连锁企业采购管理ppt课件

连锁企业采购管理,主讲老师郑光财皇甫梅风,本书全部内容,第一章 连锁企业采购概述第二章 商品采购流程第三章 商品采购计划第四章 供应商管理第五章 采购谈判及采购合同签订第六章 招标采购第七章 商品采购的监督和控制第八章 采购联盟,第一章 连锁企业采购概述,第一节 连锁企业采购概述第二节 商品采购制度第三节 采购组织的设置,第一节 连锁企业采购概述,连锁企业是现代企业的一种新型的组织经营方式，其外在形式表现为总部领导下的若干门店或分支机构组成联体式的经营活动，其内在本质是实现流通活动的统一化、标准化、专业化和简明化，从而达到规模效益目的。,一、连锁企业采购的概念和特征1、 采购的概念 所谓采购是指在一定的时间、地点条件下，通过商品交易手段，实现从多个备选对象中选择购买能够满足自身需求的物品的企业活动过程。 所谓“备选对象”，既可以是市场、厂家、商店，也可以是物品。前者是对区域、组织等的选择，后者是对具体物资，如原料、工具、设备等的选择。,采购具有如下特点：采购是一种交易行为；采购的实现必须具备一定的条件；采购的过程是一个选择的过程；采购是从资源市场获取资源的过程；采购的目的是满足自身的需求；采购过程是商流、物流、信息流的有机统一。,2、连锁企业采购的概念与特征 所谓连锁企业采购，是指连锁企业根据连锁经营需求提出采购计划、审核计划，有目的地选择供应商，并经严格的商务谈判，确定商品价格、交货方式及相关条件，最终签订合同并按合同要求收货付款的过程。,连锁企业采购的主要特征如下：（1）实行统一采购制度（2）购销业务统分结合（3）采购计划性强（4）采购批量大,二、 连锁企业采购的分类1.按采购地区分类(1)国内采购(2)国外采购,2.按采购进行的方式进行分类(1)直接采购(2)间接采购(3)联合采购(4)委托采购,3.按采购价格方式分类(1)招标采购(2)询价采购(3)比价采购(4)议价采购,4.按采购主体分类(1)个人采购(2)组织采购,5.按采购方法分类(1)传统采购(2)科学采购订货点采购 JIT采购 供应链采购 电子商务采购,6. 连锁企业常见的采购类型（1）代销采购（2）买断采购（3）订单采购（4）招标采购,三、连锁企业采购的功能和目标1.连锁企业采购的功能(1) 连锁企业采购，是从资源市场获取资源的过程(2) 连锁企业采购，是商流、物流、信息流的统一体(3) 连锁企业采购,是连锁经营规模扩张的内在动力(4) 连锁企业采购，是企业的基本利润源,2.连锁企业采购的目标(1)适时适量(2)保证质量(3)降低费用,第二节 商品采购制度,所谓采购制度，是指企业采购中使用的采购方式及采购行为准则。在采购工作实践中，采购制度主要有三种，分别为集中采购制度、分散采购制度和混合采购制度。连锁企业通常采用集中采购制度。,一、集中采购制度 所谓集中采购，是指由企业采购部门全权负责企业采购工作。在连锁企业中的集中化采购，是指将各连锁企业所要需的经营物资统一由一个部门负责，其他部门均无采购职权。,1、集中采购的优势如下：（1）有利于商品的标准化。（2）减少了管理上的重复设置。（3）由于连锁经营的需求量大，可以获得谈判优势。（4）在物资短缺的时候，连锁企业之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。（5）利于对采购活动进行更有效的控制。 （6）有利于连锁企业采购决策的专业化分工和专业技能发展，同时也更有益于时间的利用。,2、适用的企业（1）企业产销规模大，采购量值大。（2）企业各部门及工厂集中于一个地理区域，采购工作并无因地制宜的必要。（3）企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。（4）连锁企业,二、分散采购制度 所谓分散采购，是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足生产经营需要。这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业。,1、分散化采购的优点主要有：（1）对利润中心直接负责（2）对于内部用户有更强的顾客导向（3）较少的官僚采购程序（4）更少需要内部协调（5）与供应商直接沟通,2、分散采购的不利因素（1）权责不清（2）目标冲突（3）浪费资源,三、 混合制采购制度 混合采购，是指将集中化采购和分散化采购组合成一种新型的采购制度。依据采购的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素来确定集中采购部分与分散采购部分。一般而言，需求量大且价值高、需要进口的货物由总公司集中采购；需要量小、价值低、临时性采购的物资，由分公司采购。连锁企业一般以集中化采购为主，在某些特定商品上，如鲜活商品等也采取分散性采购。,第三节 采购组织的设置,一、采购组织的基本类型 采购组织的基本类型有集中型采购组织、分散型采购组织和混合型采购组织。连锁企业一般采用集中型采购组织形式。,1.集中型采购组织 该组织结构，一般在连锁公司总部层面上可以找到中心采购部门。