合同管理工作指引

精品文档 1欢迎下载 合同管理工作指引合同管理工作指引 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录 日日 期期修订状态修订状态修改内容修改内容修改人修改人审核人审核人批准人批准人 精品文档 2欢迎下载 1 1 指引目的指引目的 健全公司工程合同管理规范 规范公司工程合同管理程序 控制公司经营风险 提高工程合同审 批效率 2 2 适用范围适用范围 适用于项目所有对外签订的工程合同 3 3 定义定义 工程合同 指本公司在公司所属经营范围内 由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司 与公司外部的法人 自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的工程承包及供应合 同 4 4 工作程序工作程序 4 1 4 1 工程合同分类工程合同分类 4 1 1 按照合同内容划分 a 合同分类标准 详见 合约框架 b 部分四级分类可能不形成合同 以强制规定或协商方式形成双方之要约 此类情况亦参 照合同管理程序进行相关的确认和付款申请审批 以下不再特别说明 c 单个合同的分类确认 由成本部门提出意见 财务部门复核 4 1 2 合同编号管理 参见 合同编号方法 4 2 4 2 工程合同拟定及审批工程合同拟定及审批 4 2 1 电子合同拟定及网上审批程序 a 合同经办部门拟定合同文本电子版 注明是否为公司标准合同 同时填写合同基本资料 应包括乙方单位名称 合同名称 标的 数量和质量 价款和付款 履行期限 地点 方式 违约责任等 选择合同的成本科目发起合同审批流程 至少在上会前 6 个工作 日 经办部门分管领导为合同管理第一责任人 拟定合同应尽量标准化 格式参见 国家和地方政府规定采用的标准合同文本 公司已经评定的标准化文本 需政府有关部门审批 备案的格式合同 b 由总部签订的合同 由成本采购部在相关部门的配合下拟定 工程合同交底书 由项 目公司签订的合同 由成本采购部在相关部门的配合下拟定 工程合同交底书 按照 权责手册 中合同审批流程提交审批 审批后抄送相关部门 c 在合同会签审核过程中 经办部门通过邮件发送合同文本给相关部门 相关部门通过邮 件回复合同审核意见 对审核人提出的意见 合同经办部门须予以修订或解释说明 并 由审核意见提出人确认 经办部门将通过评审的合同按 权责手册 审批 精品文档 3欢迎下载 d 各层级领导按权限审批 由合同经办部门和成本采购部完成权限内的电子合同归档工作 e 合同经办部门在合同审批完成后 打印并复核纸版合同 组织完成合同签字盖章工作 f 综合管理部须核对授权后方可盖章 所有合同资料均要加盖骑缝章 到政府主管部门备 案的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理 需授权人员办理审批手续 领取 填写 授权委托书 经加盖公司公章和法人章后授权生效 g 所有合同需总经理或授权代表人进行签署 若对方为非法定代表人签字的合同应要求其 提供授权委托书 4 2 2 纸版合同拟定及审批程序 a 合同经办部门拟定合同文本 包括电子版 注明是否为公司标准合同 同时编写合同 摘要 应包括标的 数量和质量 价款和付款 履行期限 地点 方式 违约责任等 按 合同签订管理一览表 规定发起合同会签 审批程序 至少在上会前 6 个工作日 经办部门分管领导为合同管理第一责任人 拟定合同应尽量标准化 格式参见 国家和地方政府规定采用的标准合同文本 公司已经评定的标准化文本 需政府有关部门审批 备案的格式合同除外 b 在合同会签审核 审批过程中 对审核 审批人提出的意见 合同经办部门须予以修订 或解释说明 并由修订意见提出人确认 c 各级领导按权限审批 d 综合管理部须核对授权后方可盖章 所有合同资料均要加盖骑缝章 到政府主管部门备 案的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理 需授权人员办理审批手续 领取 填写 授权委托书 经加盖公司公章和法人章后授权生效 e 所有合同由总经理或授权代表人进行签署 若对方为非法定代表人签署的合同应要求其 提供授权委托书 4 2 3 其他要点 a 合同的法律审核进行两次 包括合同初次传签时的法律审核及相关意见和合同修订后再 次传签确认的法律审核及法律风险提示 法律审核每次应在 1 个工作日完成 b 合同签署后 参与会签部门应保留复印件一份 c 合同所有条款都必须具体 明确 完整 用词准确 责任清晰 不能含糊不清 模棱两 可 手写部分字体要工整 