公司公文处理和档案管理办法.doc

附件一公司公文处理办法第一条 为使集团公司公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据有关规定，结合集团公司的工作实际，特制定本办法。第二条 集团公司办公室负责集团公司公文的处理工作。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。所属各控股公司、分公司（以下简称各公司）也要设专人负责本公司的公文处理工作，并接受集团公司的检查和指导。第三条 各公司在公文处理工作中，应做到及时、准确、安全，行文少而精，注重效用，克服形式主义和文牍主义，在公文处理工作中，应严格执行国家的保密法律、法规和集团公司的有关保密规定。第四条 各公司常用的公文种类主要有：（一）报告适用于向领导或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问或报送文件、物件。 （二）请示适用于向领导或上级单位请求指示、批准的事项。（三）决定适用于对重要事项或重大行动做出的安排、或要求贯彻执行的事项。（四）通知适用于对下级发出指示、要求，发布行政或业务规定，任免干部，传达和转发上级或不相隶属单位的公文。对于需要下级或不相隶属单位周知或共同执行的事项，也用通知。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要会议精神或情况。（六）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”或“复函”。（七）会议纪要适用于记载、传达会议议定事项和主要精神，要求与会人员（含下属机构）共同遵守、执行或办理。（八）批复适用于答复下级单位请示事项。（九）简报适用于单位反映情况，交流经验，通报内部情况，传达信息。可上报下发，是带有汇报工作和指导工作性质的文件。根据不同需要，简报分为工作简报、专题简报、会议简报等。各种“简讯”、“信息”、“动态”、“参考”、“简况”等，也用“简报”。（十）其他应用公文，如：工作计划、总结、情况反映、调查报告、会议记录、制度、规定、办法、大事记、备忘录等。第五条 公文格式一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。（一）版头，一般为“公司文件”，用规定字体印在公文首页上部。（二）标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关、公文主题，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（三）发文字号，包括发文机关代字、年份、序号。（四）发文机关，应当写全称或者规范化简称。（五）公文除会议纪要外，应当加盖印章。（六）保密公文应在密级处方括号中注明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部”；紧急公文应在密级处圆括号中注明“特急”、“急”、或“常规”。（七）公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前列出附件清单。（八）成文时间以签发人签发日期为准。（九）文件应当标明主题词。第六条 各种公文用纸一般采用国际标准A4幅面，左侧装订。第七条 公司对外行文，不用红头文件格式。第八条 各公司内部各部门之间尽可能减少公文往来，提高工作效率，如有必要可以“备忘录”的方式进行。第九条 各公司行文中一般应避免出现总公司或公司领导姓名的称谓。第十条 “请示”应当一文一事。一般不能越级请示。“报告”中不得夹带请示事项。第十一条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）收文1、拆封署名公司的信件、文件、资料由公司办公室负责拆封。公司领导亲启件由公司领导亲自拆封或指定专人拆封。2、登记（1）公司办公室对拆封的文件进行统一编号，按日期顺序将文件标题或内容摘要登录于收文登记薄，并做到登录准确，字迹清楚。（2）公文传递过程中，经手人都应履行登记、签名手续，以记载文件流向和便于查找、催办。（3）收文登记薄保留二年，以备查询。3、办文：（1）简化办文程序，提高办事效率。公司办公室具体负责对来文提出拟办意见，填写收文处理单后送公司领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。（2）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司办公室要负责催办、查办、做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。（二）发文1、拟稿：拟写公文要注意下列事项：（1）符合党和国家的法律、法规、方针和本公司政策及有关规定；（2）情况要确定，观点要明确，条文要清楚，文字要精练，篇幅力求简短；（3）拟稿必须严格遵循公文格式；（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文要先引标题、后引用文件字号。文内数字前后统一字体（ 阿拉伯数字或汉字）；（5）必须使用国家法定计量单位；（6）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；（7）忌用铅笔、圆珠笔或其他彩色笔书写文稿；（8）文稿应书写工整、标点准确，潦草、紊乱或模糊不清的文稿要誊写清楚。