030采购管理控制程序-定稿.doc

采购管理控制程序 山西省汽车工业集团东龙汽车制造有限公司山西省汽车工业集团东龙汽车制造有限公司采购管理控制程序汇编北京新华信管理顾问有限公司制作2002年11月目 录第一部分 供应商评估考核程序2第二部分 采购作业控制程序3第三部分 物料收货控制程序5第四部分 物料出库控制程序8第五部分 采购管理控制程序相关表单9第一部分 供应商评估考核程序1 供应商评估考核程序的目的。1.1 对供应商进行评估考核和选择，以期寻求最佳的供应商。1.2 保证供应商具有提供满足本公司规定要求物料的能力，促使本公司产品的质量得到稳定和发展提高。2 供应商评估考核程序的适用范围。适用于向本公司提供外购物料的供应商的评估、选择及考核。适用于同提供外购物料的供应商进行议价和签定采购合同。3 供应商评估考核程序涉及部门的职责。3.1 源流保证鉴定委员会：进行供应商的评估、选择及考核。3.2 总库会计：负责进行物料的ABC分类。3.3 价格小组：负责采购价格谈判、采购合同签定和采购合同的修订工作。4 供应商评估考核程序要点：4.1 成立源流保证鉴定委员会：委员会主任：常务副总委员会副主任：技术总监委员会成员：研发部长、工艺部长、检验部长和质管部长办公室设在质管部4.2 物料分类：4.2.1 由总库会计将物料按照采购金额比重分为ABC三类。4.2.1.1 物料的资料统计：将每一物料的上一年使用量、单价、金额进行汇总统计。4.2.1.2 按物料采购金额大小顺序进行排列，并计算出其金额占物料总金额的百分比。4.2.1.3 按金额大小顺序计算每一种物料的累计百分比。4.2.1.4 根据累计百分比进行ABC分类。4.2.1.4.1 A类物料，占物料种类10%左右，金额占总金额的65%左右。4.2.1.4.2 B类物料，占物料种类25%左右，金额占总金额的25%左右。4.2.1.4.3 C类物料，占物料种类65%左右，金额占总金额的10%左右。4.3 成立价格小组：价格小组成员包括采购、技术、研发、工艺、检验、质管、设备、财务人员，与供应商议价应当由价格小组执行。A类物料由总经理任组长并负责带领相关总监进行议价，B类物料由采供总监任组长并负责带领相关部长进行议价，C类物料由相关采购部长任组长并负责带领相关人员进行议价，非总经理兼任的价格小组组长在签定采购合同时应得到总经理的授权。4.4 潜在供应商的选择和考核：详见源流保证管理办法（晋汽合字2002第08号）4.5 批量供应商审核：详见源流保证管理办法（晋汽合字2002第08号）4.6 新产品试制供应商选择与考核：详见源流保证管理办法（晋汽合字2002第08号）4.7 与供应商议价和签定采购合同：通过源流保证鉴定委员会选定供应商后，需要价格小组与供应商进行采购议价，并签定采购合同。4.8 采购合同价格修订：价格小组应关注物料价格的变动，不定期对采购合同价格进行修订。5 供应商评估考核流程：5.1 潜在供应商选择流程（配套件、外协件、部分原材料），见采购系统流程汇编第4页。5.2 批量供货供应商审核流程（配套件、外协件、部分原材料），见采购系统流程汇编第5页。5.3 新产品试制供应商选择流程（配套件、外协件、部分原材料），见采购系统流程汇编第6页。第二部分 采购作业控制程序6 采购作业控制程序的目的。对采购作业进行指导和控制，使采购作业有序进行。7 采购作业控制程序的适用范围。适用于原材料、工具辅料、配套件、外协件、模具和生产设备的采购管理。8 采购作业控制程序涉及部门的职责。8.1 原材料部：负责根据生产物料需求计划和库存情况，制定原材料、工具辅料的采购计划，并进行原材料、工具辅料、模具和设备的采购作业。8.2 配套件部：负责根据生产物料需求计划和库存情况，制定配套件的采购计划，并进行配套件的采购作业。8.3 工艺部：负责制定模具设计任务书和提供模具相关的产品设计图纸，负责下达新设备采购通知和提供新设备技术要求文件。8.4 设备动力车间：负责制定模具的更新方案和提出原有设备更新采购申请，负责模具和设备资料的建档和维护保养。9 原材料、工具辅料、配套件、外协件采购作业程序。9.1 制定采购计划：采购计划员根据生产作业计划和临时生产计划，并进行当前物料状态查询后，制定物料需求计划和库存补充计划。