XX民爆系统科技有限公司行政事务管理制度.doc

XX民爆系统科技有限公司行政事务管理制度 XX民爆系统科技有限公司行政事务管理制度（一）、办公管理规定（二）、办公用品管理规定（三）、收发传真管理规定（四）、公文、信函的管理规定（五）、内部资料备份的规定（六）、传阅文件的管理规定（七）、保密管理规定（八）、网站信息发布的管理规定（九）、公用设备借用管理规定（十）、员工购买办公电脑的管理规定（十一）、印章、证照使用规定（十二）、书籍管理规定（十三）、其他行政事务管理规定（一）办公管理规定第一章总则第一条为了培养公司员工健康向上的工作观、道德观和价值观，提高每位员工的综合素质，塑造良好的企业形象，特制定本制度。 第二条本制度包括职业规范、安全防范、待客规范、办公环境管理和一般行为管理。 第二章具体管理办法第三条职业规范 一、员工必须严格遵守国家颁发的各项法律、法规； 二、员工必须遵守公司各项规章制度及保密制度，按照要求完成本职工作任务； 三、员工应恪尽职守，尽职尽责，高效率、高质量地完成各项工作； 四、员工必须爱护公司财产，爱惜各种办公设备及物品； 五、员工有义务献计献策，提出合理化建议，为公司的发展做出贡献； 六、员工在外出办事（出差、谈判、培训、服务等）过程中，要举止得体、不卑不亢，充分体现良好的企业形象和公司员工的精神面貌； 七、员工在公司内应建立良好的人际关系，在工作中要相互配合，相互支持，相互理解，发扬团队合作精神。 第四条安全规范 一、员工不得泄露或传播公司商业机密及相关文件，如有因个人利益出卖或泄露公司机密者，一经查实立即辞退，情节严重的将追究当事人法律责任； 二、员工下班前必须关闭本部门门窗及电源；为预防火灾，电脑上禁止放纸张；员工禁止在公共办公区内、库房、机房等重地吸烟。 吸烟者不得随意乱扔烟头,如果因员工个人过失，引起失窃或火灾发生，当事人应承担经济损失；此外，部门经理要负渎职的连带责任，给予一定的经济处罚； 三、员工不得使用公司证照、场地、电话、文件等进行经营活动；未经公司批准的,员工不得擅自携带公司财物外出，如有违反者给予相应的经济处罚，情节严重的追究其法律责任； 四、员工应妥善保管好自己的重要资料及公司配备笔记本电脑、台式电脑、U盘、移动硬盘、手机、刻录机等物品，如有丢失损坏，由个人承担相关赔偿责任。 第五条待客规范 一、接待来访 1、客人来访时，接待人员要主动热情地打招呼，使用“您好”、“欢迎您”等礼貌用语，问清访客所访部门，客人到会客室等候并敬茶； 2、与客人谈话时必须大方得体、举止文明、谈吐文雅； 3、访客结束访问时，被访问人应送客人到门口； 4、公司专职接待员应做好相关的接待工作，服务热情周到，保证客户的满意； 5、公司在接待客户时，应充分体现和树立公司的良好企业形象。 二、接听电话 1、公司所有员工在接听电话时，必须以“您好，XX公司！”开始，如需要转接的以“请稍等”给予准确转接，挂机时，要说“再见”结束； 2、如果对方所找的人不在，一定要问清对方的姓名、单位及联系方式，并代为转达； 3、员工在接听业务热线电话或服务热线电话时，应做好记录，并及时转告相关部门； 4、与客户电话交流或技术服务时，要热情，不能生硬或不耐烦。 三、交往礼仪 1、员工遇到客人时要主动友好示意，与客人同行时，应让客人先行； 2、员工对上级必须称呼职位；员工间也应称呼姓名或尊称，不得使用其他称呼（例如“哥”、“姐”等）； 3、公司员工之间在楼道或办公区及其他场所，应相互主动打招呼，相互问候； 4、进入其他办公室时，必须先敲门听到“请进”后再进入，不能私自进入他人办公室。 第六条办公环境管理 一、严格执行公司钥匙管理规定，相关负责人应做好开门、锁门的日常登记和管理工作，保障公司财物安全； 二、前台接待区、办公室、会议室、会客室、楼道等场所要保持整洁，员工要自觉维护公用空间的整洁； 三、办公区内要保持无烟头、无积水，不乱堆放杂物；个人物品（如衣物、背包等）不得随意摆放，应放于指定区域； 四、所有员工的办公桌面要求文件摆放整齐，不能堆放杂物和与工作无关的用品； 五、所有员工禁止在非吸烟区内吸烟，吸烟时不能随意弹烟灰和乱扔烟头； 六、各部门经理负责每日对本部门电源、门窗及办公环境卫生进行监督检查。 