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文件制度文件制度文档文件规定 文件管理制度为了进一步提高我院学生干部对活动材料的能力及材料归档的完整性，更好地为评选校“优秀学生会”、“五四红旗团支部”等准备材料，因此，特对我院材料的管理制定制度，各部门活动材料必须按要求做到。 可参考的项目 一、目录序号分级标准一级标题序号 一、二级标题序号1.（英文标点半角）三级标题序号 (1)(括号为英文角括号)四级标题序号标题序号手打不要用自动生成的标题序号 二、句子结尾为中文句号“。 而不是英文句号“.” 三、X月X日而非口头语X月X号 四、“；”用在复句内并列的分句之间，单句内并列词语之间只能用“、”或“，”，不能用“；” 五、符号除了“、”“。 为中文标点半角，其余的“；”“.”“:”“（）”都为英文标点半角材料内容 一、标题与正文:大标题三号宋体加粗正文字体为仿宋(不是仿宋-GB2312)四号（包括正文内各个小标题），字体缩放100%，间距标准，位置标准。 字体字间距0磅。 段落为对齐方式左对齐，左右缩进0字符，特殊格式首行缩进2字符，段前段后行，行间距固定值24磅。 落款团委、学生会及部门之间无空格(物理与机电工程学院团委XX部或者物理与机电工程学院学生会XX部)，时间均为大写(二XX年XX月XX日)，均在页面右下角。 二、活动策划: (1)活动前期准备 (2)活动实施过程(可另附附件) (3)活动后期工作 (4)经费预算 (5)安全预案例如 一、活动主题 二、主办单位 三、承办单位 四、时间 五、地点六注意事项 三、执行策划工作任务的安排及相关注意事项，安排到的部门负责一个项目，人员由自己部门安排，并在一个工作日内以excle文档发给办公室王志发535910406qq.，内容为部门，具体时间，项目，人员，电话(可适当调整)。 四、活动总结 (1)自己组织情况、活动效果及存在不足之处、提出解决措施或活动的发展方向 (2)活动总结要图文并茂(每张图片下都需注明图的序号以及图片内容) (3)活动结果(即获奖人员或者公示名单) (4)实用经费(写明具体用途) 五、excle表格 (1)标题一律16号黑体加粗，不需要边框； (2)表头或小标题一律14号宋体加粗； (3)表格中文字一律用11号仿宋不加粗； (4)文本对齐方式行居中、列居中，并自动换行； (5)非特殊情况，表格边框不要加粗。 (由于excle表格数据特殊性，可做在规范上做适当的调整) 六、word中的表格 (1)标题一律三号仿宋，不需要边框； (2)表头一律小三号仿宋； (3)表格中文字一律用四号仿宋，如若内容太多可适当减小字体； (4)文本对齐方式行居中、列居中，并自动换行； (5)非特殊情况，表格边框不要加粗； (6)右击表格左上角，自动调整中的根据内容调整表格或者根据窗口调整表格，只要美观选哪个都行; (7)双击表格左上角，选中居中，其余不变; 六、图片 (1)双击图片，版式一栏选择四周型，拖动图片至所要部分，调整好与打印区域一样宽度(可适当调整)，再次双击图片选择居中。 (2)文字描述在图下居中，中文字体为五号黑体加粗；图号按顺序编号，插入特殊符号中数字序号的，图题序号与图名之间空一字间距。 例如XXXX红头文件格式（以三号字体空四行，具体情况再做调节）岩学院物院团（团委）或学（学生会）字20XXX（几号文件问王志发）号(三号、仿宋、加粗、居中）例如岩学院物院学字xxx号（以四号仿宋空一行）关于XX活动的通知（小 二、宋体、加粗、居中）各XX（仿宋，四号）内容（与材料内容中的标题与正文一样）附件1XXXX附件2XXXX共青团物理与机电工程学院委员会或物理与机电工程学院学生委员会(页面右下角)二（大写，非“0”）XX年XX月XX日主题词XXX通知（主标题关键字）主送各班级抄送学工处院党总支院办校团委各年级辅导员院团委院学生会存档共印x份（按情况增添、删减）附件1:(居于左上角,不加粗是，四号仿宋)小标题(宋体三号加粗居中)正文(材料内容中的标题与正文一样) 七、红头文件制作发放流程由相关部门事先写好红头文件，再由两委办公室（联系王志发535910406qq.）派人协助修改、打印、盖章，之后由相关部门发放红头文件。 二、材料上交流程 1、活动前各部门将经办公室审阅并修改完成的策划于活动开展前至少一周内上交白俊威(1014206562qq.)