在那里，公司的采购专家在战略和战术层次上进行运作产品规格的决策被集中制定，在制定过程中通常与中心工程技术或研发机构紧密合作。这种集中决策模式，既体现在供应商选择决策上，也体现在与供应商之间的商贸洽谈上。,集中型采购组织形式主要有三种形式：（1）总部职能部门采购（2）采购委员会（3）联合采购,2.分散型采购组织 分散型采购组织就是每个经营单位的负责人对自身的财务后果负责。因此，这个经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任。,3.混合型采购组织 一般而言，实施混合型采购组织的企业，在公司一级的层次上存在着公司采购部门，然而独立的经营单位有采购活动。一是配送系统尚不完整，全部商品由总部采购还不经济，这时部分商品需要门店自行采购；二是当地的一些尚未进入工业化生产的土特产品，可由门店根据经营需要自行采购；三是一些鲜活商品和易腐烂的瓜、果、蔬菜等食品由门店根据自身的经营条件自行采购；四是一些加盟店、特许店，在征得总部同意后也会根据自己原有的经营特点，对某些商品进行自行采购。,二、 连锁企业采购组织的设计1.连锁企业采购组织设计的原则（1）采购组织与连锁经营的性质、产品、规模相适应。（2）采购工作必须与连锁企业的整体目标，采购方针、采购目标、采购部门的职权范围相适应。（3）采购组织与连锁企业的管理水平相适应。 （4）采购权力与采购责任相适应。,2.连锁企业采购组织设计的方法（1）按采购地区设计（2）按物品类别设计（3）按采购物料价值设计（4）按采购物料的重要性设计（5）按采购功能设计（6）混合式设计,三、 连锁企业采购权责的划分1. 连锁企业采购部门的权限职责（1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。（2）与技术、质检等部门人员共同参与合格供应商的甄选。（3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。（4）交货的稽催与协调。（5）物品的退货与索赔。,（6）物资来源的开发与价格调查。（7）采购计划与预算的编制。（8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。（9）供应商的管理。（10）采购制度、流程、表单等的设计与改善。,2. 连锁企业采购人员的权限职责(1) 采购总监采购部门的最高首脑，负责企业采购战略的制定、外包或自制的决策等。,(2) 采购经理拟订采购部门的工作方针与目标；负责主要经营资源的采购；编制年度采购计划与预算；签订审核订购单与合约；采购制度的建立与改善；撰写部门周报与月报；主持采购人员的教育训练；建立与供应商良好的伙伴关系；主持或参与采购相关的业务会议，并作好部门间的协调工作。,(3) 连锁企业采购主管分派采购人员及助理的日常工作；负责次要经营资源的采购；协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；采购进度的跟踪；保险、公证、索赔的督导；审核一般物料采购案；市场调查；供应商的考核。,(4) 连锁企业采购员经办一般性物品的采购；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程工作；确认交货日期；一般索赔案件的处理；处理退货；收集价格情报及替代品资料。,(4) 连锁企业采购员经办一般性物品的采购；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程工作；确认交货日期；一般索赔案件的处理；处理退货；收集价格情报及替代品资料。,(5) 连锁企业采购秘书清购单、验收单的登记；交货记录及稽催；访客的安排与接待；采购费用的申请与报支；进出口文件及手续的申请；电脑作业与档案管理；承办保险、公证事宜。,第二章 商品采购流程,第一节 连锁企业采购的基本流程第二节 连锁企业采购的作业流程第三节 开业前后的采购作业第四节 连锁企业采购流程的再造,第一节 连锁企业采购的基本流程,连锁企业采购的作业流程会因采购组织、采购模式、商品的来源、采购方法及采购时间等的不同而有所区别，但其基本的采购流程却是大同小异。,连锁企业采购的基本流程一般包括以下几个步骤：建立采购组织和确定采购模式收集顾客需求信息制定商品采购计划确定货源评估商品采购谈判决定购买,一、建立采购组织和确定采购模式 连锁企业采购的第一步必须是建立一个采购组织，这个组织可以是正式的、临时的；可以是集中化的或分散化的；可以是通用采购组织或专门的采购组织,二、收集顾客需求信息 连锁企业在进行正式采购前，必须收集和分析顾客的需求信息。连锁企业有以下几方面的信息来源。 首先来自消费者。 其次采购人员通过访问供应商、与销售人员谈话及观察消费者行为，可以了解到许多信息。 再者是竞争者提供的信息。 最后还可以从政府、新闻单位等途径获得所需的信息。,三、制定商品采购计划 连锁企业的采购计划应在广泛收集信息的基础上制定，连锁企业商品采购计划包括四方面内容：采购商品类别，采购商品数量，采购时间以及将采购的资金问题。,四、确定货源 连锁企业采购货源主要来自三个方面，公司自有、外部固定供应商、外部新供应商等。 