直营KA系统合约审批流程.doc

郑州思念食品有限公司KA系统合同管理规定一、目的为加强公司合同（协议）的管理，规范和约束本公司的经营行为，维护公司的合法权益，根据有关法律法规，结合公司实际，特制定本规定。 三、适用范围分支、区域直营KA卖场、地方性连锁超市合同四、合同管理部门的职责：公司KA部配备专职人员全面负责合同审核、盖章、邮寄、存档管理等工作，并对所有合同统一编号、分类归档。五、 合同使用部门的职责：51 执行公司KA部合同管理的规章规定，建立完善本部门的合同管理工作。52 负责对所签合同的履行、变更、结算业务，对整个合同执行全权负责。六、 合同文本要求6.1所有合约签订时必须要有合约有效期（起始日-截止日），且要注明签署具体日期；6.2所有零售合约涉及到返利扣款的采购数据时必须明确为净采购额，即退货不得计算返利。同时界定年度合约费用必须为含税费用，需要在费用项目后注明，如果不能明确，则必须明确扣款费用的采购成本为不含税采购额；6.3在合约中签定帐期时，必须明确：A、送货时间开始计算（最长帐期不得高于90天，如上一年度的合约小于标准，按原标准执行）；B、开票时间开始计算（最长帐期不得高于60天，如上一年度的合约小于标准，按原标准执行）。对上述两种方式须明确为其中哪一种；6.4对合约中的各项费用扣款在谈判时给出一个明确的扣款时间，如：返利的扣款时间是次月还是什么其它时间扣？如大额的固定费用是按月扣款还是按季度扣款？节庆费是在本月扣还是次月扣？新品费是在本月扣还是提前扣或是其它时间？6.5合作客户如在合约中明确了信息服务费，需要明确能够提供哪些信息服务？同时对信息服务要求一个月提供；6.6除合约中明确的费用项目外的所有各类扣款及各类促销合同必须要有我公司的正式公章盖过的原件为有效依据，否则我公司视为不正当扣款。另在各系统的谈判中需要明确知道并在合约上注明每次促销时变价时间，我公司接受的最大限度为前七后零或接受对变价前的库存产品空进、退，但必须提供库存清单，促销结束后我公司将缩小对变价产品的供货量；6.7 为对我公司各项税务检查负责，需要对方提供所扣费用提出需要提供相应项目的费用发票，如不能满足需要提供扣费用的清单，含扣费用的店名（如XXX店）、项目（如特殊陈列、新品费等）；6.8 明确在合约签定后与对方财务对接人员，如果对方没有网上对帐平台，为方便双方往来帐目的核对，提出对方与我公司每月应有一次对帐机会。七、合同的审批流程 7.1分公司直营KA卖场、地方性连锁超市合同寄回公司盖章时需附上以下几项内容：1、所签合同覆盖的门店数；2、所签合同上一年度的实际销售额，本年度的预估销量；3、上一年度合同的条款与本年度做出对比；4、需分公司总经理、财务经理对合同内容、条款进行审核、签字确认，如不完整拒绝审核、盖章。7.2 区域直营KA卖场、地方性连锁系统合同寄回公司盖章时需附上以下几项内容： 1、所签合同覆盖的门店数；2、所签合同上一年度的实际销售额，本年度的预估销量；3、上一年度合同的条款与本年度做出对比；4、需大区经理、大区KA经理、区域经理对合同内容、条款进行审核、签字确认，如不完整拒绝审核、盖章。7.3合同审批时限要求：KA部将在每周二对合同进行集中审核之后转给市场总监签批，市场总监签批时限为两个工作日，每周五会把市场总监签批过的合同盖章寄出，