印章使用管理办法.docx

键入文字键入文字键入文字印章使用管理办法第一条总则为防范经营风险，维护公司利益，加强印章管理，特制定本规定。第二条适用范围本制度适用于集团各部门及下属公司。第三条印章本规定所指的印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、发票专用章、部门章等。第四条用途及责任主体1. 公司公章：公司公章是公司处理内外部事务的印鉴，公司对外的正式信函、文件、报告等可使用公章，盖了公章的文件具有法律效力。公司公章由集团运营部总监或其授权的专人负责管理。2. 合同专用章：公司因业务发展需要对外签订（变更、解除）合同的，需加盖合同专用章。合同专用章仅限用于有关合同的签订（变更、解除），不得在其他文件上使用。合同专用章由集团运营部总监或其授权的专人负责管理，下属公司合同专用章由集团运营部任命的下属公司印章管理部门专人管理。3. 财务专用章：财务专用章是公司处理财务事务所使用的印章，如支付凭证（支票、电汇凭证等），或者以公司名义上报或对外报出的财务报表、出具的财务证明等。财务专用章由集团财务总监或其授权的专人管理，下属公司财务专用章由集团财务部任命的下属公司财务部专人管理。4. 法定代表人名章：法定代表人名章是指企业法定代表人的签名章，单独使用时代表法定代表人的个人行为，如与公司公章一同使用时则代表公司行为。法定代表人名章由总裁或其授权人管理。法定代表人名章和财务专用章不能由同一人保管。5. 发票专用章：企业、单位和个体工商业户购买和开具发票时须加盖财务专用章或“发票专用章”。发票专用章由集团财务总监或其授权的专人管理，下属公司发票专用章由集团财务部任命的下属公司财务部专人管理。6. 部门章：部门章只能在集团内部使用，代表本部门的意见。部门章由部门总监或其授权的专人管理，并由部门总监签字后生效。（目前集团部门章只有人力资源专用章一种）7. 下属公司公章：下属公司公章是下属公司处理内外部事务的印鉴，下属公司对外的正式信函、文件、报告等可使用下属公司的公章，盖了公章的文件具有法律效力。下属公司公章集团运营部任命的下属公司印章管理部门专人管理。第五条印章保管规定1. 公司各类印章均应由指定责任人保管。保管人对印章负有直接责任，部门总监对印章负有管理责任。2. 印章必须由各印章保管人保管，不得转借他人。节假日、印章保管人出差或因其他事务不能履行保管人职责时，应将印章移交给公司总裁指定授权人暂时代管。3. 严禁将公司公章、财务专用章、法定代表人名章带出公司，如确需带出公司时，须有两人共同携带，并经总裁批准。4. 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，离职时须办理印章归还手续后方可办理离职手续。5. 公司印章在受到毁损、被盗的情况下，各保管人应迅速以书面形式向集团运营总监报告，运营总监应迅速向总裁汇报，并采取报案、公告等有关措施。第六条印章使用流程1、公司公章：01 用印人填写用印申请表 用印申请表经申请人所在部门总监或分公司总经理审批后，必须经总裁审批，交由印章保管人进行盖章。02 印章保管人进行盖章印章保管人须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。03 提供盖章材料复印件用印材料盖完章后，需向集团运营部或下属公司印章管理部门提供复印件一份，用印人需在复印件上签字留档保存。04 用印人填写用印登记表用印人必须如实填写用印登记表。 05 印章保管人核实用印申请表、用印登记表、用印材料，一致无风险后将用印材料交由用印申请人。2、合同专用章：01 用印人提交审批通过的合同审批表及需盖章的合同用印申请人将附批通过的合同审批表及需盖章的合同交由印章保管人。02 印章保管人进行盖章印章保管人须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。03 提供盖章材料复印件用印材料盖完章后，需向集团运营部或下属公司印章管理部门提供合同复印件一份，用印人需在复印件上签字留档保存。04 用印人填写用印登记表用印人必须如实填写用印登记表。05 印章保管人核实合同审批表、用印登记表、用印材料，一致无风险后将用印材料交由用印申请人。3、财务专用章、法定代表人名章、发票专用章01 用印人填写用印申请表支付类用印根据付款审批文件，直接用印即可；其它用印则由用印人填写用印申请表，交所在部门总监或分公司总经理审批。02 部门总监/分公司总经理审批 部门总监或分公司总经理审批后，交由财务负责人。03 财务负责人审批财务负责人对盖章材料进行审批，审批通过后交由印章保管人盖章。03 保管人进行盖章印章保管人须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。（已停用的财务印章应立即停止使用并清理上交回印章管理部门，并对已加盖原印章尚未使用的票据、发票等做作废处理，并按规定渠道缴回核销。）