聚成大型研讨会会务系统

第 1 页 共 6 页 聚成大型研讨会会务系统聚成大型研讨会会务系统 研讨会会务 是现场直播 真人演绎的客户见证 是大课会务的前提 其质量直接影响到集团的 形象及推广的成功率 所谓细节定成败 为保障研讨会的成功举办特制订本会务模板 以便分公司参 考实施 第一章会 前 第一条讲师接洽 一 提前半个月制订研讨会月度工作计划 并与讲师预定时间 二 提前两天与讲师确认工作进度与会务细节 1 工作进度 邀约情况 客户问题汇总 此项视情况而定 2 会务细节 行程 接待需求 课程流程 接待人员姓名与电话等 3 分公司需有讲师情况记录 表格 会务总监务必做好老师饮食习惯 居住习惯 喜欢饮料 特 别要求 禁忌细节 生日等各种具体环节的记录 并要求接待人员提前调阅讲师资料 熟悉研讨会老 师喜好和习惯 第二条 讲师接待 接待工作以照顾好讲师食宿 保证讲师良好状态为目的 以合理使用费用为原则 根据接洽时所 了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排 如 一 提前预订好酒店 舒适 方便 能上网 水果适当安排 二 安排课前餐 时间尽量充裕 地点提前预订 菜式主要以讲师口味为准 三 预留讲师课前小休 状态调整 补充水分 妆扮等时间 四 必须安排讲师休息室 五 尽量安排助教休息区 以便讲师与内部工作沟通 第三条 会场布置 一 选用旁边无歌舞厅 无交通噪音的高档 封闭型会场 后门进入 有正式舞台和讲台 二 1 酒店会场最好偏僻一点 防止客户太容易回家 最好安排客户在会场酒店住 2 酒店会场尽量选大点的 够客户住宿 如果收的钱是包吃住的 而当时的酒店又不够住 客户有情绪 为什麽住不下时 最好找几个漂亮女孩子安抚客户的情绪并向客户解释情 况 如果遇到客户不想在公司预定的酒店住 或者不想两个人住一起 也可以同意客户 住外面酒店 不过不予退回费用 分公司可根据实际情况而定 三 投影仪 1 在保证不会被讲师遮挡的情况下 如投影仪悬挂天花板 投影幕安排在两侧 最好是两侧都 有投影幕 四 课桌 1 老师的讲台与第一排位置的距离为 1 5M 至 2M 如右图 2 课桌摆鱼骨型 正位留给学习顾问桌长坐 两组座位间通道距离不宜太窄 以便客户随时能 冲上讲台 会场近讲台前方两侧准备桌子座位财务人员就坐 方便成交时第一时间上台刷卡 3 桌椅按照统一规格对齐摆放 场内不需白纸和笔 矿泉水最好留给每桌桌长发 跟客户建立信 赖感 4 讲台上或讲台后面摆两张桌子 铺红布 方便成交时可随时搬上讲台财务人员开收据 五 讲师椅 放一张椅子在老师讲台后 方便讲师播放视频等时间休息 第 2 页 共 6 页 六 讲师电脑 1 未经讲师本人允许 任何人不得随意使用讲师电脑 2 安排一部备用电脑 课前做好音 视频测试 3 胶带固定电脑 投影仪线路 但必须使用纸张隔离透明胶与线路 4 务必查看电源是否接通 避免中途电池耗尽 检查鼠标 激光笔和激光笔接收器 七 白板 白板笔 因讲师而异 若不需白板 讲台边则不安排助教站位 八 营销物资 1 展业 学习卡 课程表 金熊猫卡 老师推广的各种精品班介绍及报名表 讲师特别要求的工 具等 九 易拉宝 公司介绍 公司荣誉 产品介绍 当地客户见证名录等易拉宝 十 喷绘 讲台必须挂上课程主题喷绘 十一 DJ 调试 音响 话筒 调试音量 准备足够电池 第二章 研讨会期间 第一条 音响师 DJ 一 硬件保障 1 保障音响无障碍 电池电量足 2 需安排监听音箱 或者有音箱面向讲台 老师试麦时检查 3 所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定 4 确保至少 6 支麦 当面换上新电池 讲师麦需选用音质最佳的专用麦 5 提前将音响效果调制最佳状态 避免因为操作出现的故障 1 DJ 课前要反复演练播放所有会务音乐 2 音量大小都要一步到位 不能拖泥带水 需用标签纸进行定位 3 音量大但不刺耳 不吓人 二 曲目与音量的配合 1 主持人上场音乐需大声 讲师上场音乐不能太大声 若播 向前冲 则从第 17 