成为时间的管理高手的方法.doc

善用时间的良好习惯 1、做事有计划-明白自己将要做什么2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。5、重点的事重点对待-懂得关门做事6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。 记录下自己一天中具体时间都在做些什么，然后诊断和分析时间 为了有效地利用时间，必须掌握以下三条基本原则：诊断自己的时间 诊断自己的时间，目的在于知道自己的时间是如何耗用的。为此，要记录时间的耗用情况。要掌握用精力最好的时间干最重要的事。精力最好的时间，因人而异。每个人都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起米，专心去处理最费精力、最重要的工作，否则，常会把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。2.分析无效的时间 首先应该确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情，应立即停止这项工作；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或别人干比你更合适的，则交给别人去干。其次还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。3排除浪费的时间 在日常生产经营活动中产生时间浪费的原因很多，如一个单位的制度不健全、环节过多、信息不灵、人浮干事、相互扯皮等等都会造成时间上的惊人浪费。时间毕竟是个常数，人的精力总是有限的，但只要领导者能够遵循管理时间的原则，便能提高管理工作的有效性，便能争取时间产生巨大的经济效益。零碎时间也能助你成功 小额投资足以致富是个浅显的道理，然而，很少有人注意，零碎时间的掌握却足以叫人成功。在人人喊忙的现代社会里，一个愈忙的人，时间被分割得愈厉害，无形中时间也相对流失更迅速，诸如等车、候机、对方约会迟到、旅程、塞车这些情况都必须等，而等本身就是一种焦虑源，为了舒缓这种紧张，通常我们被建议（暗示）放松，这就是公共场所总有电视的原因，但其实我们若能养成一些良好的习惯，这些时间正好拿来做一些重要的小事，不但趣味横生，还让你意犹未尽！底下是一些小建议。一、写卡片（信）：在全面电脑化的时代，能收到别人的真迹是何等感动啊。强烈建议大家随时在随身包包里放几张卡片（嫌写信太累的话），只要三分钟就能给家人、亲友一个意外的惊喜，因为写的一定比讲的浪漫，花费既省又能经营人际（亲密）关系，何乐而不为？二、打电话：趁着空当，拿出通讯录专挑多年不见的老友问候，想到对方那种被记得的感动，就算长途电话都值得（机场候机最适合）。三、算账：很多家庭都是记账的，袋子里随时放着小账本，利用时间做个小结，保证省下许多力气，而且随时掌握自己的荷包。四、检视行事历：常常赶场的人一定要习惯抓住机会反复翻阅行事历，以免大意遗忘一些小事或约会，同时也可以盘算到底什么时候该为家人或自己安排个休假了。五、作企划：等本身的紧张性其实是很专注的，只要习惯，绝对是作计划、企划的好时机。六、创作：很多歌词、歌曲、剧本或其他艺术创作，甚至一个好点子，都是生活中一刹那蹦出来的，所以最好随身备有小札记本登记一些即兴想法，那是极其宝贵的创作来源。七、反省：大家都知道三省吾身的重要，可惜，现代人在极度忙碌下，反省已经成为专业修行了，何不利用等的机会，闭目养神，祷告灵修，看看自己是否日渐庸俗失去童稚？八、视听休闲：听听演讲录音带、音乐CD或看看书籍、专业杂志，如球类、音响、电脑、时装、家居生活、汽车等，既可调剂身心又可增广见闻，许多公共场所都有书局可免费翻阅，打发时间。但千万不要看那些八卦色情刊物，防止污染、虐待、残害自己的心灵。九、观察：生活的体验由观察开始，难得被迫偷闲，反正要等，干脆放松心情观察周遭的人和事，或者可以看出新的流行趋势，甚至对人生有新的领悟。十、休息：当然啦，如果真的很累，那就找一百个理由买点奢侈的：平时舍不得吃的零食、饮料、水果，好好犒赏自己一下，吃完了闭目养神，充分享受人生。上述这些事几乎都是生活中非做不可的事，若能把它们塞进零碎时间，生活整体效率将有效提升。圣经说，要爱惜光阴，试试看吧，让等待不再无聊，而是享受！想做就做 在日常生活中，有许多应该做的事，不是我们没有想到，而是我们没有立刻去做。时间一过，就把他忘了。 其原因，有时是因为忙，有时是因为懒。