与纪建松(634113096qq.)审核。 2、活动后每次活动结束后一周内，各部门把活动的所有材料包括策划、总结、附件按材料内容要求，以电子档的形式一起发到两委办公室王志发邮箱(535910406qq.)，并在办公室相应部门盒子放入纸质版材料进行存档。 注各部门每学期开学初需上交一份学期计划，学期末需上交一份学期总结，上交时间由该学期定。 三、材料考核为提高各部门对材料的重视性，材料上交情况将作为各部门考核中的一项，分值为10分。 1.材料的时间性3分2.材料上交退还次数3分3.材料内容的规范性3分其他（如活动具有特色，影响广泛等）1分教室申请流程 一、申请之前要查清楚所需要申请的教室有没有人使用先去查课表，确定课表上没人使用所申请的这间教室之后再去物业处（物业在文虎楼212楼下）查有没有被申请走。 二、然后再执行如下流程填写好表格（表格见附件，表格上有一个负责人是需要老师签字的，例12电本需要申请教室就要去找他们的辅导员签字，表格一式两份填写好表格之后，去福煤实验楼c301找陈梁洁老师签字、签完字后去c304院办公室盖章，然后将表格交到物业协调、确定，确定后物业会给你一张反馈单，若需要使用多媒体，则要将另外一份表格交到同心楼信109（信息技术中心）学术报告厅申请步骤 一、填写好表格，表格一般是一次两份，并准备好一份安全预案（表格上的负责人还是找对应的老师签字，如活动是院系级别的就是找吕老师签字，如果是团委学生会举办的就是找蔡老师签字，其实说实在的这两个老师都可以负责签的，到时候看看你们自己找哪个老师） 二、填好表格后直接去福煤实验楼c304院办盖章，盖章结束后去党政办415查学术报告厅使用情况，如果所申请的时间没有被申请走，可以向老师提前预留个一下，就说去交完安全预案就上来申请 三、党政办查清楚之后就是去保卫处（保卫处在网球场旁边那栋楼的二楼，到时候你们自己找下）保卫处盖章之后就去党政办把学术报告厅申请下来，申请好之后在党政办留一份申请表，还有一份交到物业，如果所申请的时间在后续和学校所办的活动发生冲突，一切以学校为主 四、如果有使用电脑的话到时候自己提供，学术报告厅的多媒体到时候老师都会给你开好奖状聘书制作制度先由相关部门写好奖项内容，再由两委办公室制作奖状。 会议记录制度会议由两委办公室做记录，记录要按实记录。 物品管理制度物品由两委办公室管理。 1、在某活动举办前，相关部门要及早申请所需物品。 2、向办公室主任申请物品时，申请人要写明自己所在部门及姓名还有借用时间、归还时间。 3、得到办公室主任的签名批准后，才可以向办公室领取相关物品，并将申请表拿给办公室副主任吴齐齐 或罗瑞霖 。 4、在返还物品后，管理员需记录清楚物品归还时间，是否归还，并定期检查所管理物品是否齐全。 活动开展制度各部门活动的开展，相关负责人要随时向办公室汇报，办公室要跟踪到位，统筹、协助相关部门活动的开展。 附件1教室使用申请表申请单位申请事由（使用内容）使用要求使用时间年月日至月日（这里记得写上几点到几点）使用人数或间数教室类型普通教室（）语音室（）多媒体教室（）机房（）微格教室（）（记得勾选）经办人联系电话负责人签名老师签名审批意见及执行情况院（系）、中心、部意见签名年月日教务处意见签名年月日校领导意见签名年月日财务处意见（缴费）签名年月日使用、执行情况（后勤处、物业公司意见）签名年月日附件2会议室申请表申请部门物理与机电工程学院会议名称主讲人姓名主讲人背景资料（知道的就写上）会议地点学术报告厅借用场次时间出席人员（人数）联系人及手机号码借用要求交费方式不填申请部门负责人签字(安全责任人)老师签字处申请部门盖章保卫处盖章财务处盖章党政办意见注意事项1学术报告厅原则上用于学术讲座、时事政策报告、教职工大会、学生教育大会。 部门或院（系）需在场地内举办除上述活动以外的其他活动，学校不提供音响设备，并收取会场管理费（收费地点财务处收费标准每场次300元）。 2主办部门应先向保卫处提交使用会议室开展活动安全预案，由保卫处在申请表上审核盖章。 3“借用场次时间”栏填写活动起始时间，不得有意提前和后延，每天分为上午、下午、晚上三个场次。 4为了减少安全隐患，主办部门务必严格控制入场人数，禁止加座。 部门签字人为安全责任人，在会议召开期间手机务必开机。 5会议的主办部门要主动承担会场卫生和公共设施的管理。 除饮用水外，会场内禁止带入任何食物。 6本