采购岗位标准化

精品文档 1欢迎下载1欢迎下载 物资采购管理部岗位标准化物资采购管理部岗位标准化 1 1 目的目的 为了规范物资采购过程中的各项工作 明确采购运作方式 规范物资采购流程 使物资 采购活动能够按照既定流程有序 高效的运转 并为物资采购活动的公平性 公正性 合理 性提供制度保障 特制定本管理程序 2 2 适用范围适用范围 本规定文件适用于物资供应工作的相关部门 按照本文件的建立 建全物资采购计划 签署合同 材料验收 办理材料入库 出库 退库及报销手续 3 3 职责 职责 1 负责编制和修订 物资管理职能手册 物资采购 供应 管理的文件及规章制度 进行培训及监督实施 2 负责供应商评价和选择并编制和修订合格供方名录 3 负责长期供应商 战略合作 供应商的招标 合同签订 4 参与审核 物资采购策划书 物资样板及报价工作 5 必须参与物资招标资源评审 100 万以上物资采购的招标工作 可随时参与 100 万以内物资采购的招标工作 6 负责每个项目物资采购物资记账 负责赊欠物资资金计划的编制及支付 负责统 筹 审核赊欠物资资金计划 7 负责招标专业工程分包 物资的询价 8 负责建立库存保管物资明细账 做好半年 全年的物资盘点工作 负责库存周转 性物资的维修和保养工作 4 4 物资分类物资分类 物资供应根据工程需求 分为 A 类物资 B 类物资 木制品类 石材类等相关物资 A 类物资 为在项目中的主要饰面 装饰性材料 如 墙地砖 壁纸 灯具 洁具 布 艺 窗帘 地毯 浴室五金 铝单板 铝塑板 特种玻璃 乳胶漆等 B 类物资 为基础性材料和机电类相关材料 如 轻钢龙骨 石膏板 电线管 电线 钢材 腻子粉 石膏粉 板材 瓷砖大理石粘结剂 沙子 水泥 商品混凝土 吊杆 勾缝 剂 幕墙用结构胶 密封胶 AB 胶 周转性材料 小五金 消耗性材料 胶粘剂及劳保材 料 风机盘管等机电类材料 精品文档 2欢迎下载2欢迎下载 小五金类 吊顶配套件角码 吊杆 螺母 内胀螺栓 拉铆钉 膨胀螺栓 电焊条 非 五金配套螺丝 铜丝 铁丝 消耗性 工具配套 材料 各种钻头 锯片 刨刀 汽枪钉 铁钉 锯条 直刀 修边 刀 砂轮片 壁纸刀片 砂轮磨片 开孔器 射钉 十字电批头 各种橡胶轮 胶粘剂类 502 胶 双面胶带 透明胶带 油漆配套材料 排笔 滚刷 羊毛板刷 棕刷 小油桶 各种砂纸 棉丝 白毛巾 色 浆 色粉 纤维网格布 牛皮纸 小毛笔 劳保及其他 线手套 电焊手套 胶皮手套 防毒口罩 纱布口罩 施工线 鱼线 水 平管 编织袋 墨汁 墨斗 扫帚 彩条布 灰斗 铁锹柄 周转性材料 配电箱 一 二级电箱及配套的电缆 灭火器 现场标识标牌 围档板 办公桌椅 临时设施 龙门架 保护用展毯 外租的脚手架及外租的机械设备等 木制品类物资 为工厂生产的部品集成化材料 如 木墙板 木门窗 家具 橱柜 吸 音板等工厂加工产品 木方 模板 石材类物资 天然石材 人造石材 复合石材等相关石材制品 5 物资采购工作程序物资采购工作程序 1 工作流程图 精品文档 3欢迎下载3欢迎下载 2 过程表 过程输出过程输出 过程名称过程名称责任者责任者 过程输入过程输入 工作依据 工作依据 工作内容工作内容 产品产品 活动活动 需要的需要的 记录记录 采购策划 招采部 成本部 工程部 设计 部 审计部 项 目经理部 工程部要求 工程特点 限量限价单 确定由工程部提供 分包商采购的物资清 单 项目策划 物资采购策 划表 物资申请计划 项目经理部 图纸 设计说明 采购方案 提出所需物资的名称 规格型号 单位数量 技术要求 进场时间 等 需用物资申请计划表 新供应商调查 评审 招采部 成本部 工程部 设计 部 审计部 供应商资质文件 企业简介 产品介绍等 