9.2 订购：9.2.1 采购员接到经核定的采购计划后，与源流保证鉴定委员审批为合格的供应商进行采购品种、数量及交货期的确定，并通过查询由价格小组签定的采购合同价格来生成采购订单并填写采购借款单，对于价格波动性强物料的价格选择可以随行就市，但必须在价格表中注明上涨或下跌原因，以备价格小组的抽查监督。9.2.2 需用日期相同且属同一供应商的统购材料，物控员应以一单多品种的方式，提出订购。9.2.3 紧急订购时，采购员应于采购订单的“备注”中说明原因，并加盖“紧急采购”章。9.2.4 若属分批交货者，采购员应于采购订单的“备注栏”中注明分批送货及各批次数量。9.2.5 采购员将采购订单和采购借款单呈交相关采购部长审核后，再呈交采供总监进行采购审批，采购借款单还须呈交财务总监进行采购财务审批。9.2.6 采购预算外的物料订购需由总经理审批。9.2.7 采购借款单通过最终审批后，采购员应及时将采购订单发送给相应供应商。9.2.8 在进行外协加工时，如果需要本公司支付模具开发制造费用，可以将模具费分摊在采购费用中。9.2.9 需要备料外协加工时，须由采购员填写外协送料单，交相应生产车间到总库领料并做备料加工后，再由采购员到相应车间取料，并随采购订单发送给外协加工商。9.3 采购跟催与交货进度控制。9.3.1 采购员应通过物料采购进度控制表进行采购跟催，及时了解供应商的备货进度，并预估供应商能否按期交货，以便采取相应措施。9.3.2 采购作业出现异常时，采购员应及时将异常原因、预定交货数量及预定完成日期填入物料采购进度控制表，并填写异常交货处理意见，呈交上级主管审核后进行处理，同时采购员应将异常收货情况通报给总库收料员。10 模具采购作业程序10.1 模具采购申请。10.1.1 生产模具外包设计制造须由工艺部依据零部件加工工艺的需求，制定模具设计任务书，与产品设计图纸一同交由采购部门进行模具外包采购。10.1.2 生产模具的大修、更新改造，须由设备动力车间的模具组提出模具的大修、更新方案，连同原有模具图纸一同交由采购部门进行模具大修、更新采购。10.2 签定模具采购合同：采购部门采购员收到请购部门的模具采购资料后，整理提交给价格小组，由价格小组进行模具设计制造单位的选择、议价和进度确定，并签定模具委托开发制造合同书。10.3 模具订购：采购员依据价格小组的议价结果填写模具委托开发费用申请单，经由相关部长审核，采供总监采购审批和财务总监财务审批后，将模具设计制造资料提交给模具设计制造单位进行设计制造。10.4 模具验收：模具设计制造完毕后，须由采购部门组织工艺、检验、设备、使用部门及模具制造商进行模具制造验收，并由设备动力车间进行日常维护保养。10.5 模具资料存档：模具验收合格后，由设备动力车间进行模具资料的建档保存，并将一份模具原始资料交由工艺部保存。11 设备采购作业程序11.1 提出设备采购要求。11.1.1 由工艺部下达新设备购买通知，并制定新设备技术要求文件，提交给采购部门进行设备采购。11.1.2 由设备动力车间依据经营计划委员会批准的原有设备更新计划，提出原有设备更新采购申请，并附上原有设备技术要求文件。11.2 签定设备采购合同。11.2.1 价格高的大型设备、特殊要求设备和批量大的通用设备，需要价格小组组织进行设备采购招标，并签定设备采购合同书。11.2.2 价格低，数量少的小型通用设备及通用运输设备，只须采购部门进行设备提供商的选择和采购，但价格小组应对其进行抽查监督。11.3 设备订购：采购员依据设备招标结果或个人选择结果，进行设备采购费用申请，经相关部长审核，采供总监采购审批和财务总监财务审批后，方可进行设备购进。11.4 设备验收：设备提供商的技术人员在生产车间进行设备安装、调试后，需要采购部门组织工艺、检验、设备动力、使用部门进行设备验收，并由设备动力车间进行日常维护保养。11.5 设备资料存档：验收合格后，由设备动力车间进行设备资料的建档保存，并将一份设备原始资料交由工艺部保存。12 采购订单作业流程图。程序总调度室采购部门供应商库房（收料）作业说明制单4联单1 本单共四联。2 采购部门填制完采购订单后，发放给供应商，并进行采购进度控制。3 采购物料到货后需要总库收料员根据采购订单来进行收料核对。采购进度控制13收料核对4存查213413 采购作业控制流程。