4、部门章人力资源部-人力资源专用章：人力资源专用章用于公司内部日常人事相关文件的签发；对于、人力资源社会保障部、人才中心、外包机构等相关公司外部文件的报送签发及人事手续的办理；01 用印人填写用印申请表用印申请表经用印人所在部门负责人审批，人力资源总监审核后，交由印章保管人进行盖章。02 印章保管人进行盖章印章保管人须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。03 用印人填写用印登记表用印人必须如实填写用印登记表，人力资源部建立用印记录台账。04 印章保管人核实用印申请表、用印登记表、用印材料，一致无风险后将用印材料交由用印申请人。5、下属公司公章01 用印人填写分公司用印申请表 用印申请表经申请人所在部门经理审批后，交分公司总经理审核。 02 分公司总经理审核 分公司总经理对分公司用印申请表审核签字后，申请人将审批通过的分公司用印申请表交由印章保管人。03 印章保管人进行盖章印章保管人须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。03 提供盖章材料复印件用印材料盖完章后，需向下属公司印章管理部门提供复印件一份，用印人需在复印件上签字留档保存。04 用印人填写分公司用印登记表用印人必须如实填写分公司用印登记表。05 印章保管人核实分公司用印申请表、用印登记表、用印材料，一致无风险后将用印材料交由用印申请人。第七条印章刻制及报废规定1、印章刻制规定（1）因公司经营工作需要刻制印章的，由申请部门填制印章刻制申请表，部门总监或分公司总经理审核，总裁批准后，由运营部或运营部任命的下属公司印章管理部门备案，并到公安部门指定的印章刻制点刻制。（2）运营部建立印章领用登记台账，将刻制的印章印模存档备案，注明领用部门和印章保管人及领用日期，并请领用人签字确认。2、印章报废规定（1）印章报废适用情形因公司合并、重组、更名、注销、部门更换等原因致使现有的印章不再发生作用时，可以申请印章作报废处理。（2）印章报废程序A. 印章需要报废时，由印章保管人持填写了规定内容的印章报废申请表，按规定程序，经所属部门的部门总监或分公司总经理审核，总裁批准后，连同需报废的印章一同送集团运营部或运营部任命的下属公司印章管理部门；B. 集团运营部或运营部任命的下属公司印章管理部门对报废印章切角存档；C. 集团运营部拟订文件通知相关单位或部门，对印章报废情况进行告知。第八条罚则1. 因印章保管人保管不力，致使公司印章毁损、被盗的，罚保管人2000元。因公司印章毁损、被盗给公司造成经济损失的，损失部分由印章保管人赔偿，情节严重者，追究其法律责任。2. 未按规定程序用印的，对印章保管人处以500元以上罚款，并承担由此造成的法律责任和经济损失。3. 印章保管不严而被偷盖的，对印章保管人处以2000元罚款。4. 被发现偷盖印章，罚偷盖人3000元，如造成公司损失，损失部分的20%由印章保管人赔偿，损失部分的80%由偷盖人赔偿，并追究偷盖人的法律责任。5. 对未按本制度规定私自废止公司、部门印章者，处以500元以上的罚款，给公司造成经济损失的，损失部分由其负责赔偿，情节严重的追究其法律责任；6. 对私刻、伪造公司印章者，予以辞退、开除处分，并处以1万元以上罚款。由此造成的一切直接和间接损失，由该个人承担。情节严重者追究其法律责任。第九条附则1. 本制度由最终解释权归集团运营部、财务部、人力资源部；2. 本制度自发布之日起实行。附件1 用印申请表（适用于公司公章）附件2 用印申请表（适用于下属公司公章）附件3 用印登记表附件4 印章刻制申请表附件5 印章报废申请表附件1 用印申请表适用集团印章用印申请表申请人申请部门印章名称份数申请理由（用途）： 申请人： 年 月 日部门总监/分公司总经理意见：签 字：年 月 日财务负责人/人力资源负责人意见：签 字：年 月 日总裁意见： 签 字：年 月 日说明：印章保管人应根据用印内容进行审核。合同签订，对政府、行业主管部门的函件等重要事项，须经总裁批准方可用印。l 公司公章审批流程：部门总监/分公司总经理总裁；l 合同专用章不需填此表，只需附审批通过的合同审批表即可；l 财务专用章审批流程：部门总监/分公司总经理财务负责人；l 部门章（人力资源专用章）审批流程：部门总监/分公司总经理人力资源部总监。附件2 用印申请表适用下属公司公章用印申请表申请人申请部门印章名称份数申请理由（用途）： 申请人： 年 月 日部门经理意见：签 字：年 月 日分公司总经理意见： 签 字：年 月 日说明：下属公司公章保管人应根据用印内容进行审核。合同签订，对政府、行业主管部门的函件等重要事项，须经总经理批准方可用印。附件3 用印登记表用印登记表序号日期使用部门印章名称份数批准人用印人签字附件4 印章刻制申请表印章刻制申请表申请人申请部门申请刻制理由（用途）： 申请人： 年 月 日部门总监/分公司总经理意见：签 字：年 月 日总裁审批：签 字： 年 月 日新制印章印模：新制印章领用情况说明：接收方签字： 年 月 日注：总裁审批通过后的申请表交由集团运营部接口人或集团