档案管理员职责怎样做个称职的档案管理员.doc

档案管理员职责：怎样做个称职的档案管理员文书档案管理办法一、档案管理员职责（一）认真贯彻执行国家档案管理员工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。（二）对机关各处室形成的各种门类的档案管理员材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案管理员。（四）开展档案管理员史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。（五）在集中主要力量抓好机关档案管理员工作的基础上，对直属单位和本系统档案管理员工作进行必要的指导、监督和检查。（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案管理员。（七）根据国家有关档案管理员保管期限的规定，制定本机关档案管理员存、毁制度。（八）办理领导交办的其它有关的档案管理员业务工作。（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。二、档案管理员立卷归档（一）归档范围凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。（二）归档要求1各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。2厅机关的立卷归档工作在档案管理员室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案管理员室检查合格后方可归档。3声像档案管理员应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案管理员应将照片和底片分别整理归档。4会议审计档案管理员应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。5档案管理员室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案管理员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案管理员室，一份本处室留存，以备查找。（三）归档时间1文书档案管理员在次年五月底以前接收完毕。2会计审计档案管理员在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案管理员室保管。3基建档案管理员在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案管理员室保管。三、档案管理员档案管理员利用（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案管理员thldl资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。（二）查阅摘抄档案管理员，需填写档案管理员利用登记表。未经档案管理员室同意，不能复印、复制、公布档案管理员材料，一般不能将档案管理员带出档案管理员室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案管理员，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案管理员时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。四、档案管理员档案管理员保管（一）档案管理员库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。（二）档案管理员工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。（三）档案管理员库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。（四）档案管理员库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在1424度，相对温度4560%的范围内。（五）档案管理员库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。（六）档案管理员室每季对档案管理员保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案管理员的安全。五、档案管理员档案管理员统计（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案管理员服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案管理员需认真做好机关档案管理员统计工作。（二）按档案管理员统计制度的规定，需对档案管理员的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案管理员业务管理机关报送档案管理员工作基本情况统计。（三）建立健全档案管理员数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理员基本情况统计。（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案管理员借阅人次，总结档案管理员利用效果。六、档案管理员档案管理员鉴定和销毁（一）以文书档案管理员保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案管理员鉴定，将鉴定情况交档案管理员室负责人审核，提出处理意见，经档案管理员鉴定组鉴定后，对需销毁的档案管理员编造清册，办理批准手续即可销毁。（二）保管期满的档案管理员（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。（三）销毁档案管理员时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。七、档案管理员保管期限（一）办公室文书保管期限1上级机关下发的由办公室承办的文件材料永久2党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料永久3人事厅工作总结报告及计划、规划长期4人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料永久5由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料永久6人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复永久7办公室工作计划、总结、汇报、会议记录长期8办公室编写的河北人事信息长期（二）机关党委、人事处文书保管期限1党组会议记录、纪要永久2人事处工作计划、总结、汇报、会议记录长期3本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料永久4厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料永久5干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料长期6本厅职工调动工作行政工资介绍信存根长期7本厅职工花名册及党员统计表永久8省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料长期9厅年度考核目标工作报告等有关材料长期（三）纪检、监察室文书保管期限1上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料永久2本厅制定的有关廉政建设的文件材料永久3清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料长期4对本厅干部党纪、政纪处分材料永久（四）综合规划处文书保管期限1机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件长期2全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件长期3全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件长期4省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件长期5干部统计资料、报表永久6机关事业单位职工人数、工资总额统计报表永久（五）政策法规处文书保管期限1贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等永久2全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件永久3公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见永久4公务员制度实施工作批复及其他重要文件永久5企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等永久6有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话永久7人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见永久8重要调研资料和报告长期9省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等永久（六）录用聘用管理处文书保管期限1有关录用工作的政策性文件永久2重要工作向上级的请示及领导批示永久3本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料长期4审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料长期（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限1省直单位非领导职务评定情况永久2有关省政府行政机关非领导职务评定文件永久3行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知永久4系统表彰奖励的文件材料永久5有关全省奖励升级的文件材料永久6有关全省政务公开的文件永久（八）人才流动开发处文书保管期限1本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料永久2有关干部调配、毕业生分配的政策规定永久3本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料永久4本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料永久（九）培训教育处文书保管期限1全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告永久2全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料长期3本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料永久4年度工作总结和工作安排长期文書檔案管理辦法一、檔案管理員職責（一）認真貫徹執行國傢檔案管理員工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度。