2011年度质量管理体系运行情况检查通报

罗甸县烟草专卖局 分公司 管理体系运行情况通报 1 20112011 年度质量管理体系运行情况检查通报年度质量管理体系运行情况检查通报 为进一步贯彻落实体系建设 管理评审 的总体要求 有 效推动我局 分公司 质量管理体系建设工作 县局 分公司 于 2012 年 3 月 26 至 29 日组织开展了所属 5 个部门的质量管 理体系建设情况的检查工作 内审主要采用了与部门负责人 员工进行面谈 对体系运行过程中的活动以及现场情况进行查 看 查阅文件和记录等方式 审核覆盖了专卖管理 卷烟营销 物流配送 财务管理 县局机关等部门和活动场所 现将有关 情况通报如下 一 检查的方法一 检查的方法 一 一 询问相关工作人员 要求其对相关事项作出说明 二 二 查阅各部门的相关文件 帐册 单据 记录和其他 资料 二 检查的重点二 检查的重点 一 一 各部门的岗位职责 权限等是否进行明确的规定 真正使各项职责 横到边纵到底 二 二 各部门的制度 规程 岗位职责以及相关的记录表 单 是否能够为自身部门的各项工作的有序展开提供技术支持 三 检查情况三 检查情况 罗甸县烟草专卖局 分公司 管理体系运行情况通报 2 1 各部门能够按照县局 分公司 有关工作要求有序推进 一是领导重视 组织到位 单位建立了负责体系建设的领 导机构和日常工作机构 领导干部履行职责 高度重视 将体 系建设上升为管理层活动 各职能部门定位清晰 措施有力 组织作用明显 二是内部审核和管理评审的水平不断提高 县局 分公司 将体系文件执行率的检查贯穿于内审活动的全过程 县局 分 公司 通过内审方案的详细策划和有效实施 促使内审提升管 理水平的增值作用得到增强 三是全员参与氛围浓厚 各部门在文件策划 体系运行 持续改进等重要过程中能较好地发挥各部门的职能作用 努力 将体系要求转化为自觉行动 努力在部门内部营造关心 支持 和参与质量管理的文化氛围 形成领导推动 骨干带动 全员 互动的良好工作机制 2 体系建设注重了与各专项工作有机结合 一是与对标相结合 县局 分公司 在质量目标制定过程 中 结合对标工作开展情况 瞄准行业或省内先进水平 把对 标指标纳入到质量目标体系之中 建立对标 追标 达标 创 标的循环机制 实施 比 学 赶 超 的对标管理措施 有 效促进了质量目标的落实与提升 二是与绩效管理相结合 县局 分公司 将质量目标的完 成情况与绩效考核相结合 定期检查文件执行和过程监控指标 罗甸县烟草专卖局 分公司 管理体系运行情况通报 3 达成情况 有效强化了体系运行控制和日常监督 实现了 绩 效计划与实施 到 绩效监督与考评 再到 绩效沟通与改进 的有效衔接 3 注重完善体系文件 并得到有效执行 县局 分公司 各职能部门能够按体系要求进行自我识 别 自我制定管理要求 自我设计过程记录等 确保了文件规 定与业务管理实际的紧密结合 四 存在的主要问题四 存在的主要问题 1 个别部门体系建设与专业工作结合尚不紧密 个别部门在推进体系建设过程中 不能很好地把体系建设 与专业工作统筹规划 协同推进 在其体系文件中没有得到应 有的体现 如货源投放策略 客户意见收集反馈 零售户 消 费者 满意度调查等标准和要求指向不明确 PDCA 计划 执 行 检查 效果 闭环管理尚未形成 在与专业工作的协同推进 上 各部门还存在过多地依靠体系主管部门来组织开展 未能 与专业部门形成合力 2 体系文件质量有待提高 各部门虽基本搭建起了以程序文件 作业文件及记录表单 为主要形式的体系文件架构 但体系文件的可操作性 协调性 以及文件的实效性方面仍存在不同程度的欠缺 主要表现在文 件修订不及时 外来文件 法律法规和体系文件的定期识别 评审工作机制需进一步确立 罗甸县烟草专卖局 分公司 管理体系运行情况通报 4 3 全员参与还不够 重视程度还需进一步加强 4 培训工作不到位 职工对体系了解不够 运作上还存在 一些困难 5 危害辨识与风险评价工作 还不够深入 6 6S 管理 对标工作执行的持续性效果差 整体推进有待 加强 7 内审员需加强培训 熟悉与审核有关的工作 具体到各部门如下 综合办 1 安全 兼体系 管理员没有取得岗位所要求资 格证书 原则上没有参与内审的资格 2 文件更改不能出示有效的评审记录资料 专卖办 未能出示与对标工作相关联的对标分析报告 营销部 1 未能提供对客户 消费者满意度调查后的分析 报告和不满意项改进措施及方案 2 未能出示与对标工作相关联的对标分析报告 物流组 未能出示与对标工作相关联的对标分析报告 财务股 1 接待费用单据上没有证明人签字落款与注明 2 不能出示部门相关培训计划与培训资料 五 持续改进的建议与要求五 持续改进的建议与要求 各部门要切实以本次检查活动为契机 以点带面 推进部 门体系建设工作的深入推进和全面提升 在实施整改提升的基 础上 要重点落实好以下几方面的持续改进工作 罗甸县烟草专卖局 分公司 管理体系运行情况通报 5 一是修改体系文件 将重点放在与实际相结合的基础上 使流程更清晰 二是加大培训力度 包括内审员在内的各层次人员 对 体系