对供应商的资质进行 审核评价 挑选符合 条件者参加投标报价 合格供方 供应商调 查评审表 供应商资 质文件 供应商投标报 价 招标主体 采购信息 含规格 型号 供货期 质量 环境 安 全等方面的要求 与候选供应商沟通采 购信息 邀请他们投 标报价 采购招标文件 询价记录 供应商投标报价文件 供应商评价与 选择 招采部 成本部 工程部 设计 部 审计部 项 目经理部 采购要求 供应商投标报价 文件 对产品的性能 价格 和供应商能力进行评 价 根据评价结果确 定最终供应商人选 供应商人 选被确定 供应商选择 评价记录 签订采购合同 招采部 成本部 工程部 设计 部 审计部 项 目经理部 采购合同 物资申请计划 采购要求 供应商投标报价 文件 与供应商洽谈并签订 采购合同 订单 或 发出供货通知 采购合同 采购合同审 批汇签单 订单 供应商年度评 价 招采部 成本部 工程部 设计 部 审计部 项 目经理部 供应商提供产品 的性能 价格 供货期 供应商 的工作表现 对供应商进行评价 将合格供应商 纳入合格供方名录 不合格的淘汰 供应商年度 评价表 合 格供方名录 精品文档 4欢迎下载4欢迎下载 6 6 合格供方的选择和评定合格供方的选择和评定 物资招采部针对每年的在建工程中所需要的物资 建立完整的合格供方的信息平台 保 证各类物资在工程中配送顺畅 1 供应商的来源及评定内容 a 供方的经营范围及资质 b 供方的供货能力 c 供方满足环保的检测能力 d 供方的信誉状况 e 产品的外观 f 产品的性能 g 物资质量证明文件 h 储存保管能力 i 产品的主要用户和产品使用情况及售后服务等 合格供方评审的内容主要是以上因素 对于以往工程项目中有业务往来的 实践表明能 充分合作的厂商优先考虑 2 供应商的考察及评定程序 a 各部门推荐的供应商由推荐人填写 推荐供应商明细单 招采部 成本部 工程部 设计部 审计部 项目经理部对供应商进行实地考察 认为合格后 填写 供方调查评审表 b 物资招采部应在物资招采经理主持下 组织有关人员对上报的供方进行评定 经评 定合格的供方由物资招采部编入 合格供方名录 合格供方名录 经总经理批准后发布 c 新增加的合格供方应按上述程序办理 3 合格供方的修订原则及变更 为使供应商评价与选择过程更加快捷 每年 3 月底发布 合格供方名录 每年年底 物资招采部组织供应商评价 汇总招采部 成本部 工程部 设计部 审计部 项目经理部对本 年度合作过的供应商进行评价 填报供应商年度评价表 作为修订 合格供方名录 的依据 年度评审的内容包括 a 供应物资的质量情况 b 供方的履约情况 重点是对工期的影响 c 供应物资的使用效果 精品文档 5欢迎下载5欢迎下载 d 服务质量 合格供方名录修订原则如下 a 对已在 合格供方名录 中的供应商 经评审合格的继续保留 经评审不合格的予 以删除 并记录在未通过审核的供应商名单中 b 对不在 合格供方名录 中的新供应商 经评审合格的纳入 合格供方名录 经评 审不合格的则记录在未通过审核的供应商名单中 c 对已在 合格供方名录 中的 但本年度没有合作的供应商 资审资料未过期的继 续保留 资审资料过期且未予更新的予以删除 并记录在未通过审核的供应商名单中 对在 采购合同的执行过程中 未能按时 按质 按量供货的供应商 采购员要及时通知工程部 审计部 由上述部门领导决定是否将供应商从 合格供方名录 中删除 被删除的供应商一 年内不能使用 合格供方名录 由招采部编制 由总经理批准 将名单发至招采部 成本部 工程部 设计部 审计部 项目经理部等有关部门 供应商调查评审表和供应商档案由招采部保存 7 7 长期供应商长期供应商 根据工程物资的使用情况 从合格供方名录中选择一些能够在服务质量好 