文秘基础课件第三章 信息与秘书工作.ppt

第三章信息与秘书工作 第一节信息及其在秘书工作中的作用 第二节秘书信息工作的特点 原则和要求 第三节信息的收集 第四章信息的处理 一 信息的概念与特征 1 信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的反映 事物在不停地运动变化 信息也总是不断地生成或更新 信息又是客观事物之间相互联系 相互作用的直接或间接的表征 通过信息传递能够再现客观事物的状态 第一节信息及其在秘书工作中的作用 一 信息的概念与特征 2 信息的分类 1 按信息源的性质 信息可分为自然信息和社会信息两大类 2 按信息的表现形式可将信息分为语言信息 文字信息 图像信息等 3 按信息源的方向 信息可分为横向信息 纵向信息 外部信息和内部信息等 4 按信息的稳定状态 可将信息分为静态信息和动态信息 5 按信息存在或作用时间 可将信息分为长时信息 短时信息等 第一节信息及其在秘书工作中的作用 一 信息的概念与特征 3 信息的主要特征 1 开发性 2 共享性 3 无限性 4 时效性 第一节信息及其在秘书工作中的作用 二 现代社会信息工作的基本特征 1 信息载体的多样化2 信息传递的迅速化3 信息社会化和全球化 第一节信息及其在秘书工作中的作用 商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲 第一节信息及其在秘书工作中的作用 西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片 第一节信息及其在秘书工作中的作用 西汉前期书有 孙子兵法 的竹简 第一节信息及其在秘书工作中的作用 东晋王羲之的纸本墨宝 快雪时晴帖 第一节信息及其在秘书工作中的作用 现代信息载体 硬盘 第一节信息及其在秘书工作中的作用 现代信息载体 光盘 第一节信息及其在秘书工作中的作用 地面控制中心 地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息 第一节信息及其在秘书工作中的作用 互联网示意图 第一节信息及其在秘书工作中的作用 三 信息工作在秘书活动中的作用 1 辅助领导科学决策 必须依靠信息2 起草文件必须依靠信息3 信访咨询工作需要依靠信息4 做好日常管理工作必须依靠信息 第一节信息及其在秘书工作中的作用 一 秘书信息工作的特点 1 针对性 2 综合性 3 时效性 4 经常性 第二节秘书信息工作的特点 原则和要求 二 秘书信息工作的原则 1 追踪原则 2 超前原则 3 选优原则 第二节秘书信息工作的特点 原则和要求 三 秘书信息工作的基本要求 1 准确 2 及时 3 全面 4 适用 1 要服务于中心工作 2 要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息 3 要对新发生的信息及时采报 第二节秘书信息工作的特点 原则和要求 一 信息收集的内容 1 系统内信息 机关单位所管辖和隶属系统内的信息 2 上级信息 上级信息是上级领导机关下达的信息 3 平行信息 不相隶属的机关单位的相关信息 4 社会信息 社会上具有普遍性 倾向性的信息 5 历史信息 与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料 6 国际信息 来自国际社会的信息 第三节信息的收集 二 信息收集的渠道 1 根据信息获取的方式 信息收集渠道可分为 1 信息网络渠道 2 行政组织渠道 3 科研渠道 4 社会团体渠道 5 调查渠道 6 媒体渠道2 根据获取信息的来源 信息收集渠道可分为 1 外部渠道 包括国内信息渠道和国外信息渠道 2 内部渠道 指组织内部的各个部门 第三节信息的收集 三 信息收集的方法 1 观察法 2 问卷法 3 阅读法 收听法 4 询访法 5 索取法 6 网络法 7 量表法 8 交换法 9 检索法 第三节信息的收集 一 信息的整理加工 1 筛选2 校核3 加工4 编制 第三节信息的收集 二 信息的贮存 1 分类 指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分 2 著录 指对具体的信息资料进行如实的记载 3 建立贮存检索系统 建立贮存检索系统 可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放 需要时按类查找 4 保管 指信息资料入库存放和维护 第四节信息的处理 三 信息的传递 1 信息资料传递的基本要求将信息资料送达需要者手中 就是信息资料的传递 一般来说 信息资料传递的基本要求就是 多 快 好