1、公司自行生产。 2、原有固定的供应商。 3、外部新供应商。,五、评估商品 连锁商品采购在确定货源以后，不论商品是自有品牌还是购自供应商，都必须对商品进行必要的检查和评价。 连锁企业可以采用三种可能的评估方式：检查、抽查和描述。具体选择哪种方法取决于商品的成本、特征和购买的规律。,六、采购谈判 当货源已经选定、对商品评估也已完成时，连锁企业需要就采购事项与供应商进行谈判。这往往是指在购买商品发生或采购对象发生变化，才需要一次采购谈判。谈判内容包括商品质量、购买数量、价格和付款安排、折扣、送货方式及所有权转移时间等。,七、决定购买 对许多大中型连锁企业来说，购买决策是自动完成的。这些企业使用计算机完成订单处理每一次购买都被输人计算机数据库。小型连锁企业则通常是人工完成购买决策，人工填写和处理订单，每一次购买都以同样的方式记入商店的存货手册。,八、再订购商品 对于那些大量日常商品，连锁企业需要连续购买，再订购的计划是必需的。制定计划时必须考虑订货和送货时间、存货流转率、财务支出、存货订货成本。,第二节 连锁企业采购的作业流程,连锁企业采购作业流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范。 连锁企业采购作业流程会因采购的方式及采购的对象等不同而在作业环节上有所差异，但一个完整的采购过程，一般包括以下几个基本环节.,需求商品的说明,选择供应商,采购合同谈判,签订采购合同和订单安排,商品跟催,商品验收和发票的核对,验收不符与退货处理,结案,记录与档案维护,确认采购需求,一、确认采购需求 连锁企业采购作业流程的初始阶段是确定采购需求。确定采购哪些商品、采购多少、何时采购、由谁决定采购等。任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求。连锁企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要。采购部门根据各门店商品的需要加以汇总。从而进行采购,二、需求商品的说明 在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。,三、选择供应商 明确了采购需求之后连锁企业就可以开始市场考察，以选择供应商。首先在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价，或者采用各种方式选择新的供应商。供应商的选择是连锁企业采购活动中重要的一环，它涉及企业是否能购买到企业所需的产品或服务。,四、采购合同谈判 选定供应商之后，连锁企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。连锁企业可以通过招投标方法来确定价格条件，许多采购活动不是通过招标进行的，那么则可以和供应商进行谈判来确定。,五、签订采购合同和订单安排 采购合同的条款和条件达成一致后，连锁企业就可以与供应商办理订货签约手续。订货签约手续包括订单和合约两种方式：订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，必须在订单或合约中予以说明。,六、商品跟催 连锁企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。,七、商品验收和发票的核对 商品的验收是采购活动的一个重要环节。连锁企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地向采购部门负责。 在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。 厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款。,八、验收不符与退货处理 凡所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重予以结案。,九、结案 凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。,十、记录与档案维护 凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。,连锁企业在具体设计采购作业流程的时候，应该注意以下几点：1商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。 2采购流程的先后顺序及时效控制。3采购流程中关键点的设置。 4采购流程中权利、责任或者任务的划分5避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱6采购流程应反映集体决策的思想 7流程的设计应配合作业方式进行调整。,第三节 开业前后的采购作业,连锁企业开业前后的采购作业对连锁企业的成功经营有着重要的影响，连锁企业开业前，采购作业的重点应是构建商品结构，进行市场调查，而开业后的采购作业则应以调整采购商品结构为重点。