价格合适 能够为在一定的额度或是一定的时间融资的 愿意和我方长期进行合作的 编入长期供应商 信息平台 8 8 战略合作供应商战略合作供应商 根据项目物资的使用情况 从长期供应商名录中选择一批合格供应商 本着资源共享 互惠互利 共同发展的原则 签署战略合作协议 除指定品牌外 均应采购此类物资 并编 入战略合作供应商 9 9 物资采购依据物资采购依据 1 依据修正后的 材料限量通知单 及 材料限量调整通知单 实际采购物资应遵循 物美价廉原则 如超出限量 采购员应填写 物资管理部限量预警表 通知成本部 工程部 审计部准许后方可采购 未经成本部 工程部 审计部准许进行采购的 超出限量限价部分 价值由相应的采购员责任人自行承担 2 采购的物资如有工程部或相关部门指定的技术环保等相关要求的 应在 材料限量 通知单 中注明 3 成本部 审计部 工程部将 材料限量通知单 材料限量修正通知单 及 材料 限量调整通知单 一式五份 分送项目经理部 招采部 工程部留存 精品文档 6欢迎下载6欢迎下载 4 物资管理部依据项目经理部编制的各工程的 需用物资申请计划表 和制定的 物 资采购策划表 实施采购 1010 物资采购的原则 物资采购的原则 1 必须遵守国家地方有关政策和法令 以物资招采政策和经济管理法令指导采购 熟 悉有关经济合同法 财经制度及工商行政管理部门的规定 2 质量环保标准 材料采购质量环保要求应符合申请计划要求的有关标准 还应按国 家质量和环保标准执行 3 项目采购的所有物资的供方必须从 合格供方名录 中进行选择 对于 合格供方 名录 中未涉及到的材料 应按照公司对合格供方评定的程序 确定为合格供方后 才能进 行采购工作 1111 物资采购策划 物资采购策划 在项目开工准备阶段 项目经理负责组织采购员 技术部 工程部 设计部 成本部等 有关人员对物资采购进行策划 并在 项目策划 中确定采购方案 明确各类物资的采购组 织主体和采购方式 采购主体为 物资招采部 采购方式分为 公开招标 邀请报价 零星采购 独家议标等四类 公开招标指对于采购金额在 50 万元以上 技术复杂且有较多可供选择供应商时 采用 招标方式选择供应商 供应商最少 3 家以上 邀请报价是指采购金额在 50 万元以下 技术要求程度较低 需要供应商进行技术配合 支持时 从合格供方名录当中邀请至少三家参与投标的采购方式 零星采购是指单项采购低于 5 万元的采购 金额在 5 万元 含 以下的 可采取询价方 式在三家 含 以上供应商中选择并确定 独家议标是指供应商和材料或被垄断的基本无法寻找到其他采购渠道的材料 对供应商 报价等相关信息进行评价后实施采购 12 12 物资申请计划 以下暂未修改 物资申请计划 以下暂未修改 1 项目技术负责人负责编制物资申请计划 由项目经理进行审批 由工程部复制计划 提交总部采购人员 物资申请计划作为向供应商订货的依据 2 各项目由专业工长根据工程进度经劳务单位负责人签字后提交 材料领用计划表 计划表应注明 施工队伍名称 第 次计划 材料名称 规格 型号 数量 使用日期 主要技术要求 质量 要求 使用部位 计划人应仔细排版认真计算 其中使用部位必须准 精品文档 7欢迎下载7欢迎下载 确 作为对材料消耗量的计算依据 经技术负责人核准后一份交由库管员做为班组领料依据 3 技术负责人依据各班组 材料领用计划表 及工程实际进程 编制 需用材料计划 报表 一式四份 计划表应注明工程名称 工程编号 该份计划为第 次计划 材料名 称 主要技术要求 质量 要求 规格 型号 数量 使用部位 进场日期 供货地点 必 要时注明所需的技术规范或标准等要齐全 否则不予采购 特殊材料应注明产地 供方 实 物样板 项目部也可以推荐候选供应商 