13.1 采购作业流程A，见采购系统流程汇编第8页。13.2 价格波动性强物料的价格管理流程（部分原材料），见采购系统流程汇编第7页。13.3 模具制作流程见采购系统流程汇编第10页。13.4 设备采购流程见采购系统流程汇编第11页。第三部分 物料收货控制程序14 物料收货控制程序的目的。对本公司购进物料的数量和质量进行控制，确保进料的数量和质量满足生产的需要。15 物料收货控制程序的适用范围。适用于本公司对外采购的物料。16 物料收货控制程序涉及的部门职责。16.1 原材料部：负责收料验收异常的处理工作。16.2 配套部：负责收料验收异常的处理工作。16.3 检验部：负责物料的质量检验工作。16.4 总库：负责物料的收料清点与入库上账工作。16.5 财务部：负责进行采购核销和采购付款。17 物料收货控制的工作程序。17.1 收料准备：总库收料员接到采购部门转来已审批的采购订单后，须按供应商、物料类别及交货日期分别依序排列存查，并提前安排将到物料的存放库位以利收料作业。17.2 物料待收。17.2.1 供应商送货车到厂区后，应及时将随货附带的送货单、供应商产品合格证或供应商质量检验单交至总库收料验收员处，由总库收料验收员将进料安排在指定的待验区，若是生产急料，总库收料验收员可将料先收到相应车间。17.3 进料数量验收。17.3.1 采购物料卸至待验区后，总库收料验收员随即核对供应商送来的物料名称、规格、数量，核对是否与送货单一致，送货单是否与采购订单一致，核查无误后，将到货日期及实收数量填记于采购订单和收料通知单，收料员与送货员在收料通知单上签字并办理收料，然后将收料通知单和供应商产品合格证或供应商质量检验单转交给检验部收料检验员。17.3.2 如发现实际物料与送货单不一致，应与供应商送货人员一起确认后，由送货人员联系供应商有关部门进行处理。17.3.3 如发现所送来的物料与采购订单上的内容不符时，应及时通知相应的采购员处理，并上报总库主任，原则上，非采购订单上核准的物料不予接收。如果采购部门要收下不符的物料时，总库收料员应上报总库主任审批，并于采购订单和收料通知单上注明实际收料情况，并与采购部门会签，异常收料处理结束后，将收料通知单和供应商产品合格证或供应商质量检验单转交给检验部收料检验员。17.3.4 超交处理：交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但依买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，由收料员在采购订单和收料通知单上注明超交数量，经请购部门主管同意后，才能收料，并通知相关采购员。需要退货的物料直接由供应商送货员取回。17.3.5 短交处理：交货数量未达到订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管同意的，可免补交，并由收料员在采购订单和收料通知单上注明短交数量。短交如需补足时，总库收料员应及时通知相关采购员，由采购员填写补货通知单联络供应商补货。17.3.6 急用品收料：紧急物料交货时，若收料员尚未收到采购订单时，收料员应先询问采购部门，确认无误后，才能依收料程序办理。17.4 进料待验：对于需要进行检验的物料，由收料员在物品的外包装上贴物料标签并详细注明物料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“检验区”以为区分。17.5 进料质量验收。17.5.1 检验部收料检验员收到收料通知单和供应商产品合格证或供应商质量检验单后，应及时按进料检验程序进行检验，非送外检验物料应于24小时之内给出检验结果。17.5.2 经检验合格的物料，在质量检验单的“检验结果”栏中填写“合格”，同时在物料外包装明显位置上贴上检验合格标签，留下联单，做好检验记录，将签字后的质量检验单与收料通知单回执给总库，将供应商产品合格证或供应商质量检验单存档。17.5.3 检验不合格的物料，检验员须在物料包装上贴上不合格标签，并在“检验结果”栏中填写“拒收”，并注明不良原因，经检验部部长审核后转送采购部门，由相关采购员，凭质量检验单与收料通知单办理退货。17.5.4 退货作业：对于检验不合格的物料退货时，相关采购员应开立退货通知单并附质量检验单，经相关采购部长批准后，及时联系供应商进行处理。