应收账款管理办法.doc

四川南方实业有限公司应收账款管理办法(修订征求意见稿)1、目的: 为保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能的缩短应收账款占用资金的时间，加快企业资金周转，保持资金顺畅流通，提高企业资金的使用效率，明确相关部门的管理职责，特制定本制度。2、适用范围：本办法适用于南方希望直接管理的分公司、控股子公司和其他受托管理的公司及公司本部。3、定义：应收账款是指公司对外销售商品、提供劳务等经营活动应收取的款项及收到的商业承兑汇票。4、管理原则4.1公司经营过程中应尽量做到坚持现款现货、不赊欠；应收账款总体要求是宜短不宜长，宜少不宜多，宜流动不宜固定；4.2所有授信对象仅限于与公司建立相对稳定合作关系的规模化养殖场、养殖户，原则上不得向经销商授信；4.3所有欠款原则上应控制在该客户货款的一定比例范围内，不得对客户全额赊欠；4.4所有授信必须经过信用评估并具备有效的抵押和担保。5、应收账款的管理5.1对客户进行资信调查，建立客户信用档案。5.1.1资信调查一般涉及的内容包括：（1）基本资料：即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司合作的年限，业务种类等。法人客户还包括规范的法定名称、主要股东、注册资金、主营范围、经营年限、职工人数等。（2）组织机构：主要包括内部组织机构、是否有母、子公司或总、分公司、企业的内部部门设置、员工的学历结构、年龄结构等；（3）经营情况：主要包括该客户的资产规模、主营收入、主营利润、还款能力、主要销售地区、常用的付款方式、库存采购方式和厂家等；（4）信用记录：主要包括坏帐情况、在本公司的逾期率（如能得到在别家企业的逾期率更好）、准备向本公司提供的担保财产的情况、是否已经向外提供担保、有无诉讼记录、在银行或其他金融机构有无借贷情况等；（5）业务方面：主要包括业务部门对该客户映象、对该客户主要负责人本人的了解情况及其管理能力、该公司在市场上的占有率或渠道地位等方面。5.1.2客户信用资料的取得：5.1.2.1内部可通过销售人员直接了解客户内部情况及客户最新的情况，并对客户的经营发展作出分析，分析客户以往的还款记录。5.1.2.2对重点的客户或大客户可以委托专业的信用调查服务机构进行调查；5.1.2.3官方渠道：可以到工商行政管理局查询企业的注册资料、年检资料，到统计局查询客户的基本经营数据、财务统计报表等；到行业主管部门调查客户的行业统计资料、企业微观数据等。5.1.3信用调查是个动态的过程，因为客户的信用是变化的，在第一线的销售人员应该随时注意，及时更新客户信用资料，调整客户的信用等级，避免造成坏账损失。5.2客户欠款的信用信评估5.2.1片区和公司应成立评审“评审委员会”，“评审委员会”由负责市场区域的片区经理、营销经理，公司领导小组成员等组成，片区则由相关专员及片区领导小组成员等组成；对重点客户、大额授信客户也可委托社会专业信用评估机构进行评估，可适当支付一定的评估费用；5.2.2信用评估的方法可采用财务评估法或信用评级法。财务评估法是一种传统的评估方法，它运用多年的经验，对各种财务数据的变化进行评价，按照受信者财务数据反映的情况确定授信领度的方法，信用评级的方法可参照“5C法”，等方法对客户进行综合评估，最后根据综合得分结果评价企业的信用等级；5.2.3信用额度确定的基本流程与方法：客户提出申请业务员审核营销（片区）经理审核信用评审委员会评审总经理批准后，建立信用销售关系。水产料欠款额度达到5万元以上、畜禽及其他料2万元以上，均应进行信用评审；低于此标准的老客户或建立稳定合作关系的客户可适当简化信用为评估手续； 5.2.4客户的信用评审应当定期和不定期进行。定期一般每年末或年初进行，不定期针对评估情况发生变化或新增了客户，授信期限最长不得超过一周年且原则上不得超过每年的12月31日；5.2.5公司确定客户的信用额度和期限，在ERP系统中建立信用额度期限表，由系统对客户信用额度的使用情况进行自动管理，超过信用额度，系统自动拒绝受理。