,一、开业前的采购作业1、构建商品结构 构建商品结构依赖于连锁采购人员对市场的了解，并透过各种信息与手段将这些适合目标顾客群的畅销商品引进 (1)选定竞争对手。 （2）收集竞争对手价格及商品情况 （3）收集兄弟企业价格资料 （4）初步构建商品结构 （5）组织货源。,2协商交易条件 同一种商品可能有两家以上的供应商。连锁企业采购人员就分别在企业的洽谈室约见相关供应商，并提供供应商手册给有潜力的供应商参考。,二、开业后的采购作业 开业后，顾客的需求可从销售数据上发现，采购工作在此必须有质与量的转变。采购的最终任务就是把“销售、毛利额及其他收入最大化”，采购的一切工作都围绕在这三方面。 为达成采购的任务，连锁企业开业后的采购工作应分为五大项，每一大项各占20的时间，它们是：市调、快讯、采购、服务楼面、行政。,第四节 连锁企业采购流程的再造,流程再造是一种改进哲理。它的目标是企业通过重新设计组织经营的流程，以这些流程的增值内容最大化，其他方面的内容最小化，从而达到绩效的改进。 在企业采购流程再造的的定义里有五个关键词：“显著”、“深入”、“根本”、“彻底”和“流程”。我们可以通过这五个关键词来把握企业采购流程再造的含义。,一、采购流程再造的动因 1企业对利润的追求 2传统的采购流程效率低 3市场的快速变化,二、采购流程再造的目标1缩短采购周期2提高商品品质 3降低成本，提高利润 4适应市场变化的能力,三、 采购业务流程再造的过程 1流程识别正确认识企业采购流程，我们要把握流程的四个特点： （1）每个流程都有输入和输出 （2）每个流程都有顾客 （3）企业采购流程都有一个核心的处理对象 （4）企业采购流程往往是跨职能部门的,2流程评估 流程评估不把现行的输出作为已知条件，而是从顾客出发，按照其对流程输出的需要来考察现行流程运行的绩效如何。流程总是为满足顾客的需要而存在的，要想准确把握流程，在操作上最好从顾客开始着手考察出现行流程输出是否符合顾客需要。,3流程设计 进行流程设计时，可以采取以下几种方法：废除、合并、分散和改变。,4流程的实施与运转 任何新设计的流程都必须经过一定时期的小范围试验后，才可全面实施。,四、采购流程再造注意事项1把加强与供应商的密切合作放在流程再造优先和重点考虑的地位2实现从传统的面向职能管理转为面向流程管理 3强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值 4针对不同情况进行流程的改造5先设计流程，依流程建立“扁平化”的新型组织关系6立足长远的信息化战略,第三章 商品采购计划,第一节 采购计划的制定流程和影响因素第二节 连锁企业商品采购计划第三节 商品采购数量的确定,第一节 采购计划的制定流程和影响因素,一、采购计划的制定流程 商品采购计划的制定一般有以下几个步骤 1收集商品信息 汇总和整理商品信息 确定商品采购类别、数量和金额 采购预定额估算 5合同类型的选择 6采购计划编制,1收集商品信息（1）收集商品信息的方法 商品信息的收集有两个方面：一是现成资料；二是原始资料，它指通过实地调查等到的一手资料。原始资料调查收集信息的方法有：调查法 、观察法和实验法 。（）所需信息包括商品供求状况、所处行业的经营状况 、竞争对手有关数据分析、连锁企业历年商品销售量。,汇总和整理商品信息（）汇总商品信息（）整理商品信息,确定商品采购类别、数量和金额 零售商品采购计划编制的核心是商品采购类别、数量和金额。连锁企业在整理商品信息应从以下几方面着手：（1）确定商品类别（2）确定商品数量（3）确定供货商和进货时间,采购预定额估算 采购预定额的推算应考虑营业目标、库存情况及各种损耗。,5合同类型的选择 常见的合同可分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。（）成本加成本百分比（CPPC）合同：（）成本加固定费用（CPFF）合同（）成本加奖励费（CPIF）合同（）固定价格加奖励费用（FPI）合同（）固定总价（FFP）合同,6采购计划编制 根据企业采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。,二、采购计划制定的影响因素连锁企业的采购计划一般以销售作为起点，而销售则受到多种因素的影响。1经济发展水平2城市及商圈内人口增长状况3竞争者状况4企业自身经营状况 5供应商及商品供应状况,第二节 采购计划的制定,一、品种计划的制定 品种计划应将系列商品订定出来，然后再推至每一系列产品中的单项。同时配合商品的安全库存量、商品的平均日销量以及目前的库存量，就可以知道哪些货品已经需要补充。,确定连锁企业商品采购的范围（1）连锁企业的经营规模及特点（2）连锁企业的目标市场（3）产品的生命周期及新产品的开发（4）竞争对手情况（5）商品本身的特点,2确定商品经营政策（）市场细分化商品政策（）丰满齐全的商品政策,确定商品采购品种 连锁企业的商品目录包括全部商品目录和必备商品目录两种。必备商品目录是连锁企业制定的经常必备的最低限度商品品种目录。必备目录不包括商店经营的全部商品种类，而只包括其中的主要部分。 