供应商评审程序.doc

深圳市拓普照明有限公司一、目的对供应商进行评审和选择，保证本厂采购的原材料、半成品、包装材料及其它辅料等，以确保其为公司提供合格的产品与服务。本程序适用于为我司提供产品和其它服务供应商的评定和控制。二、定义 1 采购产品：指购买本厂生产所需的原材料、半成品、包装材料及其它辅料等。 2 运输服务供应商指负责本公司原材料、半成品、成品提供运输业务的供应商。 3 供应商评定： 实地到供应商处所或供应商提供的资料、电话、传真等方式，进行对厂房、生产设备、产品检验等各项要求是否满足本厂的要求。 4 评审人员：负责本公司供应商评审考核的评定人员。 5 供应商评估：因环境因素而无法进行实际评审时，可用样品方式进行检测评估。三、职责 1 采购部负责原材料、半成品和运输服务供应商开发，资格初审、工作方法考评和供应商档案的建立。2 销售部负责成品运输服务供应商的选择、评估、考核的管理工作。 3品管部和工程部协助采购部对供应商的评审考核。 4总经理负责合格供应商的批准。四、程序内容 1 供应商初步筛选 1.1）供应商资料收集 公司或采购部负责收集有能力满足本厂所需原材料、半成品、包装材料及其它辅料的供应商产品质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写潜在供应商调查问卷。1.2)供应商的初步筛选 采购部对潜在供应商调查问卷进行初步评价，需确定采购的材料是否符合国家法律法规和安全要求，对于有毒品、危险品，ROSH系列材料需要求供应商提供相关证明文件及检测报告。 1.3) 运输服务供应商的选择 采购部或销售部负责收集能满足本公司，原材料、成品运输业务的服务公司。经采购部及销售部评定、评估，初步合格者予以标注目标供应商。 2 供应商的资格初审 1）采购员先按目标供应商所提供的相关资料、样品、报价，原料样品的质量是否符合本厂所需原料的技术方针要求等进行产品质量检验，质量是否符合本厂所需原料的要求进行初审。2）按运输业务供应商提供的相关资料，车辆等运输工具是否能满足本公司运输业务的需求进行初审。 3）供应商通过了本厂的初审后，则可进行评审或评估。3 供应商的评审和评估1）供应商的评审A)若实际需要时，由评审员到供应商处进行实地调查，并对供应商的生产能力、质量体系及其它项目进行审核，取回样品进行检测，填写供应商评审/评估表。B)原料样品质量检测合格，经评审合格后的供应商，由采购部经理选择质优价廉，信誉良好的供应商，由采购员填写采购协议或由供应商提供产品销售合同、供应商质量保证协议经双方盖章签字确认后，成为本厂合作伙伴。C)运输服务的供应商，经评审合格后，由采购部经理确认，上报本公司总经理批准，经双方签订运输服务协议书后，成为本厂合作伙伴。2）供应商的评估A)当对供应商无法进行实际评审时，可要求供应商提供相关资料及材料样品，由评审人员对资料进行审核，样品交品管部和工程部进行分析检测B)当供应商所提供的样品，经分析检测不合格时，可要求供应商改善，并重新提供样品再次检测，或重新寻找目标供应商。C)原材料、半成品及其它辅料供应商经本公司的评估，产品质量合乎本厂的要求，运输服务供应商评审合格，经采购部经理审核，由采购员录进合格供应商一览表。D)由公司和兄弟公司开发的供应商，由采购员录入合格供应商一览表，此类供应商不列入评审和考核范围内。E)中转贸易的供应商，以每批来货的质量检验为准，此类供应商不作定期考核。4 生产厂家供应商的定期考核考核结果分为合格、不合格两类，由品质部和采购部负责评定。1）质量考核由品管部评定，具体为：A)供应商产品总体质量好，每季度来货不合格次数在6次以内，出现质量问题能及时做出有效的改善；评定为合格供应商。B)供应商产品总体质量差，经常退货，质量出现问题又没有进行改善，每季度来货不合格次数在7次以上；评定为不合格。2）服务考核，由采购部负责评定，具体为：A)供应商能准时交货，能够及时处理品质异常与退货事件；评定为合格。B)供应商经常无法交货，对品质异常与退货事件处理较拖拉或很被动；评定为不合格。3）运输服务供应商的定期考核，由采购部、销售部评定A）能按时、按质、按量完成本公司交托的运输任务；评定为合格。B）经常造成在运输过程中有货物损耗，或由人为的过失令货物受潮湿、损坏，不能按时完成运输任务；评定为不合格。以上考核得分由各部门于每季度提供给采购进行汇总，填制供应商业绩评分考核表，成品运输服务供应商的考核得分由销售部汇总，填制供应商业绩评分考核表，由评定部门经理审核。5供应商的考核结果与奖惩：原材料、半成品、及其它辅料的供应商一定要两项都合格1）凡是考核合格的，酌情增加业务。2）凡是考核不合格，停止来往业务，待厂家改善质量后重新评审、评估通过后才能允许业务来往。 