试论现代企业档案管理制度.doc

试论现代企业档案管理制度 试论现代企业档案管?制度随髫工作的管?模式。 笔者认为，建立现代企业档案管?制度应是合?的选择。 所谓现代企业档案管?制度实际上是一种多元、高效、灵活的档案管?方式，是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管?制度上的一种变革。 这一制度目前虽尚未完全成形，但通过广大档案工作者多?的?论探讨和实践已初见端倪，本文试就其产生背景、基本特征与机制构筑谈谈个人的认识。 一、现代企业档案管?制度的提出现代企业档案管?制度的提出，应该说是有深刻的时代背景的，首先它是企业制度变革的产物。 我国自?党的十四届三中全会提出建立社会主义市场经济体制以来，国有企业改制进人了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开、管?科学的现代公司制成为企业改革的主旋?。 与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征（）变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治?结构、科学的领导体制和组织制度；（）一改国有企业一统天下的局面，投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局；（）档案所有权的变化，企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化；口宗培岭（）企业经营形态的多样化，从规模形态上看是少?骨干性大型企业集团与大?中小型民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨?业、跨地区、跨所有制的大型企业集团，同时亦出现了数?上占优势的民营企业；从技术形态上看企业工业化管?与信息化管?并存，在信息化带动工业化战略的指导下，已有?少企业从工业化管?进人信息化、知识化管?阶段。 总之，企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革，传统企业档案管?模式已?适应现代企业制度的需要。 其次是企业为维护自身利益需要的产物。 我国自?正式建立企业档案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作虽曾屡受冲击，但企业档案工作始终是与企业相伴而?的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案作。 历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击，我们?应该仅视为一种冲击，而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。 事实上在市场经济条件下企业面临的形势?为复杂，它?仅需要企业档案工作为维护企业日管?与生产活动提供服务，而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中为维护企业合法权益服务，在企业管?中为企业文化建设提供服务。 因此，现代企业制度的建立并?排斥档案工作，它对企业档案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管?模式的扬弃，为维护自身利益的需要，要求在企业档案管?制度、管?方式、管?手段与运?机制上做相应的变革，即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管?制度。 二、现代企业档案管?制度的基本特征现代企业档案管?制度作为一种管?制度，属制度的范畴，具有制度的共性。 为体现企业档案工作的价值观，规范企业档案管?和维护企业利益，我们认为现代企业档案管?制度?是一种固定的管?模式，而是一种档案权属明确、管?科学、企业自?的一种企业档案管?制度。 档案权属明确是现代企业档案管?制度的首要特征。 在企业改制前，国有企业一统天下，其形成的档案?所当然的是国有档案，并由国家对其实?统一管?。 随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现，出现了国有企业档案、中外合资企业档案、民营企业档案等?同档案所有制共存的局面。 据档案与建设一?统计，按企业资产形态国有企业占总数的，集体企业占，联营企业占，股份制公司占，其它企业占。 企业产权决定了档案的所有权，在市场经济体制下，企业档案权属明确的含义指（）国有或国有控股企业形成的档案应归国家所有；（）民营企业形成的档案归民营企业所有；（）外商独资企业形成的档案所有权归外商，但归属权属中国；（）中外合资企业形成的档案归合资双方所有；（）非国有档案中，国家和社会有保存价值者国家拥有控制权，所有者?得私自买卖和销毁。 在档案管?领域同其它领域一样，谁拥有所有权，谁就有了管?的控制权与自主权，档案权属的变化必将深刻影响到档案的管?制度与管?方式。 管?科学是现代企业管?制度的另一重要特征。 管?科学要求按档案管?规?建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管?制度，其含义一是指按档案工作一般规?要建立健全文件归档制度、档案整?制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等，用制度规范企业档案管?工作；二是各企业在建立各种档案管?制度时要符合本企业的实际。 如前所述，由于各企业规模、经营、技术、管?形态的?同，?仅档案工作的机构设置、运?机制?同，而且在档案管?的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管?制度时应注意符合本企业的特征。 企业自?也是现代企业档案管?制度区别于传统企业档案管?制度的一个特征。 企业对档案管?自?含自主、自?之意，在国家有关档案工作法?的框架内，企业有权自主决定档案的管?形式与管?对象，企业的建档工作应属企业?为。 企业自?原则突出了企业在建档工作中的主体地位，其?论基础是企业法人财产权。 在管?方式上?能像国有企业那样一定要按设定的统一管?模式管?企业档案，可以自己建档集中管?或对部分档案集中管?，也可以委托文件中心或档案中介机构代管、代?。 我们相信，只要企业认识到档案的价值所在，一定能自己管?好档案。 企业有能?搞好生产经营管?，还没能?管?好档案吗？由上述可知，现代企业管?制度包含有档案管?制度，但又?等同于具体的档案管?制度，它既是一种管?念，又是一种管?体系，其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管?制度。 三、现代企业档案管?制度的构筑现代企业档案管?制度的建立与运?是一个长期的、动态的过程，它?仅与现代企业有一个磨合期，而且还会随着现代企业的发展而发展。 在我国现代企业制度建设已有十?的历史，从档案工作的正反经验看，在构筑现代企业档案管?制度中应着重注意以下几个问题（一）建立现代企业档案管?制度要以史为鉴。 现代企业与传统企业虽然有着本质的区别，但现代企业档案管?制度与传统企业档案管?制度却有一定的共性，尤其是在具体档案管?制度上。 档案权属的?同与企业建档自?原则会在一定程度上影响到企业档案管?制度，但鉴于两类型企业都具有生产与管?的职能，在制定现代企业档案规范化管?