必备商品目录确定以后，再根据顾客的特殊需要和临时需要加以补充与完善，便成了连锁企业全部商品目录。连锁企业商品目录制定以后，不能固定不变，应随着环境的变化定期进行调整，以适应消费者需要。,二、品种组合计划的制定 1广而深的品种组合 是连锁企业选择经营的商品种类多，而且每类商品经营的品种也多的策略，由于大型的连锁企业的目标市场是多元化的，常需要向消费者提供一揽子购物，因而必须备齐广泛的商品类别和品种。,广而浅的品种组合 是指商店选择经营的商品种类多，但在每一种类中经营的商品品种少的策略。在这种策略中，商店提供广泛的商品种类提供给消费者购买，但对每类商品的品牌、规格、式样等给予限制。这种策略通常被廉价商店、杂货店、折扣店等零售企业所采用。,3窄而深的品种组合 是指商店选择较少的商品经营种类，而在每一类中经营的商品品种很丰富。这种策略体现了商店专业化经营的宗旨，主要为专业商店、专卖店所采用。,4窄而浅的品种组合 是指商店选择较少的商品种类和在每一类中选择较少的商品品种。这种策略主要被一些小型商店，尤其是便利店所采用，也被售货机出售商品和人员登门销售的零售商所采用。,第三节 商品采购数量的确定,一、采购预算的确定 采购预算一般以销售预算为基础予以制定。并以此推算出商品的年采购目标。当然采购预算还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为：采购预算销售成本预算期末库存计划额期初库存额 采购预算在执行过程中，有必要进行适当的修订。如商店实行减价或折价或者商店库存临时新增加促销商品，就需要对预算进行适当调整。,二、商品采购数量的确定 采购的商品数量，会影响到企业的销售和库存，关系到企业的销售成本和经营效益。采购商品过多，会增加商品保管费用；影响资金的周转和利用率。但如果商品采购太少，会使商店出现商品脱销，失去销售的有利时机；因此如何确定采购数量是采购决策中的关键。,经济订购批量法(EOQ)：经济订购批量法的计算公式是：EOQ=,固定数量法：（1）每次发出的数量都相同；（2）订购数量的决定是凭过去的经验或直觉；（3）此法不考虑订购成本和储存成本这两项因素。,3批对批法：（1）发出的订购数量与每一期净需求的数量相同；（2）每一期均不留库存数；（3）如果订购成本不高，此法最适用,4固定期间法：（1）每次订单涵盖的期间是固定的(每个月的第一周下订单)，但是订购数量则变动；（2）基于订购成本较高的考虑；（3）期间长短的选择，是凭过去的经验或主观来判断；（4）采用此法每期会有些剩余存货。,三、连锁企业商品采购限额的确定 连锁企业采购的限额或者采购计划（OTB，Open-to-Buy）是在给定时期（国外通是一个月）内计划采购额与采购员承诺购买款项之间的差额，它代表采购员留待当月购买的数量，并且随每次购买的数量的上升而下降。整个OTB计划的核心其实就是对于金额的控制，如何使连锁企业的采购成本有效，高效。,连锁企业商品采购限额的确定步骤 1设定控制单位。在日常的连锁企业管理中管理控制单位可以分为部门，大类，中分类，小分类四个级别。 2制定销售预测。销售预测的管理范围包括了整个连锁企业，各个商品部门以及商品类别。 3计算计划库存水平。存货必须足以满足销售预期的需要，并保留余地。,4估计预期零售的扣减额 5计算计划采购额计划采购额的计算方式如下：计划采购额（售价计算）本期计划采购额本期计划扣减额计划期末存货期初存货,第四章 供应商管理,第一节 供应商的调查第二节 供应商的选择第三节 供应商的考核第四节 供应商关系管理,第一节 供应商的调查,一、供应商调查的功能 1供应商管理的概念 供应商是指具有独立经营资格，能为连锁企业经营活动提供产成品、零部件、材料、设备和其它资源的经济组织。它可以是生产企业，也可以是流通企业或其它经营户。,2供应商调查的功能（1）优化渠道功能。（2）降低成本功能。 （3）协调发展功能。,二、 供应商调查的内容 连锁企业对供应商调查的主要内容有二个方面。1.商品市场调查的内容（1）商品市场的规模、容量、性质。 （2）相关商品市场的经营环境。 （3）相关商品市场供给的总体情况。,2、供应商调查的内容（1）商品的适应性。（2）供应商的经营实力。（3）供应商的信用度。 （4）供应商的管理水平。（5）供应商的地理交通情况。,三、 供应商调查的方法调查方法是开展供应商调查的重要手段，掌握正确的调查方法往往可以取得事半功倍的效果。常用的调查方法有以下三类：,1问卷调查法 这是指是调查者将所要调查的问题编制成问题或表格，以邮寄方式、当面作答或者追踪访问方式进行填答，从而了解被调查者情况的一种调查方法。,2实地观察法 这是指调查者有目的、有计划地运用自己的感觉器官或借助科学的观察仪器。直接了解当前正发生的，处于自然状态下的社会现象的方法。,3、文献调查法 这是指通过调查者通过相关文献的收集和处理对被调查者进行调查的方法。它主要是通过图书资料、报刊杂志、广播电视和网络等途径收集被调查者的相关文献，然后从文献从文献中分析出有用的信息，为调查者决策提供依据。,四、供应商调查的步骤 一般说来，连锁企业供应商调查可分为6个阶段，每一个阶段工作完成得好坏，直接关系着下一个阶段的工作质量和最终结果。