五、相关/支持文件1) 文件和资料控制程序2) 管理评审程序 六、相关记录1) 供应商评审人员一览表2) 潜在供应商调查问卷3) 供应商评审/评估表4) 合格供应商一览表5) 采购协议6) 运输服务协议书7) 供应商业绩评分考核表供应商质量保证协议编写： 审核： 批准： 日期: 日期: 日期:一.目的规范采购及选择合格供应商，确保采购的物资外包加工产品符合规定要求。二.范围适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商评审及相应物资的采购与外包管理。三.定义:无四.职责1供应商评审小组负责：主要物资新供应商的选择和评定工作，并签署审核意见,以及供应商的平时考核。2业务副总负责：大宗原材料供应商的组织考察及采购。3物控部负责：保持合格供应商名册并及时更新。负责组织考察供应商的营业执照、生产能力、技术装备，质量保证能力等，执行除大宗原材料外的原辅材料的采购动作，办理必要的外协外包加工。4品管部负责：对供应商的技术/专业能力、质量保证能力的评审；向物控部提供来货检验情况。5生产部负责：对供应商的生产/设备能力进行评审，制定物料需求计划/外包加工计划.6总经理或分管副总负责：对供应商评审结果的最终确认,审批合格供应商名册。7物控部负责：1）依物料需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。2） 协调客户生产部在供应商处验货。3）与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。8总经理或分管副总负责大宗贵重原材料采购合同的批准；物控部经理负责对零星原料、辅助材料及包装材料采购的批准。五.供应商评审要求1总则1）物控部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审，并进行持续的监督，确保采购的产品符合公司规定的要求。2）以下之特殊供应商也需进行评价，与材料供应商比照办理，当评价未通过但必须向其采购时，公司应以合同或协议等方式加以控制：A国家法定的部门或机构：如技术监督局、计量部门、海关、商检等。B独家经营或行业内知名的供应商，如原纸、铝箔的大供应商；C客户指定的供应商。D取得质量体系认证或产品认证（仅购买该产品时使用）的公司。 E海外供应商，经样品承认合格而能提供出货质量保证者。2成立供应商评审小组1）供应商评审小组由总经理或授权代表、总办、物控部、生产部、品管部主管组成。2）供应商评审小组运作：A. 由物控部主管负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。B. 由物控部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。C. 按需要及供货质量情况，复审会议可经常进行。D. 评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。E. 评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。3供应商评审程序：1）由物控部采购员负责收集新供应商的资料：A收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；B评审之前，物控部提供“供应商调查评审表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。2）评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货/生产能力，技术能力，产品质量，质量保证能力进行评审。3）供应商须经评审小组确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：A通过 新供应商列入合格供应商名册；B不通过 新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；C待决定 资料不足，证据有猜疑、改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或分管副总作最终审批。4）物控部采购主管负责登录及更新合格供应商名册。4供应商持续监察1）供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年底依据生产部、品管、仓管员提供的有关交货质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。2）考核评分：每年由物控部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分：A每年依据供应商交货期表现由采购员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算： 交货期得分100累计扣分交 货 情 况延迟供货1至3天延迟供货4至5天延迟供货6天以上评 分 标 准每延迟一天扣0.5分每延迟一天扣1分每延迟一天扣1.5分注：由于本公司的原因和不可抗拒的原因导致延迟的除外。