mpp教程（精） .ppt

您也會懂專案管理 專案管理入門系列講座 1 台灣微軟特約資深顧問 講師microsoft2005mvp 歡迎 說明 這是台灣微軟 資訊學園 的活動中 為您展開一系列project2003輕鬆上手系列講座的首場 在多元化的市場需求 以及蓬勃發展的資訊科技環境下 各種產業的運作與規劃一直在快速變遷 也使得專案管理的需求更顯得重要 當然 在利用商用電腦軟體進行資訊管理工作的今天 昔日人工化作業的專案管理已經不合效益與時宜 而放眼望去 在專案管理這個領域裡 project2003絕對稱得上是可以讓您靈活運用的專案管理工具 在這一場開門見山的研討會中 將以淺顯易懂的逐步操作說明與範例 期望您即使不懂得專案管理 也不熟稔軟體的操作 仍能夠在極短的時間內進入專案管理的專業領域 對象 有興趣從事專案理工作者專案管理從業人員一般辦公室使用者個人資訊工作者管 2 講師簡介 講師 王仲麒台灣微軟資深顧問microsoftmostvaluableprofessional2005電腦雜誌專欄作家電腦叢書著作四十餘册專案管理相關著作 microsoftproject2000學習教材專業篇microsoftpress叢書 mos專業認證微軟指定教材microsoftproject2000專案控管完全應用手冊台灣微軟官方教材microsoftproject2002全新出擊碁峰資訊 3 agenda project2003easygo專案範本的建立與使用使用專案快速入門輕鬆定義並建立專案建立並組織任務專案的任務排程資源的建立設定與分派專案資料的組織與格式化與office家族的整合列印專案資訊報表 4 使用project2003進行專案管理 可分成兩個階段 project2003easygo 熟悉的office windows操作介面引導式的操作環境任務清單資源清單調整與設定表格各種內建表格檢視畫面各種檢視畫面快速切換的檢視列篩選器自動篩選自訂化篩選 project2003easygo 5 表格的功能 是一種專案資訊的呈現方式顯示指定得資料欄位不同的表格觀看不同的欄位組合project提供上百個資料欄位讓您檢視任務資料內建十多種表格 檢視的功用 也是一種專案資訊的呈現方式讓專案管理員與專案相關工作人員 可以不同的角度進行資料的編輯 查閱project2003的主要作業環境有助於規劃模擬階段輸入任務 資源 組織任務關係 檢核資源 分派資源在實際專案進行的過程中 進行專案的控制 常用的檢視 甘特圖pert圖 網路圖行事曆任務分派狀況資源工作表資源圖表資源分派狀況檢視 系統需求 建議 安裝有windows xpprofessional且具pentiumiv處理器及192mb記憶體之電腦 需用pentium133mhz或更高等級之處理器 microsoftwindows98 windows98第二版 windowsmillenniumedition windowsme windowsnt workstation或server4 0與servicepack6或更新版本 windows2000professional或windowsxpprofessional或更新的作業系統windows98與windows98第二版 作業系統需24mb記憶體 microsoftproject另需32mb記憶體windowsme和windowsnt4 0 作業系統需32mb記憶體 microsoftproject另需32mb記憶體windows2000professional 作業系統需64mb記憶體 microsoftproject另需32mb記憶體windowsxpprofessional 作業系統需128mb記憶體 microsoftproject另需32mb記憶體50mb到310mb可用硬碟空間 以及70mb供作業系統安裝之硬碟空間 50mb可供microsoftofficexp之典型安裝 310mb則是可供officexp之完整安裝 無windows2000 windowsxp windowsme office2000sr 1或microsoftproject2000的使用者 將需要額外50mb的硬碟空間供系統檔案更新 硬碟之使用情形將因組態設定而異 project2003easygo 6 系統需求 supervga或解析度更高的螢幕 光碟機microsoftmouse microsoftintellimouse 或相容的指標裝置 