,1、确定调查项目2、明确调查目标3、设计调查方案4、组织实地调查5、整理分析资料6、撰写调查报告,第二节 供应商的选择,一、影响供应商选择的因素 连锁企业的商品货源主要来自两方面：一是经常联系的供应商，二是新的供应商。为了确定合适的供应商，减少进货风险，保证连锁经营活动稳定运行，连锁企业应着重考虑以下五个方面的因素。,1货源的可靠程度 2商品质量和价格条件3供应商的结算条件4供应商的服务条件5供应商的其它条件,二、供应商选择的标准连锁企业在供应商选择中应制定相应的标准作为衡量尺度。1信誉度较高2供货能力强3. 价格合适4技术水平高5管理水平高6服务水平高,三、供应商选择的程序1建立供应商选择和评估组织2全面收集供应商的资料3列出评估因素并确定权数4进行评估打分5综合评价并确定供应商,四、供应商选择的方法1. 判断选择法2招标选择法3协商选择法,第三节 供应商的考核,一、 供应商考核的原则1. 供应商考核的目的和对象 连锁企业对供应商考核的目的是为了引导供应商积极参与本企业的商品采购活动，完善企业采购制度，提高供应商的竞争意识和竞争能力，规范竞争行为和采购质量，降低采购风险，强化售后服务，使供应商的活动符合国家方针政策和有关法律法规的规定，更好地为本企业的经营管理服务，最终实现建立和谐的供应链合作伙伴关系。其考核对象是在本连锁企业签订正式合同，登记在册的各类供应商。,2供应商考核的原则 连锁企业对供应商考核应遵循以下三条基本原则： （1）整体性原则 （2）科学性原则 （3）真实性原则,二、供应商考核指标体系 由于供应商考核的内容广泛，但每一单项指标，都只能反映其商品供应状况的一个侧面，难以全面、完整、综合地反映商品供应的全部工作，因此，必须建立一套相互联系、相互制约和相互补充的指标体系来从各方面反映供应商的工作绩效。常用的连锁企业供应商考核指标体系主要有11项指标所构成。,（1）商品质量。评价供应商商品质量的指标较多，连锁企业常用合格率和退货率进行考核。（2）交货期。这也是一个很重要的考核指标参数。考察交货期主要是考察供应商的准时交货率。 （3）交货量。主要是考核供应商是否按合同规定的数量按时交货，它可以用按时交货量率来评价。 （4）工作质量。主要是考核评价供应商在供货过程中差错的大小，常用交货差错率和交货破损率二个指标来衡量。,（5）价格。考核供应商的价格水平可与市场上同档产品的平均价和最低价进行比较，常用市场平均价格比率和市场最低价格比率二个指标衡量。 （6）进货费用水平。进货费用水平很大程度上取决于供应商，所以连锁企业常用进货费用节约率进行衡量。 （7）信用度：信用度主要考核供应商履行自己的承诺、以诚待人、不故意拖账、欠账的程度。(8)配合度。该指标是个定性指标，主要考核供应商的协调合作精神。,三、 供应商考核的步骤1确定考核机构2制定考核方案3准备考核资料4进行评价计分5形成考核结论6传递考核信息7做好考核总结,第四节 供应商关系管理,供应商关系管理是指连锁企业运用各种策略与手段，保持和发展与供应商协调友好关系的管理活动。它是连锁企业供应商管理的重要组成部分,主要包括供应商准入制、供应商会见制、供应商激励、供应商控制和供应商关系的改善等内容.,一、 供应商准入制度 供应商准入制度是指允许供应商的商品进入连锁企业的管理制度。它主要包括供应商的商品进入连锁企业之前对供应商的主体资格和商品质量进行检查登记、建立购销账目、准入查验登记等制度。也就是说，将以往的事后追究责任挽回损失的弥补行为，转变为在商品进入连锁企业之前，供应商主动对商品质量进行检查和把关以及政府部门的监督行为。,二、供应商会见制度在供应商获得准入后，为了规范采购和提高谈判效率，连锁企业应在同供应商接洽中应建立严格的供应商会见制度。主要包括三方面的内容：1确定接待时间2落实接待地点3规范洽谈内容,三、 供应商的激励1.激励目标 供应商激励目标主要是通过有效的激励手段，调动供应商的积极性，兼顾合作双方的共同利益，消除由于信息不对称和不正当竞争行为带来的风险，从而使供应链的运作更加顺畅，实现供应链企业的共赢。,2. 激励模式 连锁企业对供应商激励模式主要包括物质激励、精神激励和感情激励。物质激励是供应商激励的基本模式，它是指通过供应链利润的合理分配，使供应商获得应得的经济利益，以鼓励其与本企业建立良好的合作伙伴关系的激励模式。,3激励手段 连锁企业在与供应商的合作过程中，常用的激励手段如下：（1）价格激励 （5）商誉激励 （2）订单激励 （6）开发激励 （3）组织激励 （7）信息激励 （4）竞争激励,四、 供应商的控制 随着连锁经营的不断发展，连锁企业的供应商越来越多，对供应商的管理也就变得越来越复杂，如何实施对供应商的有效控制已成为供应商关系管理的重要内容之一。 1价格控制 5合约控制 2质量控制 6股权控制 3风险控制 7管理输出控制 4竞争控制 8物流成本控制,五、供应商关系的改善 连锁企业和供应商都应明白，在连锁经营中他们是合作者而不是对手,满足消费者需求是共同的任务,实现双赢是共同的目标。 