OA使用管理办法.doc

诺威尔OA协同办公系统使用管理办法一、系统登陆打开IE浏览器，在地址栏中输入：51:7890/oa（外网）；33:7890/oa/（内网）用户名：中文名字密码：建议设置字母加数字。并定期更新。所有具备OA账号的员工每天上班需登陆OA小助手，以确保及时收取待审批的消息，但不要进行IE或小助手方式开机自动登陆，如己经设置的请按如下方式取消，打开IE浏览器，单击【工具】弹出如下界面：点击【删除】按钮。二、OA系统使用规范：1. 首页管理所有公司发布的新闻、通知、公告以及个人的待办事宜都可以在首页中对应的PORTAL中看到，每个员工按个人需要对常用流程进行收藏以便于工作中使用。2. 协同审批针对公文与合同进行OA审批，后续会建立一套完整的办公审批流程，包括行政、人事、财务等相关事务审批。下面对每个流程进行详细描述.2.1公文审批：将原公文发文与工作联络单合并为公文审批单。 公文报批单文件标题：提交人提交日期提交部门意见（部门经理批准）紧急程度普通 急 特急内容摘要拟办意见（总经办填写）签字：会签部门签字：分管领导意见签字：总经理意见签字承办部门（接受后签字,确认收到）签字：办结情况（承办人员反馈办理情况）备注（归档）单据添写说明：由发起人添写以下字段文件标题必添项提交部门、提交人提交日期系统默认当前登陆人信息与系统当前日期。紧急程度下拉选择。分普通（2-3天内处理，急，1天处理，特急-快速反应，2小时内处理）内容摘要简单描述事件，并说明需要哪些部门配合完成或具体报批事项，可以添加附件。 拟办部门意见，由总经办专人负责流转公文，标注由哪些部门配合完成此工作并流转此公文。会签部门意见：所有被选中的会签部门的部门负责人进行会签。并添写意见及签名分管领导意见：由提出部门的直属负责审批意见并提交至总经理。总经理意见：由总经理知晓此事后批准此事可以执行。承办部门意见：接到待办事件的承办部门签字并确认收到知晓此待办事项。办结情况：由承办人添写完成情况。备注：此公文办结后自动流转至存档。以上所以审批结点对应人只能相应的位置签批，发启人无法在审批人任何栏位进行编辑。流程说明：流程发起后，首先由提交人部门经理审批通过后送达总经办专人负责流转，由总经办根据提出部门的要求选择会签部门相关人员，会签结束后流程自动回到总经办，由总经办人员选择提出部门分管领导审批，审批后流程流转到总经理处进行审批；总经理批示后流程回转到总经办，在发送至承办部门，由承办部门填写已经收到此待办事项进行办理，办理结束后填写办结情况，反应此待办事项是否已经办结。所有流程中各领导审批结点都可打回发起人修改，而总经理均打回至办公室，由办公室专人打回发起人，流程结束后系统自动归档。2.2 合同审批：将原销售合同与采购合同合为合同审批单，单据上的“合同类型”进行区分。单据添写说明：由发起人添写以下字段合同名称为必添项合同类型下拉选择合同编号手工录入提出部门、提交人系统默认当前登陆人信息合同金额手工录入紧急程度选择录入备注对合同其他情况进行说明由流程审批人添写提出部门批准：发启人所在部门的部门经理及分管副总意见及签名项目计划部门意见：项目计划部门经理意见及签名技术部门意见：公司技术部门分管副总意见及签名采购部门意见：公司采购部门分管副总意见及签名法务部门意见：法务人员意见及签名财务部门意见：财务总监意见及签名总经理意见：公司总经理意见及签名流程图如下：流程说明：流程发起后首发由流程发启人所在部门的部门经理、分管副总审批后，而后由计划部、技术部、法务、财务部、总经理依次审批后流程自动归档。3. 工作任务反馈表 工作任务汇报（反馈）表汇报人汇报时间汇报内容：（复述总经理或上级布置任务的具体内容及要求完成任务的时限、标准）具体工作执行情况：（1）工作的前期准备情况（包括工作的前期安排、准备内容、方案等）该条主要的目的是锻炼大家“磨刀”或“成竹在胸”的能力。（2）完成情况：（布置任务的总体完成情况）（3）执行工作过程中遇到的问题，解决问题的方案或建议：（4）：该项工作完成后的分析、反思、总结、评价和改进措施。此条的目的是养成和提高领导者的分析和总结的习惯和能力。同时强调持续改进措施。汇报人签字：总经理（上级）签字：此工作表作为向总经理反馈布置任务的统一表单，可以代替之前应用的工作计划和工作总结。4.邮箱管理要求所有公司内部门员工之间发送与工作有关的邮件统一使用OA系统中的邮件管理模块进行邮件沟通。5.附件要求：发送公文、邮件、消息、通知等过程中如有涉及到上传附件的操作时，附件大小不能大于20M，如果附件过大请以其他方式传送，以免造成数据库负载过重。6.OFFICE版本集成;所有使用OA的员工，由于系统需要与WORD及EXECLE集成使用，请大家使用2003版本上传文