第七条一般行为管理 一、仪表规范 1、员工工作时间必须穿着正装，不得穿着休闲类服装或奇装异服，着装整洁大方，有特殊活动应按要求着装；（女员工不许穿拖鞋、无袖衫、吊带装、超短裙；男员工不允许穿短裤、背心、圆领衫、拖鞋、凉鞋）； 2、员工要注重仪容、仪表，不得留怪发及浓妆； 3、员工工作时间必须按照公司要求佩带员工胸卡； 4、员工平时要坐立端正，不得前仰后合或依靠他物； 5、员工应注意自己的言谈，不说脏话、怪话； 6、员工要保证良好的精神面貌，保持良好的工作热情。 二、电话管理 1、员工在上班时间打私人电话要简短，不可电话闲聊； 2、员工不得用办公电话私自拨号上网或拨打娱乐、声讯等服务台； 3、员工因工作需要拨打长途电话的，按照公司统一要求，使用时应当尽量简短谈话时间、简明扼要，如违反规定的，所产生相关费用由个人承担； 4、电话通讯录由行政部门前台负责随时登记和更新，及时传送各个部门，并公布在网站上，以便查找和联络。 三、办公纪律 1、员工必须遵守公司考勤制度，不迟到、不早退、不旷工； 2、员工外出办事、出差必须按照公司规定办理手续； 3、工作时间员工不得随意离岗、串岗、聊天； 4、工作时间不允许看与工作无关的读物、玩电脑游戏、睡觉、或做与工作无关的事情； 5、员工未经允许不得随意进入其它办公室，更不得随意翻阅他人桌上的文件资料； 6、员工在工作时间禁止饮酒，禁止上班时间在办公区域内吃零食； 7、在办公区域及楼道内不得高声喧哗、嬉戏打闹，工作时间不得擅自播放音乐； 8、接待来访客户、业务洽谈或个人亲朋时，应在会议室或接待室进行，未经允许不得进入办公区域内； 9、员工饮水应自备水杯，尽量不要使用公司一次性纸杯，一次性纸杯只提供客户使用。 第八条例行检查和处罚规定 一、由行政部组织不定期的例行检查每月至少一次对违反者按规定给予处罚； 二、处罚规定违反以上管理规定者一次通报批评、两次以上每次将给予50元罚款处理； 三、部门员工有违反规定的，部门经理负有管理责任，并纳入其考核项目中。 （二）办公用品管理规定 一、办公用品的采购、发放 1、公司行政部前台文秘汇总各部门提交的办公用品需求申请单，根据办公用品需求及人员增加情况进行审核，预算范围内的由部门经理审批可以购买； 2、行政部根据各类办公用品采购明细，首先对市场价格进行询价、比价，质量、价格控制在合理范围内，部门经理审批后进行采购，费用控制在预算范围内； 3、办公用品采购后首先办理入库和检验手续，包括品名、型号、单价、数量等内容，并将入库单、购买发票及明细单一并提交行政部和财务审核签字后，按照费用审批规定审批后，办理报销； 4、各部门员工领用办公用品时，必须填写办公用品领用单，到行政部前台文秘处领取； 5、公司各地服务站购买办公用品，根据实际工作需要和各地预算费用额度在当地进行购买，购买后将发票、物品明细一并邮寄公司，由行政部进行审核后提交财务报销； 6、员工培训需要大宗领用办公用品的，需要在每月5日前填写本月的办公用品领用单，并附上具体的领用明细和具体领用站点名称，经部门经理审批后，由行政经理审核，提前购买，及时给予发放； 7、新上岗员工办公用品领用，由行政部根据新上岗人员的名单，负责为其配齐，以保证新员工的正常使用； 8、行政部负责建立办公用品的管理台账，办好入库、领用手续； 9、办公用品管理人员必须做到品种齐全、库存合理，开支适当、用品保管好，注意安全、防火、防盗，严格按照规定发放，合理控制，杜绝浪费； 10、行政部定期检查物品采购、库存、发放的使用情况，如发现物品丢失或未按照管理规定办理的由保管人员承担相关责任； 11、公司离职员工必须归回领用的办公用品(耐用品)，由行政部验收并签字确认，如有损坏和丢失的应该照价给予赔偿。 