2、核稿（1）核稿内容是：是否有必要发文，文稿的基本内容和精神与党和国家的方针、政策、法律、法令以及集团公司已发布的有关规定有无抵触、矛盾；文稿前后有无重复、矛盾；提出的措施、意见是否符合实际；文字表达、公文种类的使用、公文格式、行文是否符合本办法的有关规定。（2）公司发文原则上应由公司办公室负责人核稿。3、签发（1）公司发文应填写发文审批单，由公司负责人签发。（2）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。第十二条 草拟、修改和签批公文，用笔、用墨应符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。第十三条 正式发出的公文必须办理登记、编号、盖章手续。第十四条 密级文件的密级划分和管理，印章的使用与保管，公文保管、立卷和销毁应分别按集团公司保密制度、集团公司印章管理办法、公司档案管理办法办理。第十五条 本办法由集团公司办公室负责解释。第十六条 本办法自下发之日起施行。附件二公司档案管理办法第一条 为实现集团公司档案管理工作的规范化，制度化，科学化，根据中华人民共和国档案法，结合集团公司的工作实际，制定本办法。第二条 档案管理工作是集团公司工作的重要组成部分，担负着服务其他工作和记录集团公司历史的重要任务，应给予高度重视。第三条 档案管理的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司各种文书档案由办公室负责集中管理，各种专业档案，包括：技术资料、施工图纸、会计档案资料等由各职能部室将已办完的事项进行及时归档。第四条 集团公司的档案管理工作由集团公司办公室负责，所属各控股公司、分公司（以下简称各公司）也要设专人负责本公司的档案管理工作，并接受集团公司的检查和指导。其具体工作任务是：（一）档案材料的收集、立卷和归档保管；（二）档案的调阅；（三）对已经超过保管期限的档案进行鉴定、登记和处理；（四）根据有关保密制度保守档案秘密。（五）认真学习中华人民共和国档案法和档案工作的理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。第五条 立卷范围：（一）集团公司下发的各种文件；（二）行业管理部门下发公司或涉及公司有关工作的重要文件；（三）公司在工商行政管理部门登记注册及其变更的重要法律文件；（四）公司的各种工作会议、专业或专题会议的记录、会议决议、会议材料；（五）公司年度工作计划、工作总结，以及重要的专项工作计划和专项工作总结；（六）公司的规章制度、规定、办法；（七）公司及下属机构、人事变动的文件；（八）公司印章启用、变更、停用的文件；（九）公司人员奖惩的文件；（十）业务经营活动中形成的重要材料，包括重要项目的立项报告、可行性报告、合同或协议书以及重要的业务往来文件；（十一）公司年度财务预决算的有关材料，以及公司重要财产、财务变动的有关文件；（十二）公司人员编制、工资福利方面重要变动的文件和材料；（十三）公司正式和非正式的出版物，包括工作简报；（十四）公司重要建设、维修、装修工程的设计图纸和有关材料；（十五）涉及公司的重要的群众来信以及法律诉讼材料；（十六）公司重要活动的照片、录音带、录像带等音像资料以及有保存价值的计算机磁盘。第六条 在每年的第一季度内，将上一年度的档案材料全部归档完毕。第七条 立卷原则：（一）按档案材料的保存期限分别立卷，保存期限不同的档案材料不能混立同一案卷、档案材料保存期限分永久、长期、短期三种；1、永久保存的档案材料包括上述第五条第三、五、十四项所列的档案材料。2、长期保存的档案材料保存期限为20年，主要包括上述第五条第二、六、七、八、九、十、十一、十六项所列的档案材料。3、短期保存的档案材料保存期限为10年，包括除永久和长期保存以外的其他档案材料。（二）按档案材料的成文单位分类，成文单位相同或相关的档案材料归入同一案卷；（三）按档案材料的密级分类，相同密级的档案材料归入同一案卷；（四）按档案材料的性质和内容分类，性质和内容相同或相关、相近的档案材料归入同一案卷；（五）同一案卷中，同一成文单位或相同性质和内容的档案材料按时间顺序排列；（六）跨年度档案材料的立卷原则是：1、跨年度计划归入相关年度的第一年；2、跨年度总结归入相关年度的最后一年；3、成文和生效不在同一年的规章制度，归入生效的一年；4、跨年度的经营项目、建设项目、建设工程、诉讼案件等材料，归入项目完成、工程完工、诉讼结案的一年；5、当年未办理完毕的文件，归入办文完毕的一年。第八条 立卷要求：（一）案卷封面标写简明扼要标题，并注明案卷编号和卷内文件起止日期；（二）案卷厚度不超过2公分；（三）案卷材料按国际标准A4幅面装订；（四）装订线外有重要文字、数据的材料应做妥善处理；（五）破损文件应与裱糊；（六）卷内文件由于各种原因，存在不齐全、不完整情况，需在案卷背后“备考表”中加以说明；（七）声像、磁盘资料独立组卷，照片归档时相片及底片应同时编号，分别存放，注明时间、地点和内容。录相带和磁盘材料归档时要有相应的清册。（八）档案保管场所要与普通办公场所相对隔离，避免无关人员进入。归档案卷要专柜存入，注意做好防盗、防火、防水、防蛀工作、声像资料和磁盘要特别存放在避光隔热处。（九） 借阅档案要经办公室负责人批准，并履行登记手续，在指定场所查阅，阅后归还。复