工作流影像辅助系统白皮书V1.0.doc

南天影像及流程管理白皮书 南天影像及流程管理系统 产品白皮书 昆明南天电脑系统有限公司 2011年6月 目 录1前言32.方案概述32.1产品定位32.2产品适用性42.3产品优势42.4产品设计原则53.系统功能53.1 为企业建立业务影像档案53.2 提高工作效率53.3 增加权限控制,降低企业风险53.4 降低运营维护成本64.系统结构64.1技术架构64.2物理架构74.3应用架构84.4框架说明95.典型应用业务105.1归档类业务105.2审批类业务106.运行环境106.1工作流引擎运行环境106.2客户端运行环境127.案例介绍127.1 中国人保工作流影像辅助系统121前言 根据Forrester Research的相关调查显示：全球企业的信息内容量在以平均每年200%的速度增长。企业70日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起；企业内80知识和信息是以文档的形式存在；但是由于没有统一的文档管理，文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时开共享文件夹、U盘拷贝、发邮件、QQ等软件互传的方式进行传递与共享。 主要表现在：l 文件存放混乱,找个以前的电子文件根本找不到；l 文件存放位置太多,文件版本不一致,不知道哪个是最后的版本；l 文件权限无法控制,机密文件被非法查看或流传；l 文件查找困难,查找其他同事的资料更加困难；l 经常会随着电脑的更换而丢失部分文档，到用的时候才发现；l 员工流动频繁，员工所撑握的文件随着员工的离职而外传、遗失； 这会造成极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下等。 另外，企业中的业务流转也是依赖于文档进行的，比如：管理部门与业务部门间的审批业务。文档过于分散，文档传输方式过于杂乱，都会影响业务处理进度，使得员工工作效率低下。南天影像与流程管理就是在这样的背景下产生的，它能帮助企业进行文档管理，优化业务流程，使业务和管理更加方便快捷。2.方案概述2.1产品定位 此系统建立的主要目的有两个。其一，将一个单位或企业的各个业务环节像生产流水线一样组织和管理起来，使其整体变得更加标准化和规范化，以便于管理和工作效率、服务质量的提升。其二，将各个业务环节中所涉及到的非结构化数据也纳入系统中，实现非结构化数据与业务环节的绑定，以及对非结构化数据的管理。凭借南天多年来在银行领域的项目实施经验和在工作流系统实施方面的经验，提出工作流影像辅助系统的解决方案。该方案的定位是，立足于客户的实际业务模型，建立高效、严谨、易用的业务操作处理平台。此解决方案能够广泛适用于诸多行业领域，不仅局限于银行领域的业务。 此解决方案很好的实现了对业务流程的管理控制、对影像资料等的归档和管理，同时，也基于已有的数据信息，提供各种统计、分析和数据挖掘等服务。2.2产品适用性通过一个工作流管理系统来管理业务流程，来提升业务处理的速度和规范、控制业务的过程，已经成为了越来越多行业的共同选择。南天的解决方案也逐步运用于不同的行业领域。在业务的各个环节，都会涉及到相关的一些非结构化的数据，如：支票、凭证、图纸、照片等等。单纯的依靠结构化数据库是无法处理这些数据的。而南天的影像流程解决方案则将这些非结构化的数据形成影像或文件，和工作流的各个环节绑定在一起，实现相关非结构化信息与工作流程的同步流转。从而避免了手工传递原始资料过程中可能带来的，诸如：遗失、损坏等问题，同时也更加快捷。客户端系统支持各主流版本的Window操作系统环境；而工作流引擎是用JAVA实现的与操作系统和平台无关；客户端和服务器之间采用HTTP和FTP的协议进行传输，可以各种各样的具体网络环境状况。2.3产品优势南天影像工作流解决方案实施后，可以实现对整个业务过程的监控和管理，业务和相关数据按照既定的业务流程自动流转，提升了工作的效率。影像材料等实现自动的归档和统一的管理。整个解决方案南天都有自主知识产权的产品支撑。可以方便、灵活、全面的支持后续的扩展。