一个事务繁忙的人，想到某一件事该做，但他当时没有时间，于是想，“等一下再说吧！”但等一下后，为其他事务分神，就把这件事忘了。 有些人虽然不忙，可是，他喜欢拖延。该做的是虽然想到，却懒得立刻着手去做。心想，“等一下在做吧！”可是，等一下之后，他就忘了。或者已是事过境迁，失去当作的时机了。 如果是做事有效率，最好是“想到就做”。 养成“想到就做”的习惯之后，你就发现自己虽是多有新的成绩：问题随手解决，事务即可办妥。这种爽利的感觉，会使你觉得生活充实，而心情愉快。 拖延的习惯，不但耽搁的工作的进行，而且在自己精神上也是一种负担。事情未能随到随做，随做随了，却都堆在心上，既不去做，又不敢忘，实在比多做事情更加疲劳。 做事有始无终，也会使自己心情上有负债之感。 无论大小事，既经开始，就应勇往直前的把他做完。我国传统规矩，家庭教子弟写字，无论有什么事打扰，也不准把一个字只写一半。即使这个字写错了，准备涂掉重写，也要把他写完了再涂。这正是教人不忽视任何小事的最好的起点。在日常小事上养成有始有终的好习惯，将来做时才不会轻易的半途而废。 假如你又为完成的工作。未缝完的衣服，未写成的稿件，等等，希望你肯把他们找出来整理一下，安心去把他们完成。相信当完成之后，你会觉得非常快乐。当他们未完成时不过是些废物，而当你只要在付出一半或十分之二三的心力，把他们完成之后，他们却办成漂亮的成品和可观的成绩，那种意料之外的成功，更会令你惊奇。 有些事，并不是我们不能做，而是我们不想做。只要我们肯在多付出一分心力和时间，就会发现，自己实在有许多未曾使用的潜在本领。 也有些人在面临一项新的工作时，会为他的繁重与困难而心情紧张，沉重，不安。这些人大多较为拘谨而责任感又重的人。祛除这种紧张，沉重与不安的办法，只有立刻着手去做这件事。当开始工作之后，他会很意外的发现，事实并不那么困难。而对自己也有了信心。 “想到就做”不是一件难事，他只是需要明快，果决有信心。但是，一件事情即经开始之后，是否能够有始有终，则要靠毅力与恒心。许多事往往在一开始时，凭一股冲力做了一阵，然后就渐渐觉得厌倦；加以任何工作总难免遭遇一点困难或外力的干扰，这时，不但兴趣消失，信心也没有了。很多工作多因此而中途停顿。而只是那些能克服这中途障碍的才是成功的人。 开始一件工作，所需的是决心与热诚；完成一件工作所需的是恒心与毅力。缺少热诚，工作无法发动。只有热诚而无恒心与毅力，工作不能完成。管理时间 在考虑什么样的时间安排适合你的时候，不必把它想象得过于复杂了。也许只是改变你生活中的一些简单事情而已： 1、利用精力最为充沛的时间，让它发挥出最大的效益； 2、在精力相对较差的时间段，安排一些轻松的工作-回电话或整理资料； 3、在白天拨出一段相对安静的时间，用来处理那些需要好好筹划和仔细考虑的事情； 4、面对庞杂的工作，将它们分割成小块，分配适量的时间分别对待，这样可以比较少地感受到你对特殊工作的压力。你是否一想到那杂乱无章的抽屉就头疼？有没有考虑过一次只清理一格的方法呢，这样做工作量没有那么大，也许效果会更好。想想那些你必须完成的工作报告吧； 5、坚持做工作清单，这样你就不必担心会忘掉任何该做的事情，并利用清单帮助你安排工作的顺序； 6、特别注意不要把自己变成不停旋转的工作陀螺，只要不再对加在你身上的各种工作压力斤斤计较，反而会有更多的时间去欣赏大自然的春华秋实。 每天给自己一小时当今我国的不少白领人士为了与命运抗争，为了使自己事业有成，为了随时迎接新到来的挑战，他们日常的时间往往是以分、秒来计算的。他们工作的间隙时间也安排得满满的，不是去为自己“充电”就是去寻找、猎取新的发展机会，或是为了这一切硬着头皮去参加各种应酬，他们几乎不舍得给自己安排一点享受生活的时间，也不懂得松弛之道对事业发展的作用。然而世界上一些最忙碌的人却是在做好本职工作的同时很会合理地安排家庭生活和休息娱乐活动，并使事业与生活相得益彰。他们根据自己的切身体会对合理地安排时间提出了一些很好的建议，特选录于此供读者借鉴。 早晨，强迫自己躺在床上消磨几分钟。“前不久，我发现一个窍门，它可以让我每天节省20分钟50分钟时间。”一个大忙人对我说，“就是等我彻底睡醒后再起床，如果不逗留一会儿起床，那你将得不到良好休息。” 利用最有效的时间解决棘手的工作或者从事创造性思考。在低效率时间范围内，集中精力翻阅报纸、清洗衣物或者整理邮票。配合精力状况合理分配工作，你能在有限的时间内事半功倍。 制定计划。时间管理专家认为你应该在一天中最有效的时间之前订一个计划。仅仅20分钟就能节省一个小时的工作时间，牢记一些必须做的事情。