惠州时代系统流程主要操作说明.doc

惠州时代百货业务流程说明文档广州融通系统集成有限公司 业务流程说明文档目录1.合同引入流程11.1业务流程图11.2系统操作说明12.新商品引入流程22.1业务流程图22.2系统操作说明23.商品订货流程33.1流程图33.2系统操作说明34.门店收货流程44.1流程图44.2系统操作说明45.供应商退货流程55.1流程图55.1.1系统流程图55.1.2系统操作说明56.商品报损流程66.1流程图66.2系统操作说明67.调价流程77.1流程图77.2系统操作说明7 1997-2006，广州融通系统集成有限公司。电话：+86-20-22221188传真：+86-20-82529469电子邮件：- i -1. 合同引入流程1.1 业务流程图 1.2 系统操作说明采购文员根据采购经理提交的【采购合同】并有总经理审批采购合同，录入系统。（采购录入员操作）具体系统操作：1、进业务中心服务器采购管理子系统合同管理合同编辑（由电脑部人员操作）2、进进业务中心服务器采购管理子系统合同管理合同财务审核（由财务部操作）3、查看供应商编码：进业务中心服务器采购管理子系统合同管理合同查询 （由电脑部人员操作）注意点：1、电脑部人员录入合同资料时，必须确认有采购经理签字及财务审核的采购合同单，才能录入系统2、供应商的结算方式是否已提供？3、把系统中已下发的供应商编码记录到采购合同单中2. 新商品引入流程2.1 业务流程图 2.2 系统操作说明采购录入员根据采购经理提交的【新品引进单】录入系统。（采购录入员操作）具体系统操作：1、进业务中心服务器采购管理子系统合同管理采购协议编辑（由录入员操作）2、进进业务中心服务器采购管理子系统合同管理采购协议审核（由录入员操作）3、查看供应商编码：进业务中心服务器采购管理子系统合同管理采购协议查询 （由录入员操作）注意点：1、录入人员录入商品资料时，必须确认有采购经理签字及财务审核的新品引进单，才能录入系统2 检查提供的商品引进单中商品类别是否正确，或是系统中是否已有商品类别？3 注意条码类型，进价，售价等信息4、把系统中已下发的商品编码记录到新品引进单中3. 商品订货流程3.1 流程图3.2 系统操作说明采购员根据采购经理提交的商品资料为门店商品进行首次订货，录入【订货审批单】。（采购录入员操作）具体系统操作1、进业务中心采购管理子系统订货作业订货审批单（由录入员操作）2、进业务中心采购管理子系统订货作业查询订货审批单（由录入员操作）注意点：1、录入员须根据由采购经理签字确认的手工补货申请单，才能在系统中录入订货审批单2、录入系统中，认真确认供应商及订货数量3、打印出订货审批单，交由采购员及采购经理签字，并传真给供应商4. 门店收货流程4.1 流程图4.2 系统操作说明第一步：供应商送货到门店，仓库人员收货部审核采购订单，与供应商进行验收商品，填写验收数量。（手工操作）第二步：录入员签字确认采购订单，并在系统中找到相对应的验收单，审核【验收单】入库，打印一式三联，一联交供应商，一联交财务，一联存档备查。（录入员系统操作）具体系统操作1、进门店系统采购管理子系统收货作业验收单（由录入员操作）注意点：1、录入员根据供应商提交来的采购订单传真件，在系统中找到相对应的验收单2、同供应商、防损员、楼面负责人与收货部人员进行验收商品，并在采购订单录入实际商品数量，四方签字确认3、录入员根据四方签字确认的采购订单上实际验收数量，录入系统，审核单据。并打印出验收单，将其中一联交给供应商5. 