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文档简介
Office 學園EXCEL函數入門巧用Vlookup函數填寫報價資訊作者Anita 在許多企業中，利用Excel來製作一份銷售報價單，無疑是屬於一項非常基本的工作；但是完成這項基本的工作，究竟是非常容易的輸入幾個編號和數量就完成呢？抑或是辛辛苦苦的將所需要的欄位，一項一項的慢慢鍵入後，還要花費時間去重新校對，深怕忙中有錯呢？在分秒必爭的忙碌工作中，如何講究效率，又能同時減少錯誤的發生，是顯得很重要的；然而，要如何做呢？以下就讓我們一個步驟一個步驟，慢慢引領你，利用Excel中的Vlookup函數，製作出一份能一勞永逸的報價單吧！完成像這樣一份報價單，難不成真要將資料一筆一筆慢慢輸入嗎？別急，只要先完成一份基本價目表，將公司所有產品編號、名稱及單價先行建立起來，往後，要製作一份報價單，就真的只是動手按按幾個數字鍵就可以搞定的了。產品明細及售價表的設定要利用函數自動搜尋資料的方式，首先就得先建立起一份基本的資料才行，這份資料裡面，就包含了報價單所需要的一些基本資料，例如：產名編號、產品名稱、單價等，有些欄位就視情況或個別需要去增減。這份基本資料完成之後，還必須有些設定，能夠讓函數知道搜尋的範圍在那裡，以下，就讓我們一步一步的來完成這些設定。1.一份公司所有產品的明細及其單價表，也是最基本的一個資料建立，必定要先完成這樣一份表格，才能有後續的設定動作。2.完成表格之後，就得進行定義名稱的動作。先點選第一筆資料的儲存格，如圖中黑色線條所圈選的位置。3.接著按住Shift鍵，同時將滑鼠移至資料表最後儲存格的位置，並點選它，此時所有要設定的資料呈現反白的狀況。4.將游標移至黑色線條圈選的位置上，輸入我們要將這些儲存格定義成什麼名稱，如黑色圈中的產品明細。關於報價單的公式設定完成產品售價表之後，就開始設計一張製式的報價單，需要那些欄位，大抵上都是評估自己的需要來規劃的，以例題來說：報價單上有產品編號、名稱、單位、售價等欄位，除了編號及數量屬變動性的，要我們自己輸入之外，其餘的欄位都可以藉由公式的設定，自動搜尋相對應的正確資料。1.產品名稱欄：即圖中C2的位置輸入公式VLOOKUP(B2,產品明細,2,0)之後，C2出現#N/A的訊息，是正常的。2.單位欄：即圖中D2的位置輸入公式VLOOKUP(B2,產品明細,3,0)。3.售價欄：即圖中F2的位置輸入公式(VLOOKUP(B2,產品明細,4,0)*E2)。利用選擇性貼上填滿公式完成公式的設定之後，我們要用選擇性貼上的功能來填滿公式，或許有人覺得，為何不直接下拉複製就好了呢？原因是，我們需要複製的只有公式的部份，其他的一些設定（如：格線），並不需要，所以用選擇性貼上，是避免將不必要的格式設定一起往下貼。1.請複製C2儲存格，之後選取所以要複製同樣公式的儲存格，使其反白，再按下貼上圖示旁的黑色倒三角形會出現這樣一張選單，請點選公式。2.或是從編輯選擇性貼上的選單裡，選取公式亦可。3
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