1提高认识，转变观念 2建立信任机制，巩固合作基础3实现信息共享，消除合作障碍4完善激励机制，提升合作积极性,第五章 采购谈判和签约,第一节 采购谈判概述第二节 采购谈判的主要内容第三节 采购合同的签订,第一节 采购谈判概述,一、采购谈判的含义及适用条件1采购谈判的含义 采购谈判是指连锁企业为采购商品而与供应商对购销业务有关事项，如商品的品种、规格、商品质量、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的合作关系。,2采购谈判的适用条件（1）多家供货厂商互相竞争时，通过采购谈判，使供应商在交易条件方面作出让步。（2）采购的商品供货厂商不多，通过谈判，可帮助连锁企业作出有利的选择。（3）需用的商品经公开招标，但开标结果在规格、价格、交货日期、付款条件等方面无一供货厂商能满足要求时，可通过谈判再作决定。（4）原有采购合同期满、市场行情有变化且采购金额较大时，通过谈判重新确定交易条件。,二、采购谈判的特点采购谈判属于商务谈判的范畴，它具有商务谈判的基本特点，但同时也具有自己的特殊性。 1、采购谈判是为了最终获取本企业所需商品，保障连锁企业及时持续的商品销售和服务的提供。 2、采购谈判追求经济效益。 3、采购谈判是一个买卖双方通过不断调整各自的需要和利益而相互接近，最终争取在某些方面达成共识的过程。,4、采购谈判蕴涵了买卖双方“合作”与“冲突”的对立统一关系。 5、在采购谈判中，最终达成的协议所体现的利益主要取决于买卖双方的实力和当时的客观形势。 6、采购谈判既是一门科学，又是一门艺术。,三、采购谈判的程序 连锁企业采购谈判可分为准备阶段、开局阶段、正式洽谈阶段和成交阶段。,1准备阶段这一阶段的主要工作内容为：（1）明确谈判的内容（2）确定谈判的目标（3）制定谈判策略。（4）整理和计划在谈判中的一些问题（5）谈判的人员安排,2开局阶段 谈判开局是谈判双方首次正式接触，是准备工作的继续，正式谈判的开始，起着承前启后的作用。，因此，必须精心安排，创造一个和谐的谈判气氛，为实质性谈判取得成功奠定良好基础。 开局阶段需要做的几项工作包括：进一步加深彼此的了解和沟通。洞察对方调整策略；刺激对方的兴趣；共同设计谈判程序包括议题范围和日程。,3正式洽谈阶段这一阶段可细分为开始洽谈阶段和业务洽谈阶段。（1）开始洽谈阶段 这个阶段，所有参加谈判的人员的精力都很充沛，注意力非常集中，双方开始进入最初的洽谈议题。 （2）业务洽谈阶段具体包括摸底和磋商两个阶段。,4成交阶段 这一阶段要草拟经磋商所达成的协议初稿，经双方进一步修改认可，签订正式协议书，据以签订正式合同，整个谈判过程至此全部结束。,第二节 采购谈判的主要内容,一、商品价格 采购谈判中的价格是指商品的采购价格，一般应根据商品的质量、数量来确定，同时也应考虑其他交易条件。一般有提货价和送货价、现金价和期票价、净价和毛价、现货价和和约价、定价和实价等，谈判时对价格类别的确认和所含的费用项目应明确界定。,二、商品质量和数量1商品质量 质量是检验商品的内存素质和外观形态优劣的综合反映。在采购合同中，确定商品质量时一般应当采用通用的商业习惯和用语，通常确定商品质量有以下几种方式：（1）以样品确定质量；（2）以规格、等级或标准确定质量；（3）凭品牌、商标确定质量；（4）凭商品说明书确定质量；（5）以良好平均品质作为确定质量标准。,2商品数量 数量是衡量合同当事人权利义务大小的尺度，表现为一定的长度、体积或重量。数量条款涉及到计量方法问题，双方当事人对以何种计量单位来计算商品的数量，应严格在予以明确，以免发生争议。特别是采用商业习惯或地方惯例的计量方法时，一定要具体确定。一般而言，通常的计量方法有：以单位个数计量、以重量计量、以面积计量、以长度计量、以容积计量和以体积计量。,三、商品包装 包装对货物起保护和装潢作用，在采购合同中应明确约定包装的方式，包括包装材料、装潢，包装物的交付，包装费用承担等内容。产品包装应当按照国家标准或专业(部)标准执行；没有上述标准的，可按承运、托运双方商定并在合同中写明的标准进行包装。有特殊要求或采用包装代用品的，应征得运输部门的同意，并在合同中明确规定。,四、折扣 折扣是指在原有价格上给予的扣减，一般有数量折扣、付现折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣和新品折扣。,五、付款条件 合同中的付款条件和采购价格是联系在一起的。一般，付款期限越短，越能得到比较大的价格折扣。采购人员应权衡两者，确定最有利的付款条件。,六、交货期 交货期即采购合同中卖方的履行期限，这条是确定当事人是否按时履约的客观标准。交货期可以按照日、月、季度和年度来计算，有交货日和交货期间两种。对于连锁企业来说，交货期应确定合理，具体的交货期应考虑少仓储空间、库存压力和商品销售状况。,七、售后服务保证 对于需要售后服务的商品，例如家电、电脑等产品，要求供应商提供相应的售后服务，具体应要求在商品包装内提供该商品售后服务维修单位的名称、电话和地址。,八、促销活动 促销活动主要是指连锁企业和供应商对商品促销活动的安排，包括时间、频率、促销方式、时间、促销力度和费用承担等问题。,九、广告赞助采购合同的广告赞助包括以下几方面：1促销快讯的广告赞助2前端货架的广告赞助3统一发票后的广告赞助4停车看板的广告赞助5购物车广告板的广告赞助6卖场灯箱的广告赞助,十、其他事项 是指上述内容之外，但有必要和供应商达成一致的事项。