库房管理办法(2011)金本投资商务部.docx

5金本投资（北京）有限公司库房管理办法（商务部拟定）二零一一年六月目 录第一章 总 则2第二章 验收入库3第三章 物料保管3第四章 出库管理3第五章 退货管理4第六章 盘点4第七章 附则4第一章 总 则第一条 目的 为了加强公司库房管理，使公司的库房管理规范化、制度化，做好物料的收发和保管工作，保证物料的完好无损，特制定本办法。 第二条 任务 (一) 保证物料及时准确的出入库，保持物料供应、存储、销售各环节平衡衔接。 (二) 做好物料的保管工作，正确记录物料入库、出库和在库的状况，定期清查、盘点库存物料，确保入库物料的质量合格、数量准确、凭证齐全。 (三)保持适当库存，积极协助公司做好积压、废旧物料的处理工作，加速资金周转。 (四) 保证库房的安全，确保物料存放安全有序、无损坏、无丢失、无杂物积尘。 第三条 适用范围 本制度适用于金本投资（北京）有限公司（以下简称公司）库房管理，库房物品包括贵金属（成品及打样产品）、赝品（铜模）、证书、包装、宣传品、等，以下统称为物料。 第二章 验收入库第四条 采购的物料严格实行先入库，后领用的制度。入库由库房管理员组织，商务专员进行质量检验（若有必要），库房管理员并据实开具入库单，商务部人员协助搬运。 第五条 凭证验收 物料入库时必须先核对以下凭证：下单通知表（或者合同）、物料合格证、货运清单等凭证，不符合要求的暂不入库。 第六条 实物验收 (一)库房管理员必须先验收物品再开具入库单，未见物品一律拒绝开具入库单，坚决杜绝事后补办收料手续的做法。 1 库房管理员在接到商务专员传来的到货通知后，应亲自同物流人员（或对方送货人员）、商务专员办理交接手续，依下单通知表的内容，逐一清点物料的名称、规格、数量，并同货运清单进行核对。如果发现清点的物料与下单通知表、货运清单不同，应及时通知商务经理与供货商联系，办理补救措施。 2 物料接收后，库房管理员应依据实收数量开具入库单并签字，然后由上级领导签字确认。 3 办完收料手续后，库房管理员应将物料移入库房，按物料属性要求存放。 4 物料入库后，库房管理员应按照验收入库的物料清单，及时将入库物料的信息（定单号、名称、数量、规格、克重等）录入库存信息表。 5 入库单一式三份，库房管理员留存两份，一份交财务。 （二）样品：库房收到打样样品（未付金银料费），入库类同订货入库，但必须在入库单及库存信息表上注明样品字样。在成品到货后,库房管理员员应及时退回样品，类同采购退货账务处理. (三) 验收不符情况的处理 对于物料验收入库过程中所发生的有关数量、质量、规格、品种等与下单通知表存在不相符合的现象，库房管理员有权拒绝办理有关的入库手续，并将存在的情况向上级领导汇报，请示处理意见，由商务经理跟相关部分沟通。如相关部门要求收下该批物料时，应由总经理签字审批，据实开具入库单。 第三章 物料保管第七条 物料的保管要根据物料的不同种类及特性，结合库房的条件，采用合理的方法放置，既要保证各种物料免受损害，又要保证物料出入库和盘存的方便。 第八条 库房保管的物料，非经公司主管领导的许可，任何人不得私自挪用、试用、调换和外借库存物料。库房管理员有权拒绝不合乎公司规定的物料出库、移库、退货等请求。 第九条 库房要有必要的安全设施、灭火设备，安全门必须齐全有效，水电线路必须畅通无阻，以利防火、防盗等。库房管理员应严格执行安全保卫工作的规定，切实做好防火、防盗等工作，定期检查维修消防器材和设备，保证库房和物料财产的安全。 第十条 库房内不得存放私人物品。库房管理员不得擅自离岗，库房无人时必须上锁，无关人员不得进入库房。 第十一条 做好库房与供应、销售环节的衔接工作，在保证合理储备的前提下，力求减少库存，并对物料的利用、积压等情况提出处理意见。 第四章 出库管理第十二条 物料出库必须严格按照先办手续后出货的原则执行，并保证发货手续齐全、完备。 第十三条 物料出库时，库管员凭销售人员出具的销售单，认真核对内容是否填写清楚、完整以及是否有财务人员、销售部相关领导人的审批，核实无误后备货。销售单应注明产品名称、规格、型号、数量和用途，并经相关人员签字审批。 第十四条 库管员按销售单上的品种、规格、型号、数量认真清点后，将出库物料与销售人员当面交清并装箱，箱内附货物签收单。第十五条 如需物流配送，销售单上需注明收货人、单位名称、联系方式、详细地址，由商务专员选择合适的货运方式，联系第三方物流。与收货人取得联系并跟踪货物，确保货物及时到达。收货人收货并核实后需在货物签收单上签字、盖章回传，至此此次出库程序结束。第十六条 出库单应标明发出物料的名称、数量、规格、克重等。出库单一式三份，自留两份，交财务一份。 第十七条 仅以销售部开出的销售单为发货依据。对于一切手续不全的提货事项，库房管理员有权拒绝发货。 第五章 退货管理第十八条 退货时要办理退货手续，并说明原因，同时报销售部门领导签字批准。 （一） 物流退回货物的，由库房管理员及时检查货物实物、数量、规格是否与退货商家退货清单相符，并检查货物质量状况、配件状况，在当日内及时让销售人员签字知道此退货事实，如实告知收回货物状况，有问题的按规定程序及时处理。（二）由公司人员带回的退货，由带回退货的人员协同库管一起检查所退货物，并检查货物质量状况、配件状况，再如实填写销售退货单，并由双方签字确认。任何退货如果没有协同库管人员验货，一切责任库房管理员概不承担，由还回退货人员自行承担责任。（三）若销售退货时产品有外观损伤或者配件不齐等影响产品二次销售的情况时,而销售人员仍给予客户办理退货手续,库房人员应在销售退货单上注明退货的实际情况,由销售人员签字确认后,库房管理员将产品入库。随后将销售退货单及受损配件成本报与行政人事部,由行政人事部在该责任人的当月工资中扣除。第六章 盘点第十九条 盘点的主要内容：查清物料实际库存量和台帐是否相符，查明物料发生盈亏的原因，查明物料的质量状况等，做到帐实相符，及时处理呆滞物料，节约流动资金。 第二十条 贵金属盘点每月月末进行，其他物料根据需要在季末或年终进行。盘点由商务部组织，同时有库房管理员、财务部相关人员共同参与。 第二十一条 盘点的结果应于当日内记录于台帐或输入计算机并备份，定期盘点的结果应及时送达商务经理和财务部，盘点中发现的问题应及时如实汇报给公司主管领导。 第二十二条 台帐的管理和交接 库房应建立独立台帐。台帐应记录各种物料的名称、规格、型号、入库和出库数量、日期及结存数量。 台帐由库房管理员保管，计算机内台帐设密码。库房进行交接时，新的库房管理人员应在原管理人员协助下清点实际库存，查清盘盈盘亏现象，经总经理审批后调整相应的台帐记录，使实际库存与台帐记录相符。 第二十三条 台帐记录 定期进行盘点后必须根据实际库存情况作台帐记录，有帐实情况不符时以实际库存为准，并且