出入库票据管理办法.doc

Q/G32150004 350-2007九江分公司 发布2007-04-XX实施2007-04-XX发布出入库票据管理办法Q/G32150004 350-2007中国石油化工股份有限公司九江分公司企业标准1前 言本标准由九江分公司企管处提出。本标准由九江分公司企管处归口。本标准起草单位：企管处本标准主要起草人：钟海涛本标准起草单位负责人：苏云麟 本标准审核人： 本标准批准人：谢道雄本标准发布人：王治卿出入库票据管理办法1 宗旨为进一步规范物资、产品的出入管理，确保出入库票据印刷、保管、领用、开具、传递、缴销等环节规范有序，依据股份公司内控要求并结合分公司实际，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于分公司原油、物资、产品出入库的票据管理。3 术语本办法所指票据包括提单、发货通知单、出库票、入库票、出门证等。4 管理分工出入库票据按照“谁主管、谁负责”的原则进行管理。其中：a) 物资中心负责制定并组织实施所采购、保管物资出入库票据的管理办法。b) 计量中心负责制定并组织实施原料、产品出入库票据的管理办法。c) 销售中心负责制定并组织实施提单、发货通知单的管理办法。d) 保卫处负责查验进出厂门车、货、票是否一致。5 管理要求5.1 出入库票据必须事先连续编号。同一类单据可以统一连续编号，也可以拆分成单元连续编号，但必须便于事后检查核对。5.2 不同类别的单据不得混同编号。5.3 票据印刷必须经责任单位领导批准同意。责任单位必须建立票据印刷、保管、领用、开具、缴销等环节登记管理制度，如实记录票据印刷、保管、领用、开具、缴销的数量、时间、人员等信息。5.4 出入库票据必须顺序开出,不得跳号、混号。内容必须完整。签字或盖章必须规范。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。5.5 开出票据的各联次必须按规定单位和程序传递发放。5.6 进出厂门管理5.6.1 对于需要进入厂区装运产品的车辆，门卫应查验发货通知单所载车号等信息一致后方可放行。严禁重车进入厂区。5.6.2 磅房计重和点包发货人员应核对发货通知单所载车号等信息一致后方可计重或发货。根据实际发出重量按规定开具出厂票据。 5.6.3 物资、产品等出厂区大门时，门卫应查验票物是否相符，对于票物不符、票据内容不齐全、涂改、签字或盖章不规范的应拒绝放行。5.6.4 对于清罐等作业车辆需要进入厂内作业的，应凭调度处开出的作业通知单，方可进入厂区。作业车辆作业前后应分别到地磅房过磅。过磅前后重量及过磅时间应由磅房计量员分别记录在作业通知单和磅房台账中。作业车辆出厂门时，门卫应查验磅房前后过磅时间、磅重信息基本一致的作业通知单后方可放行。5.6.5 保卫处各门岗应加强出门联的管理，按月按时间顺序、开出单位及票据类别分别装订，集中统一到保卫处妥善保管。6 开出票据的保管与销毁6.1财务联按会计档案管理办法的规定执行。6.2存根联（含废票，下同）由各责任单位负责保管。保管期3-5年。期满后，报经主管部门同意后可以销毁。6.3 出门联保管期3年。期满后，经保卫处负责人批准可以销毁。7 检查与考核7.1 检查7.1.1 各责任单位每季度至少应对票据印刷、保管、领用、开具、传递、缴销等全过程进行一次监督检查，对于跳号、混号开票的，要查明原因，落实考核责任。7.1.2 销售中心按月对出厂票进行检查，核对发货通知单与各单位开出的出厂票据数是否一致（其中，公路出厂还应查验开出票数与门卫联的汇总数是否一致），若有差异应组织查找原因，落实考核责任。7.1.3 内控办应结合内控流程要求至少每半年组织一次检查。7.2 考核7.2.1 责任单位未建立票据印刷、保管、领用、开具、缴销等环节管理制度的,扣责任单位月奖200-500元。7.2.2 开票人员不按规定开票及存根联保存不善的, 每张票扣责任人月奖20元。故意跳号、混号开票和损毁存根联的，加倍处罚。7.2.3门卫随意丢弃