对物资的包装 运输等方面有特殊要求时 也应在 需用材料计划报表 中注明 经项目经理签字批准后 交给总部采购员签字生效 库房管 理员应核对进场物资和计划的偏差 及时向项目经理和总部负责该项目采购人员提出报告 4 项目经理部提出需要采购的物资均应包括在项目物资申请计划以内 且能够被预算 成本所覆盖 如果需要采购物资在预算成本或采购计划以外 则项目部应事先征得所属部门 物资招采经理批准 按照计划外物资制定申请计划 5 材料采购的时间要求 a A 类物资 木制品 石材类物资的订货时间要严格按照各种材料的特点及加工周期 的要求进行订货 b B 类物资一般情况下定货时间为三天 同类材料在一周内不能重复提两次 否则发 生的物资运输等费用由项目经理部相关负责人支付 6 计划的变更和修订 因紧急设计变更或意外情况 工程部临时提出的紧急变更 采 购或施工中出现的失误 需增订 重订 补订的要重新申报计划 如已申报计划内物资需取 消或调整 应以书面形式通知采购招采部终止采购 否则视为计划内物资 为此造成的重复 采购的损失由失误者承担 7 需由主设计师选定的特殊或重要的装饰材料 由项目经理部在对相应材料在申请计 划中注明 设计选样 通知总部采购员 设计师接到通知 首先在总部采购员的配合下在 合格供方 中选择 如果没有适合的材料 由设计师自行市场选样 价格需要满足商务要 求 并书面通知总部采购员 物资招采部经理 13 13 物资采购物资采购 负责个项目经理部的总部采购员应根据项目策划 物资申请计划和采购方案实施采购 对有调整或变化的必须重新编制 物资采购策划表 报总部物资招采经理审核后 经项目经 理签字批准 采购策划中应确定采购方式 候选供应商名单和采购时间等 供应商的来源如下 精品文档 8欢迎下载8欢迎下载 a 优先从 合格供方名录 中选择 b 其他供应商 只有当 合格供方名录 中的供应商不能满足工程要求时 才能从 名册之外挑选其他候选者 C 工程部指定的供应商 当对供应商名单进行调整时 应得到原批准人员的批准 物资采购计划中 应根据物资采购的技术复杂程度 市场竞争情况 采购金额以及数量 大小确定采购方式 1 供应商资格预审 公开招标供应商和邀请报价供应商均应优先在合格供应商名录当中选择 如果参与投标 的供应商或拟邀请的供应商不在合格供应商名录当中 则应由物资招采部负责进行供应商调 查评审 2 采购招标程序 a 公开招标程序 采购金额在 10 万元以上的采购 招标主体组织牵头成立招标小组 具体由各工程经理部 总部采购员 经营部 项目 经理部 招标审计部 物资招采部 总经理 生产技术等相关人员组成 招标小组具体负责 招标文件的拟定 招标组织 供应商的选择谈判 采购合同的谈判 拟定和组织会签等工作 根据项目物资策划确定候选供应商名单 核算审计部 工程经理或物资招标经理或商 务经理必须参加供应商谈判 组织签订采购合同等全过程招标评标活动 在招标人与项目经 理部进行充分的沟通之后 项目经理部负责提出物资招标文件中的技术规范和技术要求 作 为物资投标文件中的技术方案进行合格性评价依据 工程总经理 物资招采经理 总经理 本项目工程经理 经营部 招标审计部经理 本项目工程经理参与在其权限范围内的招标文 件的审批和供应商选择工作 含资源评审 批准其权限内的供应商选择结果及物资采购合 同 关于物资招标采购 批准参与及决定投标供应商和物资合同审批的权限规定 10 含 0 万元 不含 以上的招标 由各部门均可推荐供应商 公司的合格供方 名录中不得少于 50 根据工程特点材料要求 投标单位原则上最少有 4 家以上 必须注 明供应商全称 联系人 联系电话 按公司流程进行招标评审程序 招标评审必须附带招标 文件附件 各级审批人员可增加参与投标的供应商 