二、办公用品具体领用规定 1、消耗品（笔、本、橡皮、大头针、曲别针、口曲纸、订书针、纸杯、胶带等）要节省控制，杜绝浪费； 2、为了节约办公费用，各部门使用联网打印机和传真机时，尽可能用纸背面打印，打印前必须检查好排版，复印时要自觉作好登记，杜绝打印和复印的纸张浪费； 3、耐用品（计算器、订书器、电话机、剪刀、裁纸刀、文具尺、文件夹、文件架、支票夹等）曾经领用过的一律不再给予发放，丢失由个人赔偿，损坏的以旧换新；员工因工作调换或离职后耐用办公用品必须办理交接手续，由行政部负责交接领用的办公用品，验收后入库保管； 4、圆珠笔、签字笔要求每2个月只许领用一次、只限每人一支，记事本每3个月只许领用一次，只限每人一本，如工作需要大宗领用的，要提前申报经各部门经理、行政部审批后方可领用； 5、光盘按各部门实际使用数量给予发放，如有大宗领用的必须经部门经理审核、行政部审批后，给予购买和发放；（三）收发传真管理规定为了进一步规范管理收发传真文件，并进行统 一、严格管理，特制订本制度第一条收发传真的管理 1、公司的收发传真统一由行政部前台文秘办理，并严格按照管理规定执行。 2、对于收发的传真件必须进行存档，并按照公司文书档案规定，进行分类、编号、存档。 3、无法确定收件人的，统一交于行政部经理处理。 第二条发送传真规定 1、各部门对外发送传真时，由公司起草的传真文件的，应使用公司统一标准传真格式，并填写清楚完整。 2、发送传真时，必须由本人填写登记单后，由前台文秘发送。 3、前台文秘需及时准确的发送传真，传真发出后应即时与对方进行确认，同时通知发件部门的发件人。 4、工作时间以外，各部门有急需发出的传真件，由本人进行登记后发送，次日必须及时补办审批手续。 第三条接收传真规定 1、接收外部传真后，应仔细检查传真的内容、页数和接收部门或人员，如果不清楚或是不完整的，及时与对方联系进行确认。 2、前台文秘对接收传真件的内容进行分类，必须登记并留复印件编号、存档，并及时通知相关部门，由收件人签收后领取。 3、前台文秘必须保证传真登记单完整无遗漏，并妥善保管随时提供查阅。 第四条发送传真的审批规定 1、一般的范本文件、空白定单、开票信息、汇款信息、确认函、经审批后盖有合同章合同、盖有公章的文件等传真件，可以由前台文秘直接发送。 2、其他一般业务如租房协议、备品备件、客户回访、信息核对单等由部门主管或经理审批可以发送。 3、各部门对外重要文件如有关客户问题答复、技术解决方案等，由部门经理审核，副总或总经理审批后，可以发送。 4、公司所有的机密文件如各类存档合同、报表、工作计划、总结、会议纪要、人事档案等，必须由部门经理、主管副总审核，总经理审批，可以发送。 第五条各部门员工必须严格执行本规定，如违反规定而给公司造成不良影响或经济损失的，按照公司奖惩制度执行，并由责任人承担相应的经济损失。 （四）公文、信函的管理规定 一、公文、信函的格式要求 1、凡是代表公司对外发送的文件、信函等必须使用公司徽标的信纸和电子版格式，如属多面的文件，第一页用标准信纸，后面可以使用普通纸； 2、凡是公司正式文件必须使用统一的A4纸张，对内的公文文头格式为黑体三号字，内容必须使用小四或四号字，字体为宋体，文件编号五号字，字体为仿宋；对外公文字号和字体按照公安部文件统一执行，内容排版工整、美观； 3、公司下发文件要求统一格式由公司统一下发文的公文编号规则XX(司)发字xx第00X号；由公司统一下发的各类通知编号规则:XX(司)通字xx第00X号；由各部门下发的有关具体工作事项的通知编号规则XX（部门简称）发（通）字xx第00X号，其中部门简称由行政部统一设置，如“服”、“人”、“市”等。 二、公文下发和存档管理 1、公司经营管理活动中的各类制度、流程、办法、规范等均要由起草部门负责人审核、分管副总经理审批，交行政部进行校稿、排版、组织征求意见，并报经总经理办公会议讨论通过，再行编号、签发； 2、有关部门内部业务相关的具体工作事项，按照公司统一公文格式形成部门通知，由分管副总经理签批后在部门内下发，可根据工作需要抄送相关协作部门； 3、公文以电子文档形式下发时，为了确保公文的原始性、完整性，将文档转换为PDF格式，杜绝擅自修改公文内容； 4、所有下发文件需由相关部门签收，由行政部将文件原件统一编号、存档。 （五）内部资料备份管理规定第一条目的为避免文件或数据丢失，进一步保障各部门的文件或数据的安全，特制定此规定。 