广告公司如何控制成本(下)

精品文档 1欢迎下载 广告公司如何控制成本 下 广告公司如何控制成本 下 广告公司的成本 作者大致将其分为三大类来讨论 其一是广告公司为其客 户所花费的第三方 媒体与制作供应商 成本 其二 为广告公司之人事成本 其三 则为广告公司除人事成本之外的一切的营运成本 第三方供应商成本的控制 广告公司的主业是代理 Agency 无论策略计划 创意 制作 媒体策划 媒体采买等 均是受 客户 委托进行 实在应该把客户改名为 主户 广告 公司正名为 代理 才能名副其实 广告公司的收入 在创意制作上不过为客户 所支出的第三方供应商费用 7 12 在媒体计划与采购买上不过媒体净花费额 的 4 6 由此可见 广告公式实在是过路财神 百分之八 九十以上的花费均 是为客户而支出的 因此 对于第三方供应商成本的控制实在是广告公司立业之 本 在这方面做得好的广告公司更应该广为客户宣传 以增加自己的竞争力并提 高与客户谈判广告公司佣金的筹码 既然是 代理 当然是受客户之命而行为 然而 客户通常都会要求广告 公司了解客户公司 产品各方面的需求 Requirement 提出广告制作与媒体的 各个方案 并期望这些方案是成本最少 效益最大的 所以 成本控制的第一步 便是在广告公司内部 建立起一个内部检查机制 在给客户重要提案之前 能有 第二意见 Second opinion 的审查或抽查 当然 这个机制可以与广告公司的 品质管理合二为一 许多广告从业者看到这个建议或许或哈哈一笑 指出书生之 见 在分秒必争 真刀真枪的广告战中 如何能有时间与成本做品质的审查呢 然而 作者认为此机制十分必要 只要每 5 件 10 件 20 件案子中能抽查 1 2 件 就能产生极大的教育作用 让员工时时提高成本控制的警觉性 以免养成中 低层员工客户是冤大头 笨蛋的概念 在抽查机制中当然要特别注意供应商的选 择与比价 广告公司总经理应该身为己任 与财务总监一起 将腾出至少 10 的 工作时间来完成此项任务 客户不一定都是选择成本最低的方案 质量 感觉 时效 可信度等都是客 户要考虑的因素 一旦客户已经确定方案 并且书面批准 广告公司的任务便是 忠实地为客户执行这个方案 如此方案时间较长 广告公司有责任随时提出 Alternative 意见 将成本确实控制在批准的制作报价单或媒体计划内 在方案 执行完成后 更应该及时地向客户提供一定的批准额度与实际发生费用的比较报 告 已争取客户信任 并帮助客户便于其管理总体的广告预算 精品文档 2欢迎下载 广告公司应集中众多客户的采买力量 尽量向第三方供应商争取最低的价格 一降低客户的广告成本 在媒体方面 广告公司成立了特别的采买与摊牌队伍来 做这项工作 由于其十分专业 且涉及各广告公司的基本策略 作者在此文中将 不深述 然而 作者认为在一个主要供应商谈判时 价格 包括折扣 达成某个 定量的返点 付款条件保证 例如广告公司对媒体保证一年不少于某个量 等 往往在一定程度上是可以互相转换的 所以成本控制在此应作为一个通盘的考量 往往许多采买经理只注重价格与返点 而牺牲了付款期限 造成广告公司现金周 转上的困难 执行上 在每年与主要供应商谈判时 应预先做好谈判计划与不同 组合的评估 如此 一方面可以达成最有效的成本控制 另一方面加强了广告公 司的内部控制 通常有一些现金较紧张的供应商愿意提供较好的先进折扣 带来了广告成本 大幅降低 广告公司应依照与客户合约的条件 或及早通知客户此等先进折扣 或自己准备一些机动现金来为客户创造利润 特别注意在每季末或年底 中国的 许多媒体是以 实收广告费 作为考核广告业务的依据 在此时 如广告公司有 计划与各媒体协商推行现金折扣 当收事半功倍之效 由于中国有营业税 外汇管理办法 以及关税等有关税费与规定 如果广告 公司对相关规定不熟悉 就无法替客户作出合理合法的税务规划 造成不必要的 费用增加 例如 拍电视广告时 可以让拍片商 Production House 以及后期 制作商直接向客户发单收费 而不必由广告公司转发 广告公司的收费单 