农网改造升级10千伏及以下工程项目档案管理办法.doc

附件1农网改造升级工程10千伏及下工程项目档案管理办法（试行）1 总则1.1 为规范河南省农网10千伏及以下工程技术资料与档案管理，提高工程建设管理水平，统一工程档案的验收管理标准，根据国家基本建设档案管理，以及国家电网公司工程档案管理有关要求，制订本办法。1.2 10千伏及以下工程档案是工程建设项目在立项、审批、招投标、规划、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成的，应当归档保存的全部档案、图纸、图表、声像等形式，以纸质、胶片、磁介、光介等为载体的全部文件资料。1.3 工程档案按综合性资料和单项工程资料分类归档。综合性文件资料是指以县为单位，同一批次各单项工程可以通用的文件资料，以及工程管理的总结性文件。单项工程文件资料是指某一个计划批次中的各子项目所要求归档的各种文件资料。1.34 县公司负责组织、协调和指导设计、施工单位编制项目过程管理技术资料和竣工文件，规范项目技术资料和档案整理。县公司项目管理部门牵头成立由设计、施工等各参建单位及运行单位组成工程档案管理协作组，与工程建设同步，协调解决工程档案工作中存在的问题。协作组各方要及时做好各自职责工作范围或合同规定内的技术，做好资料的收集、整理和移交工作。1.4 5 本细则办法适用于农网改造升级10千伏及以下工程建设项目的竣工文件编制、工程文件整理归档及工程档案验收、达标投产检查等档案管理。按综合性文件材料和单项工程材料分类归档。2 编制依据2.1 中华人民共和国档案法2.2 中华人民共和国档案法实施办法2.3 DA/T28-2002国家建设项目文件归档要求与档案整理规范2.4 企业档案管理规定（国家档案局）2.5 国有企业文件材料归档办法（国家档案局、国资委档发20044号）2.6 国家重点建设项目档案管理登记办法（国家档案局 国档发199715号）2.7 电力工业企业档案分类规则（原能源部能源办1991231号）2.8 GB/T 118222000科学技术档案案卷构成的一般要求2.9 技术制图复制图的折叠方法2.10.1 归档文件整理规则农村电网改造升级项目管理办法（国家档案局发改办能源20102520号）2.2 国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)释义（办文档201072）2.11.23 农网改造升级10千伏及以下工程项目文件材料归档目录（农技201140号）2.12.34 关于印发河南省电力公司输变电工程档案管理实施细则的通知（豫电工程2005335号）3 工程档案管理职责分工3.1 工程管理部门：负责监督和协调工程各参建单位编制工程技术资料和竣工文件，指导和检查技术资料和档案整理移交的规范性。负责工程前期文件、初步设计审查、质量监督检查、工程招投标文件、竣工启动验收文件、工程预决算文件等资料收集整理与归档。负责工程建设全过程技术资料及文件的编制、归档等工作的组织协调，负责汇总整理各参建单位提交的全部工程档案,并向生产运行单位移交。3.2 勘察设计单位：提交工程各阶段勘察设计文件，提交全部设计变更通知单和设计总结。3.3 施工、安装、调试单位：负责编制、收集、整理、提交全部竣工图，施工安装调试记录（含隐蔽工程及测量记录），质量验评记录、工程联系单和移交生产前消缺整改记录、施工总结等。3.4 生产运行单位：负责收集、整理生产准备文件、企业技术标准（现场运行规程、管理制度及措施、操作及事故处理规程等），接受校准建设单位移交的所有相关技术资料并归档。4 归档范围、份数、时间4.1 凡是反映与工程有关、具有查考价值的各种载体的文件资料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），均应收集齐全并归档。委托建设单位在合同或协议签订时应设立专门条款，明确技术资料整编归档内容和各方应承担的责任等。4.2 归档文件的份数：归档的工程前期、竣工验收的文件均为一份原件，保存在局县公司档案室。施工工程文件（施工记录、试验记录、调试记录和竣工图）为三份，其中二份移交生产运行单位，另一份原件保存在工程管理部门。4.32 归档时间：一般性文件材料及合同协议在文书工程依据性、管理性文件资料处理完毕和合同、协议签定完毕后即归档。初步设计阶段形成的材料，在初设审查批复后即归档。设计、施工、设备招投标文件，一般在决标后即归档。各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。物资、非物资中标通知书及合同（含安全协议）签订后即归档。设备开箱技术文件及图纸，现场开箱验收后即归档。竣工图及竣工资料在工程试运后一个半月内归档。5 档案的整理要求5.1 工程依据性文件5.1.1 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应原件归档。如若转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，间接关系的转发文可复印件归档，但要复印清楚、文件齐全。5.1.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件资料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。5.1.3 在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件同时归档，不得分开。5.1.4 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依次排列在一起，批复在前，请示在后，正件在前，定稿在后；转发文在前，被转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图文紧密排列时，文字资料在前，图样在后。5.1.5 征地文件材料：要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图、征地申报表、拆迁协议书、拆迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据文件（如几块土地同是一个批文、红线图一次办理等情况），可有在倾向性地将文件归在同一卷中。若在其它卷中提及到这一类文件，可在备考表中加以注释（号文参见档案号）。征地规划证等原为硬封皮归档，可不去除硬封皮与文字材料组成一卷。5.1.6 工程评估材料、招、投标书，决标书，议定书，谈判协议，现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。5.1.7 协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件要求：从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应将一份正本归档，以私章代替亲笔签名、以单位名义签署的只有签名无公章或只有公章无签名的、归档件为复印件等情况均不符合档案管理要求，接收方有权不予接收。5.2 工程设计文件工程全部设计文件应齐全、系统、完整。归档的图纸一般要求为蓝图。可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院单位卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件，根据设计院的通知分阶段处理，如设计院补充文件无目录，则按内容分别插入有关卷册，但需重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序，但要注明版次（是最终图还是确认图）。