作完成情况提出内审申请项目组内部审核反馈审核信息项目经理组织用户评审（建议公司相关人员参加）进行修改工作YN进入下阶段工作YN 项目经理根据施工计划组织资源与客户确定验收组织、计划项目组进行验收准备、文档双方签署验收证书用户验收资料递交公司l 项目验收流程：（如下图）l 合同阶段款催款流程：（如下图）客户经理提交验收报告至财务开具付款通知书与财务核对款项填写发票申请单开具发票客户经理执行催款工作（商务协助）项目经理跟踪用户付款情况与双方财务核对合同款到位信息项目经理根据合同售后条款提交售后文档项目部部审核服务要求（是否符合合同条款）实施部门做出计划决策下任务书给实施部门用户最终确认信息反馈公司l 项目售后服务流程：（如下图）5. 实施文档规范5.1. 合同概况表描 述根据项目合同描述以下内容：项目合同名称、合同乙方签字人、合同甲方签字人、合同总金额、合同提交日期、合同提交人、合同甲方负责人、联系电话、详细地址、合同最迟交货期、合同提交附带材料、合同内容概要描述。制 定 人项目经理。接 受 人实施部门、采购、商务、财务部。提交时间商务部门签定合同后1日内。关键要素需财务部审核确认。5.2. 施工计划书描 述实施计划书主要描述根据项目合同书相关条款而确定的阶段性目标、人员配置、实施费用控制计划、项目进度、项目预算等内容。制 定 人负责此项目的项目组、项目经理接 受 人商务、实施部、采购负责人、客户负责人。提交时间召开第一次项目会议1个工作日内。关键要素必须有各相关部门负责人和客户的书面确认。5.3. 项目告知书描 述描述项目组成员、工作任务、计划及需用户配合事项等内容。制 定 人项目经理接 受 人市场部、实施部门、客户。提交时间现场实施前3个工作日内。关键要素必须有各相关负责人和客户的书面确认，将做为项目成员出差审批材料。5.4. 项目任务书描 述主要描述我方和用户方、实施人员名单、实施任务、应提交文档等有关事项。制 定 人项目经理接 受 人市场部、实施部门、客户。提交时间现场施工前2个工作日提交。关键要素必须相关负责人确认。5.5. 培训通知书描 述主要描述培训地点、时间、方式及培训内容、用户需准备工作等有关事项。制 定 人项目经理接 受 人实施部、客户。提交时间现场测试上线试运行后关键要素客户确认。5.6. 项目备忘录描 述备忘录主要描述项目组在现场施工过程中与最终用户达成的施工意见以及妨碍施工阶段性目标实现的因素。 制 定 人项目经理。接 受 人公司领导、实施部、开发部、实施人员、客户负责人。提交时间不定时。关键要素需交最终用户主要项目负责人签字确认。5.7. 项目会议纪要描 述项目会议纪要主要记录在项目会议上所有的决定，计划安排，人事变动等有关事宜。制 定 人项目经理接 受 人公司领导、开发部、实施部、客户项目负责人。提交时间会议结束1个工作日内。关键要素需交相关部门主要领导和最终用户主要负责人签字确认。5.8. 项目月报描 述项目月报主要描述在实施过程中的项目质量，人员安排，项目进度等有关事项。制 定 人项目经理。接 受 人商务、开发部、实施部。提交时间每月2830日。关键要素必须按时提交。5.9. 项目费用月报描 述项目费用月报主要描述在施工过程中产生的各种费用。制 定 人财务部。接 受 人实施部门主管、提交时间每月2830日。关键要素必须按时提交。5.10. 项目周计划描 述项目周计划主要描述本周工作按计划完成情况，存在的主要问题，以及下一周的主要工作安排。制 定 人项目经理。接 受 人商务、开发部、实施部。提交时间每周五或周一提交。关键要素必须按时提交。5.11. 阶段工作确认书描 述描述项目阶段工作完成情况及应提交文档。制 定 人项目经理。接 受 人公司领导、实施部、项目经理、客户项目负责人。提交时间每项目阶段工作完成后的1个工作日。关键要素需客户项目负责人签章。