microsoftinternetexplorer5 0或更新的瀏覽器軟體 建議為internetexplorer5 5或以上 使用某些功能須用之其他項目或服務 14 4kbps或更快的數據機多媒體電腦以存取聲音及其他多媒體效果某些網際網路功能可能需要網際網路存取 須額外支付服務提供者相關費用 亦可能包含本地及 或長途電話費用windows相容網路與符合mapi之郵件系統以傳遞專案協同作業之電子郵件microsoftsqlserver 7 0或更新版本 或oracle8 x或更新版本以將專案儲存於資料庫 project2003easygo 7 project檔案結構 project主檔案 專案檔案 附屬檔名 mpp任務資源行事曆 表格 檢視 報表 巨集 project資料庫檔案格式 大型專案 mpd同一專案檔案中儲存多重專案檔案專案範本檔案 mpt project2003easygo 8 利用project建立專案的基本操作 輸入工作任務輸入工期利用大綱摘要來組織任務連結任務資源分配檢查一下時程表格式化甘特圖列印時程表 project2003easygo 9 綜合傳統的專案管理方式 要徑法改善專案時程的訂定技巧定義專案中所有的要徑任務 計算這些要徑任務在專案的開始與完成日期pert專為不確定性較高的專案訂定時程必須對每一項任務預估三個工期 樂觀的 悲觀的 最可能的 甘特圖 project2003easygo 10 專案管理的步驟 建立管理時程表 範圍假設 列出任務與里程碑 組織任務與里程碑 預估時間 根據經驗法則orpert法 決定任務順序 任務的順序相依性任務的限制 目標 project2003easygo 11 專案的定義 定義問題專案要達成的目標是什麼 能夠滿足客戶哪些需求 專案必須要有明確的起迄時間 時程 成本明確規範工作範圍的大小 資源 project2003easygo 目標 範圍假設 12 專案管理的步驟 資源成本的分派 專案管理的步驟 調整時程 評估與調整時程 project2003easygo 13 專案管理的步驟 溝通計畫資訊 基本檢視基本報表 檢視 報表 project2003easygo 14 使用專案範本或者專案快速入門輕鬆定義並建立專案 project2003easygo 15 專案範本的建立與使用 專案範本的建立與使用 專案快速入門 16 任何microsoftproject檔案裡的資訊都可以作為規劃新的範本之用 這些資訊包括 任務和資源資訊檢視和文字格式巨集檔案特定的設定 專案範本的建立與使用 專案快速入門 17 認識專案快速入門 提供專案管理者極為完善的專案建立線上指引 協助專案管理者快速瀏覽專案管理程序 只要遵循專案快速入門的指示和精靈操作 就可以迅速完成專案任務 譬如 定義專案 輸入任務以及分派資源 任務 進行編輯與管理 建立並有效管理專案 資源 持續專案的 追蹤 製作專案 報告 專案範本的建立與使用 專案快速入門 18 專案快速入門 之 任務 定義專案定義一般工作時間列出專案中的任務組織任務至階段排程任務連結到或附加更多任務資訊新增自訂資訊欄位設定任務的截止日期與限制識別專案風險新增文件至專案將專案資訊發佈到網路 專案範本的建立與使用 專案快速入門 19 專案快速入門 之 資源 為專案指定人員與設備指定資源的預約類型為資源定義工作時間將人員與設備分派至任務連結到或附加更多資源資訊新增自訂資訊欄將專案資訊發佈到網路上 專案範本的建立與使用 專案快速入門 20 專案快速入門 之 追蹤 儲存比較基準計劃以便與後續版本進行比較準備追蹤您的專案進度將進度資訊合併到專案中檢查專案進度變更專案追蹤與此專案關聯的問題要求文字狀態報表將專案資訊發佈到網路上 專案範本的建立與使用 專案快速入門 21 專案快速入門 之 報告 選取檢視或報告變更檢視中資訊的內容或順序變更甘特圖的外觀或內容列印目前檢視以作為報表檢視專案中心多個專案的狀態將進度與比較基準工時做比較檢視專案的要徑任務檢視專案風險及議題檢視資源的時間如何分派檢視專案成本將專案資訊發佈到網路上 專案範本的建立與使用 專案快速入門 22 建立並組織任務 列出任務與里程碑 組織任務與里程碑 23 建立專案首要工作 設定 專案資訊 專案資訊 包含 專案的開始日期排程方式所要套用的行事曆操作方式執行 專案 專案資訊 功能表指令檔案 摘要資訊 建立並組織任務 24 新專案的規劃技巧 建立新的時程表專案資訊 專案的開始日期 排程方式任務的輸入里程碑的輸入任務工期輸入為零的任務 