工程部行文管理办法.doc

行文管理办法固安县兴源房地产开发有限公司2013年3月15日爱方城项目工程部行文管理办法为规范工程部各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，正确指导工程部的各项工作，特制定本规定，本行文管理办法只适用于工程部发起、签收的文件。本行文中部分文件格式参考固安县兴源房地产开发有限公司综合办发布的关于开发二部日常表格规范的通知，同时本行文中内部（总公司行文、开发二部部门沟通）沟通部分文件在公司OA系统上执行。1、工程部行文种类根据工程部对内、外部沟通及工程管理特点，可分为上行文、下行文、中行文三种（此行文分类根据工程部流程执行完后的下一步流程单位部门级别划分）。根据工程部文件进行分类。行文分类表序号行文种类具体文件备注1上行文请示报告、股东呈报函、综合办发布的通知、需加盖公司公章的文件、固安当地政府的文件具体格式详见附件一（综合办发）2中行文招标过程中文件、开发二部联络单、合同/协议拟文传递处理筏、合同款支付申请表、工程结算协议书、款项报销、工程部会议纪要、工程周报、安全周报具体格式详见附件3下行文施工方案、进度计划，监理通知、监理例会、监理工作联系单、监理月报，设计变更、工程变更、图纸会审、洽商费用报审表、现场签证，监理、施工、设计等单位以收发文形式对施工、监理、设计单位的来往函件以收发文的形式2、工程部行文流程2.1上行文2.1.1请示报告按综合办发的表格、流程执行（详见附件一）。若事项紧急，可在请示报告上注明需要领导批复的时间节点。（在公司OA平台上执行）流程执行完后，工程部存档（电子版）。2.1.2股东呈报函按综合办发的表格、流程执行（详见附件一）。（在公司OA平台上执行）流程执行完后，工程部存档（电子版）。2.1.3综合办通知 综合办以文字性发布的通知，通知工程部人员并存档工程部资料； 综合办以电子版发布的通知、会议纪要（QQ群、OA开发二部例会板块），工程部人员自行查看。2.1.4需加盖公司公章的文件需加盖公司公章的文件，按公司盖章流程执行。（表格详见附件一）表格存档。2.1.5 固安当地政府文件固安当地发布的关于工程方面的通知，工程部存档。2.2 中行文2.2.1招标文件招标过程中文件按北京兴源房地产开发有限公司招标流程执行，（OA上执行），投标文件工程部存档。过程中电子版文件、投标文件工程部存档。2.2.2开发二部联络单以综合办发的表格、规定执行（详见附件一）。（在公司OA平台上执行）2.2.3合同/协议拟文传递处理筏按综合办制定、下发的表格流程执行（详见附件一），工程部存档。2.2.4合同款支付申请表各专业人员支付完工程款项后（详见附件一），告知资料员，由资料员录入甲指分包付款台帐2.2.5工程结算协议书按综合办下发的表格（详见附件一），按照北京兴源房地产开发有限公司结算流程执行，合同开发二部存档贰份原件，工程部复印件一份。2.2.6款项报销此项流程按工程行政主管的流程执行。2.2.7工程部会议纪要会议纪要记录人经项目经理、工程总监审核后，第一时间上传公司OA系统。（电子版存档）2.2.8工程周报、安全周报编制人编制完后经工程部经理审核、工程总监审定后，存档工程部。2.3 下行文2.3.1施工方案总包上报的施工方案需附带施工方案报审表，（经监理工程师、总监审核签字后），工程部资料员接收，转交相关专业工程师审核。工程部存档。2.3.2进度计划总包上报的进度计划经工程部审核完毕后存档工程部。2.3.3监理通知、监理月报、监理工作联系单、监理例会监理通知、监理月报、监理工作联系单、监理例会工程部存档。2.3.4设计变更设计变更由设计院签字盖章后经建设单位、监理、施工单位四方签字盖章，填写相应编号，工程部存档（具体表格详见附件四）。2.3.5工程洽商由参建单位（建设单位、施工单位）提出，经设计院同意后，四方签字盖章，填写相应编号，工程部存档（具体表格详见附件三）。2.3.6图纸会审记录由建设单位、施工单位、设计单位、监理单位四方参加，并经四方签字盖章，工程部存档（具体表格详见附件二）。2.3.7洽商费用报审表按综合办制定的表格、流程执行。2.3.8现场签证根据施工单位编制的现场签证，经监理单位审核、签字后，经甲方相关专业工程师、工程部经理、工程总监签字后生效。（现场签证以发生事项7天或者便于核量时间内总包提出，若超出7天或者已无法核量，建设单位不予以认可）2.3.8与施工单位、监理单位、设计院等单位的收、发文。收发文若对方单位无回复， 7天内对方不回复则视为认可此事项，若事项紧急，可在发文中注明对方单位回复时间。收文施工单位、监理单位、设计单位等发送的文件，由工程部资料员签收，第一时间转交相关当事人。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。发文一般事务性文件的发文，应事先向工程部经理提出口头申请，经工程部经理、工程部总监同意后，由当事人拟稿，各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确，拟稿经工程部经理审核、工程总监审批签字并填写工程部项目章使用台帐后盖章生效。由资料员统一发送，要求填写相应编号，一式叁份。3、说明3.1以上文件无特