（二）對機關各處室形成的各種門類的檔案管理員材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。（三）集中統一管理機關各種門類和載體的檔案管理員。（四）開展檔案管理員史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。（五）在集中主要力量抓好機關檔案管理員工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案管理員工作進行必要的指導、監督和檢查。（六）按規定向省檔案館移交應進館的檔案管理員。（七）根據國傢有關檔案管理員保管期限的規定，制定本機關檔案管理員存、毀制度。（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案管理員業務工作。（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印。二、檔案管理員立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。（二）歸檔要求1各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。2廳機關的立卷歸檔工作在檔案管理員室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案管理員室檢查合格後方可歸檔。3聲像檔案管理員應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案管理員應將照片和底片分別整理歸檔。4會議審計檔案管理員應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5檔案管理員室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案管理員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求後，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案管理員室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1文書檔案管理員在次年五月底以前接收完畢。2會計審計檔案管理員在年終之後，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，於第二年六月底以前移交檔案管理員室保管。3基建檔案管理員在基本建設工程竣工驗收後，由基建部門整理成卷交檔案管理員室保管。三、檔案管理員檔案管理員利用（一）本廳工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案管理員thldl資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意後經廳辦公室主管副主任批準後方可查閱。（二）查閱摘抄檔案管理員，需填寫檔案管理員利用登記表。未經檔案管理員室同意，不能復印、復制、公佈檔案管理員材料，一般不能將檔案管理員帶出檔案管理員室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，並及時歸還。（三）不準在文件材料上塗改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準後方可查閱。（五）本廳財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案管理員，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案管理員時，需征得本處科領導同意並經財務處處長批準後方可查閱。四、檔案管理員檔案管理員保管（一）檔案管理員庫房門窗要堅固，並安裝防護設施，下班前關好鎖牢。（二）檔案管理員工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。（三）檔案管理員庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。（四）檔案管理員庫房要有溫度計、幹濕計，根據季節和氣候的變化，註意通風，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對溫度4560%的范圍內。（五）檔案管理員庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，並及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。（六）檔案管理員室每季對檔案管理員保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，並作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案管理員的安全。五、檔案管理員檔案管理員統計（一）為瞭給本機關各項工作提供最有效的檔案管理員服務，協助業務處室做好工作，提高工作效率，檔案管理員需認真做好機關檔案管理員統計工作。（二）按檔案管理員統計制度的規定，需對檔案管理員的收進、移出、保管及利用情況進行統計，並按照規定向檔案管理員業務管理機關報送檔案管理員工作基本情況統計。（三）建立健全檔案管理員數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理員基本情況統計。（四）統計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，並填報上級機關。（五）定期統計利用情況，每年末統計當年檔案管理員借閱人次，總結檔案管理員利用效果。六、檔案管理員檔案管理員鑒定和銷毀（一）以文書檔案管理員保管期限表及使用價值為鑒定依據，由檔案管理員鑒定，將鑒定情況交檔案管理員室負責人審核，提出處理意見，經檔案管理員鑒定組鑒定後，對需銷毀的檔案管理員編造清冊，辦理批準手續即可銷毀。（二）保管期滿的檔案管理員（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀檔案管理員時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監銷，監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章，並註明銷毀方式和日期。七、檔案管理員保管期限（一）辦公室文書保管期限1上級機關下發的由辦公室承辦的文件材料永久2黨和國傢領導人、上級機關視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3人事廳工作總結報告及計劃、規劃長期4人事廳制發的（包括與其他機關聯合制發的）辦公室承辦的文件材料永久5由辦公室承辦的廳務會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領導講話、典型經驗等文件材料永久6人民群眾來信來訪及省人大、省政協提案議案的答復永久7辦公室工作計劃、總結、匯報、會議記錄長期8辦公室編寫的河北人事信息長期（二）機關黨委、人事處文書保管期限1黨組會議記錄、紀要永久2人事處工作計劃、總結、匯報、會議記錄長期3本機關機構設置、撤並、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4廳機關幹部任免和工作人員年度考核獎懲的文件材料永久5幹部職工錄用、轉正、調資、定級、離退休、職務職稱評聘、復轉、撫恤死亡等文件材料長期6本廳職工調動工作行政工資介紹信存根長期7本廳職工花名冊及黨員統計表永久8省委組織部、省直工委及上級機關下發並需要執行的重要文件及落實材料長期9廳年度考核目標工作報告等有關材料長期（三）紀檢、監察室文書保管期限1上級黨紀、政紀有關法規、準則、規定等文件材料永久2本廳制定的有關廉政建設的文件材料永久3清理超標準住房工作有關文件、報告、結論等材料長期4對本廳幹部黨紀、政紀處分材料永久（四）綜合規劃處文書保管期限1機關事業單位人事計劃宏觀管理政策性文件長期2全省機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件長期3全省幹部計劃（包括增幹和公務員考錄）等文件長期4省直機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件長期5幹部統計資料、報表永久6機關事業單位職工人數、工資總額統計報表永久（五）政策法規處文書保管期限1貫徹落實上級機關有關工作的規劃、請示、報告等永久2全省國傢行政機關公務員制度實施方案及配套文