黑名单供应商禁止进入招标评审名单 精品文档 9欢迎下载9欢迎下载 50 万元 含 以上的招标 由各部门推荐供应商 公司的合格供方名录中不得少于 70 根据工程特点材料要求 投标单位原则上最少有 5 家以上 必须注明供应商全称 联 系人 联系电话 按采购流程执行 按流程进行招标评审程序 招标评审必须附带招标文件 附件 各级审批人员可增加参与投标的供应商 黑名单供应商禁止进入招标评审名单 b 邀请报价 金额在 2 10 万元以下的采购 B 类物资 5 10 万元 均采用邀请报价签合同的采购形 式 参与人员有 总部采购员 项目经理 物资招采经理 由总部采购员在合格供方名录中 选择至少三家以上的供方进行比价 需在合格供方名录外选择供方时 执行合格供方评定相 关内容 c 零星采购 金额在 2 万元 B 类物资 5 万元 以下的 可采取询价方式在 3 家 含 以上供应商中 选择并确定 供应商资料及评价过程记录在 零星采购寻价表 中报总部采购经理审核后 由项目经理批准采购 d 独家议标 由业主指定供应商和材料或被垄断的基本无法寻找到其他采购渠道的材料 采购形式均 为独家议标采购 总部采购员需填制 独家议标审批记录 经总经理和总部招采经理批准后 由各工程经理部和总部采购主员同供应商商谈 3 供应商评价与选择 物资管理部必须根据对供应商提供产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商 综合 评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别 具体规定如下表 评价内容评价内容 供应商类型供应商类型 考察考察 样品样品 样本样本 报批报批 产品性能产品性能 比较比较 供应商能力供应商能力 评价评价 采购价格采购价格 评比评比 钢材 水泥 砂石 等主要结构材料 商品混凝土 重要机电设备 一般机电设备 门 窗 防水材料 精品文档 10欢迎下载10欢迎下载 注 必须进行的评价 根据合同约定和需要选用 必须保留的记录 该项评价进行时应保留的记录 4 考察 必要时 总部物资招采部应在评价前对各部门推荐的供应商进行考察 考察的内容应包 括 生产能力 产品品质和性能 原料来源 机械装备 管理状况 供货能力 售后服务能 力以及对供应商提供保险 保函能力进行必要的调查等 考察由物资管理部组织 合同审批 人 项目有关人员参加 必要时可邀请经营管理部 核算审计部 生产技术 物资总经理等 有关部门参加 考察后 组织者应将考察内容和结论写入 供应商考察报告 作为供应商进 行能力评价的依据 5 样品 样本报批 根据合同约定 工程部要求以及工程实际情况 对于需要进行样品 样本审批的物资 项目技术负责人应提前确定需要 在物资申请计划中明确需要报批物资的名称 规格 数量 报批时间等要求 总部采购员负责样品 样本搜集与询价 收到样品 样本后 项目技术人员 应填写样本 样品送审表并负责向工程部 监理和设计办理报批手续 将样品 样本报批的结 果通知项目负责人 样品报批必须一式两份 工程部和项目经理部各留存一份 6 综合评价及供应商的确定 通过将资格预审情况 考察结果 样品 样本报批结果 价格与工程要求的比较 应对 供应商做出以下方面的评价 a 供应商和厂家的资质是否符合规定要求 b 产品的功能 质量 安全 环保等方面是否符合要求 c 价格是否合理 必要时应附成本分析 d 生产能力能否保证工期要求 e 供应商提供担保的能力是否满足需要 f 供应商要求的付款方式是否符合公司的要求 根据上述评价结果选出 优质低价 者 中标供应商的确定 按采购程序中规定的方式 由负责人确定中标单位 如果评标小组的意见不一致 应将不同意见呈报总经理 物资招采 