供应商退货流程5.1 系统流程图5.2 系统操作说明第一步：理货员手工填写退货申请单，由主管/经理/店长审批，采购助理将退货申请单传真给供应商，通知供应商办理退货 （手工操作）第二步：收货部与部组将核对好的手工退货申请单交给录入员，录入员根据退货申请单上的退货数量录入系统审批数量具体系统操作：1、进业务中心采购管理子系统退货作业退货审批单（由录入员操作）2、进业务中心采购管理子系统退货作业退货审批单财务审核（由财务经理审核）3、进门店系统采购管理子系统退货作业退货单（由门店人员操作）注意点：1、录入员根据采购经理及店长及收货部及理货员签字确认商品无误的手工签字确认的退货申请单，才能在系统录入退货审批单2、财务经理须在业务中心退货审批单进行财务审核3、供应商到场与收货部、理货员进行办理退货商品4、录入员根据实际要退货的商品，在系统中录入实退数，打印出退货单，交一联给供应商，并由防损员签字确认6. 商品报损流程6.1 流程图6.2 系统操作说明理货员填写手工报损申请单两联，填写清楚商品编号、名称、报损数量、报损原因等项，经过营运部经理核查审批签字确认，贵重商品须由总经理签字确认，经过与防损一起清点需报损的商品，由防损员签字，交由录入员进行系统录单，打印出报损单，交由财务部具体操作说明1、进门店系统库存管理子系统报损作业报损申请单（由录入员完成）2、进门店系统库存管理子系统报损作业查询报损单（打印）（由录入员完成）注意点：1、 录入员需根据营运经理、防损员签字确认的手工报损申请单，方可在系统中录单2、在系统中完成报损申请单，注意报损数量及注明报损原因，并在查询报损单中打印出报损单，并签字确认，留底一份。3、防损部根据打印出来的报损单同收货部人员整理报损商品，一起销毁4、每一单报损都必须真实正确填写报损商品的数量，都需要经防损和总经理的签字。5、生鲜部需报损的商品须当天报损，不得拖到第二天或多日累计报损；6、生鲜商品报损注意事项：生鲜部门商品因其品质不符合继续销售要求须及时报损，这不仅是我们的管理需要，也是向顾客做出品质保证承诺的具体表现。7. 调价流程7.1 流程图7.2 系统操作说明由供应商提出或是营运部、采购部确认需要对商品进行调价，营运部经理签字确认手工调价单，录入员根据调价单对系统进行调价。具体系统操作1、进业务中心销售管理子系统调进（售）作业调进（售）价单（可由电脑部或是录入员操作）注意点：1、调进价时，电脑部或是录入员须根据采购部经理签字确认的调进价单，才能在系统中录单，注意进价的变更2、调售价时，如果是普通商品，电脑部或是录入员须根据营运部经理签字确认的调售价单，才能在系统中录单，注意售价的变更及调价类型（永久调价或是促销调价）；如果是贵重商品，还须有总经理签字确认方可录入系统。8. 财务结算流程（供应商结算）8.1 系统流程说明 供应商在规定的交单日期将所有到结算期的单据交给结算员，结算员仔细检查单据并与供应商交接清楚，特别关注退货等结算金额负数部分的单据是否齐全。 结算员进系统查询该供应商的所有往来单据，检查是否有漏交的单。应特别关注本期“退货单”是否交齐；并在系统中完成单据核对。 结算员根据采购合同，查询本期扣项信息及该供应商的相关销售在系统中录入结算申请单，并在结算审批单处打印 财务部经理在结算审批单上签字，表示同意付款； 结算审批单单交总经理审批签字，确认是否付款； 财务经理确认可付款； 出纳付款，供应商签字确认。8.2 流程图9. 财务结算流程（专柜）9.1 流程说明 专柜提出结算申请； 财务部结算员根据专柜的申请，查询打印当期的专柜销售汇总，根据合同查询本期扣项信息。结算员与相关采购进行沟通，明确其他扣款及专柜促销信息； 结算员与专柜进行核对，若汇总数据存在差异，则进一步查询明细数据，对差异进行协商调整； 结算员在系统中填写结算审批单并打印； 结算审批单交采购经理签字； 财务部经理在结算审批单上签字，表示同意付款； 结算审批单交总经理审批签字； 财务经理确认可付款； 出纳付款。9.2 流程图 * * * * * * * * * * * * 文 档 内 容 结 束 * * * * * *