标准化的概念.doc

1. 标准化的概念1-1标准化的意义一个家庭主妇，若能于适当时刻，煮出一碗恰到好处、不太生不太烂的面，以飨宾客，将使客人更加高兴。然而，恰到好处的面，非经验丰富者煮不来，也不见得每次都煮得恰好。一碗符合要求的面，具下例条件：（1） 煮好的面，不太生、不太烂、恰当可口。（2） 要于适当的时间煮好，以配合用餐的时间。（3） 要在经济原则下煮好，不宜浪费材料与燃料费用。 当然，我们可于许多次经验中，煮成最恰当的面。但是，如果每次煮都要尝试多次，不但无法配合用餐时间，也浪费材料、燃料。故必须“一次就煮好”，要一次煮成恰好的面，可依下述方法进行：（1） 事先决定所煮面熟烂程度。（确定基准）（2） 研究煮好恰当面的各种方法，选择其中最经济、最方便，最好吃的煮法。（决定方法）（3） 把最好的方法要领记录下来，以防忘记。煮之前放多少水、煮多久、何时放进面条等之步骤及有关条件，尽可能地以数量表示出来。（制定各项标准）（4） 根据记下来的要领，切实地去做，每次都能煮成恰好的面。（按标准实施，可得标准化之成果） 如上所诉，把煮面的方法具体记录下来（制定标准）。以后只要照着去做，就是生手也能煮出最恰到好处的面。此种把方法数量化地表示出来，再遵循去做，达到最佳成效，就是标准化。生手能煮出最恰到好处的面，就是标准化的功效。 根据各企业实况，合理地制定材料、零件、设备、制品等的说明书、作业方法、业务手续等标准、规格或规定等方式，依照标准化体系文书化起来的就是标准书。并且有组织地、灵活地有效运用这些标准，以达到经营管理目的的一切活动，称为标准化。标准化从市场调查、设计、材料、零件、制品、销售、抱怨处理、重新设计改进等一贯的作业，及作业设备、术语、配置、动作等有关经营的任何部分皆须顾虑到。方可促进公司业务有效地进行。当企业实施标准化，命令的下达、意见的上呈、成绩的考核等，都能依标准途径迅速正确地进行。标准化像铁轨，企业列车只要在轨道上，按既定标准循序渐进，必能达到预期目标。就像火车只要在轨道上正常行使，必能在预定时间到达预定车站。其轨道是安全的、一定的。标准化就是企业的铁轨1-2标准化的重要性。1-2-1标准化是一切管理的根本管理就是对于不必要的细节不加以干涉而能委让出其权限，使工作能依照管理者的意思顺利进行并得到满意结果。要使这种管理活动能顺利进行，切实达到目标，最重要的就是全公司各部门首先要把对管辖的日常工作、业务或判定作业，都能加以标准化，使作业人员有所遵循，知道所做的工作是否正确。如此各部门的工作品质、工作效率才能提高。所以必须实施全公司标准化，公司的经营管理才能顺利有效，才能依照经营管理者的意愿顺利进行。1-2-2使企业目的与营运相互调和企业必有其企业目的，而想要顺利达成目的，又必须依赖公司标准化。所以企业要能顺利营运，必须先把企业目的明确，并明确营运上的工作分担。这样就能随着其重要度，制定一系列相互调和的公司内标准，作为以后营运上的准则。根据此准则营运，就能顺利达成企业目的。一般企业经营的理想是使构成的材料规格能合乎制品的要求，以经济的原则使作业合理化，以达成改善品质的目的。这种企业经营的理想就必须依靠作业标准的不断发展及修订才能具体达成。并且市场变动的客观性或顾客要求产品品质，对生产者及消费者之间应如何调和，在企业经营的政策上，是极为重要的。但这种政策的有效达成也同样不能不依靠公司标准化。1-2-3有效地达成权责委让权责与责任范围的明确化，可说是企业管理的真谛。如果管理者的工作分担相互之间有很大的重复，分界不明确时就会发生责任不清、互相推诿的现象，使企业的管理瘫痪。例如每当处理一件小事都必须层层请示，无人敢做决定，结果导致高阶层人必须花费很多不必要的精力在许多琐碎的小事上，而对重大的问题无暇多顾，使企业的发展受到很大的阻碍。这不但是个人精力的无谓损耗，也是整个企业的损失。如果公司能实施标准化，则企业内的每一个人其权限责任即已划分清楚，只要在其权责范围内遵照规定做事，则大部分日常业务能自行处理及做决定。这样的话，企业内全体人员便可恪尽职守协力发展企业，朝着企业目标努力，使企业顺利发展。1-2-4品质管理的第一步实施品质管理时我们一般都应用PDCA管理循环，即（1）制定基准及决定达成基准的方法（制定标准书）（Plan）（2）教育训练与实施（Do）（3）调查（Check）（4）采取改善措施（Action）的管理原则，以达到品质管理的目的。要使PDCA管理循环圆满运用，顺利达成目的，所采取的最基本手段就是标准化。假如标准化没做好，则作业方法程序都很难做到最经济、最有效。教育、训练、考核等也无所依据，实施时如发生毛病更无法迅速找出原因加以改善，PDCA管理循环必停滞不前。