工程公司合同管理控制程序.doc

程序文件文件编号：QB/QES 2009-18 合同管理控制程序第 7 页 共 7 页版本：第 6 版 修订号：01.目的为适应建筑装饰市场发展的需要，加强工程合同的履行与管理，确保合同双方权利、义务的正确实施，规范合同双方施工行为、减少和杜绝合同履行中各种问题的发生，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司承建的装饰装修工程承包合同及劳务（专业）分包等合同的签订与管理。3. 职责 3.1 项目中心办公室为合同管理的主管部门，负责处理与合同有关的授权管理、合同法律风险评估及法律事务等工作、制定及修订公司标准合同文本、负责合同的审核、纠纷的处理、参加重大合同的签约谈判、建立公司合同总台帐以及合同履行期间合同文件的正本保管、对各部门和机构合同实施、管理提供支持服务。3.2投标管理部为工程项目投标前合作协议、联营体协议、项目咨询服务协议和业主合同的主办单位，主办事项为上述合同草拟、评审会签、谈判、签署和实施、传递。3.3核算审计部负责重大分包、采购的招标组织、评审会签；监督其它合同的招标组织及各类分包、采购合同的审核。3.4采购管理部负责建立合格供应商采购平台；是长期供应商、施工机械、周转材料和工程临时设施等采购合同以及工程设备租赁合同的主办单位，主办事项为上述合同招标、谈判、评审会签、签署、交底及实施、传递；授权范围内A类物资合同的招标组织、评审会签，及监督其它采购合同的招标组织合同的审核；负责全公司物资采购合同文件的管理，包括建立上述合同台帐、合同履行过程中文本修订与保管（正本除外）。3.5项目中心办公室负责建立合格分包商采购平台；组织授权范围内的分包合同招标、评审会签，监督其它分包合同的招标组织、合同的审核；负责全公司分包合同文件的管理，包括建立上述合同台帐、合同履行过程中文本修订与保管（正本除外）。3.6项目经理部为公司授权额度范围内的分包、物资等采购合同的主办单位。同时，也是业主合同变更、分包合同、采购合同、租赁合同及临建设施合同变更的主办单位，并负责上述合同草拟、谈判、评审会签、签署、交底及实施，传递、合同文本的保存和管理（正本除外）。 参与分包招标活动及分包合同的签订，负责施工合同履行，办理工程延期、停工、复工签证工作；负责对分包方的管理。3.7综合管理办公室为公司总部办公用固定资产采购合同的主办单位，并负责上述合同草拟、谈判、评审会签、签署、交底及实施，合同正本存项目管理办公室。3.8人力资源部为公司各类劳动合同、用工协议等合同文件的主办单位，并负责上述合同的签订与管理。鉴于合同性质管理特点，其合同正本存人力资源部。3.9财务资金部负责为各类借贷合同、信贷协议等与银行往来资金业务合同的主办单位，并负责上述合同的签订，合同正本存财务资金部。3.10设计研究院负责设计合同的签订与管理。3.11其他部门职责工作范围内的合同文件，包括投融资合作、订阅信息刊物、购买软件委托制作、租赁等各类合同，由部门合同主办人办理。合同正本存项目中心管理办公室。4.工作程序工作流程图：详见流程图一4.1合同起草、评审、签订与交底4.1.1公司与相关方所签订的合同分类如下：装饰装修施工承包合同、工程分包合同、物资采购合同、材料加工定货合同、机械设备租赁合同、劳务合同、保修合同、设计合同等。4.1.2装饰装修施工、设计合同文本统一采用国家工商行政管理局、建设部文本，其他合同文本由公司制订。4.1.3装饰装修施工承包合同 4.1.3.1工程中标后由投标管理部负责与发包方洽谈有关条款，双方达成一致意见后签订合同，按公司合同管理规定进行合同会签。4.1.3.2在合同签订前，由投标管理部组织相关部门对合同进行评审，评审内容包括：与顾客有关的要求是否全部明确；与顾客不一致的地方是否全部达成一致，是否有遗留问题；是否有能力满足顾客要求，并将评审内容填入合同评审会签表。