第二条内容 一、备份方法 1、公司购买的所有软件系统的源码或安装文件，由行政部网管统一刻盘保管，并办理入库。 2、公司行政部网管负责对入库保存的所有软件建立档案并编号，各部门需要调用该软件时，可至行政部行政专员处办理出库手续，用完后归还。 3、部门没有专用服务器的，使用公司内部ftp服务器进行备份，部门委派专人定期刻盘存档，公司行政部网管负责提供给各部门文件备份的存储空间。 4、部门有专用服务器的，将备份资料备份在本部门服务器上，部门委派专人负责备份资料的管理，并定期刻盘存档。 二、资料备份周期 1、每月底，各部门对本部门所有重要文件、资料、数据、及各类应用程序的数据库按照备份的规定进行一次备份，并填写备份资料清单交至行政部存档。 2、在五一节、十一国庆节及春节等长假前，行政部网管提前通知各部门负责人对本部门所有重要文件、资料、数据、及各类应用程序的数据库按照备份的规定进行一次备份，并填写备份资料清单交至行政部存档。 三、备份资料检查 1、各部门应妥善保管本部门重要资料及数据，并按照类别，及时刻录成光盘，由部门专人统一保存。 备份资料应保证真实、完整、可用。 2、行政部网管定期对存档的软件系统进行检查，确保各类系统的可用性。 3、行政部网管每月检查各部门上月重要资料数据的保管情况，对所备份内容与备份资料清单不相符或保管情况不符合公司管理规定的部门将予以通报。 四、除以上规定外，各部门的内部资料备份管理细则，可根据各部门需要，作为部门内部管理制度进行制定。 五、如由于本人或部门未按照规定执行，而导致资料丢失、损毁，影响工作的情况，按公司相关制度进行处罚。 开发工作资料安全管理制度本制度适用部门为开发部，为加强公司开发工作资料安全保密管理，保障开发工作顺利开展，特制定本制度。 一、开发工作资料本制度中提出的开发工作资料包括，但不限于 1、开发文档（电子）版本说明、版本申请、调研报告、项目计划、需求分析、详细设计、概要设计、工作汇报、开发规范、功能设计、设计方案、数据库设计、技术文档、说明书、实施文档。 2、测试文档（电子）手持机质量月度统计表、测试计划、测试用例、测试总结、配置管理月度审计。 3、技术支持文档（电子）技术支持类文档。 4、管理类文档（电子）工作周计划、周总结、月计划、月总结、绩效考核表、出差相关文档。 5、用户文档（电子）用户数据库、服务支持工作用户往来电子邮件、与用户往来正式文档。 6、纸质文档传真、信函、技术资料等。 二、电子文档安全管理规定 1、所有电子文档定稿之日起两个工作日内提交至配置管理服务器。 2、文档提交人的直接上级负责检查提交文档的规范性、正确性、提交及时性。 3、配置管理员每月第三个工作日提交上月归档电子文档列表至部门经理、开发副总，开发副总五个工作日内组织部门经理进行文档完整性、规范性、正确性抽查。 三、配置管理服务器安全规定 1、产品部负责建立完备的日增量备份恢复、周备份恢复、月备份恢复机制。 2、日备份采用异地备份策略，由配置管理员负责，增量备份保存在本机和另外一台指定服务器。 3、周备份配置管理员每周最后一个工作日1730开始进行周备份，备份完毕后产品部经理、开发部行政助理保存备份数据并签字确认。 此工作采用移动硬盘备份，且当日完成。 4、月备份配置管理员每月最后一个工作日1700开始开始进行月备份，备份完毕后产品部经理、开发部行政助理确认保存备份数据并签字确认。 此工作采用光盘刻录备份，且当日完成。 光盘刻录2份，一份由开发部经理助理提交行政部存档。 5、月备份与周备份时间一致时进行月备份。 6、产品部负责建立安全保密的配置管理服务器访问机制，开发部协助。 7、检查监督机制开发副总不定期组织开发部、产品部主管以上人员对备份数据、备份工作文档进行抽查，如未按照规范进行或工作有遗漏，扣除当月绩效3-10分。 四、测试服务器数据安全策略规定 1、测试主管负责测试服务器安全保障工作。 2、测试服务器要求每日自动进行增量备份，每周五下午530开始进行全备份，所有备份数据存储在两个不同的位置。 此备份数据保存至少一年。 3、如果数据有变化，每周最后一个工作日进行光盘刻录备份，刻录内容为最近一次全备份内容及最近一次全备份至刻录时刻的增量备份。 