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第五章 公文处理的基本原则和程序 第五章 公文处理的基本原则和程序【理论讲述】在机关日常工作中，我们经常通过制发和收办公文来处理政务。就发文而言，从思想酝酿、文字起草、商讨修改，经过最后审核定稿，印制成正式文件，到向外发出，需要经过一系列处理过程。就收文来说，从开始的签收、登记、审核，经秘书部门的拟办，领导批示之后，到最后的承办和答复，同样需要经过一系列的处理程序。而且，收发公文处理完毕后，其中绝大部分还需要立卷归档，作为档案保存。这一系列相互关联、有序衔接的工作就是公文处理。过去，我们习惯将其称为文书工作，或者文书处理工作。一、公文处理的基本原则随着经济的发展和社会的进步，机关、团体或单位间的公务活动变得更加频繁，往来公文也日益增多。为切实发挥公文效用，提高工作效率，就要求我们在日常的公文处理中要始终坚持以下基本原则：第一，实事求是的原则。公文的出发点和落脚点都是为了解决工作中的实际问题，这就要求我们在公文处理过程中，必须深入实际，全面调查了解情况，摸清问题，有的放矢。反对在行文过程中装官腔，讲套话，浮夸虚饰，生搬硬套。这类假、大、空的公文不但无助于机关组织管理工作，反而会助长官僚主义、形式主义和文牍主义风气，给实际工作造成不必要的负面影响。作为秘书，应该注意培养辨别真伪、明辨是非、科学分析和解决问题的能力，学会从纷繁复杂的材料和事实中得出正确的结论，从而以求真务实的精神处理相关公文，推动工作。第二，精简的原则。“繁文缛节”一直是困扰公文处理实现高效的突出问题。对此，党和政府一再要求删繁就简，切实提高公文处理的效率。要做到这点，就要求我们在公文处理中，首先，要把文章写短一些，精炼一些。毛泽东同志曾在反对党八股中直言不讳地说：“工作忙，文章太长了，有谁看呢？”其次，要精简公文的运转处理程序，减少不必要的中间层次和工作环节，缩短公文办理流程。其三，秘书人员要破除以为层次环节多必有效的陈腐观念，逐步树立精简意识，以简便易行、切实稳妥的方式进行公文处理。第三，高效的原则。所谓“高效”，就是要求我们在实际工作中要及时迅速地处理公文，不拖拉，不积压，避免造成漫长的公文旅行。这就要求我们要加强时间观念，健全制度，明确分工，强化责任，协调关系，切实改进机关的工作作风。急件急办，特事特办，简化程序，缩短公文运转周期。根据需要，适时更新办公设备，采用现代化的办公手段。第四，保密的原则。公文是党政机关、人民团体或有关单位传达方针政策、决策部署、反映各项工作活动内容的重要工具。其中，部分公文可能涉及党和国家的重大决策，涉及政治、经济、军事、科技等重要机密，一旦外泄将给国家造成重大损失，这类公文在传递和处理的过程中就要注意保密，不得随便给无关人员翻印或接触，更不许在公共场合随意谈论。为加强保密工作，1988年9月5日国家正式颁布了中华人民共和国保守秘密法（简称国家保密法），于1989年5月1日起正式施行。该法第十七、十八条对公文处理中的保密问题作出了明确规定。在工作中，我们应加强学习。第五，集中统一管理的原则。各级党政机关或单位的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关单位的公文处理并指导所属机关或单位的公文处理工作，负责建立相关规章制度，监督公文落实情况。其秘书长或办公厅（室）主任统一领导与管理本机关或单位的公文处理工作，对公文处理中出现的问题负直接责任。因此，在实际工作中，我们要明确职责，把握好公文处理的每个环节，切实做好公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作，将统一管理落到实处。当然，以上这些原则的贯彻落实仅仅依靠秘书部门的力量肯定是不行的，还需要机关全体上下的密切配合，自觉提高公文处理意识，形成雷厉风行的机关工作作风，从而实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，充分发挥公文的应有效用。二、公文处理程序公文处理程序，是指在机关或单位内部按照公文的办理、管理、整理的规律，在以上基本原则的指导下，对公文处理的一系列环节统筹安排的工作流程。它反映了各个公文处理环节之间紧密的衔接关系，也反映了公文在机关内部运转的全过程。它通常包括收文处理程序和发文处理程序。收文处理程序，又称收文办理，指对外来公文的办理过程。它具体包括公文的签收、登记、核查、拟办、批办、承办、催办、注办等基本环节。发文处理程序，也称发文办理，指以机关或单位名义制发公文的过程。它具体包括公文的草拟、审核、签发、复核、膳印、盖章、登记、分发等基本环节。 以上各个环节环环相扣，相互制约。不同机关或单位对于某个环节处理的具体方法可以有所不同，但这些基本环节的安排不能随意颠倒或删减，否则会影响公文的正常运转和工作秩序。下面，我们将结合实例，以更直观的方式增进大家对公文处理程序的了解。【案例一】年月日，经乡长办公会研究，决定在高温季节来临之际要求所辖各村、林场做好森林安全防火工作。会议明确了此项工作的重点，制定了具体的防范措施，强调了纪律，落实了责任。会后，分管副乡长要求与会秘书根据会议内容起草一份通知，要求各村和林场按照通知精神做好相关工作，防患于未然。