例如工厂使用管制图管制品质时，若工厂未实施标准化，当有点超出管制界限时，将无法找出毛病，更谈不上采取改善措施。因此有人会认为管制图无效，其实是未实施标准化。所以当制程发生异常现象时，如何追查原因即无途径可循。若厂内订有作业标准，则可依标准逐项检查，很快就能找出毛病所在，且有标准化作为改善的依据，管制图自然就能发挥效用。1-2-5可避免ISO9001国际标准形式化ISO9001国际标准已成为今日国际贸易的一个重要条件，目前中国台湾各企业都在积极推行。ISO9001国际标准是以购买者立场为出发点的品质保证制度。是以制品的检查及对供应者的稽核为中心的品质保证活动，是以要求事项和文件或记录做为稽核的重点，所以很容易流于形式化。很多文件或记录都是专为稽核者而做的，形式化文件或记录实际上是没有什么效果的。如果实施ISO9001国际标准的同时也能推行全公司标准化制度的话，ISO9001国际标准就可以纳入全公司标准化体系里。随着标准化体系的运作，修改或废除没有效果的ISO9001的文件及记录，不断地制定出有效果的标准书，才能发挥真正品质保证的效果。1-2-6技术的储蓄工业落后国家所谓的技术，大多是属于个人将长期经验累积而得，所以可说是属于私人的专门技术。把技术当作私有，并且不肯传授给人家，但这种技术是否最适合，常使人怀疑，而且这种技术属于个人，外人不得而知。所以技能很难得到改善，只好长期停留在一定的低水准上。企业所拥有的技术，如都属于这种个人技术时，这种企业必极为脆弱。每一个新人在学习阶段都必须从头摸索，而要培植一位优秀人员得费很长的时间，等培植熟练后，这种技术又成为其个人技术，并非公司的技术，所以这种公司技术的进步只能呈现“锯齿状的进步”。如果公司实施标准化后，每一项作业都制定有标准，每一个原材料制品都定有规格，使属于个人的技术变为属于公司的技术。每一个新人都能从学习最好的技术开始，并不需从头摸索，等熟悉后又可不断改善，改善后又重新制定标准，使公司的技术如此这般的不断改进。像这种公司技术的进步就是呈现出“阶梯状的进步”，使技术得以储蓄、使公司得以高度发展。1-3标准化的效果1-3-1经营上的效果由于经营方针的明确表示，员工充分了解企业经营目的及个人责任与权限，易于贯彻企业目的，且由“指定业务”变成“例行业务”，节省不必要的时间，业务成绩因有共同标准可做比较，考核得以合理化。1-3-2采购时能获得的效果 由于材料、零件等规格式样标准化、单纯化，可使供应厂商容易而且正确地了解我们欲购买产品的内容，并可广泛地选择优良的供应者。标准化、单纯化后，材料、零件的种类减少，购买批量增加，可要求较优惠的价格及折扣，购买手续标准化、单纯化，购买人员的办事效率也可提高。1-3-3技术上的效果研究、设计、制图等工作，随着材料、零件的标准化而趋于简单。作业方法、检验方式，若制定标准可作为员工训练的基础。而且将各种技术予以标准化，并写成书面报告方式留存，可保存于公司内成为公司的技术。1-3-4制造方面所获得的效果制品的多品种少量生产，使得工具、设备、制造方法的标准化变为更加重要。作业必须标准化才能增加员工的熟练度，制造程序与方法标准化，制程才得以适当合理，使试验、检验的浪费减少，提高品质、效果。更因作业人员的训练易于实施，制品品质得以改善，使生产日程计划的立案较为简单。1-3-5销售方面的效果标准化实施后，制品种类虽然多样化，但零件可统一化、共通化，使装配、修理、售后服务更周到，以增加公司竞争力，减少库存量，提高资金回转率。销售手续方法的标准化，销售人员的工作效率提高，且新进销售人员的训练也易于实施。1-3-6业务管理的效果实施标准化的账单种类及数量减少，记账、转账次数减少，工作机械化、例行化，效率自然提高，账单处理及保管问题亦因而减少。事务处理程序及方法的标准化，使桌上工作效率的评估管理改善的确立，成为可能。从上面我们可以了解公司标准化的重要性及实施后的效果，欲使公司不断进步，推行公司标准化，可说是非常重要。1-4标准化的对象虽然公司内的任何事物都可当作标准化的对象，但必须衡量为了做标准化而投入的金额所得到的效益是否比没有做标准化时来得大。如果没有比较大的话，做标准化就变得很不值得了。所以必须先衡量一下，效益是否比较大，做标准化才有意义。一般是否应作为标准化的对象，最好是从下列角度来检讨：（1） 反复次数很高者。（2） 能系列化者。（3） 需要量多者。（4） 同样的手续、方法、步骤，由多数人重复在做者。（5） 不良、抱怨、缺点等，发生次数很高者。 所以公司内事物只要符合以上五项中任何一项，都有作为标准化对象的必要。把标准化的对象，依事物分类，可整理如表1-1所示。 表1-