4、测试主管提交刻录光盘至开发部行政助理备份归档，开发部行政助理确认后签字。 光盘刻录2份，一份由开发部经理助理提交行政部存档。 5、产品部经理负责此项工作的监督与检查。 五、互联网管理规定 1、开发部、产品部员工工作电脑不得接入互联网。 2、开发部、产品部员工上网活动统一通过公用网吧机器进行。 3、不得使用网吧机器下载与工作内容无关的文件，工作时间不得浏览工作以外的信息。 4、公用网吧机器操作系统、应用软件维护工作由开发部技术支持小组负责，网吧机器不得存储开发测试工作任何相关任何资料。 5、以上各条如有违背，对当事人进行公司通报批评且根据公司制度给予经济处罚，情节严重者加重处罚直至辞退或开除；对当事人直接上级领导给予通报批评。 六、计算机安全规定 1、开发部、产品部全体员工必须使用公司统一配发的台式机作为工作电脑，不得使用笔记本电脑作为工作电脑。 2、开发部、产品部工作台式电脑不得配备刻录机。 3、开发部、产品部员工不得携带私人笔记本电脑进入开发部、产品部工作场所。 4、公司公用笔记本电脑由开发部行政助理统一集中管理。 经部门经理批准，员工可以借用公用笔记本电脑；因工作需要带出工作环境，必须报开发副总批准。 5、公用笔记本电脑不得存储开发技术资料。 如因工作需要临时存储开发相关资料，用毕必须马上清除。 借用人使用完毕必须还原至干净系统并及时归还至开发部行政助理。 6、任何员工不得擅自拆卸台式工作电脑，如电脑出现硬件故障，及时通报行政部维修。 7、以上各条如有违背，对当事人进行公司通报批评，情节严重者加重处罚。 七、移动存储设备安全规定 1、开发、测试环境不得带入员工私人移动存储设备，严禁将开发、测试工作相关资料保存在私人移动存储设备。 2、开发部、产品部公用移动存储由开发部行政助理统一集中管理，经部门经理批准，员工可以借用移动存储设备；因工作需要带出工作环境，必须报开发副总批准。 3、公用移动存储设备使用完毕必须清除所有数据，并及时归还开发部行政助理。 八、纸质文档管理规定 1、纸质文档主要包括与公安机关、用户往来传真、信函、技术资料等。 2、事务处理完毕后，纸质文档于5个工作日内提交开发部行政助理，开发部行政助理统一编目归档保存。 3、重复文档提交一份。 4、开发部、产品部员工如需查阅归档文档，须经文档提交部门经理批准并上报开发副总；开发部、产品部员工以外员工如需查阅归档文件，须经开发副总批准。 九、客人到访规定 1、客人主要包括公司直接客户、合作伙伴、软硬件供应商等。 2、客人经部门经理或以上领导批准可以进入开发、测试环境，未经批准不允许进入开发、测试环境。 3、会客一般在会议室进行，接待人员不得允许客人在开发、测试工作环境任意走动，如有违背，任何员工有责任立刻进行制止。 4、客人不允许操作开发部、产品部开发测试相关计算机、外部存储设备。 5、未经开发副总批准，客人不允许接触开发部、产品部任何资料（包括电子、纸面文档等）。 6、客人自带笔记本电脑设备不允许接入公司内部网络。 7、以上各条如有违背，对当事人进行公司通报批评，情节严重者加重处罚。 （六）传阅文件管理规定为了进一步规范公司各部门传阅文件的办理流程，提高传阅工作的质量，并使审阅部门能够合理安排时间，特制订本制度。 第一条传阅文件的范围 1、各部门对于制定或修改的管理制度、工作流程及相关规定，需要由相关部门提出修改和参考意见的，执行文件传阅流程； 2、各部门工作有需要相关部门配合的内容，并需要进行一步确认的，执行文件传阅流程。 第二条传阅文件的审批程序 1、由部门起草需要的传阅文件，要求必须注明传阅部门及传阅完成时间，并由部门负责人或上级主管副总审核，报总经理审批后，可以进行传阅； 2、公司各部门需要传阅文件，统一提交行政部办理传阅流程。 