B物控部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算评分，计算方法如下：到货质量得分(一次检验合格率200)100C综合考核评分：综合考核得分到货质量得分60交货期得分40D根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。分供方级别 分 数评 价复 审 结 论95很 好增加采购不须附加条件80-95好采购不须附加条件65-80良好限量采购，须督导改善50-65差仅紧急时采购，须另择供应商50不接受不采购，取消供应商资格，选择新的供应商3）评审结果A对评价良好的供应商继续选用，名单保留于合格供应商名册中；B对需改进的供应商，采购主管负责对供应商提出改善要求，经验证确有改善的供应商保留于合格供应商名册中；C对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名册中删除。D否决现有供应商时应考虑：同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担：合同约束、物资政策、要货情况、转换时间/成本、质量成本等。六.采购要求1采购作业：1）生产部计划员根据生产要求以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划及必要的外包加工计划。2）采购计划/外包加工计划的批准：经生产部经理、分管副总、总经理批准后实施。3）采购合同的签订：采购人员负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经物控部经理批准，必要时由分管副总乃至总经理批准。4）物控部采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：A优先采用合格供应商。B采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交期、质量/技术要求或服务）。C若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录表中。5）由于产品技术要求更改，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，物控部经理负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。6）由进料品管员将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”，并将相关信息传达给采购人员。2采购资料：1）品管部负责向物控部提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；2）若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；3）如果供应商需要，物控部负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。3采购验证：1）供应商送货至仓库后，由仓管员以进料验收单的形式向品管部报验，进料品管员根据相应技术标准、检验标准对来料进行评定后，出具进料检验记录表，并在进料验收单上签字以示合格放行。财务须视品管及仓管的认可签字才能给付材料款。2）若在进料检验发现不合格品时，依不合格品控制程序办理。3）若有需要在供应商处对供货进行验证，物控部负责与供应商协调并在相应的订货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。合同要求时，物控部主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。客户在对供应商物料的验证，不能免除公司提供合格产品的责任，即不可免除来料接收检验，也不能排除以后客户的拒收。4对于服务性行业（如运输、维修服务等）以及外包加工等对本公司提供的有偿服务,比照上述相应的采购条款办理。七.表格和记录1供应商调查评审表FM7401012合格供应商名册FM7401023月份物料需求计划FM7501024月份外包加工计划FM7501035采购订单FM7401046供应商交货质量记录FM7401057进料验收单FM7401068进料检验记录表FM8240019外加工出库记录单FM740106签 收 部 门 GM QMR QM SS HR AD PD PC PE PI ST EN MM 会 签 1、目的 1.1 用以评估有潜质的供应商之能力和审核现有供应商之品质表现，确保产品符合特定要 求。 