Invoice 仅有佣金一项 如此可以在第三方费用上节省 造成近一成广告制 作成本的降低 对于广告业务量大的客户 如宝洁 联合利华等 更可以要求要 求一些常用的供应商直接按月结方式与客户结算 以达成合法避税减低成本的目 的 人事成本的控制人事成本的控制 广告公司的人事成本一般说来占净收入的 50 60 有时在公司成立之初 或主要客户有变动之时 也可能会高一些 但不应该是常态 广告公司的总经理 创意总监可视为这个公司 基础设施 的一部分 见 广告公司如何盈利 一文 这些人是不可少的 而对他们能力的要求也应该是最高的 万不可用低价的庸 才来担任 因此 只有在技术与合约谈判上 找出公司与个人都能接受的方案 比如说 这些人的收入高 一定的税务规划 在合法的前提下应予考虑 再者 应尽量增加这些人员奖金及红利与固定薪金的比例 对于其他前线人员 策略计划内 创意制作 每天计划与采买 人事成本的 精品文档 3欢迎下载 控制 首先是建立起广告公司的成本会计制度 即对广告公司最大的资源 人的时间 建立起一个报告与监测制度 将每位员工在不同客户及广告项目的 时间与活动列出 并由部门负责人签字批准 而财务部根据时间报表与员工工资 核算花在每一客户上之人事费用 进一步加入客户所花费之营运费用 与从客户 所收取之佣金与月费 即可制得 客户利润表 Client Profitability Report 广告公司依据公司的策略可对每一客户制定不同的人事成本指标 但 一般说来应将直接人工成本 总经理 财务部 人事部等为间接人工成本 控制 在客户收入的 35 以内 当广告公司发现对某客户人事成本有过高状况时 应首 先深入调查是否内部工作程序有效率 人事配置是否合理 有的创意总监喜欢自 己美工绘图 虽然可能质量较佳 但同样的工作由人事成本较低的其他人员也可 以完成得不错 如果工作程序是有效率的 人员配置也是合理的 而客户利润 表仍然是亏损 通常来说都是因为客户有特别要求 需要大量的加班或需要用更 多的人员 此时 不妨与客户开诚布公地讨论 要求找出一个双方都能接受的价 格或服务内容 员工时间表中 应当有一定的时间用于学习 行政工作 Administration 休 假等 所谓 非客户性时间 Non billable House 普通应该是总时间的 15 20 为正常 如果此类时间比重过高 显然有人浮于事的可能 不如考虑将 一些职位转为兼职 由于对时间有记录 部门管理也容易因此及早发现问题 对 部门人力资源也能作更有效的配置 时间表虽然非常有用 但仍是一个事后的概念 人力资源的特性是一旦闲置 就浪费而不可能弥补 许多公司因此在创意部有工作交通 Traffic 功能的设 立 提前为不同的创意工作配置相应的创意人员 作者认为 Traffic 的工作排期 概念事实上可推广用之于其他的业务部门 将时间的管理防在一个 事前 的位 置上 一旦人力资源的 时间 得到有效的管理 人事成本自然也就得到了控制 以上谈到了对于业务部门的人事成本管理 对于所谓的后勤部门 如人事 行政 财务 工厂等又应如何管理呢 作者认为这些部门与人员同样也是公司 基础设 施 的一部分 在某一营运能力水平 Capacity Level 上 其成本的弹性是有 限的 以作者经验来说 后勤部门人事成本应占总人事成本的 12 18 左右 同 时随着社会分工的多元化 许多这些后勤部门所提供的服务也都有专业公司可以 提供 管理者应至少每年仔细研究哪一些工作可以外包 哪些工作可以在部门内 做 例如 电脑系统的日常维修 疑难解答等 外包可能便宜而又服务好 又如 精品文档 4欢迎下载 许多人事档案 大病统筹 住房公积金等对政府部门的业务 可考虑外包给专业 公司 人事成本中还有两项值得特别注意 首先是临时雇员 Freelancer 的聘用 必须要有慎密的批准手续 尤其对于创意制作方面的工作 往往广告公司内部就 有人可以做而且此人已是工作未能满负荷的闲置者 而负责该项目的经理往往 钟情 于某些 Freelancer 以重金礼聘 非此君不可 因此 这些人员的聘用 必须要有 Traffic 