认真 不得随意涂改 d 合同须尽量实现缔约对方先行签字盖章 保证公司缔约的主动性 e 合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证 有关人员应保守合同秘密 精品文档 4欢迎下载 f 合同主办部门应注意收集保存合同履行过程中相关记录 数据 证明材料等 进行对方 履约情况评价 为建立公司合格供方提供依据 g 工程合同要求 在合同签署时 工程合同应尽量应用合同标准文本 成本管理部负责逐步建立统一 的合同标准文本 各部门及项目公司应予采用 如当地政府部门有强制性规定 可 按当地政府部门标准合同执行 但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标 准文本之间存在差异的内容 如公司尚未制定合同标准文本 可以延用以往的合同 但经办部门应联系成本采购部 工程管理部 财务管理部 法务审计监察部尽快制 定相应的标准合同 当客观条件发生重大变化 原有合同标准文本不再适用时 业 务部门应及时提出与相关部门共同修改 合同条款必须包含 工期 保修条款 施工范围 违约责任 合同价款及支付方式 等 审批后的合同电子版返回成本采购部 成本管理部将合同电子版设置为只读版本 发给项目公司成本采购部 由项目公司成本采购部负责打印出合同纸质版 交施工 单位盖章 盖章后的合同返回项目公司成本采购部 成本采购部负责核对合同所有 内容 核对无误后盖章并存档 h 交底内容 对内交底 承包范围 工程预付款比例支付及抵扣时间 方式 工程款支付时间及方式 质量奖罚及支付方式 工期奖罚及支付方式 措施费及支付方式 保修金及保修期限 甲供材料 业主指定分包及管理费 履约保函金额及提供日期 保险种类及办理方式 争议解决方式 我方承诺主要内容 合同其他主要条款 履约中应该注意的问题 精品文档 5欢迎下载 对外交底 合同各方及关联方职责 技术要点 组织要点 经济要点 合同双方违约责任 合同双方约定的其它事项 4 3 4 3 工程合同履行工程合同履行 4 3 1 合同订立后 各部门 包括经办人 部门经理 是合同履行的过程控制部门 有义务及 时处理合同履行过程中发生的问题 并向分管领导汇报 4 3 2 经办人员应及时整理 妥善保管与合同履行有关的书面签证 来往信函 文书 电报等 向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条 履行合同付款时应由对方当事 人出具正式发票 公司原则上只开具限制性抬头的转账支票 不允许以现金形式支付 4 3 3 履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件 经办人应立即通知对方当事人 查明原因 及时化解 并收集好相关证据 4 3 4 对合同履行过程中出现违约情况 各经办部门应及时查明原因并向部门分管领导报告 并按照合同约定及时 准确 合理地提出处理违约责任的方案 由部门分管领导决策 必要时提交公司法律事务机构采取诉讼方式解决 4 3 5 工程合同在办理最终结算时 应当由原经办部门 工程管理部 成本采购部 财务管理 部共同签署意见 对于已经竣工小区 项目 办已撤销的情况下有关遗留工程尾款结算 事宜 由工程管理部牵头会同相关部门办理 凡未经签署意见或签署意见不全的合同 财务部门不得办理最终结算付款业务 4 3 6 合同履行完毕的标准 应以合同条款或法律规定为准 没有合同条款或法律规定 一般 应以标的物交付完毕 工程竣工并验收合格 价款结清 无遗留交涉手续为准 4 3 7 为方便合同管理 公司各部门应指定一名合同法律事务管理员负责合同的相关管理工作 合同管理人员的主要工作如下 a 建立本部门合同实施的保证体系 以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序 地进行 使工程项目的全部合同事件处于控制中 保证合同目标的实现 b 监督承包商和分包商按合同施工 履行 并做好各分合同的协调和管理工作 c 对合同实施情况进行跟踪 收集合同实施的信息 收集各种工程资料 并做出相应的信 息处理 将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析 找出其中的偏离 对合同履行 情况做出诊断 向部门经理及时通报合同实施情况及问题 提出合同实施方面的意见 精品文档 6欢迎下载 建议 甚至警告 d 进行合同变更管理 这里主要包括参与变更谈判 对合同变更进行事务性处理 落实变 更措施 修改变更相关的资料 检查变更措施落实情况 e 参加公司合同法律等专业知识培训 协助公司相关部门进行日常的索赔和反索赔 