5.3客户信用政策管理：5.3.1为了鼓励客户采购现款现货购买产品，减少应收账款的管理成本及风险，各片区和公司可以对采用预付款购货的客户参照银行贷款利率的一定比例确定日息或月息，对采用应收账款提货的可参照银行贷款利率适当向客户收取利息或下降相应的折扣标准；5.3.2公司可在购销合同中约定在付款期内收取或不收取客户的资金占用利息，由各公司根据经营的需求及资金状况自行确定；5.3.3公司应当在合同中约定对超期付款的客户按照同期银行贷款的一定幅度收取资金占用利息或惩罚性利息，以促使客户及时守约付款。5.4客户信用的抵押和担保：5.4.1客户可以用自身的资产或他人的资产作欠款抵押，抵押金额不得超过抵押资产现值的70%，抵押资产应进行抵押登记和进行公证；5.4.2客户与客户之间也可以相互担保，或提供其他社会担保人，公司应严格审查并实地调查，核实担保人的信誉及资产等；5.4.3公司员工也可以为客户担保，以担保人的稳定年收入为依据，担保期间应从员工个人收入中按月扣除，但必须签订担保协议；5.4.4有条件的公司可与银行联系，公司在银行存入适量资金，客户在公司存入金额范围内向银行申请贷款专项用于支付货款，以分解资金风险，客户在银行贷款的风险由银行承担；5.4.5公司也可以要求客户将其授信额度委托专业的担保公司进行担保，担保协议可以由公司与担保公司签订，也可以由客户与担保公司签订；担保费用可由公司或客户承担；5.5客户欠款的监控：5.5.1客户欠款必须办理合法有效的欠款凭据，原则上欠条由客户亲自办理或其法定委托人办理，法定委托人必须由客户书面委托或持有客户合法的委托证明； 5.5.2片区和公司应建立应收账款的审批权限，按客户和欠款金额的大小分别确定片区及公司内部不同管理人员的审批权限和职责；5.5.3所有客户的实际欠款必须控制授信额度以内，在此范围内应适当简化办理提货审批手续，以提高工作效率；但若确需增加信用额度必须由客户书面申请，按照新增信用额度的程序办理；5.5.4片区和公司应充分利用应收账款的杠杆效应促进销量有效增长，须将客户欠款额度控制在当期销售额的一定比例内，不允许对任何客户作全额赊销或变相全额赊欠；5.5.5片区和公司应根据不同的经营时期和季节制定合理的应收账款管理政策。公司在建成投产初期、稳定经营期，每年的年初和每一个养殖初期及每年末和每一个养殖末期，应分别采取不同的应收账款管理政策。5.6应收账款的对账及付款5.6.1凡欠款客户必须坚持对账制度：财务部每月向营销部门提供欠款客户的对账单，要求营销业务员带到客户处核对确认，并带回客户回执，金额较大，或逾期未还款的欠款应由账务部派人到客户处进行核对；对账的方式有上门核对、信函核对、传真核对和电子邮件核对等，各公司可根据客户的具体情况选择适当的对账方式，但对账必须取得客户合法有效的确认字据；5.6.2客户归还欠款或向公司支付采购货款只能将款项汇入公司指定账户或在公司营业室交付现金，公司其他人员不得向客户直接收取现金或者要求客户将货款汇入非公司指定的账户；5.6.3业务人员调整片区或离职，把应收账款交接列入工作交接内容，并按照要求办理交接手续。5.7客户出现以下情况，公司应引起高度重视：5.7.1打电话无人接听或总是说老板不在，打手机被压线；5.7.2以财务人员或老板不在为由拖延付款时间；5.7.3客户家庭关系或公司内部、合伙人之间出现重大矛盾或分歧；5.7.4客户面临重大法律诉讼或纠纷；5.7.5个人存在不良嗜好，如赌博、吸毒等；5.7.6将大量资金、大量时间、精力放在其他行业；5.7.7赊欠给下家大量货款，下家出现重大异常、突发事件；5.7.8出现重大自然灾害、疫情或重大安全事故（如火灾、人身伤亡等）；5.7.9其他可能导致客户不能履约还款的因素。5.8客户出现欠款危险信号时采取的主要措施5.8.1发出追讨函件、传真；5.8.2登门拜访，调查客户欠款原因，要求客户制定还款计划或承诺书；5.8.3收回客户尚未销售的产品或以客户其他物品以物抵债，养殖户可以其养殖产品抵债；5.8.4客户到期不能支付货款时，公司可对客户抵押的资产进行处置，也可以根据担保协议向担保人追索；5.8.5对无法收回的应收账款，公司向法院申请财产保全、处置客户抵押资产或其他资产。但注意处置相关资产时应当具备完备、有效的法律文书。6、应收账款的限额管理：6.1应收账款最高限额比例：6.1.1鱼料销售在年度的6-9月期间，赊欠款可控制在当月该产品类营业额45%以内，10月份可维持9月份的欠款额度，11月份9月份的标准欠款额度的80%以内，12月份控制在9月份欠款额度的50%以内，次年1月份控制在9月份欠款额度的30%以内，次年2月份必须确保全部收回。