湖南杨桥办公室工作流程之销售部 2.doc

办公室工作流程之销售部 编制目的：为了方便办公室工作，统一管理，特制订以下工作流程；仅供参考，如有雷同，不胜荣幸！第一部分 合同管理1、合同入档1.1销售合同（我公司为供货方） 办公室接到销售合同必须入档，流程如下：1) 根据销售部合同统计表编写合同编号;2) 根据合同信息在该业务员销售表格下，填写合同信息，如：合同编号、签订日期、单位名称、合同总额、未回款、已回款、业务费、付款方式，以上合同信息要及时跟进并修改欠款；3) 合同扫描，存入电脑相应存放位置，为方便以后查找，请务必牢记存放位置；4) 将扫描件合同共享给财务部负责人、生产部负责人、销售部负责人、该合同负责人（一般由邮件转发）。5) 将合同原、复印件分别存放在对应该销售员档案袋。1.2采购合同（我公司为采购方） 办公室接到采购合同必须入档，流程如下：1) 合同扫描，存入电脑相应存放位置，为方便以后查找，请务必牢记存放位置；2) 将扫描件合同共享给财务部负责人、采购负责人、（一般由邮件转发）。3) 将合同存放在“其他合同”的档案袋。1.3其他合同 办公室接到非以上2种合同，均需扫描存档至电脑，等待工作安排。2、合同编写2.1销售合同1) 根据业务员具体要求编写合同初稿（一般都以印刷体编写）；2) 拟定确定打印装订盖章（合同章、骑缝章）传送给需方（传真、快递或由业务员直接送至客户）；3) 业务员合同签好后，拿至办公室，则按合同入档（详见1.1）流程存档.2.2采购合同及其他合同 一般由供方提供，我方只需负责签字盖章回传。第二部分 铅胶衣管理1、 入库流程办公室接到货物必须入档，流程如下；1) 根据货物数量、规格、型号、铅当量填写手稿入库单（白联为存根，红联至财务部会计，篮联至存放文件夹）；2) 根据手填入库单在电子入库单输入信息，务必仔细核对；3) 按照相应产品，存放仓库相应位置，为方便查找请务必牢记仓库货物位置（可自行标记仓库货柜）。2、 出库流程 办公室接到采购货物工作（出货）时，流程如下；1) 根据业务员给予采购信息，填写手稿出库（单白联为存根，红联至财务部会计，篮联至存放文件夹）、送货单（发货时要注意检查货物信息是否符合，原则上不退换货物）、快递单（易碎品要注明）；2) 根据手稿出库单在电子出库单输入信息,务必仔细核对。3、 其他注意事项1) 所有货物入库、出库时都要检查是否完好，检查合格才能出入仓库；2) 所有货物进出必须交由徐总、业务员签字确认（可代签或补签）；3) 所有货物进出必须填写电子总统计表（按年度累计加减）。第三部分 办公室物品管理1、 物品采购 根据办公需要，可自行购置物品，如采购数额超出五百需由主管或采购员签字认可；如货物较多、数额较大需提交采购清单，交由采购专员负责采购。2、 物品消耗与折损 因办公用品多数属于消耗品，需不断添补，故允许按工折损换新。3、 物品年度盘点 按办公室实际物品为准，按实数盘点。4、 招待用品（烟酒） 要如实记录在册（时间、招待人、客户），核计数量。第四部分 考勤1、根据考勤机的实际数据，对办公室人员实行打卡制度。2、上班时间：8小时制，以公司通知为准。3、每月3号之前，统计上月考勤表，核实准确后交由办公室负责人（徐总）签字确认。4、迟到、早退、请假等情况参照杨桥手册执行。第五部分 文件制作1、 投标文件1.1如招标文件有附件说明投标文件的组成，则按其制作编写；1.2如需自行组织文件合成投标文件，则按以下目录进行编写（仅供参考）：一、投标函二、投标报价表三、法人授权委托书四、企业简介五、投标资格证明文件(复印件)1、企业法人营业执照 2、组织机构代码证 3、税务登记证（地、国） 4、法定代表人身份证及授权委托代理人身份证 5、放射防护器材检测报告单 6、医疗器械注册证及注册表 7、ISO9001质量管理体系认证证书 8、企业机构信用代码证 9、社保登记证明10、安全生产许可证11、医疗器械经营许可证12、第一类医疗器械生产登记表13、上年度审计报告7、 投标保证金8、 项目设计方案9、 货物需求一览表10、 技术规格偏离表11、 施工组织方案12、 文明施工与安全措施13、 质量承诺书14、 售后承诺书15、 其他附件1、同类项目业绩表（附部分合同或中标通知书）2、产品彩图2、 设计方案 一般由设计方案、资质证明文件、设计简图、产品彩图、同类项目业绩等构成，如有需要可按投标文件目录增加内容，具体视实际情况而定。3、 预算报价 在没有说明具体价格时，按一般报价预算； 预算表格式：序号机房名称产品名称产品规格防护剂量单位数量单价小计备注123.第六部分 信息收集1、 收集 按区域查找信息。 公司合作网站：中国招标采购导航网 。2、 共享、告知 每周五下班之前将各区域信息分发至各区域负责人并电话告知。 如信息时间比较仓促，则电话告知区域责任人。第六部分 其他部分1、 中标通知书（扫描件） 得知某招标信息我公司中标后，及时以书面形式告知公司，并表示祝贺、分享成功； 收到中标通知书后，扫描存入电脑并复印一份给该项目人，置于相应文件袋中。2、 任务单(电子版本) 按照业务员的实际销售合同填写任务单，安装时间、安装地点、货品详细内容、安装联络人及电话、施工现场简图等，完成后邮件发至业务员和部分负责人确认。3、 验收单（扫描件）1) 接到工厂安装验收单时，打印一份置于验收单文件夹，并按人分类（以便统一签字）；2) 一般验收时间为安装时间后推迟1-2个月签字；3) 扫描件打印后直接存放至电脑里相关文件夹，并详细记录在验收单总统计表中。4、 合同统计表（电子、印刷） 根据实际合同量，如实填写； 定期发送合同表给各业务员查看业绩及回款； 盘点时需与财务部核对统计表数量，及时修改内容；5、 会议记录（电子、印刷） 每周日上午为定期销售部会议，要及时准确记录会议内容，并于下周三之前以邮箱形式发至每位与会人员。6、 接待 办公室来访公务人员需及时安排茶水等候，并及时通知相关接待人。7、 卫生清洁 定期对办公室进行卫生清扫（清理垃圾、搽桌子、扫地、拖地、清洗烟灰缸、整理办公桌）； 累计