包括进货奖励、保底销售、返利、退货及违约责任等问题。,第三节 采购合同的签定,一、采购合同成立的程序1采购合同的概念 采购合同就是一种买卖合同，根据合同法规定，买卖合同是出卖人交付标的物并转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。,二、采购合同成立的程序 根据合同法的规定，合同成立须经过要约与承诺两个阶段。（1）要约。又称为发盘、出盘、发价或报价等。要约是一方当事人（即要约人）以缔结合同为目的，向对方当事人（受要约人）所作的意思表示。 （2）承诺。所谓承诺，是指受要约人同意要约的意思表示。承诺的法律效力在于一经承诺并到达要约人，合同即告成立。,二、 采购合同的基本条款1采购合同的基本条款当事人依程序订立合同，意思表示一致，便形成合同条款，构成作为法律行为的合同内容。一般而言，一份完备而慎密的采购合同应具备以下的条款：合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所。（2）标的。,（3）质量和数量 （4）价款 （5）履行期限、地点和方式 （6）违约责任 （7） 包装方式 （8）检验标准和方法 （9 ）结算方式 （10）解决争议的方法 （11）合同使用的文字及其效力,2合同条款约定不明确的履行规则 合同生效后，当事人就质量、价款或报酬、履行地点等内容没有约定或约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按合同有关条款或者交易习惯确定。,3价格变动时的履行规则 执行市场价格的，在合同履行期内价格变动的，仍按合同约定的价格履行，但双方当事人协商变更的除外。,三、采购合同的管理 一般来说，作为合同的管理部门和人员应对以下几个方面有一个充分的认识：1明确合同的履行期限，督促对方当事人的按约交货，以及保证自己一方如约付款；2明确索赔的条件和程序，一旦出现损害赔偿时能掌握主动；3掌握合同变更和解除的条件和程序，当合同履行中出现异常状况时，能充分根据法律的规定，做出有利于自己的选择；4掌握合同标的物所有权和风险转移的时间，把合同风险降到最低限度。,第六章 商品招标采购,第一节 招标采购概述第二节 招标运作程序和方法第三节 招标文件和投标文件第四节 网上招标,第一节 招标采购概述,一、招标采购的概念和特点1. 招标采购的概念 招标投标是以订立招标采购合同为目的的民事活动，是交易活动中的两个主要步骤。 商品招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购商品的交易条件，邀请供应商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。,2招标采购的特点（1）招标程序的公开性。 （2）招标程序的竞争性（3）招标程序的公平性,二、招标采购的几种常用模式 从目前世界各国和国际组织的有关采购法律、规则来看，基本上都规定了公开招标、邀请招标、议标等三种招标投标方式。,1公开招标 公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的企业投标，即通过公众媒体、报刊、电视或信息网络等公共传媒体介绍、发布招标公告或招标信息，邀请不特定的法人或者其他组织投标所进行的招标。在实践中，公开招标是一种主要的采购方式。一般适用于：（1）合同的金额小；（2）工程地点分散或时间拖得很长；（3）劳动密集型的工程；（4）货物或工程的当地价格低于国际市场价格。,2、邀请招标 邀请招标，也称为有限竞争招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。即由招标的连锁企业选择若干供应商，向其发出投标邀请，由被邀请的供应商投标竞争，从中选定中标者的招标方式。由于被邀请参加的投标竞争者有限，不仅可以节约招标费用，而且提高了每个投标者的中标机会。但是，由于邀请招标限制了充分的竞争，因此招标投标法规一般都规定，招标人应尽量采用公开招标。,3、议标 议标是通过协商达成交易的方式，通常是在非公开状态下采取一对一谈判方式进行的。而我国招标投标法第十条规定：“招标分为公开招标和邀请招标。”没有“议标”方式。在国际上，如果时间紧迫，投资不大，采用公开招标或邀请招标花费较大，经济上不合算时，即可采用议标。也就是说议标只有在某些情况下才会采用。,三、招标采购的适用情况 连锁企业的采购方式是多种多样的，招标采购只是其中的一种方式，且招标采购涉及面广、费时费力、成本高，因此一般适用于比较重大的项目，主要适用于需要比较长时间的、持续的商品供应商、需要一次批量比较大的商品供应商等等。,第二节 招标运作程序和方法,一、资格预审 作为招标人的连锁企业可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查。,1资格预审的内容（1）具有履行采购合同所需的专业和技术资格、专业和技术能力、财力资源、设备和其他物质设施