第三条传阅文件的具体要求 1、各部门传阅文件时，下发传阅文件时间与提交传阅文件的时间间隔必须保证至少2个工作日； 2、各部门需要传阅的文件必须经过审批后提交行政部给予办理传阅程序； 3、行政部接收传阅文件后，必须当天提交总经理审批，同时下发电子文档、传阅文件意见反馈表给被传阅人员，并注明要求完成时间； 4、各相关部门必须认真阅读文件内容，并填写修改的意见和建议； 5、行政部按照要求完成的时间，及时收集和传阅文件意见反馈表，并于当日提交传阅部门进行修改； 6、如没有修改意见的，需要在传阅文件登记表上填写姓名，确认已审阅； 7、传阅部门修改完成后，将传阅文件意见反馈表及传阅文件登记表返回行政部，由行政统一存档备案。 （七）保密管理规定第一章总则第一条保守公司秘密是保证公司发展、壮大的重要措施，也是公司每位员工应尽的职责和义务。 因此，每位员工必须严格遵守公司制定的各项保密规定，自觉保守公司秘密，严禁以任何方式泄露公司秘密。 第二章密级的划分第二条密级的划分 1、公司的密级等级分为绝密、机密、秘密；其他不在密级范围内的为一般性文件。 2、绝密是指最高级别的保密文件及保密事项。 （1）、公司列入开发计划或正在开发的重点项目相关保密资料； （2）公司现有的重点科研项目及高新技术产品的所有技术资料； （3）、公司股东会、董事会及总经理办公会重大决议中的有关保密事宜； （4）、各级政府来文中有绝密标记的文件； （5）、涉及公司融资及重大资金投向的相关商业计划及文件； （6）、涉及公司员工薪金、奖金、股权等信息资料和相关协议文本； （7）、涉及开发部的备份的重要资料； （8）、重要客户的有关资料和信息。 3、机密是指高级别的保密文件及保密内容。 （1）、公司未正式公布的各类工作计划和工作报告； （2）、公司的各类台账、财务报表和资金往来等财务资料及分析报告； （3）、新产品、新技术、新项目、新市场开发的可行性研究报告； （4）、各类非公开会议的会议记录及纪要； （5）、公司人事劳资档案； （6）、公司贷款申请资料及资金状况； （7）、各业务职能部门的各种统计、财务、资金、绩效考核报表（包括月报、季报和年报）； （8）、公司各类重要合同（技术、合作、销售等）。 4、秘密是指较高级别的保密文件及保密内容。 （1）、涉及公司技术、研发及其他重要内容的会议纪要； （2）、公司重要的文件及产品发布信息等。 第三章保密范围及措施第三条保密范围及措施 1、凡是属公司秘密，无论是绝密、机密还是秘密，在未经公司同意发表或公布以前，均不得擅自对外透露或发表； 2、涉及公司重要经济财务资料的部门除注意各种文档的保密外，对电子文件的保密工作也必须给予充分的重视。 所有重要电子文件必须加密保存，所有文件夹及文件目录不得上网共享，除有特殊需要时，需经部门经理或以上领导批准同意后方可上网共享，但必须在对方下载完毕后立即恢复“不共享”状态； 3、一切符合密级的文件均须依照规定准确地标明密级、规定发放范围并严格按照批准的份数复印并下发至相关人员及部门，不得多印多留； 4、秘密文件制作完成后，其成文草稿、修改稿及打印样稿必须与正式文件同等对待，同时应由行政部或各部门经理亲自监督及时销毁，不得任意乱丢乱放； 5、复印秘密文件必须按文件管理规定履行审批、登记手续，并将复印件按原件要求管理。 收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各环节都应履行登记制度。 做到事事有手续，件件有落实。 阅读秘密文件要在指定办公区域进行。 第四章其他保密第四条电子信息的保密为了确保计算机系统中公司秘密资料的安全，在使用计算机存贮、传送信息文件时，应做到 1、凡属秘密数据、资料的传送和存贮均应采取相应的加密措施，并应根据密级的管理职权分级授权使用； 2、秘密资料及数据的载体（如磁盘、U盘、移动硬盘、光盘等）应注意妥善保存； 3、公司各部门重要的办公计算机需要共享时必须设置相应权限。 （八）网站信息发布管理规定第一条目的为了让公司员工及时了解公司的相关信息，并充分利用公司网站作为宣传窗口，利用在网站上设立的公司新闻、部门专栏及论坛等信息发布途径，搭建一个信息交流的平台，为了规范管理发布信息的内容及其真实性、准确性，对信息发布进行了如下规定。 第二条范围本规定适用于在公司网站上发布的通知、规定、制度、会议纪要、新闻、论坛等相关信息。 