石材等主要装修 机电材料 一般装修 机电材 料 零星材料 精品文档 11欢迎下载11欢迎下载 经理 总经理 工程总经理批准 对供应商评价的结果和入选供应商名称做好记录 14 14 采购过程的监控和监督采购过程的监控和监督 各工程经理部 总部物资招采部 经营部 审计部经理在检查工作时应对本单位的采购 过程进行监测 监测内容包括 a 采购过程是否按公司有关规定执行 B 工程部和项目部对采购产品的性能 价格以及供货期和服务是否满意 c 公司有关采购方面的文件规定是否完善 合理并简捷有效 d 对监测时发现的问题及时采取纠正和预防措施 公司通过内审对采购过程的符合性 有效性进行监测 15 15 物资采购合同物资采购合同 1 产品长期购销合同 a 每年由公司物资招采部协同项目管理部 经营部 核算审计部 工程技术部对供应商 所供的 B 类物资 进行价格 性能 质量 服务等考察评定 对全年拟采购总金额超过 8 万 元的 应执行公开招标程序的相关规定 其它材料采取邀请报价的形式和招标审计部确定供 应商 并签定 产品长期购销合同 公布认定的 年度第 季度 B 类产品价格清单 b 同供应商签定 产品长期购销合同 必须满足同意以月结算或一定融资额度以上条 款的供应商 满足各工程经常使用的物资 c 总部物资招采经理应协同审计部 项目经理部 一个季度对签定 产品长期购销合同 的供应商所供的物资进行价格 性能 质量 服务对比 根据市场的变化及时同供应商协商 所供的物资品种 价格 品牌等 及时增加或删除长期供应商名单 修正并公布 年度第 季度 B 类产品价格清单 d 产品长期购销合同 应体现的主要条款 合同编号 为赊欠号 供需双方的全称 地址 联系电话 签定日 有效期 原则为一年 物资的品种 品牌 规格型号 单价 质量标准 运输方式及费用承担方 结算方式 退货条件 需方准许定货人等双方签字盖合 同章 e 产品长期购销合同 由总部物资招采部经理 审计部经理 总经理签字 盖公司合 同章后生效 合同一式四份 物资招采部 审计部 财务部 供方各一份 f 公司已同供应商签定 产品长期购销合同 中所包含的品种 各部门采购时只准在其 中选择采购 在长期供应商之外 项目经理部 或其它部门 推荐有价格和质量优势的材料 供应商 经各工程经理部 经营管理部核实后 通知总部物资招采部纳入长期供应商名单 执行采购 并修正 年度第 季度 B 类产品价格清单 对推荐人的奖励 该材料不计取 精品文档 12欢迎下载12欢迎下载 物资采购费 g 外埠工程物资采购 根据工程特点 要求等合理安排采购计划 原则上按公司的统一 规定 所有的 A 类物资进行采购询价时 信息在物资管理部进行汇总 根据实际情况确定采 购的地点和供应商 所有的 B 类材料在采购时 总部物资招采部应根据距郑州的距离和工程 量大小派 1 到 2 人协同各工程经理部进行当地市场调研 项目较大时由各工程经理部 总部 采购员进行市场调研 根据公司合格供应商的评定程序对供方进行评定 经各工程经理部 同意后签订 购销合同 方能进货 2 物资采购合同 a 公司同供应商签定 产品长期购销合同 中未包含的品种 各部门采购时 A 类物资超 过 2 万元 含 B 类物资超过 5 万元 含 和设备必须签定 物资采购合同 超原合同额 2 万元 含 的物资需签定补充合同 b 工程需要采购的物资按公司制定的采购程序中规定进行材料的采购 合同的签定按 照公司授权管理规定执行 c 物资采购合同应体现的主要条款 合同编号 供需双方的全称 地址 联系电话 签定日 有效期 物资的品种 品牌 规格型号 单价 质量环保标准 供货日期 运输方 式及费用承担方 结算方式 退货条件等及双方签字盖合同章 d 由各工程经理部和总部采购员进行组织 采购的物资合同 