文件和图纸管理制度.doc

技术文件、图纸资料管理制度2006-10-17 22:54技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。 一、技术文件的定义 1.技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及商务合同、客户资源、财务报表等等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。 二、技术文件的形成与发放 2.任何一份技术文件的形成都是公司员工辛勤劳动的成果和员工智慧的结晶，但其中还饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素，显而易见是公司投入了巨大的财力、物力，为每位员工提供了展示自己能力的平台，员工与公司在这个平台上共同进步和发展的过程中形成了种种技术文件。 3.技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 4. 技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到生产车间。 5.图纸投入生产，即投放到生产厂（生产车间）之前，必须加盖“生产用图”、“受控文件”章，由专人签字凭部门经理批准的领条在资料员处领出。 6.纸质技术文件或光盘技术文件等由资料员收存到资料柜内保管，资料柜钥匙由资料员负责保管。员工借阅技术文件应凭部门经理批准的借阅申请单向资料员借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。 7.技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。 8. 修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。 三、技术文件的管理与存档 9.技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应指定一名专职或者兼职资料员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。若暂时未指定资料员，则由部门经理暂行代理。部门经理和资料员负责本部门技术文件的保密、发放与归档。 10. 制造项目完工验收后，签字领出技术文件人应负责将领出的文件收回，交资料员存档。 11. 每一项目完工后，该项目的项目负责人应在半月内完成技术资料整理，并交资料员刻制光盘，备份、存档。 四、技术文件的保密 12.技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门经理签字批准后方可通过资料员打印、复印、拷贝。 13.为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门经理批准）办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。 14.员工用于工作的计算机未经部门经理批准不得随意拆开，计算机硬盘中的资料属公司机密，硬盘不准任何人私自带出公司。若计算机出现故障，需部门经理指定专人送修，并保证硬盘中资料的保密性。 15.计算机是公司提供给员工用作工作工具，不允许安装能够传送文件资料的软件程序，如：QQ、UC、MSN、Manager、网务通等，本制度公布实施之日起，请每位员工将原安装的此类程序删除并不得再安装。公司将有责任不定期抽查员工计算机中安装的软件程序，不经批准私自安装以上程序者，公司将按照有关规定严厉处罚。 16.公司部门经理以上领导使用的计算机作为部门唯一的一个可以收发电子文档的窗口，允许安装QQ、网务通等软件程序用于对外联系和收发电子邮件，其余员工的计算机除可以收取邮件以外不得外发Email，如需外发Email，需按正常程序办理，即员工填写申请单，部门经理批准后，从部门经理的计算机中外发。 17.若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。 五. 技术文件的销毁 18.由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除。 19.需要销毁的技术文件由资料员提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总公司，由公司法人签署“同意”后，方可销毁。 20.销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。图纸管理制度 一、 图纸保管制度 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密 的一部分。对图纸进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护图纸材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 图纸保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对图纸进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证图纸完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对图纸材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对图纸保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： 取出应转走的档案； 在档案底账上注销； 填写转递图纸材料的通知单； 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 任何人不得擅自将图纸材料带到公共场合。 无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。图纸统计的内容主要有以下几项： 图纸的数量。 图纸材料收集补充情况。 档案整理情况。 档案保管情况。 利用情况。 库房设备情况。 图纸工作人员情况。 二、图纸利用制度 目 的 第一，建立图纸利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立图纸利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 图纸利用的方式 图纸的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在图纸库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是图纸利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅图纸； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用图纸等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 (3)出具证明材料。这也是图纸部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是图纸材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.图纸利用的手续 在通过以上方式利用图纸时，必须符合一定的手续。这是维护图纸完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由图纸部门审核批准。图纸部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 再次，图纸部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理