6.1.2与公司建立相对稳定合作关系的具备法人资格的规模化畜禽养殖场、养殖公司的欠款额度由公司书面申请，经总部批准后，其欠款最高可控制在该客户当月营业额的100%（含100%）以内；规模化养殖畜禽养殖场的标准由总部市场部另行规定；申报规模化养殖企业欠款的资料应包括法定名称、主要股东、注册资金、主营范围、经营年限、资产规模、营业收入、主营利润、还款能力、主要销售地区、常用的付款方式、与公司的合作情况等，如有可能应当取得对方近期的会计报表等资料。6.1.3其他类别饲料及其他客户的欠款额度控制在当月该类客户营业额的4%以内（含4%）。6.1.4上年度应收账款在规定限期已经在12月31日以前全部收回的公司，上述限额标准可上浮10%；上年应收账款在2月31日以前全部收回的公司，不上浮也不下浮；超过2月28日全部收回的公司，上述限额标准下浮是10%；6.1.5连续两个月超过规定的限额的，次月限额标准下浮10%；若次月控制在限额以内，再下月则可恢复原标准，否则再下浮10%；但10月至次年2月的鱼料欠款除外；6.1.6每年的应收账款要求在12月31日以前全部收回；因合同约定、养殖周期等因素不能按期收回的，次年1月1日至到2月28日，畜禽料欠款的资金占用按照同期银行贷款利率由经营班子承担资金利息，1月1日至2月28日的鱼料欠款不计算资金占用利息；超过规定时间下年额度下浮10%，占用的资金利息由经营班子承担的利息；同时按照相应的规定追究管理及经济责任。6.2应收账款的坏账准备金限额6.2.1营业收入增长10%以上（含10%），坏账准备金不得超过平均应收账款限额的6%；营业收入增长低于10%，坏账准备金不得平均应收账款限额的3%；营业收入低于（含等于）上年，坏账准备金为0；鱼料的时点是2月28日6.2.2超过应收账款限额的部份，不允许列支坏账准备金；6.2.3年末应收账款余额低于坏账准备金限额，视为应收账款全部收回。7、应收账款的奖惩7.1年末欠款低于“坏账准备金”核定额度，按收回坏账准备金金额的10%奖励公司； 7.2年末欠款高于“坏账准备金”核定额度，全额赔偿；7.3月度内超过应收账款的核定限额，由责任人承担超额的贷款利息（月利率8计算，当月兑现），直至控制到核定额度内为止；7.4相关责任人承担利息及未收回的应收账款赔偿款比例为：销售部申请欠款的业务员承担30%；营销部门负责人（包括营销经理或片区营销总监）承担30%，公司负责人（或片区总经理）承担30%，财务负责人承担5%，其他领导小组成员承担5%；7.5若业务员离职未履行赔偿责任的由批准其离职的人员或其直接上司承担；7.6各片区和公司应按照总部会计核算实施细则的相关要求正确处理会计业务，如实反应欠款数据，严禁弄虚作假，骗取奖金等其他违规行为发生，否则一旦发现给予行政及经济处罚，直至开除；违反法律的移送司法机关追究法律责任。8、相关文件8.1总部审批（备案）权限一览表（南希总2007 118号）；8.2税收管理制度（QG/NFXW-CW013-2006）8.3会计核算实施细则（B版）（QG/NFXW-CW007-2004）9、管理记录10.1客户信用评估（参考表）客户信用评估（参考表）评估指标信用标准（X）标准分数 好权重系数一般权重系数差权重系数资产与授信额度的比率X22X1X16 应收账款周转率（次）X1010X5X510 赊销付款履约情况X11X0.8X0.810 销售能力思维活、善于拓展市场思维一般拓展市场较差6 市场份额处于领先位置处于中间位置处于跟随位置6 合作能力和信誉度好一般差10 信用等级好AAA级X100%AA级X90%A级X80%一般BBB级X80%BB级X75%B级X70%差CCC级X70%CC级X65%C级X60%考核记录表资产与授信额度的比率应收账款周转率（次）赊销付款履约情况销售能力市场份额合作能力和信誉度小计BB级能力评估及说明：（包括以上计算指标的数据说明和对客户的销售能力、市场份额、与公司的合作情况、信誉度等方面的判断说明）公司负责人： 财务负责人： 销售负责人： 评估人员：10.2欠款担保合同样本欠款担保合同经（下称甲方）与（下称乙方）和（下称丙方）充分协商，根据担保法的有关规定签订本合同，共同遵守。第一条自年月日起，乙方向甲方购买饲料，乙方欠款元（大写 ），乙方保证在年月日还清甲方货款。具体还款计划如下：分期还款计划说明日期金额第二条甲方保证提供的饲料产品符合国家技术标准。第三条乙方愿遵守