合同原件管理制度.doc

合同原件管理制度 艾默生网络能源有限公司市场部【内部文件】合同原件管理制度 一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全性。 二、适用范围合同原件是指合同双方授权代表签字确认并加盖双方公章或合同专用章的合同文本及相关附件，是双方行使权力、履行义务的有效法律凭证。 也是在与客户发生合同纠纷时最重要的原始凭证。 主要包括 1、购销合同及附件 2、合同更改协议 3、退货合同 4、借货协议 三、管理办法 1、合同原件返回1）合同签单人是合同原件返回办事处的直接责任人。 合同签订后，合同签单人必须及时将签字盖章的合同原件交办事处秘书。 2）办事处秘书对本办事处所有合同原件返回公司负有直接责任。 办事处秘书于每月15日前将上个月的合同原件及合同原件邮寄清单（附件一）寄回公司合同管理部文档管理员。 办事处主任对本办事处所有合同原件安全完整返回公司负管理责任。 3）所有原件在合同签订后一个月内必须返回公司。 特殊原因不能及时返回的，办事处必须提交由办事处主任签字的联络单说明原因交合同管理部备案，但最长期限不能超过两个月。 如果既不能提交工作联络单说明原因，又不能及时返回公司的，将按本规定进行经济处罚。 4）合同管理部文档管理员核对并签字后将清单传回办事处，同时在光盘扫描系统中进行登记。 5）借货协议原件与正式合同原件具备相同的法律效力，因此也必须返回合同管理部归档。 借货责任人是协议原件返回办事处或公司的直接责任人，返回程序同上。 返回时间要求15天。 2、合同原件归档1）合同管理部文档管理员对所有返回合同安全、完整归档负直接责任。 合同文档科负责人负相应管理责任。 2）原件归档按办事处、产品类型（一次电源、集中监控、二次电源、电力电源、变频器、UPS、蓄电池、空调、一体化）、合同签订的时间顺序进行归档。 办事处划分以合同签定地点为准。 配套蓄电池销售的按主销售产品归档；办事处以合同编号前三位所界定的办事处为准归档。 3）归档周期每周。 3、合同原件清理及相应处罚措施1）每季度第一个月，合同管理部对上一季度的合同原件进行清理并对各办合同原件的及时返回及奖惩情况进行通报。 通报是个汇总形式，奖惩根据每单合同实际返回时间而定，而不是截止到通报时间；2）合同原件未返回直接责任人处罚细则如下（100%预付款合同除外）超期时间二个月三个月三个月以上合同金额（元）罚款额（元）罚款额（元）罚款额（元）50万及以下500100050万以上10001500提交市场部及公司严肃处理3）对于借货协议原件超过15天未返回的，将影响其本人及所在办事处的后续借货。 同时实行罚款超过一个月的罚款500元，超过两个月的罚款1000元，超过三个月借货协议仍未返回且未签订正式合同的罚款2000元。 4）对于季度原件及时返回率100%（100%预付款的合同除外）的办事处，一次性奖励秘书500元，对于季度原件及时返回率小于90%且无合理说明的办事处，一次性罚款秘书200元。 5）对于季度原件及时返回率小于90%的办事处，办事处主任一次性罚款2000元。 4、合同原件借阅原则上合同原件不予查阅或借阅，如确因工作需要，可持本部门权签人（详见附件二）签字的工作联络单，经合同管理部部门领导批准并在合同查阅登记表上登记后，方可按文档管理员的指引进行查阅。 1）阅者必须保证合同的安全及完整，查阅完毕应立即将合同放归原处并在合同查阅登记表上签名注销。 2）借阅者必须在合同借阅登记表上注明归还日期，及联系电话，借阅完毕将合同交文档工程师核对并在借阅登记表上签名注销。 3）借阅时间原则上一天归还，最多不能超过一周。 4）如借阅者在指定日期内未归还合同，必须办理续借手续，否则合同文档管理员有权强制性将合同收回。 5）合同原件如果在被借阅期间损坏或丢失，由相关借阅人负完全责任。 5、办事处抽检市场部将不定期对合同原件及复印件一致性进行抽查（原件及时返回率较低的办事处将进行重点抽查），必要时将与客户直接核对。 如果发现严重商务问题，将上报公司严肃处理（不排除降职、撤职、辞退等处罚手段），并保留诉诸法律的权利。 本制度自下发之日起执行，解释权和修改权属于市场部。 附件一合同原件邮寄清单附件二合同原件借阅权签人名单