2、概述 2.1本程序文件适用于审核所有供应商的品质表现。 2.2 供应品包括物料供应性质及产品加工性质。 2.3 只适用于本地采购之供应商。 2.4 提供普通附料的供应商不属评估范围。 3、职责 3.1 采购负责人、品质部负责人及工程人员负责检讨供应商审核报告及确认后才批准其采购资格。 3.2 采购人员负责执行供应商审核程序，及验证其真实性。 3.3 IQC负责人负责提供品质资料，用以评估供应商的品质表现。 4、程序 4.1 供应商能力审核 4.1.1 当须找寻或确定一间有潜质供应商时，采购负责人开始执行供应商评估程序。 4.1.2采购负责人与供应商代表联络及相谈后，再会同品质部负责人及工程人员直接到其单位参观，以掌握足够准确的资料。 4.1.3然后根据客观资料，填写供应商审核报告，报告中的“须审项目”由采购负责人根据经验判定该行业适用类的资料。 4.1.4若全部“须审项目”的审核结果是，即该供应商符合审核要求，由采购负责人及品质部负责人确认后，可加合格供应商清单。 4.1.5若审核结果不合格，则不须纳入合格供应商清单。 4.1.6 合格供应商清单和供应商审核报告由采购保存及控制。 4.1.7于采购物料前，除了供应商须接受能力审核外，物料之规格确认程序亦须完成，详情看COP6.2“物料采购及样品确认”。 4.2 供应商品质表现评估 4.2.1供应商品质表现评估根据 A：来料检查 B：生产投诉 C：客户投诉 4.2.2 每月度IQC部有一张供应商品质评价月报，详述每次来货检查记录，并对供应商的品质进行记分评估。 4.2.3若同一供应商同一物料有连续三次不合格或该供应商评分在70分以下，IQC部将发出一份联络书给采购和营运总监要求停止向该供应商采购物料，除非得到营运总监豁免，签署于联络书上，则可保留其暂时采购资格，唯须列出限期及原因。 4.2.4 由生产投诉和客户投诉的物料问题，须根据（COP14.1）纠正及预防措施跟进。 这些投诉导致该供应商的物料须停止采用的决定，由营运总监根据个别情况作出判定。 4.2.5 停止采购物料清单由采购制定及控制。 4.2.6若某供应商的所有物料被停止采用，该供应商须于合格供应商清单除名。 4.3 供应商定期评审 4.3.1供应商的定期评审，在以下情况执行 A、 每月IQC对供货的品质评价（见4.2.2） B、 每年一次由采购部和IQC对供应商进行调查，调查结果记录于供应商调查报告表上。有需要时，可会合PE、EN人员一起对供应商进行现场调查及重新评审，评审结果记录于供应商年度巡查表上。 5 记录及表格 5.1 供应商审核报告（FM-PC-0611-04） 5.2 供应商品质评价月报（FM-QC-0612-03） 5.3 停止采购物料清单（FM-PC-0613-01） 5.4 供应商调查表（FM-QC0614-01） 5.5 供应商年度巡查表（FM-QC-0615-01）2.46 供应商评估表供应商编号供应商名称地址法人代表联系人电话传真所供应设备供应商简介： 调查者：管理层素质： 调查者：企业研发能力： 调查者：产品的性能质量： 调查者：行业内的地位： 调查者：售后服务情况： 调查者：最终用户评价： 调查者：评估意见采购部门技术部门市场部门项目组高层日期 年 月 日供方综合评估表 （A1） 序号：供方名称： 评审日期： 供应产品： 规格型号： 产品类别：AB 评 审 项 目 总分 评 分 依 据 备 注 对客户的干扰（1-干扰次数/实际批数）10分 10 质量得分：（1-退货批量/总批量）40分 40 按期交货得分：（1-逾期批量/实际批量）20分 20 价格合理性：（1-达成价格次数/总要求价格次数）20分 20 配合度得分：（依供方的协作性，处理态度及交货的责任性为参考）（10分） 10 评 分 标 准 分级 得分 标准 总评分： 签名： A 90-100分 优先 75-89分 维持 =75分 减少或取消 B 85-100分 优先 70-84分 维持 =69分 减少或取消 C 70-100分 优先 50-69分 维持 =49分 减少或取消 结论： 列入合格供方名录 不列入合格供方名录 批准人： 日期： 供 应 商 评 审 报 告 供方名称： 地址: 邮编： 电话： 联系人： 产品： 持有质量管理证书： 评审小组成员： 日期： 一、 原辅材料的采购情况（20分） 得： 分 问 题 审核意见 1、原辅材料是否有技术、质量标准和验收方法？ 2、是否对原料供方进行质量体系审核？ 3、是否有合格供方清单？ 4、每批采购是否有定单，并在合格供方内下单？ 5、对采购过程是否进行跟踪？ 6、普通料与环保料在下单及仓储时是否分开？ 7、是否与原料供方签定环保协约，并要求其制定管制办法？ 8、环保物料包装上是否有低重金属标记？ 审核员评语： 审核员： 二、过程质量控制情况（20分） 得： 分