制度时?需要白手起家，传统企业档案工作史上的?少?论与实践均值得借鉴，例如档案集中统一管?论、科技文件“三纳入”?论、科技档案成套性?论、档案保管与整?论、档案利用?论等。 这些具体的档案管?论既可以服务于传统企业，也可以服务于现代企业。 以集中统一管?论为例，对档案是否要实?集中统一管?与企业所有制形式没有必然的联系，集中统一管?应是档案工作一般规?的要求，?同的只是集中统一管?的范围、内容的差别，现代企业可以对全部档案实?集中统一管?，也可以按需对部分档案实?集中统一管?。 例如有的民营企业只对下属企业有关资质认、资产、会计等档案实?集中统一管?，而其它档案则由各企业自?管?。 这种情况?仅适用于部分民营企业，对大型企业集团尤具有普遍指导意义，大型企业集团下属单位多且分散，集团公司对整个集团公司的档案实?集中统一管?既无可能又无必要。 再以科技文件工作“三纳人”为例，在借鉴这一?论时既可以按传统的“三纳人”做法对科技文件实施管?，也可根据企业的实际纳入企业资产管?、纳人企业信息化进程、纳人质?认证管?活动。 充分借鉴传统企业档案规范化管?制度可以大大缩短建立现代企业档案管?制度的进程，?少民营企业白手起家摸索建档的教训及国有股份公司档案管?顺利过渡的经验都证明了这一点。 （二）档案?政管?部门要加强引导。 在计划经济体制下，档案?政管?部门与专业主管部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责，多以管?者的形象出现在企业面前。 在建立社会主义市场经济体制中，一方面是专业主管机关职能发生转变，有的撤消，有的由?政管?转为经营性管?，大部分企业成了无主管企业，与之同时档案?政管?部门的职能也在发生转变，要由偏重微观管?转向宏观调控；另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面，由此决定在建立现代企业档案管?制度中需要重新定位档案?政管?部门与企业的关系。 档案?政管?部门应采取分类指导的方针，例如对国有企业档案管?实?监督、检查为主，对民营企业实?服务、指导为主。 以民营企业档案工作为档案与建设例，一个普遍的规?是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作，但发展到一定阶段时?会自发要求建档。 用上海一位民营企业领导的话说“没有档案我怎么证明我们是依法经营的，当发生经济纠纷时我拿?么打官司？”但由于信息?灵、档案人员业务基础差等原因，他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。 例如上海某民营企业在实践中总结出了需要归档的类文件，但在长达?的时间?却一直没有形成书面的归档制度，这些文件归档范围仅停留在分管领导的脑海?或口头表达上，事实上他们所摸索的内容在有关档案作文件中早已有之。 由此说明档案?政管?部门在推进建立现代企业档案管?制度中完全可以有所作为，通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管?制度的建立。 企业自?是现代企业档案管?制度的重要内容，但企业自?排斥档案?政管?部门的引导与服务，档案?政管?部门有责任让企业了解档案工作自?的要求、内容，自?是放任自流，但遗憾的是目前?少档案?政管?部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管?观念的束缚。 （三）重在构筑现代企业档案管?制度的运?机制。 现代企业档案管?制度的建立与运?，关键在于建立起现代企业档案工作的运?机制。 所谓运?机制可以?解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。 这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等，但归纳起来主要是动?机制和约束机制。 动?机制是推动现代企业档案管?制度运?的基础和动?，传统企业档案工作之所以缺乏活?就是缺乏动?机制，究其原因并非企业档案人员工作?努?，关键是企业自身缺乏活?。 在计划经济体制下，由于缺少市场竞争，企业产品多?创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现?出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动?。 在企业档案工作现实中我们可以发现这样一个事实，越是产品单 一、技术创新?足、缺乏活?的企业，越显?出企业档案工作的地位与作用。 企业档案工作的历史告诉我们，企业档案工作作为企业工作的一部分，企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运?固然重要，但推动企业档案工作运?的动?机制主要源于企业自身的动?机制。 在市场经济体制下，推动企业发展的外部动?主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要?断进?创新；推动企业发展的内部动?是企业制度建设、企业文化建设和创新能?，因此，为构筑现代企业档案管?制度运?机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动?为企业档案工作的动?，在主动参与信息服务上狠下功夫。 在这一背景下，为有效形成现代企业档案管?制度的动?机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。 在构筑现代企业档案管?制度运?机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。 约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质?控制约束等着手。 首先是制度约束，现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管?制度和档案人员任职制度，克服档案管?任意化的倾向，用制度规范档案管?工作，尤其是对外向型与信息化程度较高的企业，档案的规范化管?显重要。 其次是成本核算机制与档案质?控制机制，它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质?来约束企业档案工作。 企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数?定人员编制的做法。 传统企业档案管?的内容过于陈旧，数?过大，价值?大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。 实际上目前在现代企业已自觉或?自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员；二是减少了用于保管档案的空间。 如果我们站在传统档案工作角度看，这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思?来看问题却具有一定的合?性。 作为企业来讲，它?可能过多过久地保存无利用价值的档案，国外企业档案工作情况也可以验证这一点。 例如据有关资?介绍，美国企业档案馆保存档案占文件总?的比例，没有超过的，强调档案用于“维护企业的历史，保护企业的产品商标权、产权?受侵害，维护企业产品的信誉”。 一般而言，