自動形成里程碑如何設定工期不為零的任務為里程碑 專案 任務資訊 標示為里程碑 建立並組織任務 25 譬如 建立一個廣告拍攝計畫專案 思考 整個廣告拍攝計畫必須進行哪些任務 預估多久時間完成 任務之間的關連性為何 誰負責這些事情 是否需要其他支援與資源 這段期間每週有多少工作天 每天必須工作多少小時 哪些任務是屬於特殊狀態 必須加以設限 有哪些限制 新專案的規劃技巧 套用任務行事曆針對任務的特別限制 訂定 任務行事曆 譬如 某些任務一定要在特定的時間 每週的某一段時間 執行 工期的輸入技巧善用單位符號工期預估工期 分割任務 建立並組織任務 預估時間 26 輸入工期的注意事項 單位 時間單位 m min minuteh hr hourd dy dayw wk weekmo mony yr year 實際時間的基準單位 24小時制工期 emehedewemoey 建立並組織任務 27 分隔任務的問題 原先工期三天的任務 星期日即可完成 但是 週日當天另有活動 無法工作 怎麼辦 利用 任務分割 將一個任務分割成兩部份 週六完成第一部份 周日休息 週一再繼續並完成第二部份 建立並組織任務 28 週期性任務 插入 週期性任務 建立並組織任務 29 任務的架構 摘要任務子任務操作凸排 縮排工具 選項 檢視 大綱選項 顯示大綱號碼專案 排序 排序方式 建立並組織任務 30 任務結構化 專案組織 大綱結構專案摘要任務摘要任務細節任務wbs 建立專案行事曆 建立工作時間 類型標準行事曆 專案的標準工作天數與時數資源行事曆 個別資源的工作時數任務行事曆 個別任務的工作時數上述三種行事曆 只是影響的對象不同 都是以 基準行事曆 為基礎 目的定義專案的工作日 非工作日 每日工作時數修改 建立或變更基準行事曆的操作方式工具 變更工作時間 建立並組織任務 31 行事曆的使用說明 安裝 以project2003為例 2002版本的操作一致 下載cal 94 zip並將其解壓縮為cal 94 mpp 以project2003開啟cal 94 mpp 到功能表 工具 組合管理 並選擇 行事曆 此時對話方塊右側的 cal 94 mpp 將會出現 台灣九十四年週休二日參考行事曆 在同一行事曆頁面左側則是 global mpt 選取右側 台灣九十四年週休二日參考行事曆 並按 複製 將該行事曆複製到 global mpt 按 關閉 然後關閉cal 94 mpp 使用說明您可以透過功能表 工具 變更工作時間 找到新增的 台灣九十四年週休二日參考行事曆 解除安裝說明到功能表 工具 組合管理 並選擇 行事曆 選取對話方塊左側 cal 94 mpp 中的 台灣九十四年週休二日參考行事曆 再按 刪除 即可 九十四年度週休二日參考行事曆 安裝說明下載cal 94 zip並將其解壓縮為cal 94 mpp 以project2003開啟cal 94 mpp 到功能表 工具 組合管理 並選擇 行事曆 此時對話方塊右側的 cal 94 mpp 將會出現 台灣九十四年週休二日參考行事曆 在同一行事曆頁面左側則是 global mpt 選取右側 台灣九十四年週休二日參考行事曆 並按 複製 將該行事曆複製到 global mpt 按 關閉 然後關閉cal 94 mpp 使用說明您可以透過功能表 工具 變更工作時間 找到新增的 台灣九十四年週休二日參考行事曆 解除安裝說明到功能表 工具 組合管理 並選擇 行事曆 選取對話方塊左側 cal 94 mpp 中的 台灣九十四年週休二日參考行事曆 再按 刪除 即可 變更工作時間 變更工作時間 新增刪除行事曆工具 組合管理 行事曆 建立並組織任務 32 project2003專案管理的檢視畫面 任務檢視 資源檢視 工作分派檢視 表單檢視 檢視畫面的格式 圖形 圖表格式譬如 甘特圖 或 網狀圖 皆是以圖形方式來呈現資訊工作表 或表格 格式這是以行列式的欄與列來呈現資訊表單格式這是以類似於書面表單的格式來呈現專案資訊若有需求 也可以自訂任何預先定義的檢視畫面 進行專案的運作與控管 專案的任務排程 決定任務順序 33 簡單的排程 連結任務 完成 開始之關係 任務的相依性fsffsssf搬移任務時 連結的改變工具 選項 排程 自動連結插入或移動的任務前置與延遲時間的大量設定檢視 表格 資料編輯輸入限制條件任務資訊 進階 限制式類型 專案的任務排程 34 任務關聯性設定 限制式類型 不得早於 完成不得早於 開始不得晚於 完成不得晚於 