应统一编号 如 0011 02 物 01 其中 0011 02 为工程开工单编号 物 01 代表物总部资招采部签定 0011 02 工程第一份合同 依此类推 合同由各工程经理签字 盖公司合同章后生效 合同一式 四份 法务 各工程经理部 财务部 供方各一份 3 采购合同的签署及审批权限见公司授权表 16 16 物资的入库物资的入库 1 赊欠类物资入库 a 由物资管理部签订的 产品长期购销合同 供应商 供应物资时原则使用公司统一的 送货单 四联单 或合同约定的送货单 一联供方存根 白联 即签订 产品长期购销 合同 的供应商留存 二联需方记账 粉联 即总部物资招采部统计赊欠供应商的金额和入 库的单据 三联结算 黄联 即需方到供方结算时必须提供的单据 四联收货人留存 绿联 即工程项目部施工现场留存的单据 二联需方记账 粉联 或合同约定的送货单 必须有 工程项目部项目经理 总部采购员 库管 A 类物资 B 物资组长签字和物资管理部负责人 签字后准许作为入库的原始单据 物资管理部账务员凭此单据汇总做出 赊欠类物资入库明 细及汇总 精品文档 13欢迎下载13欢迎下载 b 由项目经理部签订的 物资采购合同 供应商 依据合同或其它原因不及时付款的物 资 物资送货单必须由工程项目部指定人员 在册员工 和物资招采部项目负责人签字后准 许作为入库的原始单据 先由物资招采部经理审核签字后 交物资材料审核员凭此单据汇总 计入 赊欠类物资入库明细及汇总 并由物资管理部账务员建立 工程 工号合同付款情 况登记表 c 签订 产品长期购销合同 供应商的赊欠号为 2901 29 代表编号 01 代表 供应商名称依此类推 签订 物资采购合同 供应商的赊欠号为 2501 25 代表编号 01 代表供应商名称依此类推 2 支票类物资入库 需支票领用单 发票及明细 发票必须有执行经理 采购员签 字 明细有库管签字 a 依据物资管理部签订的 物资采购合同 和未签订合同的 需领取支票及时付款的物 资 除合同约定的预付款 货物未进场需支付进度款外 发票或送货明细单经工程项目部指 定人员 在册员工 和项目经理部项总部采购员签字后准许作为入库的原始单据 物资招采 部账务员凭此单据汇总做出 支票类物资入库明细及汇总 b 依据合同约定的预付款 货物未进场需支付进度款发票 由总部采购员签字后准许作 为入库的原始单据 物资招采部账务员入库时应标注清楚 某某合同编号的预付款 进度款 但合同最终决算时按明细单入库 同时由项目经理部项目负责人用红色入库单 冲减某某合 同编号已入库无明细的预付款 进度款 交物资管理部账务员计入 支票类物资入库明细及 汇总 3 现金类物资入库 a 主要为用现金购买的物资 需填写支出凭单 并附发票及明细 发票必须有项目经理 总部采购员签字 明细有库管签字 b 原则物资采购金额超 1000 元使用支票采购 在采购计划单外项目又紧急需要的材料 金额在 1000 元以下的可以用现金采购 特殊情况下需经物资招采部经理同意后方可购买 否则超出部分由采购人员自行负责 4 在总部采购员对赊欠类物资挂账 支票类物资和现金类物资报销时 必须严格填写 总部采购员与物资审核员采购明细交接表 做到票据清楚 交接明白 也利于物资招采 部账务员上账的准确性和及时性 5 在采购员和物资招采部账务员交接现金 支票 挂账等所有的票据时 都要按部门 规定的格式进行交接 避免出现丢 落票的现象 做到责任分明 17 17 合同类物资入库合同类物资入库 精品文档 14欢迎下载14欢迎下载 需供方提供供货明细 供方结算单 都需加盖公章 明细有库管签字 结算单有采购员 执行经理签字 加工类材料需采购员做结算单 并由执行经理 总部采购员 预算经理 技 术负责人 供方签字并附供货明细 