5.3 工程施工文件5.3.1 施工单位应以按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分部、分项、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。5.3.21 水泥、钢材等原材料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确，杜绝用不符合档案保管要求的书写材料（如圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔等）书写，要有见证取样签证且以原件归档。施工单位要加强施工过程中材料进货、发放、性能等方面的管理，指定专人做好原材料的监督跟踪工作（记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂、日期、原材料出厂试验报告单编号、半成品试验报告单编号等）。5.3.32 隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写字迹端正，记录详细，不漏项，关键部位检查要有数码照片记录。凡隐蔽工程记录需绘制有座标位置的草图，隐蔽工程记录与中间验收签证，检查单位及部门签字手续要完备。5.3.43 设计变更通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计变更通知单要求内容简明，字迹、图样清晰，原件归档。5.3.54 施工质量处理、缺陷处理报告，要有消缺记录、复检意见与结论。重大质量问题，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等），按实际情况组卷。5.4 调试、试验报告系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。专业试验单位所承担的项目与施工单位形成的设备试验报告分开组卷。试验报告要规范、内容齐全、记录数据准确，填写字迹端正，不漏项。5.5 设备出厂技术资料设备出厂合格证、商检记录、装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单、设备说明书：、图纸、维护手册等应齐全、完整。如有设备修改通知单的，应由业主委托制造厂完成设备竣工图的修改工作。按设备项目分类组卷，交监理单位审查、汇总及移交。工程声像档案：着重收集工程建设前后、工程重要会议、主要施工工艺、隐蔽工程及设备状况等活动的照片、录像等材料。建档时要与施工过程同步。声像档案与文字、图样的纸质档案分开组卷。5.6 竣工图的编制5.6.1 竣工图一般应由施工（加工）单位编制，监理（监造）单位县公司工程管理部门审签。所有竣工图应加盖竣工图章。5.6.2 竣工图章尺寸为：60毫米80毫米，示例如下：编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期审核人建设单位项目负责人建设单位质量监督员10 单位：毫米10106010101025302580竣工图章示例5.6.3 竣工图章尺寸为：60毫米80毫米5.6.43 加盖竣工图章一律使用不易褪色的红色印泥盖制，且应盖在图纸右下角图标栏上方的空白处，若图标栏上方有图表或文字，可盖在图标栏周围不压盖图表和文字的地方。5.6.54 竣工图章中指定栏目应填写齐全，签字人应亲笔签字，且不得使用不符合档案保管要求的书写材料（如纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写，不得以盖章代替签字。5.6.65 编制竣工图要求如下：5.6.6.1 利用施工图改绘竣工图，必须使用新蓝图，采用计算机出图纸的，必须清晰，不得使用图纸复印件，图上更改部分文字、图形必须用碳素墨水书写、绘制，字迹端正，线条整洁、清晰。5.6.6.2 竣工图必须清晰，凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章。有变动的重新出图，并加盖竣工图章。5.6.6.3 凡有一般性图纸变更，且能在施工图上进行更改的，可按设计变更进行修改并加盖竣工图章。5.6.6.4 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应由设计单位重新绘制竣工图。重绘图按原图编号、末尾加注“竣”字，或在新图图标栏内注明“竣工阶段”，加盖竣工图章。5.6.6.5 竣工图内容更改要求如下：对于少量数字或文字的更改，可采用杠改，即将被更改部分用横杠划去，在其上方或下方空白处填写设计变更内容，并注明变更依据和箭头标志。对于较多的文字、数字、线条、图形的更改，如在原处难以更改的变更内容，可局部圈出在附近空白处重绘，并注明变更依据和箭头标志。如：见 号设计变更 （指向被变更处）5.6.76 不同幅面的工程图纸应统一按技术制图复制图的折叠方法折叠成A4幅面（297毫米210毫米），图标栏露在外面。6 工程文件的立卷6.1 立卷的原则和方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。立卷按类单项工程划分，详见附录。立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过20毫米，案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。6.2 案卷的编目：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。（3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（4）案卷题名的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。归档外文资料的题名应译成中文。（5）编制单位应填写卷内文件的形成单位。（6）编制日期应填写卷内文件形成的起止日期。（7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限，按附录中规定的保管期限填写。（8）档号由“工程项目代码市县公司拼音简写（例焦作沁阳JZQY）类目号NWGZSJ年份及批次（如201101）案卷顺序号”三四段组成，工程项目代码由项目法人提供。如运行单位保存，工程项目代码可由运行单位提供。6.3 卷内目录的编制应符合下列规定：（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（2）责任者单位：填写文件的直接生成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（3）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。（4）文件题名：填写文件标题的全称。（5）日期：填写文件形成的日期。（6）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。（7）卷内目录排列在卷内文件首页之前。6.4 卷内备考表的编制应符合下列规定：（1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件件数或页数（照片张数），立卷单位对案卷情况的说明，特殊情况在其它卷保存的要标明“互见号”。（2）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。6.5 案卷封面、卷内目录、卷内备考表应采用70G以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。案卷装具应符合国家规定。6.6 案卷装订：（1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字资料必须装订。既有文字资料，又有图纸的案卷应装订。装订一般采用线绳三孔左侧装订法（左边、