对收到的对方的索赔报告进行审查分析 收集反驳理由和证据 复核索赔值 配合 公司法务人员起草并提出反索赔报告 参加索赔谈判 对索赔 反索赔 中所涉及到的问题进行处理 4 3 8 合同签订后 应负责向公司各相关部门作好 合同交底 工作 以便公司各相关部门能 够对合同实施过程进行经常性的检查 监督 4 4 4 4 交底方式交底方式 合同交底可以采用书面交底及现场交底说明会两种方式进行 4 4 1 书面交底 适用范围 单笔金额大于 30 万元的工程合同 单笔金额小于 30 万元的工程合同根据需 要决定是否进行合同交底 交底程序 a 成本采购部在向工程管理部发放合同时 同时发放 工程合同交底书 b 工程管理部 3 日内组织合同交底 并完成 工程合同交底书 签字确认后将交底记录反 馈至成本采购部 如交底接受人对交底内容有重大疑问 必须填报 工程合同交底答疑纪要 的提问部分 并将该文件提交成本部门 成本部门组织相关技术部门就纪要问题进行书面答复后组织 二次交底 4 4 2 现场交底说明会 适用范围 单笔金额大于 30 万元的较重要的合同组织现场交底说明会 交底程序 a 对内交底时 成本采购部在合同下发时召集合同相关部门 召开现场交底说明会 b 对外交底时 成本采购部在合同下发时召集合同甲乙双方代表 项目部召集合同其他重 要关联方 如监理公司 总承包商等 代表 由成本采购部和工程管理部联合召开现场 交底说明会 c 成本采购部向参会人员宣读 工程合同交底书 的有关内容 并就接受交底人员提出疑 问进行解答 相关技术部门参加 对重大歧义事项及无法当场取得一致意见的事项 必须填报 工程合同交底答疑纪要 并由成本采购部组织二次交底 d 接受交底各方对合同执行要求明确无误后 交底人和被交底人在 工程合同交底书 上 精品文档 7欢迎下载 签字确认 成本采购部向合同甲乙双方发放合同 工程合同交底书 及 工程合同交 底答疑纪要 4 5 4 5 月度资金计划管理月度资金计划管理 4 5 1 工程管理人员 或合同主办人 负责合同款支付的经办 填写付款申请单 付款审批表 附件 等 经相关职能部门审核 公司领导审批后支付 合同款支付审批按其支付金额规模确定审 批流程 4 6 4 6 工程合同变更或解除工程合同变更或解除 4 6 1 根据合同履行的实际情况 如公司认为确需变更合同内容或解除合同的 经合同各方协商一致 可进行合同变更或解除 合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式 一般合同变更由 分管领导审批 对合同的重大变更 超原合同额的 20 应由主办部门说明更改原因 并与 新订合同一并依照合同的签订流程进行审批 以保证公司利益不受损失 4 6 2 合同未履行完毕 但确定不再继续履行的 合同履行部门应做好终止或解除记录 收集履行过 程中所有与合同有关的文件 做好经济往来和合同结算工作 并办理解除合同的手续 4 7 4 7 工程合同归档工程合同归档 4 7 1 综合管理部全面负责公司的合同管理存档 公司各部门负责所在部门的合同管理 各类 份 合同的经办人为各合同管理人员 4 7 2 合同签订完成后 公司原则上应保留至少三份原件 1 份正本 2 份副本 分别由综合管理部 正本 财务部门 副本 和成本部门 副本 各留存合同原件一份 若因外部原因无法保 留三份原件的 原件留存顺序依次为 行政管理部 财务部门 成本部门 合同使用部门留存 合同复印件 4 7 3 每年末由综合管理部核对本公司合同台帐后 财务部门负责合同台账登记 成本管理部门对公 司合同台帐具有共享权限 统一存档 综合管理部负责对外签订合同的保管 4 7 4 对合同履行过程中 各种经双方签字确认的清单 确认书 补充协议等文件材料 也应作为合 同附件及时归档 4 7 5 涉及诉讼或仲裁的合同 相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内随案卷一起交行 政管理部存档保存 4 7 6 各部门借阅合同资料应在公司内借阅 并履行登记手续 退还时合同管理员应检查所查阅合同 资料是否完整 外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后方可 办理借阅手续 4 8 4 8 工程合同纠纷工程合同纠纷 4 8 1 经办部门预见或发现合同对方履行合同存在问题 可能损害公司利益 应要求对方澄清问题并 承担可能出现的责任 无法协商一致的应及时申请仲裁或诉讼至法院 同时准备诉讼材料 包 精品文档 8欢迎下载 括合同文本及相关附件 违约证据等 4 8 2 主办部门对合同纠纷情况应及时报告分管