与创意总监的双重认可 金额大时 需要总经理的批准 其 次 是招聘费的控制 由于资深广告人员 尤其是外籍员工 往往身价不菲 猎 头公司所抽取之佣金 少则一个月工资 多则达三个月 达到数万美金 然而 由于广告界事实上是一个小的行业 资深员工彼此都相互认识 除非由于保密原 因 否则应在内部建立一定的员工推荐介绍的奖励机制 可能会大幅减少招聘费 营运成本的控制营运成本的控制 营运成本相对于人事成本与第三方供应成本的绝对值小 但成本控制的效应 明显 每节省一分钱 公司利润也相应增加 营运成本的控制一半在于公司政策 与程序的合理制订与宣传 一半在于这些政策的执行中 是否存在有效的执行组 织与管理办法 营运费用中有很大一部分是因客户而发生 而客户也愿意支付的 然而 某 些公司由于财务与行政上对于可向客户开单 报销 的费用要求繁琐而不合理 很多业务人员往往偷懒 不愿多花一道手续去向客户申请批准 报销 而直接 作为公司内部出差费 由部门主观批准了事 当然这也可能是由于业务人员 甚 至业务经理对于什么可以向客户收费什么不可以 没有应该的了解 也有一些客 户总监希望客户在老板面前说好话 免费地赠送一些原可收费的项目 作者认为 要解决这个问题 必须从两个方面着手 第一 公司内部要有一定的培训 灌输 给所有员工为公司合理收费的观念 以及如有不明确之处先向财务部了解状况的 处理方法 第二 业务人员的年度考绩必须与 客户利润表 有一定的结合 至 少也需将 客户利润表 作为重要的参考 各项营运费用政策的制定 应由具体的各业务单位负责 政策制定后 必须 有相应的申请程序与申请机制 未经过这些程序的费用申请 除非总经理特别批 准 否则一律不予以报销 例如 公司的 IT 标准配备应由 IT 部门制定政策 而 由 IT 或与行政部门一同 统一采购 如个别经理有特殊需要 应事先通知 IT 部门 而不可自行采买后到财务部门报销 如此 一方面各项花费符合公司政策 精品文档 5欢迎下载 另一方面由于集中采买 在折扣和付款方面都有优惠 报销 是一个 事后 的概念 对于一些主要的花费 如差旅费 宣传费 设备购置费等 动辄成千上万 事后报销并不适宜 广告公司应设立事前批准的 差旅费批准制度与购买单 Purchase Order 制度来管理 广告公司有一些经常性的支出 如水电费 电话 传真 邮寄 互联网费用 等 作者认为成本控制上 只需要每年预算时仔细审核一番 其后 每月观察是 否有大幅浮动即可 惟一要注意的是是否有新科技可取代或降低公司现采用之电 话与因特网费用 往后的数年 这些 通讯 费用可能仍然十分惊人而需要仔细 控制 但现在通讯费已经到了比较合理的阶段了 相对于经常性的支出 广告公司有不少一次性的咨询 顾问费 参展费等 这些费用是与某业务或项目 Project 直接相关的 可控性较强 数额也相对 较大 作者建议管理阶层在有信心达成公司的营运目标之下 行有余力而为之 营运成本中有一些与固定资产采买决策有关的大额而长期的费用 例如办公室租 金 装修 折旧 电话系统与电脑服务器系统的购置等 这些费用都是数十万至 数百万 投资决策直接影响到公司未来数年的获利能力 管理上要比购买单制度 更为严谨 需要有各种可能性分析与比价 Competitive Biding 更需要总经 理的亲自参与管理 结语结语 成本控制 事在人为 至此 成本控制的理论 手段与特别注意的地方已讨 论透彻 然而 管理阶层如没有适当的分工 授权与教育 成本仍然难达到合理 的控制 广告公司总经理必须责成财务总监对成本控制总司其责 并且对财务总 监的业务推广予以支持与尊重 公司可以有好的政策 好的组织与好的成本控制 执行 但是如果总经理没有成本控制的决心与毅力 凡事都予以 破例 或 特 批 则上行下效 公司制度如虚设 成本也就进入失控状态了 精品文档 6欢迎下载 世界很大 风景很美 人生苦短 不要让自己在阴影里蜷缩和爬行 应该淡然镇定 用心灵的阳光驱散迷雾 走 出阴影 微笑而行 勇敢地走出自己人生的风景 人们在成长与成功的路途中 往往由于心理的阴影 