秒开始 2 讲师讲到高潮客户鼓掌时可配激情音乐 讲师讲到忧伤感情成交时可配忧伤的背景音乐 3 现场台上成交时的音乐需激情让客户冲动 音量大小需提前做好标记 4 授课过程中 讲师每到抖包袱和精彩处 须配合音乐 灯光和掌声 第二条 主持 一 主持稿 1 稿子需经公司和讲师审核通过 主持人不可随意自行更改或添加 2 主持人必须提前熟练台词 同时反复演练主持流程 二 开场基本流程 1 上台站稳 问好 2 自我介绍 简单 3 代表主办单位表示欢迎 4 暖场 互动 调动气氛 设计一些问话 5 纪律说明 主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动 6 请出舞蹈队带动客户疯狂跳舞 桌长要疯狂状态必要时可站在凳子上 7 介绍主办单位 8 讲师的塑造 9 请出讲师 10 退场 讲师上台时上前握手 右手 双手递麦 手势下文说明 倒退 1 至 3 步 视舞台大 第 3 页 共 6 页 小而定 后从最近一侧的通道 绝不允许从中间 退场 三 注意事项 1 主持人强调课程进行中不添茶水 中场桌长服务 避免来回走动 2 老师台上成交时 主持人实时把握时机配合老师带动客户上台成交 3 主持人需重视妆扮 白天淡妆 晚上可稍浓 服饰需大方 职业 有别于其他助教 4 女主持在讲台上需特别注意站姿 如 丁字步 5 主持人给讲师递麦的手势 如图 1 一只手握着尾端 一只手托着麦头 2 与水平线成 30 度角 握低托高 3 握的一边靠学员 托的一边靠舞台里侧 主持人需提前确认讲师 从哪个方向上讲台 以调整握麦与托麦的手势 4 递麦时 不作双手平托 不允许主持人双手抓麦的中间位置 第三条 护送 一 人员要求 1 可安排六名男助教 健康活力 着工装 以大课方式护送 一定要激情 疯狂状态 第四条 茶水 一 物资 1 以讲师需求为主 如茶 果汁 枇杷膏 水果 抽式纸巾等 两套 休息室 讲台各一套 2 水杯用贴纸标明饮品 以便讲师饮用 二 送茶水 1 讲师上台后 1 分钟内 茶水送上 2 中场休息时退掉讲台茶水 下半场开始是按开场一样送茶水 3 课程进行中不用换茶水 4 休息室的茶水随时保障 同时配合好讲师的水温需求 第五条 其他助教 一 灯光师 1 必须熟练操作每个开关 提前测试 确保什么开关是什么电源 严格杜绝关灯时将电脑 投 影机 音响的电源 2 开关灯时必须一步到位 二 门神 1 严格把门 不许非签到客户 外人出入 2 进场时向客户问好及作课程提示 如 您好 为保证会议品质 请您把手机调至静音 3 从第一个客户进场开始 严禁助教等内部人员随意出入 三 站位 1 人员要求 1 两组 每组男女各一名助教 2 形象好 状态好 积极响应课程气氛 2 位置 会场中间两侧各站一名 3 职责 跑麦 临时客服 纪律监督 如 制止场内打电话 四 讲师助理 1 人员要求 临时助理 男 可由接待人员负责 2 职责 讲师行程等相关安排的确认 课间出入保护 如去休息室及洗手间 第 4 页 共 6 页 五 见习人员 要积极呼应 并配合会务的调动 六 注意事项 1 所有岗位一旦确定 中途不能随意换人 2 所有需见客户的聚成人员课前需清新口腔 如吃口香糖等 3 中场如有客户提前离去 必须立刻静静的补人 便装 第三章 会后 第一条 工作总结 一 课程结束后 由会务总指挥 营销总监以上高管负责主持总结工作 如受时间或场地限制 需在可安排的情况下第一时间总结 二 内容 1 总结会务 表彰好人好事 提出可以提升的空间 2 分析重点客户重点跟进下一个项目 三 短信跟踪 内容参考短信系统 第二条 送讲师 一 授课完毕 接待人员须继续做好与讲师的行程沟通 二 讲师离开前 接待人员必须做好差旅费的结算 不得拖欠 如有特殊情况 需征得双方同意 课程期间利用熊猫卡转介绍 主持人在台上感情成交宣导 每桌桌长必须要求客户填好转介绍客 户的名单才派发金熊猫卡 并塑造金熊猫卡的价值 爱心推荐表如下 第 5 页 共 6 页 爱心推荐爱心推荐 嘉宾姓名 手机号码 十 推荐贵宾 职务 公司名称 手机号码 九 推荐贵宾 职务 公司名称 手