5.12. 业务裁决书描 述描述项目实施中出现突发性地、难以协调地等问题。制 定 人不定。接 受 人实施部、公司领导。提交时间发现问题时12个小时内。关键要素必需项目经理及公司领导签字。5.13. 故障记录表描 述记录客户在施工现场遇到的软硬件问题。制 定 人客户记录。接 受 人现场项目组人员。提交时间发现问题后。关键要素必须有客户主要项目负责人的确认。必须在24小时内将处理情况反馈给客户。5.14. 需求修改建议书描 述记录在施工过程中客户提出的细小修改。制 定 人客户。接 受 人项目经理。提交时间不定时。关键要素必须有客户主要项目负责人的确认。必须在24小时内将处理情况反馈给客户。5.15. 催款通知书描 述合同阶段款项和催款原由。制 定 人项目经理。接 受 人客户。提交时间阶段工作完成时。关键要素需和双方财务人员核对确认。5.16. 设备交验货报告描 述交货报告主要描述合同设备交验货的有关情况。 制 定 人项目经理。接 受 人客户。提交时间设备到达客户现场，安装调试完毕后1日内。关键要素需交最终用户主要项目负责人签字确认。5.17. 合同设备清单描 述合同设备清单主要描述合同设备的具体型号、数量等。 制 定 人市场部。接 受 人采购负责人、财务部、项目部、客户。提交时间合同签定后1日内。关键要素交验合同设备时需交最终用户主要项目负责人签字确认。5.18. 系统初验证书描 述系统初验报告主要描述以下内容: A 合同设备清单 B 合同设备安装情况 C 合同设备配置情况 D 合同设备运行情况 E 应用软件功能描述 F 系统现场培训情况制 定 人项目经理。接 受 人项目部、执行部门、财务部、客户。提交时间系统初验通过后1个工作日内。关键要素用户主要负责人签字。5.19. 系统终验证书描 述系统终验报告主要描述以下内容: A 合同设备清单 B 合同设备安装情况 C 合同设备配置情况 D 合同设备运行情况 E 应用软件功能描述 F 服务保证期 G 合同执行情况制 定 人项目经理。接 受 人公司领导、实施部、现场实施人员、客户。提交时间系统终验后1个工作日内。关键要素用户主要负责人签字、用户单位盖章。5.20. 项目总结报告书描 述项目完成情况的描述、资金回笼情况、是否有遗留问题、是否有市场的二次开发、施工文档清单。制 定 人项目经理。接 受 人公司领导、实施部。提交时间项目竣工2个工作日内。关键要素文档必须齐全；实施部归档。6. 实施文档管理6.1. 文档编号规范实施文档编号共分3部分，中间由“-”隔开：1， 项目名称缩写，由4位拼音字母组成 2， 文档类别：4位拼音字母+2位顺序号3， 制表日期：8位数字组成，年（4位）+月（2位）+日（2位）举例如下：窑街煤电廉洁防控第二次会议，2014年05月15日召开，编号如下：YJMD-LJFK02-201405156.2. 文档归档必须归档的文档有：l 合同、合同背景分析、合同概况表、最终技术方案、实施计划书、实施备忘录、实施会议纪要、项目月报、项目周计划、项目任务书、故障记录表、需求修改建议书、设备交货报告、设备验收报告、合同设备清单、系统平台验收报告、系统初验报告、系统终验报告书、项目总结报告书的复印件公司归档。l 合同、设备验收报告、系统初验报告、系统终验报告的原件交财务部归档。7. 出差审批、报销流程出差人员填写出差审批单部门总经理 签字公司领导审批财务借支7.1. 出差审批流程项目人员填写报销单部门总经理审核项目成员将用户签字确认的项目任务书递交实施部归档、审核财务部审批财务报销7.2. 报销流程8. 项目验收管理8.1. 项目验收费用管理8.1.1. 定义 项目验收费用是指根据项目合同相关验收条款而组织的项目验收会议所产生的费用，如会务费，邀请特别费等，但不包含业务招待费。8.1.2. 借支流程 A 根据预计费用额度填写借支单，报公司财务批准。 