导致两种不同的结果 有些人可能会因生活的不顺畅怨天尤人 烦恼重重 精神萎靡不振 人生黯淡无光 有人可能会在逆境中顽强的拼 搏和成长 历练出若谷的胸怀 搏取到骄人的成就 只有在磨难中成长和成功的人们 才更懂得生活 才更能体味出世态的炎凉甘苦 才更能闯出精彩的人生 阴影是人生的一部分 在人生的阳光背后 有阴影不一定都是坏事 我们应该感激伤害过自己的人 是他们让你的人生与众不同 感激为难你的人 是他们磨炼了你的心志 感激绊倒你的人 是他们强化了你的双腿 感激欺骗你的人 是他们增强了你的智慧 感激蔑视你的人 是他们警醒了你的自尊 感激遗弃你的人 是他们教会了你该独立 人生若要走向成功 有好多的阴影需要消除 必须消除自卑的阴影 自卑 是人生的一大阴影 我们要以一种平和的心态对待自己 不要总把注意力始终停留在自己的短处上 你停留的时间越长 自卑心就越重 灰色的阴影就越多 越 浓 必须消除受挫的阴影 真正的强者 不但要学会在顺境中稳步前行 更重要的是学会消除逆境中的阴影 真正的强者 不会因幸运而沾沾自喜 固步自封 也不会因厄运而一蹶不振 昏昏庸 庸 而应该从逆境中找到光亮 时时校准自己前进的目标和方向 一往直前 从从容容 必须消除贪婪的阴影 知足者常乐 不知足者能进取 知足与不知足都蕴涵着辩证法的哲理 贪婪的人永不知足 寡欲的人一身轻松 人世间 凡事都想求全 但凡事不可能求全 凡事都 应知足 因为只有知足 才能开开心心 才能挣脱贪婪的缰绳 假如过于贪婪 只会加重人们的心理负担 使自己永远处于无尽的烦恼之中 必须消除无事生非的阴影 本来已经身家百万 你却奢求千万 本来已经儿女双全 你却奢求千金一对 成双儿男 本来已经事业有成 你还依然好高骛远 你贪欲无尽 你奢求无限 本是 众人眼中的佼佼者 你却忧郁连连 本来圆圆满满 你却无事生非 庸人自扰 画牢自钻圈 你为何不能快快乐乐 阳光一点 精品文档 7欢迎下载 四季更替 不可改变 花开花落 顺其自然 月缺月圆 规律使然 若遇人生之阴影 要勇敢面对 积极消除 拥抱阳光 微笑向暖 你一定会快乐无限 著名专栏作家哈理斯和朋友在报摊上买报纸 朋友礼貌地对报贩说了声 谢谢 但报贩却冷口冷脸 没发一言 这家伙态度很差 是不是 他们继续前行时 哈理斯问道 他每天都是这样的 朋友说 那么你为什么还是对他那么客气 哈理斯问 朋友答 为什么我要让他决定我的行为 每个人心中都有把 快乐的钥匙 但我们却常在不知不觉中把它交给别人掌管 一位女士抱怨道 我活得很不快乐 因为先生常出差不在家 她把快乐的钥匙放在先生手里 一位妈妈说 我的孩子不听话 让我很生气 她把钥匙交在孩子手中 男人可能说 上司不赏识我 所以我情绪低落 这把快乐钥匙又被塞在老板手里 精品文档 8欢迎下载 婆婆说 我的媳妇不孝顺 我真命苦 这些人都做了相同的决定 就是让别人来控制自己的心情 当我们容许别人掌控我们的情绪时 我们便觉得自己是受害者 于是 抱怨与愤怒成为我们唯一的选择 我们开始怪罪他人 并且传达一个信息 我这样痛苦 都是你造成的 你要为我的 痛苦负责 这样的人使别人不喜欢接近 甚至望而生畏 一个成熟的人能握住自己快乐的钥匙 他不期待别人使他快乐 反而能将自己的快乐与幸福带给周围的人 生活 就是一种苦苦撑下去的历程 没有谁的生活一帆风顺 也没有谁的红尘一直岁月静好 有的是一路坎坷 一路磨难 和一路的成长 只是当你撑不下去的时候 请保留内心最真实的温柔 想起看过的一幅漫画 一个人从十楼跳下 当她经过每一层邻居的窗口 她看见了每一家 每个人不为人知的那一面 也看见了别人的不易和自己生活的幸福 可是 当她坠地 她又成了所 有不幸之人深思自己幸福的模板 只是她的幸福已经完结 别人照样经历着各种生活的不堪和不幸 这个世界就是这样 你以为的幸福从来都是在别人的眼睛里 而每个人真正的幸福或者不幸 往往都藏在心里 或许 我们在外人面前光鲜靓丽 却在某个时候 会被一句话或一首歌打动了心扉 触动了自己内心深处的柔软 让你再也控制不住情绪的波动 或许 生活的艰难在某一刻让你泪流满面 却也会让你在哭过痛过之后 擦干眼泪依旧前行