各栏目信息发布规定 一、新闻信息 1、最新动态经公司领导签批的公文（包括公文、制度、通知等），由行政部直接发布；其他重大活动新闻、公司重要会议纪要、领导讲话等，由会议主持人或讲话由总经理审批后，由行政部发布； 2、网站首页信息发布需经总经理审批，由人力资源部统一发布； 3、通知通报各类通知通报、部门会议纪要等信息内容，由部门经理审核，提交主管副总（总经理）审核后发布。 二、论坛信息 1、规章制度由行政部负责维护，只发布经公司讨论通过的各项管理制度和工作流程，全体员工可下载，参照学习，但不得擅自复制和传播，违反规定经查实的，按严重违反劳动纪律、损害公司利益处理； 2、技术专栏由技术支持部负责维护和管理 （1）、技术交流以交流、讨论、答疑、发布公司产品技术动态等信息为主，不作为日常问题处理平台。 （2）、问题跟踪作为服务站问题上报、状态监控、查询的平台，技术部设置专人，限时答复。 （3）、需求与建议提供给服务站反馈各地用户两系统建设方面的需求和建议。 3、服务专栏服务部负责维护和管理 （1）、即时通报即时将公司及部门相关信息通报给各个服务站。 （2）、规章制度公司下发的服务站相关管理制度，同时发布在公司规章制度栏目。 （3）、财务专栏公司下发的服务站相关报销制度，财务部最新通知。 （4）、维修与备件发布备件收发情况、生产厂信息和关于备件相关的临时通知。 （5）、区域管理服务区域日常管理信息发布平台。 （6）、下载专区由技术部、服务部总结技术、管理类资料提供给服务站下载。 4、畅所欲言内部论坛用户对公司热点问题的讨论区，由人力资源部负责监督和审阅，如发现与内容违背的信息进行及时处理。 5、产品跟踪产品故障问题反馈及试用产品跟踪答复的发布平台，由产品部负责维护和管理。 6、开发跟踪开发部与技术支持部之间问题反馈及答复信息的发布平台，技术支持部负责维护和管理。 7、外部论坛 （1）、光荣榜、新闻公告、交流园地专栏的内容由人力资源部进行审核后，由内刊统一发布； （2）、为您服务由技术支持部负责监督和审阅，如发现与内容违背的信息进行及时处理。 三、各专栏负责人必须严格执行相关规定，认真审核发布的信息，保障发布信息的及时、真实、准确。 （九）公用设备借用管理规定第一章总则第一条为加强对公用设备借用的管理，保证各部门的正常使用及各项工作的顺利开展，特制定本制度。 第二章公用设备借用流程第二条因工作需要借公用设备时，应先由个人填写公用设备借用单，写清借用原因及借用时间。 第三条借用时间为一个月以内的，需经借用部门负责人批准后方可借出。 第四条借用时间为一个月以上三个月以内的，需经借用部门负责人及行政部门负责人审批后方可借出。 第五条借用时间最长为三个月，如工作需要借用时间超过三个月的，需要根据工作需要情况，如果需要长期使用的，由部门申请另行购买，如果阶段性使用超过三个月的，需要办理续借手续。 第六条借用人必须按照借用时间按时归还，归还公用设备要在公用设备借用单上登记归还时间，同时借用人与保管人双方共同检查其完好情况。 第七条员工在调动工作或离职前，必须到行政部门交清所使用（借用）的公用设备。 第三章公用设备借用管理规定第八条公用设备保管人必须妥善保管所有公用设备，严格按照借用规定执行，并进行合理调配。 第九条公用设备借用期限为三个月，超过归还期限的，由行政部负责催促归还，不得影响其他部门的使用。 第十条当天借用的设备，必须当天归还，如果需要延长使用的，应由借用人自行妥善保管。 第十一条在使用公用设备时，必须按照说明正确操作，不得违规操作。 第十二条公司公用设备不得私自借给他人或擅自带出作为他用。 第十三条由于管理不善、责任心不强，造成公用设备丢失或损坏者，应由责任人进行赔偿。 第十四条行政部根据公用设备的增减情况，定期向各部门公布公用设备清单，及时提供各部门查阅。 （十）员工购买办公电脑管理规定为了适应公司发展的需要，并满足相关部门的办公电脑使用的需求，公司决定采用“员工个人购买电脑（包括台式电脑和笔记本电脑），公司租用”办法，具体细节如下 1、本规定只限于市场销售人员、服务部人员（省级服务站主管和技术等级为中级四级以上，含四级的人员）。 2、符合个人购买条件的，首先调剂公司库存设备，如公司不能提供的，需要提交购买申请单，由部门经理审核，总经理审批后可以购买。 