明细由库管签字 上账时需附上支付申请表 18 18 低值易耗品入库低值易耗品入库 配电箱 大 中 小型和配套的电缆 灭火器 现场标识标牌 围挡板 办公桌椅 临时设施 经总部采购员 项目经理 物资库管员 B 类物资签字后 到所属库房办理入库 手续 计入采购部库存账 19 19 周转材料周转材料 外租的脚手架 跳板 模板 按实际发生的租赁费 维修费 丢失货物总数在 12 以 内 但丢失原值金额不超过 3000 元 的费用 经项目经理和总部采购员 库管签字后可入 库 外租的机械设备租赁费 维修费按实际发生 经项目部经理和总部采购员 库管签字后 可入库 如脚手架 跳板 模板及外租的机械设备丢失的货物总数在 2 以外或丢失原值金 额超过 3000 元的费用 由项目经理部找出相关责任者 由相关责任者承担其费用 如找不 到相关责任者 由项目经理部承担其丢失费用 入库的原始单据必须由相应负责人签字 严禁代替他人签字 2020 物资的出库 物资的出库 1 物资管理部账务员依据 类物资入库明细及汇总 同时分工号把各类物资汇总做 出 工号出库单 由财务部计入各工程成本 一式二份经库管 施工对指定专人签字 库 管一份 施工队一份 2 工程施工过程中 竣工后 物资招采部 审计部 项目经理部 财务部要认真核对 工号出库单 3 计入周转物资 配电箱 一 二和配套的电缆 灭火器 现场标识标牌 围挡板 办公桌椅 临时设施等 由中心摊销费用 21 21 物资退库物资退库 1 每个工程竣工退库时 物资库管员填写退库单由库管 总部采购员 项目经理签字 由物资代管 工程材料保管单 中的物资 由物资库管员发货填写 出库单 项目部签认 不计价值只计品名 数量无偿使用计入 工号出库单 2 各工程竣工后所剩的各类物资 原则由项目部和供应商协商 尽量退回给供应商 无法退回的 由项目经理部填写 工程材料保管单 经各物资招采经理确认后 计价值入 所属库房 库房物资发货时需填写 出库单 同时上报物资招采部 3 周转物资退库时 由物资招采经理检查及时进行维修 如经多次使用无法维修的 精品文档 15欢迎下载15欢迎下载 由所属采购部填写报废单 由财务部审核做相应的报废销账 4 库房原则不在进 A 类物资 B 类物资 尽量做到 A 类物资 B 类物资零库存 库房 只存放 工程材料保管单 中的物资和周转物资 22 22 合同付款 支票领用 报销合同付款 支票领用 报销 1 赊欠类合同付款 支票领用 报销 a 产品长期购销合同 无合同预付款 每月 28 日前由物资招采部账务员统计出截止 本月 25 日以前赊欠各供应商的物资金额 依据同供应商签定的合同及 赊欠类物资入库明 细及汇总 由总部物资采购员制定 物资招采部 月供应商付款计划表 经物资招采经理 公司总经理 财务总监审批同意后依计划付款 领取支票原则由物资招采部账务员填写 分 包商 供应商支付申请表 支票领用登记单 支付 由总部采购员 物资招采经理 财务总 监审批依计划付款 每年 1 月 5 日前由物资管理部账务员统计出 截止上年度 12 月 31 日以 前赊欠各供应商的物资金额 第二年度重新记账 不累加上年度的赊欠金额 b A 类物资 B 类物资在执行合同的过程中由总部采购员根据工程进度 材料进场情况 合同付款约定 填写 分包商 供应商支付申请表 由物资平台账务员直接找总部采购员 项目经理 物资招采经理 总经理 财务总监审批 支票报销时 要在发票的右上角填写支 票号 背面填写合同编号 赊欠号 注明付款情况如预付款或进度款 经项目库房管理员 总部采购员 项目经理 c 支票报销时 发票必须附有材料明细单 合同中盖的章 发票中盖的章 材料明细单 中盖的章供方名称必须一致 d 付款的材料明细单 必须为双方合同约定的