4.1.3.3合同签订后按合同管理规定将合同有关条款向相关部门及项目部进行交底，填写合同交底表。4.1.4劳务（专业）分包合同：4.1.4.1分包方在接到中标通知书一周内，由公司项目经理部、核算审计部、项目中心办公室部牵头组织与分包方商谈并签订劳务（专业）分包合同。分包方若违背招标文件规定和投标报价、承诺，提出不合理要求或主动放弃中标时视为违约，投标保证金不退回。项目经理部、项目中心办公室、核算审计部另组织评定中标分包方。4.1.4.2分包合同条款主要依据招标文件及分包方的投标报价、承诺及公司有关文件规定，必须标明工程价款、承包内容、工期、健康安全、质量要求及环保要求、双方权利义务、违约责任、纠纷解决方式等内容。4.1.5采购、加工、订货、租赁及其他合同的编制由各主管职能部门负责，其内容应体现相应的质量、环境、职业健康安全的要求，并按合同工作程序签订、管理与评审。4.1.6设计合同由设计院负责按合同工作程序签订、管理与评审。4.1.7合同必须由本公司和分包方法定代表人或法人授权委托代理人签字，加盖企业法人公章或企业合同专用章。4.2合同履行与管理4.2.1施工合同的履行由项目经理部代表公司全面负责，并对履行中出现的重大问题及时向公司报告。4.2.2合同履行中公司相关主管职能部门负责对合同履行的监督、检查和纠偏。保证合同履行。4.2.3合同管理相关部门要建立台帐，及时登记合同并准确的对合同履行、变更、解除、终止过程，有评审记录。4.2.4各种合同必须采用书面形式，严禁合同履行在先，签约在后的行为。4.3 合同的变更4.3.1由于不可抗力因素或其他情况致使合同无法履行或无法继续履行，需涉及合同实质性内容、标的额度较大、对我方有较大影响的，要变更或终止合同时，项目经理部应报告公司项目中心、核算审计部，并组织评审后，以书面形式通知对方。合同的变更或解除，必须由法定代表人签署或授权委托代理人、承办人办理手续。4.3.2对业主、设计、监理提出的工程设计、洽商变更，项目经理部主管领导应组织有关人员进行评审，确定能够满足变更要求后，办理签证。评审情况进行书面记录（合同变更、设计变更、洽商记录评审表）该记录由项目经理部保存。4.3.3 项目经理部根据实际情况提出的设计变更、洽商或合同变更，经发包人签证后实施，不再进行评审。4.3.4 合同在实施过程中修改、补充、变更时，公司委托项目经理部主管与发包人签订，必要时在签订前须报主管领导审核；其他合同报相关主管部门审核办理。4.3.5项目经理部建立设计变更、洽商台帐和经济变更台帐。4.4工程合同履约评审：合同履行完毕后，由项目中心牵头组织公司相关部门、项目经理部进行评审，各部门提出履约评审意见，并填写工作总结JL-07-1，评审结果由项目中心办公室备案。4.5合同全面履约无争议，宣告合同终结。4.6合同履约过程中发生争议，协商无效时，由项目中心办公室通过法律程序解决。5. 相关文件和记录5.1相关文件合同管理分册*合同管理规定项目经理部建立与解体控制程序5.2记录：（1） JL18-01合同评审表（2） JL18-02装饰工程施工合同交底表（4）工作总结JL-07-1流程图一：工程中标合同洽谈、拟定合同签订、合同交底合同履行与管理合同履约评审合同变更合同终结合同纠纷的处理合同评审合同评审表 JL18-01 工程合同名称建设单位工程总造价建筑面积评审内容合同文本合同与标书差异、不明确条款是否予以解决合同主、客体是否满足法规要求顾客隐含及法律法规要求组织附加要求合同风险程度顾客规定的要求工期要求质量要求环境安全要求其他参加评审部门意见评审人：项目管理中心办公室日期：评审人： 投标管理部 日期：评审人：项目经理部日期：评审结论审批人： 日期：工程施工合同交底表 编号：JL18-02合同名称合同编号工程名称合同金额工程地点建筑面积业主名称联系人/联系电话l 项目投标背景；l 承包范围；l 签约双方合同负责人、参与人职权范围；l 合同造价条款缺陷；l 工程目标的约定（工期，质