这份通知时效性很强，作为与会秘书应该及时起草，核对检查后及时送给领导签发，对稿件相关内容再次核查无误后，立即送达文印部门印制，随后盖章、登记，以最快最稳妥的方式下发给各村和林场，以便他们能够按照通知精神在第一时间内做出响应。这是基层乡镇机关发文基本流程，其实，其他机关单位的发文处理程序与此基本相似，大致上都遵循这样一个流程：草拟审核签发复核膳印盖章登记分发。这就是我们通常的发文处理程序。【案例二】小张是县教育局办公室的一名秘书，今天一上班就收到邮递员送来的市局关于加强中小学危房清查工作的通知。通知要求局机关近期要组织力量对全县范围内的中小学危房进行一次摸底排查，并将结果在10日内统计上报。 假如小张就是你，你将如何正确地处理这份外来文件呢？一般而言，当邮递员将此文件送达办公室后，应立即签收，在机关收文登记薄上做好登记，检查来文和附件是否完整，随后针对来文内容在机关统一印制的公文处理单上提出初步的处理意见，及时送局长批阅，批阅完成后，按批阅意见交相关部门或人员负责处理落实。在通知要求的时间内，还应密切关注排查进度，及时督查催办，防止因为拖拉贻误上报，使市县工作脱节。整个工作顺利完成后，你作为秘书，还应该在公文处理单上进行注办。这就是对这样一份外来通知的处理，它的处理过程是机关收文处理程序的一个缩影，我们收文的处理基本是按照这样一个流程，即：签收登记审核拟办批办承办催办注办。下面，我们结合发文和收文这两个程序，对登记、审核、签发、复核、膳印、拟办、批办、承办、催办等几个重点环节进行简要论述，以增进大家的了解。登记是机关或单位管理公文的一种重要手段，它主要用来记录公文的收进、发出和运转情况，便于催办、查办和统计，为公文的整理和交接提供依据。完善、规范的公文登记制度，是机关公文处理工作有序进行的首要前提。秘书部门在收到外来公文时，要对收文日期、收文顺序号、来文机关、来文标题、来文字号、紧急程度、份数等进行认真记录，并在来文首页贴上统一制作的公文处理单。向外发出公文时，也需要对发文日期、受文单位、发文标题、发文字号、紧急程度、份数等进行详细登记，作为外发公文的原始凭证。尽管现在大多采用电子政务来互相传递公文，但登记的环节仍必不可少。具体的登记形式各个机关或单位可以自行设计。 审核是在发文和收文中对公文有关内容所作的全面审查核对工作。这项工作应当由办公厅（室）经验丰富的，政治、业务、文字水平较高的秘书人员负责。发文的审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否规范等。机关在收到下级机关的公文时，也应该进行审核，审核重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范等。对存在严重问题的公文经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。签发是形成公文的关键环节。公文经过领导人核准签发后便成为定稿。签发人代表机关或单位对公文从政治上和文字上的准确性，负完全责任。以本机关名制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文时，应完整地签上姓名，而不能只签一个姓，同时注明签发日期，以备将来查考。复核是在公文正式印制前由秘书人员再次进行的核查工作。主要检查审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全、公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，修正后，应按程序重新审核、签发。签发的文稿在印制完成后应作为原始资料存档，不能随便抛弃。膳印即缮写誊抄、印制正式公文。随着现代印刷技术的发达，采用打字复印或排版铅印的公文居多，采用人工缮写誊抄的主要是少数领导亲笔书写的信函，在其发出之前，秘书部门需要抄一份或复印一份副本留存。此外，就是一些边远地区的基层机关形成的公文或秘密文件，需要缮写誊抄。在膳印公文的过程中，要严格依照定稿，不得擅自改动。膳印机密文件应在指定的地点，专人负责进行。对印制中的废页、底版、清样等均应注意严格清理保管，及时监销，以防泄密。膳印过程中，要注意文稿的校对。拟办是秘书人员、秘书部门的负责人或具体承办人，对于某些除阅知外需要具体处理的公文就如何办理拟提的初步意见，以供机关领导参考。拟办的意见，相当于请示或建议，是发挥秘书部门或有关人员工作积极性，协助机关单位领导处理和解决问题的重要环节。所拟意见要注意结合机关实际，切实可行。拟办意见一般写在公文处理单上，不要直接在公文页面上书写，以保持公文的整洁。批办是机关领导人或单位负责人，就某份公文应如何处理，对承办部门或承办人作出的批示性意见。批办是机关领导人或单位负责人发挥领导职能，行使管理职权的重要方式。批办时，可以参考拟办意见，明确意图，交代办文要求，合理分配任务和组织人力等。批办应及时、快捷，一切从实际出发。有时，经机关领导或单位负责人授权，也可由秘书部门负责人对有关公文进行批办。批办意见也应写在公文处理单上。承办是按照批办意见对来文事项的办理。它是公文处理最后的“关口”，也是公文的最终目的。因此，显得尤为重要。承办单位或承办人接到任务后，应按照轻重缓急合理安排时间，积极主动去完成落实。在落实过程中，要认真细致，讲究方法，注重效率和质量。公文的催办，是秘书部门根据文件缓急和承办时限要求，适时对承办工作所进行的督促检查，以防止积