可以提供完备、全面的后续服务和技术支持。2.4产品设计原则易用性。基于客户固有的业务过程订制开发。操作尽可能简单。安全性。各个处理环节都是有痕迹的。对流程和相关数据的访问，受角色权限和流程环节的控制。开放性。可以采用不同的流程引擎。3.系统功能3.1 为企业建立业务影像档案该系统能将企业业务上的影像文档收集起来,根据客户的操作进行分门别类，为企业建立起一个有序，管理规范的业务影像档案。免去了用户手工归档的繁琐性，同时在查询文档时，用户只需输入查询条件就可以查出所需文档，大大提高了查询效率。3.2 提高工作效率 企业员工可以更加方便的查阅企业文档，实时的了解企业项目信息。同时企业各级部门的业务流转更加便捷，快速。企业在审批，核对文档时，不再依靠人为的传送方式进行。而只需在系统中将业务文档提交给指定部门，指定部门通过获取的方式，即可进行审批，核对。并且将处理结果返还回来。这样子，可以大大提高工作效率，实现流程自动化运转。3.3 增加权限控制,降低企业风险 在企业中，因为分工不同，员工所扮演的角色也不一样。对于一些机密文档，是被限制查看的。而纸制文档以及杂乱的电子文档，并不能解决这个问题。在本系统中，我们会进行角色分配和管理。根据登录用户的角色，进行文档权限控制，只有达到查看文件权限时，才提供文档查看。同时角色分配是严格控制在管理人员手上，其他人无法自行更改。这样，就可以保证文档的机密和安全性，降低企业的风险。3.4 降低运营维护成本 随着企业的发展，其规模会不断扩大，伴随而来的，就是文档量的急剧增加。如何维护和管理大量的文档是一件头疼的问题。传统的纸制归档，会随着业务量的增加而消耗大量的纸制开销，同时在文档转移运输上，也是一件浩大的工程，大大增加企业成本。而在本系统中，由于是以电子文档的方式进行存储，只需增加很少的存储设备开销，就可以管理庞大的文档系统，并且在转移上也方便快捷。4.系统结构4.1技术架构 4.2物理架构4.3应用架构4.4框架说明 影像采集 采集方式包括：拍摄仪采集，本地采集。 采集文档的格式有：各种办公文档，图像，图纸，报表，票据等等。 影像处理 对于采集的影像可以进行旋转，裁剪，压缩，存储，删除，追加等处理。 影像展现 支持按原图展现，按高/宽展现等方式。 流程服务 支持各机构间的业务文档提交，审批，获取，归档。 支持对业务流程获取，查询。 根据各企业流程进行定制开发，并进行业务数据的存储，处理。 影像传输 支持将采集的文档压缩，FTP传输。 报表服务 支持对业务数据报表统计，报表一般有：各部门业务流程统计，业务流 程明细统计等。 可根据客户需求定制报表。 流程跟踪 每一笔流程都有唯一流水编号。根据这个编号，可详细查看每笔业务的 文档，处理细节，处理结果，以及处理进度。 数据维护 对业务对象，比如：员工，角色，部门。进行增加，编辑，查询，删除 操作，进行数据维护。 5.典型应用业务5.1归档类业务影像文档的生命周期为：获取，整理，归档，借阅，销毁。 其主要特点有: 对文档数据进行定期备份，防止因为意外造成文档丢失。 可对本地文件直接归档，操作便捷。 支持文件压缩，在满足一定信息可阅性情况下，进行压缩，使归档更高 速。5.2审批类业务 包括文档的提交，获取，审批过程。 其主要特点有： 流程异步化。业务部只需将文档提交给管理部即可，不需同步等待 管理部处理结果，这样子部门就可以同时处理多笔业务，工作更高效。 流程跟着人员走。从一笔业务的发起开始，这笔业务就与发起人绑 定在一起。在获取任务时，只有该人员才能看到和处理这笔业务。 这样就避免业务混乱，管理更方便。 角色限制。根据员工的权限不同，员工所能获取的任务也不同。6.运行环境6.1工作流引擎运行环境主机服务器操作系统WINDOWS 2000/2003 SERVER应用服务器Webphere、 Tomcat、Weblogic、IIS、FTPServer等数据库Oracle、DB2、SQL Server等备注使用PC服务器或小型机服务器6.2客户端运行环境主机PC操作系统Windows XP、Win7等环境.net Framework 3.5其他设备拍摄仪、摄像头等7.案例介绍7.1 中国人保工作流影像辅助系统 该系