“不要让你的大脑承受过多的生活琐事，”鲁卡汉尊卡说，“大脑轻松时，记下一些事情，能做出更多的有创造性的消遣。” 应付意外拜访，一个办法是：向他人道歉，说你日程安排得很满，如果有什么不便公开讲的事情可以另选会见时间，或将时间选在低效率阶段。 与电话相比，没有任何装置更能节省或更能浪费时间。建议用一些措辞结束聊天，比如“在我们挂电话之间”如果不接那些频繁的电话，你能节省更多时间。 想好以后再打电话。如果涉及的项目多，可以简单写下来，依次解决。为了避免在电话里口罗嗦，按照记录次序进行，这样可以最大限度地减少麻烦。 等待中工作。生活中等待是难免的，你可以在手边放些阅读资料，一只公文包或文件夹能存放信函、报道、期刊、文摘。 忙里偷闲。将每一刻发挥到最大效率，并不意味着要将自己搞得十分紧张。打破常规会使你工作速度更快、效率更高。如果在正中午时分休息一会儿，会使你精力充沛。锻炼也能使你头脑清晰、身体健康。周期性娱乐十分钟以及做深呼吸，既能让你情绪高昂，也能使你心静如水。建议你每周休假一整天。 为了帮助我们每天留给自己一个小时，达拉斯的一个时钟创始人将零碎时间做了一个计算，每分钟576秒，将每分钟扣下的24秒，累加起来，每天刚好多出一个小时。同做一件事，如果你能更有效地支配时间你将事半功倍。 把一天变四十八小时 惠普总裁、东南航空最高执行长、天美時鐘錶最高执行长常年在外旅行，却有时间和顾客沟通、接受采访、和总统开会，他们有什么祕訣？ 高阶主管的一天经常是恐怖万分的。一个接一个的会议、电话不斷、舟车劳顿、研讨会、午餐会报。既要用宏观的眼光思考公司的长程大计，又要聚精会神盯紧日常营运的琐事。无怪乎许多人要感叹，高阶主管真不是人干的！ 美国財星杂志最近专文报导一些高阶主管如何分身有术的例子，值得参考。作者指出，时间管理其实就是做決策，是决定哪些事重要，哪些事不重要。分析时间如何分配 分析一下自己的时间都用到哪里去了，是时间管理的第一步。惠普公司总裁柏拉特（Lewis Platt） 可以把自己的时间划分得清清楚楚。他花二的时间和客戶沟通，三五的时间在会议，一的时间在电话上，五的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些空档时间来处理突发狀況，例如接受新闻界的访问等。 柏拉特身为美国第二大电脑硬体公司的总裁，每年有三分之二的时间都在旅行，怎么会有时间和顾客沟通？关键就在于授权。经过几个月和顾问研究怎样改善时间管理，現在柏拉特把和顾客电话沟通的工作，都授权出去，仍可掌握顾客需求（他聘用一些退休主管来担任这个工作，然后向他报告结果）。柏拉特也決定授权別人，来代替他到外界演讲。授权，才有更多时间 愈来愈多的高阶主管，让別人来掌握自己的时间表。这並不代表主管失去自我掌控权。相反地，这代表主管可以自由地针对目标和策略，做更广阔的思考。 当然，这必须有一位得力的助手才办得到。美国东南航空公司最高执行长凱勒赫（Herb Kelleher），就授权一位副总裁（原来是他的法律秘书）全权管理他的时间表。每天副总裁都会給他一张待处理事項的单子，里面的事情分成两类，一类是必须立刻完成的，一类是最迟可以延到明天早上。凱勒赫覺得这个方法非常神奇。高阶主管管理时间的方式，各有不同，但目的应该都一样让自己有时间思考全局。大部份主管都同意，在日理万机之余，让身心有适度的休息是必要的。常年在外旅行的天美时钟表公司最高执行长杰克比（Michael Jacobi ）有个原則，在 旅行時，一天晚上安排和客戶晚餐，一天晚上休息。像这样把时间表的松紧做适度调整，值得決策者参考。生活秘籍从容一个人的如果不是成功的，每天都很阴暗、失落，那么他只能说是活着，而不能称之为生活，如果才能享受真正的生活呢？看了下面的精辟招式，也许你就会明白了。 第1招认清人生的意义以及毕生所全力以赴的目标 爱拼才会赢！可是，我们为什么要这么拼命，我们活着，我们努力究竟是为了什么？这是我们首先要弄明白的。很多人每天都在忙忙碌碌中活着，但很少去想自己到底正在忙什么。生活其实也像是大海一样，如果没有航向的话，是件很可怕的事，也许到岸后会发现原来完全不是自己想去的地方，或者会终老于海上。所以，一个人必须明白自己活着的目的是什么，成功的目标是什么。这一切，前提是你必须对得起自己的良知。想要成为一个成功的人，必须在心态上高人一等，所以，第一步就必须先确认你的价值观；若是你连这个都摸不清楚，就很难去看透人生的意义，更不用说什么成就感了。而且，要经常看看自己是不是离自己的目标越来越近了。人，最怕是活得很麻木，除了上下班就没有别的想法了，可悲的是大部分的人都