B 到财务部办理借支手续。8.1.3. 报销流程 A 填写报销单，经主管领导批准。 B 到财务部办理报销手续。8.1.4. 费用归属 本费用计入项目成本。8.1.5. 说明l 此费用本着严格控制，厉行节约的原则，在不影响验收结果的前提下，尽量避免此费用的发生。l 此费用只有在项目合同规定的初验或终验环节。8.2. 应收帐款管理8.2.1. 责任项目经理有责任做好项目合同应收账款回笼负的工作，应把合同资金回笼工作放在不可忽视的地位。项目经理根据项目合同和相应阶段的验收文件，与用户处理合同资金回笼问题，如果处理时间超过合同付款期限，项目经理必须在过期限后第六个工作日将实际处理情况和遇到的问题，连同验收文件的复印件一起，通报公司主管领导并同时通报财务部，以便于研究组织进行合同尾款的追缴工作。8.2.2. 考核 合同资金回笼作为考核项目经理工作业绩和奖金标准的一项依据。8.3. 合同施工终结 项目合同规定的相关验收条款执行完毕，合同资金全部回笼，表示合同终结，但并不表明服务终结。9. 实施文档格式（见附件）附件：各实施文档格式9.1. 合同概况表合 同 概 况 表项目合同名称合同履行地合同总金额合同甲方签字人合同乙方签字人合同最迟交货期合同提交日期合同提交附带材料合同内容概要描述合同提交人签字联系电话9.2. 项目任务书甘肃诚创电子科技有限公司项目任务书项目名称项目编号任务起止时间要求完成时间项目来源项目下达时间项目归口单位项目类别项目下达单位项目下达人项目承担单位、总经理项目经理项目组成员项目任务主要内容：下达单位总经理签章 （盖章） 年 月 日项目承担单位总经理签章（盖章） 年 月 日项目经理签章 （盖章） 年 月 日9.3. 实施计划书*项目实施计划书项目名称：合同号：项目组编号：实施地点：实施部门：成员：实施项目经理：项目总预算（元）项目预计奖励（元）项目说明：项目进度安排：实施部门组意见年 月 日公司意见年 月 日9.4. 项目告知书项目告知书 : 根据项目实施计划及贵单位的要求，我方人员将于 年 月 日抵达施工地点，我们将本着“热诚服务、用户第一”的原则，完成工作任务，同时请贵单位给予工作上的配合和支持。谢谢！ 甘肃诚创电子科技有限公司 （盖章） 年 月 日项目名称施工地点建设单位开始时间完成时间项目师名单项目经理电话具体工作任务安排：需贵单位配合事项：9.5. 项目备忘录 项目备忘录 项目名称项目阶段项目备忘时间项目单位甲方：乙方：实施地点备忘内容：甲方代表（签字、日期）： 乙方代表（签字、日期）：9.6. 项目会议纪要项目会议纪要项目名称会议时间会议地点参加人员会议议题提 交抄 交会议内容纪要：经讨论，与会者在以下几方面达成了一致： .甲、乙方代表（签章）、日期：9.7. 项目月报项 目 月 报_年_月项目名称项目经理本月工作完成情况主要问题及解决方案下月主要工 作安排任务名称责任人具体描述报送单位9.8. 项目周计划 项 目 周 计 划_年_月份 第_周项目名称项目经理本周工作完成情况主要问题及解决方案下周主要工 作安排任务名称责任人具体描述报送单位9.9. 需求修改建议书需 求 修 改 建 议 书项目名称实施地点客户需用求提出部门：需求具体描述：需达到的目的： 签名： 时间：客户项目负责人意见： 签名： 时间：以下部分由我方项目师填写是否能实现： 能（ ） 不能（ ）解决办法（或原因）： 签名： 时间：对最终处理结果的确认客户方：签名： 时间：我方：签名： 时间：9.10. 故障登记表故 障 记 录 表项目名称实施地点故障提出部门：故障现象描述： 签名： 时间：客户项目负责人意见： 签名： 时间：以下部分由我方项目师填写故障原因：解决办法： 签名： 解决日期：对最终处理结果的确认客户方： 签名： 时间：我方： 签名： 时间：9.11.