17.5.5 物料检验规范：为利于物料检验收料作业，检验部门应会同工艺部就物料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的物料质量研订物料检验规范，作为采购检验的依据。17.6 物料入库与上账。17.6.1 总库管理员接到检验员转来的质量检验单与收料通知单后，进行收料复核无误后填写外购入库单，并呈报总库主任审核签字。17.6.2 外购入库单审核通过后，总库管理员应及时安排搬运员将合格品搬运到指定库区。17.6.3 总库会计按外购入库单的实际收入数量及价格入好账目，并作好成本核算。17.7 表单的保存与分发：总库管理员视情况紧急与否，将当天的单据分散或集中分送到相关部门。17.8 采购付款与核销：17.8.1 采购付款方式：货到付款、签定合同付款和定期付款。17.8.2 采购核销：财务部门依据采购借款单付款后，由供应商开具采购发票并交送给相应采购员，采购员须拿采购发票、采购借款单和采购入库单到财务进行采购核销。18 收料通知单作业流程图。程序供应商配套部原材料部总库检验部总调度室作业说明制单收料点收5联单1. 本单共五联。2. 库房收料员收料点收后，交给检验部检验员。3. 检验部检验员检验拒收时，将第二联交采购部门处理，检验允收后，交总库管理员入库。4. 第一到五联分别交供应商、采购部门、总库、检验部和总调度室存查。检验2合格拒收退货5联单入库5联单存查1234519 物料收货控制流程：19.1 收料验收入库流程，见采购系统流程汇编第12页。19.2 采购付款流程，见采购系统流程汇编第13页第四部分 物料出库控制程序20 物料出库控制程序的目的。对本公司物料出库的数量进行控制，确保领料的数量满足生产的需要21 物料出库控制程序的适用范围。适用于本公司所有的原材料、工具辅料、配套件。22 物料出库控制程序涉及部门的职责。22.1 总调度室：负责生成生产领料单。22.2 总库：负责物料的发放工作。22.3 生产系统：负责物料的领用清点工作。23 物料出库控制的工作程序。23.1 生成生产领料单。23.1.1 总调度室总调度长依据生产作业计划和临时生产作业计划，发布生产任务单。23.1.2 总调度室物控员依据生产任务单、物料清单、物料需求计划和加工损耗率开列生产领料单。23.1.3 总调度室物控员应提前将生产领料单分别提交给总库管理员和生产领料员。23.2 备料。23.2.1 总库管理员接到生产领料单后，应及时进行发料准备。23.2.2 总库管理员备完料后，及时通知生产领料员前来领料。23.3 领料交接：总库管理员核对自己的生产领料单与生产领料员的生产领料单一致后，由双方各自在对方的生产领料单上签名确认，并各自取回相应单据。23.4 物料出库账目记录：总库会计按生产领料单的实际领用数量及价格入好账目，并进行成本核算。23.5 表单的保存与分发：总库管理员将当天的生产领料单的财务联送交财务部。24 生产领料单作业流程图。程序总库车间总调度室财务部作业说明制单5联单1. 本单共四联。2. 总调度室填制完生产领料单后，将第二联和三、四联分别交车间和总库，进行领料作业。3. 总库发料后，按照生产领料单进行入账，并进行总库成本核算。4. 总库入账核算后将第五联交财务部进行进一步的物料核算和存查。核对签认3.4.52入账3.4.52核算3.4.55存查321525 物料出库控制流程：物料出库流程，见采购流程汇编第14页。第五部分 采购管理控制程序相关表单9 新华信项目组制作采购管理控制程序 山西省汽车工业集团东龙汽车制造有限公司采购订单（采购部、总调联、供应商和库房联）采购订单号 生产作业计划编号 供应商 采购合同编号 采购方式 使用部门 紧急及批量备注 订购日期 年 月 日序号物料代码物料名称规格型号单位数量单价金额税率（%）计划交货日期备 注收料数量实际交货日期采购金额合计小写：大写： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分采购员 审核人 审批人 审批日期： 年 月 日13新华信项目组制作物料采购进度控制表物料采购进度控制表编号：订购日订单号物料编码物料名称订购量预定交货日期半