第八章 合同管理制度.docx

西藏现代城市百货有限公司合同管理制度年 月 日1、公司经营管理过程中须订立合同，其中额度低于1万元的项目，可根据实际情况不签订合同。2、合同管理的基本要求2.1为保证经营活动的有序和有效，所有对外合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理；各级授权管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、审批合同和签订合同；2.2公司，在对外签订合同时，应遵循以下原则：2.2.1必须遵守国家法律法规和行政法规；2.2.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；2.2.3不能超出公司的经营范围；2.2.4必须保障公司的合法权益；2.2.5不得违反公司的各项规章制度；2.2.6各类合同，均禁止未签订合同即先行实施。3、合同文本的采用3.1公司已发布过标准化合同文本的，须首先采用标准化合同文本，不能采用时，应先报公司对口部门负责人批准；3.2采用对方提供的标准化或非标准化合同文本的，在上报审批过程中一定要特别注明会给我方造成风险的条款，并评估其严重程度；3.3同一事项，持续发生5次以上的业务，必须由公司对口部门负责人牵头制定标准化合同文本，标准化合同文本需报经公司总经理和法务审核后方可颁布使用；3.4合同起草合同应包括但不限于以下内容：(1)当事人的名称或者姓名、住所、电话；(2)标的；(3)数量；(4)质量；(5)价款或酬金；(6)计价依据；(7)履行期限、地点和方式：经济合同以及其它涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司所在地为合同履行地。在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，就尽量选择分期付款的方式；(8)违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；(9)解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。4、合同文字条款内容的审核4.1采用我司制定的标准化文本，则根据业务、财务的相关管理制度的要求，标准化文本空白处需填写的内容，尤其是商务条件获得了有关部门、领导的批准后，由经办部门负责将获批内容填写进标准合同文本的空白处，并将合同文本附上审批单，方可正式签订并用印；4.2采用的是非标准化文本的合同，其所有文字条款内容除了要经过公司相关业务主管部门、领导审核外，还必须由公司法律顾问出具书面的审核意见，该意见要详细注明合同中的风险点，并评估其严重程度；4.3非标准化合同的文字条款部分的审批权限是：最终审批人：董事长4.4合同经办人必须认真落实各部门及各位领导的审批意见，确与对方无法达成一致时，应及时反馈给提出该条意见的人员或其主管领导，并获得书面认可。5、合同的签订5.1所有合同均应加盖公司公章，并注明实际签署时间；5.2我方先盖好章并签署好的合同，若须转交对方带走盖章和签署的，必须保留一份原件，并由对方签字确认以下内容“已领取现代城市百货盖章、签字的合同与此件内容一致”，对方返还时，我司经办人员要确认相关内容与留存原件一致；5.3合同的签约主体的名称必须与所盖公章、营业执照及上报审批文件中的完全一致；6、合同的保管6.1我方留存的合同原件至少需要三份，业务主办部门、财务部、行政部各留存一份（有特殊需求的合同除外），合同签订后三日内保存到财务部；6.2财务部负责留存的合同文本不得外借；6.3成本管理部、合同经理、财务部门立即依据合同原件建立合同台帐。7、合同履行7.1合同生效后，各部门应尽力保障合同的履行，不得擅自变更和解除合同。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据中华人民共和国合同法及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续；7.2签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人，相关人员应随时掌握合同的履行情况，合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，并向公司领导汇报，必要时应邀请律师参与；7.3合同签订后3日内需送达财务部，财务部和相关部门负责建立各类合同台帐，并跟踪监督合同的执行情况，各经办部门应配合收集、整理和及时提交合同执行的相关资料。8、合同续签与解除8.1商品合同的续签8.1.1合同到期提示，商品部品类经理及财务部结算经理应定期关注合同的到期情况，在合同到期前一个月应与供应商确认合同是否续签，决定续签的合同，按照7.2执行；8.1.2如果合同不再续签或者中途终止合同，由商品部向供应商和财务部发出（终止合作通知书，财务部接到终止合作通知书后，要对供应商进行清场结算，详见供应商货款结算流程。8.2其他类合同的续签满足续签条件的合同续签报批时，须按合同审批的要求同时上报续签合同的审批条件。8.3合同解除8.3.1正常合同到期解除不符合或放弃续签条件的，按合同规定时间通知对方本合同期中止合作关系，并做好代替的相关方聘请的准备工作；8.3.2非正常合同期内解除若因一方违反合同，根据合同约定在合同期内非正常解除合同，须注意避免合同解除对百货经营管理的风险，做好相关应急措施；8.3.3合同解除期间，须做好业务正常过渡及物资保全工作。表1：百表合同N01：合同管理制度摘要百表合同N01：合同管理制度摘要序号分类合同文本审批审批事项限额划分最终审批人审批流程1采购直接委托标准版标准版合同颁布主管法律事务副总裁成本管理部主管成本副总百货总部总经理主管百货副总裁综合管理部总经理主管法律事务副总裁合同条款签批额度超过100（含）万元主管百货副总裁执行集团法律事务管理制度中规定的审批流程额度低于100万元总部成本部总经理非标准版合同条款签批额度超过100（含）万元主管百货副总裁法律顾问额度50（含）100万元百货总部总经理成本管理部外聘律师各店总经理总部成本管理部总经理主管成本副总法务专员百货总部总经理额度30（含）50万元百货主管成本副总成本管理部外聘律师各店总经理总部成本管理部总经理主管成本副总法务专员额度10（含）30万元百货成本部总经理成本管理部外聘律师各店总经理总部成本管理部总经理法务专员额度10万元以下各地店总经理成本管理部外聘律师各店总经理2招商租赁经营联营代销标准版标准版合同颁布战略合作协议百货总部总经理商品部主管商品部副总法务专员百货总部总经理联营租赁代销合同条款审批战略合作协议联营租赁代销各店总经理商品部主管商品部副总外聘律师各店总经理非标准版合同条款审批战略合作协议百货总部总经理商品部主管商品部副总法务专员百货总部总经理联营租赁代销总部主管商品部副总经理商品部主管商品部副总外聘律