開始必須於 完成必須於 開始越快越好越慢越好 專案的任務排程 35 輸入限制式的方式 電腦系統自動產生輸入任務的開始日期不得早於 開始輸入任務的完成日期不得早於 完成 專案的任務排程 36 資源的建立設定與分派 預估資源 預估成本 37 專案資源 人員 泛用資源 設備建議您應該顧慮的資源資料 追蹤分派到某一任務的人員及裝備之工作完成百分比確保專案的可性度 使專案更明確 每項任務都有人負責 可降低忽略某些任務的風險性要使在計畫 何時 及 如何 完成一項任務時 可以有更大的彈性查看資源是否被過度使用 或使用不足 造成勞役不均要追蹤資源成本 資源的建立設定與分派 38 在project裡的資源管理 輸入資源的方式 輸入所有資源再分配給各項任務在要分派資源給任務時才輸入此新資源輸入的內涵 資源名稱可用的最大資源單位資源的標準行事曆資源的成本資源的標準工資 加班工資 每次使用的費用 成本累算方式輸入方式 費用 單位 譬如 2000 d代表每天2000元 資源的建立設定與分派 39 資源表單 資源的詳細資料 資源的建立設定與分派 40 分派資源 分派何種資源給此任務 每一資源要分派多少單位給此任務 每一資源在此任務之工時 人 小時 為多少 是否小於任務之總工時 資源若在任務開始後才加入 要等任務開始多久後才加入 資源的建立設定與分派 41 理論 project訂定時程的方法 投入導向比非投入導向比任務類型是屬於 固定工時固定工期固定單位基本公式工期 工時 資源 資源單位 每天工作時間 例如 分派四個人 工期為2個工作日 則總工時為 2 4 100 8 64 小時 資源的建立設定與分派 42 資源排程計算 在估計每一項任務的工期時 必須先選定一種排程方式 讓microsoftproject在協助計算資源排程時 會根據您所選擇的方式來計算資源排程 資源的建立設定與分派 43 設定分派資源給指定的任務 操作分派資源對話方框拖曳資源至任務中 資源的建立設定與分派 44 資源的延遲時間 檢查一項資源所分派之工時是否滿足所求 可透過任務表單來檢閱 資源的建立設定與分派 45 善用任務表單 任務表單可顯示8種不同的詳細資料 資源的建立設定與分派 46 資源行事曆 資源行事曆控制資源的工作天 工作小時 假日 注意 對標準行事曆的修改會影響到資源行事曆資源行事曆與標準行事曆有所衝突時 使用資源行事曆的設定若所有任務都使用固定工期 在進行任務排程時 會忽略資源行事曆的設定 資源的建立設定與分派 47 資源的作業分佈模式 以前 資源都是使用平均分佈的方式來劃分其每天的工作量現在更好的 構具彈性的分佈設定 前輕後重 前重後輕 8種方式 操作 檢視 任務分派狀況 開啟 工作分派資訊 對話方框 資源的建立設定與分派 48 專案資料的組織與格式化 甘特圖精靈的應用長條圖樣式的應用文字效果加強摘要任務 專案資料的組織與格式化 49 甘特圖精靈的應用 專案資料的組織與格式化 50 長條圖樣式的應用 專案資料的組織與格式化 51 與office家族的整合 匯入透過匯入精靈操作 注意欄位的對應 轉換excel檔案至project將excel圖表 chart 匯入 任務表單 傳統的剪貼匯出傳統的另存新檔儲存成試算表檔案或文字檔案透過匯出精靈操作複製圖片 與office家族的整合 52 專案報表與office文件整合 與office家族的整合 53 列印專案資訊報表 列印檢視列印報表設定列印格式分頁設定預覽列印畫面 列印專案資訊報表 檢視 報表 54 常見的專案列印報表 列印甘特圖表列印任務工作表列印資源使用狀況列印資源工作表列印資源圖表列印行事曆列印專案報告列印其他報表 列印專案資訊報表 55 project2003newfeatures 複製成圖片到office精靈microsoftofficeprojectstandard2003及microsoftofficeprojectprofessional2003所提供的 複製成圖片到office精靈 可輕鬆地將專案資料在microsoftofficesystem內的其他應用程式 如microsoftofficepowerpoint2003 中顯示為靜態圖片 您可以在 分析 工具列上找到 複製成圖片到office精靈 將檢視列印為報表在projectstandard2003及projectprofessional2003中 可以更加容易地以您希望的方式列印檢視 在 專案快速入門 的 報表 工作窗格中 可以找到幫助您將檢視列