3、对购置电脑的员工，公司不再为其配备其他的台式计算机。 4、如果工作岗位发生变化，新岗位不需要使用自购电脑的，必须服从公司的统一规定。 5、公司采用按月补贴方式租用员工新购置台式电脑，补贴额度为人民币200元/月，每月随工资发放。 6、公司采用按月补贴方式租用员工新购置笔记本电脑，补贴额度为人民币300元/月，每月随工资发放。 7、员工购置的笔记本电脑或台式电脑购买日期为一年以上的，应按照财务部根据折旧价格核算具体的补贴额度。 8、如自行购置台式电脑和笔记本电脑的员工经公司经批准后，将相关资料提交行政部备案管理，同时将复印件提交人力资源部核发补贴。 9、员工自行购买电脑必须提交购买发票或收据复印件，如果均无法提供的，由本人提供书面说明，部门负责人审批即可。 10、自愿购买公司配备电脑的员工，按如下折旧价格执行年份价格一年之内原价格的80%一年至二年原价格的60%二年至三年原价格的40%三年至四年原价格的20% 11、公司可以根据市场行情每二年调整一次补贴额度。 12、员工自购电脑上的相关软件、鼠标、键盘一律由员工个人自行配置，如需要升级、维修和更换配件的由本人承担相关费用。 13、员工自购的电脑必须按照公司规定安装相关的办公软件、操作系统以及杀毒软件，不得私自安装其他软件。 14、本规定由公司授权行政部解释。 （十一）印章、证照使用管理规定公司的印章（公章、合同章）、证照（营业执照、组织机构代码、高新技术证书）统一由行政部负责保存和管理,行政部根据相关规定，严格执行和认真审核各部门的使用的印章和证照的需求情况给予办理。 第一条印章、证照使用权限 一、由部门经理或主管副总审批后，行政部可以办理的具体情况如下 1、各相关部门办理的本部门业务的，主要是指协议、合同以及对外的一般业务事宜或符合合同制度规定审批权限的，由各部门经理或主管副总经理审批后，行政部审核后可以盖章。 2、人力资源部对外业务如社会保险、档案存档、公积金、人才中心、站协议等由部门经理审批后，行政部可以盖章。 3、行政部办理一般业务如电信局、电话局业务、租赁合同或协议等以及符合合同制度规定审批权限的，由部门经理审批后，行政部可以盖章。 4、财务部办理一般业务如银行业务、税务局业务等，由部门经理审批后，行政部可以盖章。 二、由相关部门经理或主管副总审核，由总经理审批后，行政部可以办理的具体情况如下 1、市场部的协议或合同、协议或合同变更内容以及超出合同制度规定的审批权限的，由部门经理或副总经理审核后，必须由副总经理或总经理审批，可以到行政部盖章。 2、人力资源部关于劳动合同、保密协议等涉及工资待遇或劳动合同年限以及保密内容以及员工个人需要开具的各类证明等，由部门经理审核后，必须由总经理审批，可以到行政部盖章。 3、行政部门相关的业务合同、协议等超出合同制度规定的权限的，公司下发的重要文件、通知、管理制度等，由相关部门经理审核后，由总经理审批，可以到行政部盖章。 4、各部门需要使用营业执照复印件的，经部门经理审核后，必须由副总经理或总经理审批，可以到行政盖章，必须在复印件上注明使用的用途，并加盖公章。 三、需要带公章或证照原件外出的，经部门经理审核后，必须由副总经理或总经理审批同意（或在总经理授权范围内的），行政部方可办理借出，并要求填写清楚借出的事由、归还时间等。 合同章原则上不允许带出使用。 四、如果超出部门审批权限的，一律由部门审核，总经理审批同意后，行政根据审批批示给予办理。 五、以下情形由总经理授权范围可以带出使用的 1、对于财务的常规业务如纳税申报、软件企业退税申请、购买发票等业务； 2、财务部办理税务局的备案、申请、变更等业务； 3、对于人事部办理社会保险报表、变更等业务。 4、以上情况可以根据情况，必须由部门经理审批后，可以带出公章、证照办理业务，并要求办理完业务后必须及时归还行政部。 （十二）书籍管理规定第一章总则第一条为了规范公司书籍管理工作，进一步培养员工自我学习的意识，全面提高员工的整体素质，达到资源共享共同提高的目的，特制定本制度。 第二章书籍的采购管理第二条购买书籍的范围主要指公司指定购买